14 preguntas que debe hacer al elegir un proveedor de nómina para su negocio
Esta es una publicación patrocinada en nombre de QuickBooks Payroll.
Si su empresa paga a empleados o contratistas, incluso si es una empresa unipersonal o microempresa sin empleados tradicionales aparte de usted, es hora de buscar un proveedor de nómina para pequeñas empresas. Necesita un socio de nómina profesional si:
- Elija gravar su LLC de transferencia como corporación: esto se conoce como elección de S-corp, una estructura comercial legal común que puede ofrecer beneficios fiscales para empresarios individuales y propietarios de pequeñas empresas; o
- Subcontratar tareas, proyectos o servicios comerciales regulares a contratistas independientes a quienes paga directamente; y
- No desea administrar el proceso que requiere mucho tiempo y detalles para calcular los gastos de nómina, ejecutar ejecuciones de nómina y mantener el cumplimiento de los requisitos de informes e impuestos estatales y federales.
Con docenas de proveedores de nómina de renombre abiertos al público, elegir uno no es una tarea fácil. Y debido a que esta es una decisión que solo desea tomar una vez, lo que está en juego no es trivial. Elija sabiamente o volverá al mercado de proveedores de nómina antes de tiempo.
Consideraciones clave para elegir un proveedor de nómina para pequeñas empresas
A medida que evalúa las muchas opciones de procesamiento de nóminas para pequeñas empresas, observe los siguientes factores importantes para asegurarse de tomar la mejor decisión para su empresa y sus empleados.
1. ¿Tiene buena reputación?
Los proveedores de nómina con buena reputación tienden a cumplir sus promesas. A pesar de su aparente simplicidad, ejecutar la nómina es una tarea compleja con muchas partes móviles detrás de escena. La falla de septiembre de 2019 de MyPayrollHR , un procesador basado en la nube que se cerró abruptamente después de una ronda final de retiros de empleadores, es una advertencia para los empleadores convencidos de que los proveedores de nómina son intercambiables.
Los titulares como QuickBooks Payroll han agregado y refinado las funciones de nómina y recursos humanos durante muchos años y han cultivado seguidores ferozmente leales en el proceso. Si no se siente cómodo confiando lo que podría decirse que la función comercial no esencial más importante de su empresa a un advenedizo que puede o no cumplir con sus afirmaciones, busque en su lugar un jugador establecido.
2. ¿Maneja el cálculo y pago de impuestos sobre la nómina?
La gestión de impuestos sobre la nómina es una perspectiva orientada a los detalles que requiere mucho tiempo y que lleva a innumerables propietarios de negocios que, de otro modo, harían su propia nómina a los brazos de los proveedores de nómina. ¿Por qué pagar por el procesamiento de la nómina que no incluye el cálculo, la presentación y el pago automáticos de impuestos sobre la nómina?
Si su proveedor de nómina preferido no ofrece una gestión fiscal integral en todos los puntos de precio, piense detenidamente antes de continuar. Por lo menos, busque un plan que incluya la gestión fiscal.
3. ¿Es compatible con dispositivos móviles y funcional?
Es rara la aplicación en la nube que no promociona su “compatibilidad con dispositivos móviles”. Las aplicaciones aptas para dispositivos móviles tienen un texto frontal limpio y más grande e íconos nítidos que parecen legibles y distintos en dispositivos de pantalla pequeña como los teléfonos inteligentes. Es una consideración esencial para cualquier propietario de negocio o líder de nómina que desee la flexibilidad para administrar y ejecutar la nómina sobre la marcha.
Pero la compatibilidad con dispositivos móviles no es la única consideración para los usuarios móviles frecuentes. Si espera realizar un trabajo de nómina significativo desde su teléfono inteligente o tableta o planea contratar a un profesional de recursos humanos para que haga lo mismo, elija un proveedor de nómina con excelente funcionalidad móvil también, no uno cuya aplicación móvil o sitio sea una pálida imitación de su producto de escritorio con todas las funciones.
4. ¿Obtiene altas calificaciones de los usuarios?
No todos los proveedores de nómina disfrutan del lujo de ser titulares o de los beneficios del estatus de nombre familiar. La mayoría no lo hace. Al considerar solo aquellos procesadores con muchos años de resultados consistentes, es posible que pierda la calidad de los recién llegados que hacen las cosas de manera diferente y mejor que los titulares complacientes.
