¿Qué es la Ley de Ausencia Familiar y Médica (FMLA)? Elegibilidad y reglas

En una economía vertiginosa y cambiante que recompensa a los trabajadores innovadores y adaptables y penaliza a aquellos que no se mantienen al día, la idea de un equilibrio equitativo entre el trabajo y la vida personal parece obsoleta. Muchos empleadores, particularmente aquellos que operan en industrias competitivas o que requieren mucha mano de obra no especializada o poco calificada, esperan que sus empleados sean flexibles y trabajen lo más duro posible. Aunque los empleadores no pueden darse el lujo de tratar a los trabajadores altamente calificados o especializados como prescindibles, es una historia diferente cuando hay 10 de esos trabajadores con habilidades equivalentes alineados ansiosamente en la puerta.

Sin embargo, para ser justos, existen muchas leyes para proteger la seguridad, la dignidad y los derechos civiles de los trabajadores. De estos, la Ley federal de licencia médica y familiar (FMLA), que ha estado en los libros desde 1993, es una de las más amplias y se invoca con mayor frecuencia.

¿Qué es la Ley de Ausencia Familiar y Médica?

Dentro de cualquier período continuo de 12 meses, la FMLA permite a los empleados que califiquen tomar hasta 12 semanas consecutivas o no consecutivas (y, en casos limitados, hasta 26 semanas) de licencia laboral no remunerada por razones médicas y familiares específicas. Estos incluyen el cuidado del parto y del recién nacido, adopción, afecciones médicas personales graves o la necesidad de cuidar a un miembro de la familia inmediata con una afección médica grave.

Los empleadores no están obligados a pagar a los empleados con licencia FMLA, aunque alrededor del 65% ofrece un pago total o parcial a los empleados con licencia, según el Departamento de Trabajo . Y aunque los empleadores pueden suspender beneficios como la acumulación de tiempo libre remunerado (PTO) para los empleados con licencia, no pueden suspender o revocar la cobertura de seguro médico grupal patrocinado por el empleador, sin duda una protección importante para los empleados que se toman un tiempo libre por motivos médicos. razones.

Sin embargo, los empleadores pueden exigir que los empleados utilicen el PTO acumulado, la licencia de maternidad pagada y otros beneficios de tiempo libre antes de sumergirse en su asignación de FMLA. En realidad, esto puede ser beneficioso para los empleados, ya que mantiene los ingresos durante parte del período de vacaciones.

Legalmente hablando, la FMLA es una modificación de la doctrina del empleo a voluntad que gobierna la mayoría de las relaciones entre empleadores y empleados en los Estados Unidos. Esto lo hace similar a algunas otras leyes laborales, como las que prohíben la discriminación por motivos de protección. El empleo a voluntad otorga tanto a los empleadores como a los empleados el derecho a terminar una relación laboral en cualquier momento y por cualquier motivo.

En circunstancias normales en muchos lugares de trabajo, un empleado que se ausentara hasta 12 semanas probablemente enfrentaría el despido. Sin embargo, al regresar de la licencia, los empleados cubiertos por la FMLA que toman una licencia por una razón que califica casi siempre deben ser reintegrados en su puesto y grado de pago anteriores, y con los mismos beneficios y responsabilidades. Los empleados elegibles no pueden ser despedidos, degradados, acosados ​​o sancionados de otra manera por solicitar o tomar una licencia bajo la FMLA.

¿Quién califica para la cobertura de la ley de ausencia médica y familiar?

La FMLA se aplica a empleadores públicos y privados con al menos 50 empleados dentro de un radio de 75 millas de donde se encuentra el empleado. Esto exime tanto a las pequeñas empresas como a las pequeñas sucursales aisladas administradas por empleadores más grandes. Algunas agencias gubernamentales y autoridades educativas locales también pueden estar exentas. Según el Resumen ejecutivo de la FMLA de 2012 del Departamento de Trabajo , aproximadamente el 59% de todos los trabajadores estadounidenses son elegibles para una licencia sin goce de sueldo según la FMLA.

