Contratar al primer empleado para su empresa: ¿cuándo es el momento?
Ser un emprendedor es emocionante. Está haciendo crecer su propio negocio y cosechando las recompensas de su arduo trabajo, y tiene la libertad de elegir cuándo y dónde trabajar. Pero la mayoría de los propietarios de pequeñas empresas comienzan haciéndolo todo. Eventualmente, necesitan formar un equipo para alcanzar el siguiente nivel de éxito.
La contratación puede ser estresante para cualquier empresario, incluso si no es la primera vez. ¿Tiene suficiente trabajo para mantener ocupado a alguien a largo plazo? ¿Se preocuparán por sus clientes o clientes tanto como usted? ¿Debería contratar a un empleado o contratista independiente?
Esto es lo que debe considerar al determinar si es el momento de hacer crecer su equipo y cómo pasar de emprendedor en solitario a emprendedor.
¿Cuándo es el momento adecuado para contratar?
Saber cuándo contratar es fundamental. Contratar demasiado pronto causa varios problemas. Si no tiene suficiente trabajo para su nuevo miembro del equipo, terminará pagándoles por el tiempo de inactividad. Ese drenaje de sus recursos solo conduce a problemas de flujo de efectivo y estrés adicional.
Pero si contrata demasiado tarde, corre el riesgo de perder oportunidades. No desea tener que cancelar proyectos o retrasar el lanzamiento de un nuevo producto simplemente porque no hay suficientes horas en el día. Para muchos emprendedores individuales, encontrar el momento adecuado para realizar la primera contratación es la diferencia entre el éxito y el fracaso.
No existe una regla única para todos sobre cuándo contratar a su primer empleado. Pero existen algunas pautas generales que le ayudarán a decidir.
¿Necesita generar más ingresos?
Hay dos razones para contratar a un empleado:
- Para ganar dinero para el negocio
- Para ahorrar dinero a la empresa
Si su servicio de atención al cliente está sufriendo, no tiene suficiente tiempo para manejar el crecimiento por su cuenta, o se siente con exceso de trabajo y aún no logra hacer todo, esa es una buena señal de que traer ayuda puede aumentar sus ingresos.
Contratar a un nuevo empleado le permite expandir sus ofertas de productos o servicios o eliminar el trabajo administrativo de su plato para que tenga tiempo para concentrarse en las actividades generadoras de ingresos. Por ejemplo, podría contratar a alguien para que se encargue de su contabilidad , administre su correo electrónico y su calendario, y realice otras tareas administrativas para que tenga tiempo para concentrarse en las ventas.
Aunque no es tan común, contratar ayuda también puede ahorrarle dinero a su empresa. Por ejemplo, si ha estado contratando una agencia de publicidad y relaciones públicas costosa, contratar a un empleado a tiempo parcial para que se encargue de las tareas de marketing podría reducir sus costos.
Solo asegúrese de no contratar a un empleado para un trabajo que no necesita hacer. Por ejemplo, si sus clientes objetivo no están en Instagram, contratar a un estratega de redes sociales para administrar y hacer crecer su cuenta de Instagram crea gastos adicionales sin ningún aumento en los ingresos. Así que piense detenidamente sobre el tipo de habilidades que desea desarrollar y cómo la ayuda adicional contribuirá a su negocio. Si es necesario, contrate a un contratista independiente a corto plazo para averiguar si vale la pena tener un empleado en ese puesto.
¿Tiene suficiente trabajo dentro de un conjunto de habilidades específico?
Los Solopreneurs tienen mucha responsabilidad, incluidas las ventas y el marketing, el desarrollo de productos o la prestación de servicios, la contabilidad, el pago de facturas y la recopilación de facturas. Antes de contratar a un empleado, piense en cuáles de estas tareas desea descargar y si es probable que encuentre una persona que pueda encargarse de cada una de ellas.