Comience su búsqueda de información confiable sobre los procesadores de nómina más nuevos revisando publicaciones comerciales y de tecnología acreditadas, incluido Money Crashers, para obtener revisiones imparciales. Complemente las reseñas de los expertos con los comentarios dejados por los usuarios reales en plataformas como Capterra . Y verifique patrones de quejas con los fiscales generales estatales y árbitros privados como el Better Business Bureau .
5. ¿Ofrece seguimiento de tiempo integrado?
El seguimiento integrado del tiempo no suele ser un factor decisivo para las pequeñas empresas con empleados con salarios uniformes que están exentos del pago de horas extra o para aquellos que dependen exclusivamente de la mano de obra contratada.
Pero es fundamental para los empleadores con empleados por horas, y lo es doblemente cuando esos empleados trabajan diferentes horas en cada período de pago. Los restaurantes y cafés, los proveedores de mantenimiento de propiedades y las empresas de temporada de todo tipo tienen amplias necesidades de cronometraje que exigen una estrecha integración de la nómina.
6. Una vez configurado, ¿ejecuta la nómina automáticamente?
La nómina manual es una pérdida de tiempo significativa para las empresas con varios empleados y contratistas. En lugar de resignarse a pasar horas asegurándose de estar listo para ejecutar la nómina, elija un proveedor de nómina que automatice el proceso después de la configuración inicial. Por ejemplo, todos los puntos de precio de QuickBooks Payroll ofrecen nómina automática para empleados asalariados en depósito directo, siempre con la opción de revisar previamente la ejecución y la capacidad de agregar compensaciones especiales como bonificaciones y comisiones según sea necesario.
7. ¿Permite el depósito directo el mismo día?
Todo lo demás se mueve más rápido en estos días. ¿Por qué no el procesamiento de depósito directo de su proveedor de nómina?
El estándar de depósito directo de dos días es casi tan anticuado como el cheque en papel. Con el desempleo cerca de mínimos históricos, los trabajadores talentosos buscan cualquier excusa para seguir adelante. Para los empleados ya descontentos, el procesamiento lento de la nómina es con frecuencia la gota que colma el vaso. No hay razón para tentar al destino.
Dependiendo del plan, las principales plataformas de procesamiento de nómina como QuickBooks Payroll ofrecen depósito directo al día siguiente y el mismo día, lo que reduce o elimina la brecha entre el retiro y el depósito de la nómina. Es una función que le permite vender pagos rápidos como uno de los muchos beneficios amigables para los empleados que ofrece a los nuevos empleados.
8. ¿Es fácil de usar para los no profesionales?
Incluso si tiene los recursos para contratar a un contable a tiempo parcial o completo, una plataforma de nómina diseñada pensando en personas que no son contables le servirá mejor. La nómina es fácil de complicar demasiado. Pero no es ciencia espacial, por lo que no hay razón para depender de un proveedor externo o subordinado para navegar por la interfaz de su suite de nómina o interpretar sus informes.
Antes de comprar un plan de nómina, dedique algún tiempo a examinar el contenido de ayuda del proveedor. Busque archivos extensos, videos tutoriales, artículos escritos por expertos en un inglés sencillo y contenido generado por el usuario. Mire y lea este contenido para familiarizarse con la interfaz y las capacidades de la plataforma, luego pregúntese: ¿Puedo usar este software para ejecutar la nómina sin cometer un error de cálculo costoso y que requiere mucho tiempo?
9. ¿Tiene un precio adecuado?
La nómina es un área en la que generalmente vale la pena pagar más por un producto de mayor calidad . En otras palabras, obtienes lo que pagas aquí.
Pero no pague por funciones y capacidades que no necesita ni pague más de lo que valen por las que sí necesita. Encuentre un proveedor de nómina que ofrezca múltiples opciones de planes que abarquen un rango de precios, lo mejor para escalar a medida que agrega empleados y da la bienvenida a desafíos de recursos humanos más complejos.
Al evaluar los posibles proveedores de nómina, preste mucha atención a la cantidad y calidad de las características de los planes correspondientes. Cuando compare los planes de nivel de entrada ofrecidos por dos proveedores determinados, busque cualquier omisión evidente o inclusiones de bienvenida. Luego, compare sus precios para determinar cuál es el mejor valor.