Para calificar para las protecciones de la FMLA, los empleados deben cumplir con los siguientes criterios:

Aunque todos los empleados que cumplen con estos criterios están cubiertos por la FMLA, hay una excepción limitada para los empleados clave, que se definen como empleados que cumplen con todos los criterios anteriores y reciben una paga mejor que el 90% de sus compañeros de trabajo dentro de un radio de 75 millas. La FMLA permite a los empleadores renunciar a la reincorporación de los empleados clave que regresan si la reincorporación causaría un daño “sustancial y grave” a las finanzas del empleador, por ejemplo, porque el empleado sería reincorporado con una alta tasa de pago y con beneficios costosos.

Sin embargo, un empleador no puede prohibir que un empleado clave tome una licencia bajo la FMLA. Y si un empleador elige no reintegrar a un empleado que regresa, debe presentar un caso convincente de por qué el reintegro del empleado causaría un daño grave.

Estatutos estatales complementarios

Algunos estados tienen leyes de licencia sin goce de sueldo que se complementan con la FMLA, lo que fortalece las protecciones para los empleados que necesitan tomarse un tiempo libre por necesidades familiares o médicas. Estas leyes cambian con regularidad, por lo que es mejor consultar con las autoridades laborales de su estado para obtener información actualizada.

Aquí hay una muestra de las leyes estatales vigentes:

• Oregon . Todos los empleadores con 25 o más empleados están sujetos a la FMLA. Los empleados elegibles pueden combinar hasta 12 semanas de licencia para cualquier condición cubierta que no sea la licencia por enfermedad por embarazo o hijo con hasta 12 semanas de licencia para cada una de esas condiciones, para un total de hasta 36 semanas de licencia por cualquier período de un año. .
• Maine . Los empleadores privados con 15 o más empleados y los empleadores municipales (departamentos de la ciudad o del condado) con 25 o más empleados están sujetos a la ley.
• Maryland . Los empleadores privados con 15 o más empleados deben seguir todas las disposiciones de la FMLA. Además, deben permitir a los empleados calificados al menos 30 días libres para la donación de médula ósea y 60 días libres para la donación de órganos, que no están cubiertos por la ley federal.
• Nueva Jersey . Nueva Jersey extiende la elegibilidad de FMLA a los empleados que hayan acumulado al menos 1,000 horas de trabajo en los 12 meses anteriores, una asignación más generosa que el umbral federal de 1,250 horas.

Licencia elegible bajo la FMLA

La FMLA permite a los empleados que califiquen tomar hasta 12 semanas en total de licencia laboral no remunerada y no penalizada dentro de un período determinado de 12 meses para lo siguiente:

• Atención al parto y al recién nacido . Los padres están cubiertos por el tiempo libre relacionado con el parto, el vínculo afectivo, el cuidado del recién nacido y el cuidado de bebés hasta un año de edad.
• Adopción y acogimiento familiar . Los padres están cubiertos por el cuidado y la vinculación de un niño adoptivo o de crianza recién colocado hasta un año después de la fecha de colocación.
• Atención inmediata a miembros de la familia . Esto cubre el cuidado de un hijo, padre o cónyuge gravemente herido o enfermo. El Departamento de Trabajo estipula que, en este y en todos los casos, “cónyuge” describe cónyuges de hecho y del mismo sexo; “Padre” describe a un padre biológico, madrastra, adoptivo o adoptivo, o cualquier adulto que sirvió legalmente in loco parentis (como tutor legal del empleado cuando el empleado era menor de edad); y “niño” describe a un niño biológico, madrastra, adoptivo o adoptivo, o un niño con quien el empleado tiene una relación in loco parentis (incluido un niño adulto incapaz de cuidarse a sí mismo debido a una discapacidad).
• Enfermedad o lesión personal . Los empleados pueden tomarse un tiempo libre por una enfermedad o lesión que les impida realizar las tareas esenciales del trabajo. Gracias a la legislación de emergencia aprobada por el Congreso en 2020, esta estipulación cubre la convalecencia (recuperación de la propia infección) y la atención (para miembros de la familia infectados) relacionados con la infección por COVID-19 y puede incluir un componente limitado de licencia pagada por mandato federal.
• Violencia doméstica . Aunque la FMLA no cita explícitamente la violencia doméstica como elegible para una licencia según la ley, los empleados elegibles para la FMLA pueden tomar hasta 12 semanas de licencia no remunerada por lesiones físicas o traumas psicológicos resultantes de la violencia doméstica.
• Exigencia militar . Esto cubre a los empleados con familiares inmediatos (hijo, padre o cónyuge) en servicio militar activo. “Exigencia” describe una situación que puede surgir como resultado del servicio activo, como el despliegue del miembro del servicio en un país extranjero con poca antelación. Dado que el empleado podría no volver a ver al miembro del servicio durante muchos meses en esta situación, y debido a los peligros inherentes de algunas implementaciones en el extranjero, la licencia de FMLA permitiría a los dos miembros de la familia pasar tiempo de calidad juntos antes de que el miembro del servicio se fuera y abordaría cualquier problema. urgentes problemas logísticos que rodean el despliegue.