Por ejemplo, si desea contratar a alguien para que lo ayude con la contabilidad, el pago de facturas y el cobro de facturas, es fácil encontrar un empleado con experiencia en contabilidad o contabilidad que pueda hacer todas esas cosas. Pero tendrá más dificultades para encontrar una persona que pueda manejar las ventas y la contabilidad con la misma habilidad.
Si solo necesita un poco de ayuda en varias áreas, es mejor buscar formas de aumentar la eficiencia a través de la automatización. Por ejemplo, invierta en software de programación de redes sociales como Tailwind y software de contabilidad basado en la nube como Quickbooks que automáticamente extrae y clasifica las transacciones de su cuenta bancaria. Si necesita mucha ayuda en un área específica de su negocio, contrate a alguien con ese conjunto de habilidades en particular para manejar esa área de su negocio.
Aclare la descripción de trabajo específica que desea que complete su nuevo empleado y procure encontrar a alguien con la experiencia para ser productivo en el puesto.
¿Debo contratar a un empleado o un contratista?
También debe decidir si contrata a un empleado, un contratista independiente o un trabajador autónomo . Existen algunas diferencias legales significativas entre los dos.
| Empleado | Contratista | |
| Impuestos | Los empleadores son responsables de retener el impuesto sobre la renta, el Seguro Social y Medicare. | Los contratistas son responsables de sus propios impuestos sobre la renta y el trabajo por cuenta propia. |
| Leyes laborales | Los empleados están cubiertos por varias leyes laborales federales y estatales, incluidas las regulaciones sobre el salario mínimo y las horas extraordinarias. | Aunque no es cierto en todos los estados, los contratistas generalmente no están cubiertos por las leyes laborales y de empleo. |
| Beneficios | Es posible que se requiera que los empleadores proporcionen pago por vacaciones, feriados y enfermedad a los empleados de tiempo completo. | Los empleadores no son responsables de proporcionar vacaciones pagadas, días festivos o pago por enfermedad a los contratistas. |
| Seguro | Es posible que se requiera que los empleadores compren un seguro de compensación para trabajadores y paguen impuestos sobre el seguro de desempleo. | Los empleadores no están obligados a comprar compensación para trabajadores ni a pagar impuestos por desempleo a contratistas independientes. |
Una advertencia: muchas personas asumen que contratar a un contratista independiente es el camino a seguir, ya que no son responsables de cosas como la retención, los beneficios y el seguro como lo son cuando contratan a un empleado. Sin embargo, el IRS tiene reglas sobre a quién puede tratar como contratista independiente y penaliza a los empleadores que clasifican erróneamente a los empleados únicamente para evitar impuestos.
Si debe clasificar a su nuevo empleado como empleado o como contratista independiente, hay tres factores.
- Behavioral C ontrol . Un empleador tiene derecho a dirigir y controlar el trabajo realizado por un empleado. Sin embargo, el propietario de un negocio no puede determinar cómo trabaja un contratista independiente, solo los resultados deseados del trabajo.
- Financiera C ontrol . Un empleador tiene derecho a dirigir y controlar los aspectos financieros y comerciales del trabajo de un empleado. Por ejemplo, un empleador puede exigir que un empleado no pueda tener un segundo trabajo o iniciar un negocio paralelo que compita con el negocio del empleador. Los contratistas independientes generalmente son libres de trabajar para otros clientes y buscar otras oportunidades comerciales.
- Relación . Una relación empleador-empleado generalmente continúa indefinidamente, mientras que la relación entre una empresa y un contratista generalmente existe para un proyecto o período específico. Es bueno tener un contrato escrito entre la empresa y el contratista que indique que el trabajador es un contratista independiente. Pero no es suficiente por sí solo para determinar el estado del trabajador.
Fuera de las reglas del IRS, piense en las necesidades de su negocio al decidir si contrata a un empleado o contratista. Las preguntas a continuación le ayudarán a trabajar en el proceso de toma de decisiones.
1. ¿Necesita ayuda a largo plazo o ayuda a corto plazo?