10. ¿Obtienen precios especiales los nuevos usuarios?
Muchos proveedores de nómina ofrecen precios especiales para cuentas nuevas. Los períodos de prueba gratuitos, que suelen durar 30 días, y a veces más, son bastante comunes. También lo son los descuentos más prolongados. Por ejemplo, QuickBooks Payroll ofrece un 50% de descuento durante tres meses, el equivalente a 45 días gratis, a los nuevos usuarios que renuncian al período de prueba gratuito de 30 días.
11. ¿Ayuda con los informes de nuevas contrataciones?
Los reguladores laborales estatales exigen que las empresas informen sobre las nuevas contrataciones poco después de que se produzcan. Ningún proveedor de nómina presenta informes de nuevas contrataciones en su nombre. Pero muchos proporcionan los formularios que necesita para hacerlo de forma precisa y rápida.
12. ¿Garantiza los resultados del impuesto sobre la nómina?
QuickBooks Payroll no es el único proveedor de nómina que calcula, archiva y paga automáticamente los impuestos sobre la nómina con una participación mínima requerida por parte de los usuarios. Pero merece elogios por su característica fiscal amigable para el cliente. Su Garantía libre de multas de impuestos promete reembolsar las multas e intereses del IRS hasta $ 25,000 por año cuando envía su aviso de impuestos del IRS dentro de los 15 días posteriores a su recepción.
A pesar de la letra pequeña , la Garantía Libre de Penalización de Impuestos de QuickBooks Payroll brinda una gran tranquilidad a los propietarios de negocios preocupados por el descuido de su procesador de nómina que vuelve a morderlos. Es un gesto que replican pocos proveedores de impuestos sobre la nómina.
13. ¿Se adapta a una variedad de estructuras salariales y clasificaciones de trabajadores?
Su proveedor de nómina no debería tener problemas para satisfacer las necesidades de nómina de su empresa, sin importar cuán complejas o cambiantes sean. Busque proveedores que faciliten el cambio de cosas como las tarifas por hora de los empleados, las asignaciones de horas extra, las tarifas de pago especiales, el estado de exención y la elegibilidad para bonificaciones. Necesita un proveedor de nómina que crezca con su negocio a medida que agrega y promueve contratistas y empleados.
14. ¿Se integra u ofrece acceso directo a otros productos de recursos humanos?
El procesamiento de nóminas no es el único servicio de recursos humanos que las empresas necesitan a medida que crecen. Manténgase un paso por delante de sus planes y evite incompatibilidades no deseadas entre las funciones de RR.HH. presentes y futuras al elegir un paquete de procesamiento de nóminas que se integre a la perfección con otros productos básicos de RR.HH. y contabilidad, como la administración de beneficios y la gestión de compensación para trabajadores. Busque incentivos para comprar varios servicios simultáneamente. Los clientes de QuickBooks Payroll obtienen un 50% de descuento durante tres meses cuando se registran en QuickBooks Accounting, por ejemplo.
Conclusiones finales
La selección de su proveedor de nómina tendrá un efecto tangible en su pequeña empresa. El proveedor de nómina ideal cumple con la mayoría de estas casillas, entre otras:
- Una experiencia totalmente compatible con dispositivos móviles y funcional para dispositivos móviles
- Facilidad de uso para no profesionales
- Excelente valor para una variedad de casos de uso
- Funciones de valor agregado como seguimiento y contabilidad del tiempo integrados
- Tranquilidad total sobre la gestión de impuestos sobre la nómina
- Flexibilidad y escalabilidad para empresas en crecimiento con una combinación de contratistas independientes y empleados a tiempo parcial y completo.
- Operación sin intervención, incluido el procesamiento automático de nóminas
- Funciones amigables para los empleados, como depósito directo el mismo día
Estas son demandas razonables para las empresas que buscan un proveedor de nómina de servicio completo que cumpla sus promesas.
Algunas empresas también tienen otros elementos no negociables para los posibles proveedores de nómina. No tenga miedo de presionar a sus contactos de ventas para que le expliquen cómo pueden satisfacer sus necesidades. Si realmente quieren su negocio, harán todo lo posible para lograrlo.