La FMLA permite hasta 26 semanas totales de licencia laboral no remunerada y no penalizada dentro de un período de 12 meses para lo siguiente:

• Licencia de cuidador militar . Esto se aplica a los empleados con miembros del servicio en su familia inmediata, así como a los empleados designados como parientes más cercanos por el miembro del servicio (por ejemplo, un sobrino sin hermanos vivos, hijos adultos o padres). Para que los empleados califiquen como cuidadores militares, sus parientes miembros del servicio deben tener una enfermedad o lesión relacionada o agravada por el servicio militar.

Excepciones comunes

Aunque superficialmente similar a situaciones de calificación, estas situaciones comunes no están cubiertas por la FMLA:

• Enfermedad menor . Las enfermedades leves o de corta duración, como el resfriado común y los episodios de influenza que no requieren hospitalización, no están cubiertas, incluso si el empleado tiene que faltar al trabajo. Esto se aplica ya sea que sea el empleado o un familiar directo el que esté enfermo.
• Atención médica de rutina . No se incluyen los chequeos físicos, análisis de laboratorio, exámenes de la vista y otros cuidados de rutina.
• Atención a familiares no inmediatos . Los empleados que cuidan a un abuelo, tío u otro miembro de la familia no inmediata no califican para tiempo libre bajo FMLA, sin importar qué tan cerca estén de la persona. La única excepción es si la persona tiene o ha tenido una relación in loco parentis con el empleado.
• Cuidado de mascotas . El tiempo libre para atención veterinaria  o la muerte de una mascota no está cubierto por la FMLA.

Algunas excepciones y restricciones de FMLA son bastante técnicas y detalladas. Si no está seguro de si su situación específica está cubierta, consulte con la División de Horas y Salarios (WHD) del Departamento de Trabajo  , la agencia federal encargada de hacer cumplir la FMLA y otras leyes laborales.

Obligaciones de los empleados

Los empleados que califican para una licencia bajo la FMLA deben tener en cuenta ciertas obligaciones en el período previo y posterior a su tiempo libre:

• Proporcionar un aviso adecuado . El empleado debe notificar con la mayor anticipación posible la próxima licencia. Para los procedimientos médicos planificados, como el parto y la cirugía que no es de emergencia, esto generalmente significa al menos 30 días. (Para el parto, está bien una fecha de parto real o una fecha arbitraria antes de la fecha de parto). Para eventos no planificados, como un accidente grave que afecte a un familiar inmediato o un diagnóstico médico que requiera cirugía urgente, los empleados deben notificar a los empleadores tan pronto como aprender sobre el problema. El aviso se puede dar oralmente o por escrito. Si es posible, los empleados también deben estar disponibles para responder preguntas de seguimiento del empleador, como la duración prevista del tiempo libre.
• Requisitos de certificación . A su discreción, los empleadores pueden exigir a los empleados calificados por la FMLA que certifiquen el motivo de su ausencia, por ejemplo, proporcionando una carta escrita del médico. Los empleados elegibles deben planear consultar con un médico antes de tomar una licencia bajo FMLA.
• Uso de tiempo libre remunerado . Un empleador siempre puede obligar a un empleado a utilizar el tiempo libre pagado antes de la licencia FMLA, incluso si la razón de la licencia está cubierta por la FMLA. De la misma manera, el empleado tiene derecho a solicitar que todos los PTO disponibles se destinen a tiempo libre calificado por FMLA, incluso si el empleador no lo solicita o intenta no permitirlo. Es posible que los empleados quieran hacer esto para asegurarse de que se les pague tanto como sea posible durante su tiempo libre.
• Notificación de Circunstancias Cambiadas . Es posible que se requiera que los empleados notifiquen lo antes posible después de que cambien las circunstancias que rodean la licencia calificada por FMLA. Por ejemplo, si el empleado o un familiar inmediato se recupera más rápido de lo esperado, o si las complicaciones retrasan la recuperación y requieren una licencia adicional. Sin embargo, este no es un requisito predeterminado: los empleados solo deben hacerlo si su empleador lo solicita.