Si el trabajo a realizar es solo un proyecto a corto plazo, es posible que desee contratar a un contratista independiente. Por ejemplo, si necesita ayuda para construir un sitio web, pero no tendrá mucho trabajo para un desarrollador web una vez que su sitio esté en funcionamiento, ese es un buen proyecto para un contratista que encuentra en una plataforma como Fiverr .
Por otro lado, si necesita ayuda continua para cumplir y enviar los pedidos de los clientes, es mejor que contrate a un empleado.
2. ¿Es el trabajo parte de su producto o servicio principal?
Si el trabajo a realizar respalda su negocio pero no es parte de su producto o servicio principal, es mejor que contrate a un contratista independiente. Por ejemplo, puede subcontratar la contabilidad mensual a un contratista independiente. Sin embargo, si necesita que alguien se encargue del servicio al cliente de sus productos, es mejor que contrate a un empleado.
3. ¿Puede pagar a un empleado?
Es fácil predecir y controlar el costo de contratar a un contratista negociando una tarifa fija o una tarifa por hora. Más allá de la compensación acordada, existen pocos o ningún costo adicional.
Contratar a un empleado suele ser mucho más caro. El salario es solo un componente del costo de contratación . También debe planificar los impuestos y otros gastos exigidos por el gobierno, comprar cosas como escritorios y computadoras para que los usen, los beneficios para los empleados y cómo calcular su cheque de pago con todas las retenciones que tiene que hacer.
- Impuestos sobre la nómina . Después del salario, los impuestos sobre la nómina suelen ser el costo más alto de contratar a un empleado. Incluyen la parte del empleador de los impuestos de Seguro Social y Medicare y los impuestos de desempleo federales y estatales. ADP mantiene una base de datos de los impuestos sobre la nómina aplicables por estado para darle una idea de lo que cuesta contratar a un empleado en su ubicación.
- Beneficios . El costo de proporcionar beneficios a los empleados, como seguro médico, seguro de discapacidad y de vida, y planes de jubilación, oscila entre el 20% y el 40% del salario bruto de un empleado .
- Compensación para trabajadores . La mayoría de los estados requieren que una empresa adquiera un seguro de compensación para trabajadores tan pronto como contrate a un empleado. El costo de obtener la compensación para trabajadores depende de su estado y del tipo de trabajo que realiza el empleado.
- Procesamiento de nómina . Cuando le pagas a un contratista, le das un cheque por la cantidad que debes. Pero pagarle a un empleado significa calcular y retener impuestos sobre la nómina, enviar esos impuestos a las agencias estatales o federales y preparar declaraciones de impuestos sobre la nómina trimestrales. La mayoría de las empresas subcontratan esta tarea a un proveedor de nómina externo como Quickbooks Payroll . El costo de subcontratar la nómina depende del nivel de servicio requerido y cuántos empleados tiene, pero generalmente cuesta al menos $ 15 a $ 20 por mes .
- Herramientas y equipo . Generalmente, los contratistas son responsables de proporcionar sus propias computadoras y las herramientas y equipos necesarios. Pero los empleadores son responsables de proporcionar el equipo y los suministros necesarios para los empleados. Dependiendo del tipo de trabajo que espera que realice su empleado y dónde desea que lo haga, debe proporcionar cosas como espacio de oficina, un escritorio y una silla, una computadora, un teléfono y otros equipos y suministros.
Conclusiones finales
Decidir cuándo y cómo contratar a su primer empleado o contratista independiente depende de las necesidades y planes a largo plazo de su negocio. Algunas empresas prosperan mediante el uso de contratistas, mientras que otras necesitan la ayuda más permanente de un empleado a tiempo completo o parcial.
Para ayudarlo a decidir si contratar, pruebe las aguas contratando a un contratista independiente. Cree un contrato de autónomo que dure unos meses para ver si tiene suficiente trabajo para mantenerlos ocupados y determinar si ayudan a que su negocio crezca. Si el contratista funciona bien, pregúntele si está dispuesto a pasar al estado de empleado. De lo contrario, inicie el proceso de contratación para encontrar a otra persona para el trabajo.