Obligaciones del empleador

La FMLA también impone algunas obligaciones a los empleadores. Los más notables incluyen los siguientes:

• Publicar un aviso de FMLA . Todos los empleadores, incluso aquellos sin empleados calificados, deben colocar un aviso oficial del Departamento de Trabajo que describa los derechos de FMLA de los empleados en un lugar muy visible, como una sala de descanso o una sala de conferencias. Los empleadores con múltiples ubicaciones deben publicar al menos un aviso en cada ubicación. El DOL puede imponer una multa por ubicación y por incidente por incumplimiento. Esta multa es menos de $ 200 y aumenta para mantener el ritmo de la inflación cada año.
• Proporcionar un aviso por escrito en los materiales de contratación nueva . Los empleadores deben proporcionar a todos los empleados nuevos un aviso por escrito de las protecciones de la FMLA. La forma más común de hacer esto es en un manual del empleado o en un paquete de nueva contratación, pero los empleadores que normalmente no distribuyen dichos materiales pueden entregar una hoja con toda la información necesaria o simplemente distribuir copias del aviso oficial del DOL directamente nuevas contrataciones.
• Aviso de elegibilidad . Dentro de los cinco días hábiles posteriores a la solicitud de tiempo libre de un empleado bajo FMLA, un empleador debe proporcionar un aviso oral o escrito de la elegibilidad del empleado. Si el empleador determina que el empleado no califica para FMLA, el aviso debe incluir al menos una razón válida por la cual (por ejemplo, no trabajaron suficientes horas en los últimos 12 meses). A menos que cambie la elegibilidad del empleado, el empleador no tiene que distribuir un aviso por separado para cada solicitud de tiempo libre dentro del mismo período de 12 meses; uno por año es suficiente.
• Aviso por escrito sobre derechos y responsabilidades para los empleados aprobados para la licencia . Junto con el aviso de elegibilidad, un empleador debe proporcionar un aviso que describa los derechos y responsabilidades de los empleados relacionados con la FMLA a todos los empleados aprobados para el tiempo libre bajo la FMLA. El aviso debe incluir las obligaciones y restricciones del empleado descritas anteriormente, así como los derechos del empleado a la reincorporación total al regresar. Para simplificar, el DOL recomienda utilizar el formulario WH-381 , que contiene una descripción general completa de esta información.

Cumplimiento y violaciones de la FMLA

Presentar un reclamo de FMLA

La División de Horas y Salarios investiga y hace cumplir todas las reclamaciones relacionadas con la FMLA. Los estatutos estatales complementarios que brindan protecciones adicionales relacionadas son aplicados por las agencias laborales estatales correspondientes.

Aunque WHD realiza investigaciones independientes de empleadores que sospecha que violan las leyes laborales, incluida la FMLA, la mayoría de las violaciones de FMLA se descubren como resultado de quejas presentadas ante WHD por o en nombre de un empleado agraviado. Para presentar un reclamo, los empleados se comunican con su oficina local de WHD en línea, por teléfono o en persona, y brindan tantos detalles como sea posible sobre su identidad, empleador, trabajo y la presunta violación.

Todas las reclamaciones presentadas ante la WHD son confidenciales. La agencia no informa las identidades de los reclamantes a ningún otro departamento o agencia federal, incluidas las agencias de control de inmigración. Además, la ley federal prohíbe a los empleadores tomar represalias de cualquier manera, como reteniendo el pago o terminando el empleo, contra los empleados que presenten reclamos de WHD.

Infracciones y obstáculos comunes para los empleadores

Muchos gerentes y dueños de negocios son lo suficientemente inteligentes como para saber que es poco probable que se salgan con la suya con violaciones flagrantes de la FMLA, como despedir a un trabajador calificado mientras está de licencia sin goce de sueldo. Sin embargo, los empleadores con frecuencia violan la ley de formas más sutiles.

Las violaciones comunes de la FMLA incluyen las siguientes:

• Hacer que un empleado sea responsable de una revisión de desempeño futura por el trabajo del proyecto que no se completó durante el período de licencia, lo que posiblemente resulte en el despido
• Reinstalar a un empleado en un puesto menor
• Negar una solicitud de licencia válida de un empleado calificado
• Despido de empleados sin causa antes del inicio del período de licencia, aunque esto generalmente solo se considera una violación si los empleados pueden demostrar que habrían mantenido el trabajo en ausencia de una solicitud de FMLA
• Clasificar erróneamente a un empleado como empleado clave para evitar la reinstalación (la FMLA permite a los empleadores renunciar a la reinstalación de los empleados clave que regresan en determinadas circunstancias).

Los empleadores que no están íntimamente familiarizados con la ley (o que no tienen acceso a asesoría legal) pueden ni siquiera saber que están violando la ley, o pueden pensar erróneamente que no están obligados por ella. Una encuesta del Departamento de Trabajo encontró que el 16% de los empleadores cubiertos por FMLA no estaban seguros de si la ley se les aplicaba o estaban convencidos de que no.

Compensación a los empleados y sanciones al empleador

Si una investigación de WHD encuentra que un reclamo en particular tiene mérito, el empleado afectado tiene derecho a lo siguiente, según la Asociación de Abogados de Estados Unidos :

• Salarios y beneficios perdidos . Esta categoría incluye cualquier salario perdido, bonificaciones, beneficios y otras compensaciones, más intereses, directamente atribuibles a la violación de la FMLA, como las ganancias que los empleados hubieran recibido hasta la fecha de inicio del período de licencia si no hubieran sido terminados de manera proactiva.
• Compensación por los costos reales incurridos durante la licencia . Esto se aplica si los empleados no perdieron salarios, beneficios u otra compensación como resultado de la infracción, por ejemplo, si el empleador rechazó su solicitud de licencia calificada pero no los despidió. Incluye todos los gastos relacionados con el motivo de la licencia, como el costo de la atención médica y los suministros, hasta un monto equivalente al salario de 12 semanas más intereses.
• Alivio equitativo . Si la violación resultó en una acción laboral adversa, como el despido o la degradación, el empleado tiene derecho a la reinstalación total a un puesto con igual o mayor responsabilidad.
• Honorarios de abogados . Los honorarios incurridos por el reclamante por acciones legales contra el empleador, como los honorarios de abogados y los honorarios de los testigos expertos, deben ser pagados en su totalidad por el empleador. Esto no es necesario en todos los casos, ya que un empleador puede acordar resolver y pagar las reclamaciones sin acudir a los tribunales.

Conclusiones finales

Las leyes laborales y las protecciones laborales han avanzado mucho en un período de tiempo relativamente corto. Según el Departamento de Trabajo , Estados Unidos no tuvo un salario mínimo federal permanente hasta 1938. Y la discriminación por motivos de género, raza y otros estados protegidos no se abordó seriamente hasta las décadas de 1960 y 1970. Leyes como la Ley de Derechos Civiles (1964) y la Ley de Igualdad de Oportunidades en el Empleo (1972) consagraron alguna medida de protección para los trabajadores históricamente marginados.

Sin embargo, los estatutos legales y las agencias que los hacen cumplir no son omnipotentes ni omnipotentes. Y aunque los empleados no deben asumir automáticamente que son vistos como productos desechables, sí tienen la responsabilidad de comprender las leyes que los protegen y detectar posibles infracciones. De lo contrario, esas leyes son solo palabras en papel.

¿Alguna vez se ha beneficiado de la Ley de licencia médica y familiar?