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26 ideas de reducción de costos para que su pequeña empresa reduzca los gastos

Según la Administración de Pequeñas Empresas , aproximadamente la mitad de todas las empresas nuevas fracasan en los primeros cinco años. Si bien la mayoría de los emprendedores se enfocan en aumentar las ventas para evitar el colapso, reducir los gastos es igual o quizás más importante cuando se trata de lograr o mantener la rentabilidad.

Reducir los gastos comerciales requiere algunas decisiones difíciles y compensaciones, pero no tiene por qué ser un proceso doloroso, ni uno que altere fundamentalmente su plan de negocios. Muchos, muchos propietarios de negocios antes de usted han puesto en práctica estas sencillas estrategias para recortar los gastos generales, optimizar los gastos operativos y, en última instancia, aumentar la rentabilidad.

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Por qué es importante el margen de beneficio empresarial

El software de contabilidad en línea como Freshbooks es una excelente manera de realizar un seguimiento de sus ingresos y gastos, lo que le brinda información sobre el margen de ganancias de su empresa. Pero, ¿cómo encuentra su margen de beneficio ideal en primer lugar?

Muchos dueños de negocios no tienen idea de cuál debería ser su rentabilidad. Eso se debe en parte a que los márgenes de beneficio vienen en varios sabores y, a menudo, se presentan de formas demasiado complejas. ¿Qué margen es el más relevante para sus necesidades?

Intuit sostiene que los propietarios de pequeñas empresas deberían prestar más atención al margen de beneficio neto, que es el total de ventas durante un período de tiempo en particular, menos los gastos totales, dividido por los ingresos totales. El margen neto ilumina las tendencias de ventas e ingresos, lo que lo ayuda a descubrir debilidades que no son evidentes en los números de primera línea.

Las variables que afectan el margen de beneficio neto pueden ser controladas, o al menos influidas, por los propietarios de empresas. Podría decirse que los gastos son los más fáciles de los tres. Si bien no puede obligar a sus clientes a gastar más del dinero que tanto les costó ganar, puede recortar costos innecesarios. El truco es saber qué costos se pueden recortar con seguridad y en cuánto.

A continuación, presentamos algunas formas sencillas de expandir el margen de beneficio neto de su pequeña empresa al reducir los gastos comunes sin obstaculizar las actividades de misión crítica o paralizar la capacidad de crecimiento de su empresa.

Consejos para reducir los gastos generales y los servicios públicos

Muchos dueños de negocios consideran que los gastos generales, como el alquiler, los servicios públicos y los suministros de oficina, son básicamente no negociables. En consecuencia, los pasan por alto en favor de los gastos que ocupan más atención mental y, quizás, más de la línea de fondo, como los servicios laborales y empresariales.

Esto es un error. Las reducciones específicas de los gastos generales, como las medidas pasivas de ahorro de energía, pueden aumentar significativamente la productividad. Los movimientos más audaces, como alentar o exigir el teletrabajo, pueden ahorrar aún más.

1. Utilice un termostato inteligente o programable

La calefacción y el aire acondicionado no son gastos negociables. Incluso los pequeños cambios en la temperatura ambiente de su instalación pueden afectar negativamente la comodidad de sus clientes y la productividad de los empleados, amenazando sus ingresos y ganancias. Pero eso no significa que no pueda hacer todo lo que esté a su alcance para ahorrar dinero en aire acondicionado .

Los termostatos programables e inteligentes de compañías como Honeywell pueden reducir sus costos de control de clima sin comprometer la comodidad. Use un termostato programable para personalizar el horario de control de clima de su instalación.

En una oficina de 9 a 5, eso probablemente significa aumentar la calefacción o el aire acondicionado por la mañana y volver a marcarlo o apagarlo por completo por la noche y durante la noche. En instalaciones más grandes, necesitará termostatos multizona o termostatos múltiples para manejar las necesidades de control de clima en diferentes pisos o suites.

Si sus necesidades de control de clima son más complejas o variables, o si duda de su capacidad para mantener su termostato programable en el nivel correcto, use un termostato inteligente o de aprendizaje en su lugar. La tecnología de termostato inteligente sigue siendo relativamente nueva, pero su promesa es tremenda.

Una vez instalado, aprende sus preferencias de control de clima, mide el perfil energético de su edificio y se ajusta automáticamente para mantener una temperatura agradable de la manera más eficiente posible.

Según Nest , el principal fabricante de termostatos inteligentes de los Estados Unidos, los usuarios de Nest ahorraron un promedio del 10% al 12% en calefacción y un 15% en refrigeración: $ 131 a $ 145 por propietario.

Sin embargo, los termostatos inteligentes minoristas son apropiados solo para hogares y espacios comerciales pequeños. Si tiene una instalación más grande, deberá invertir en sistemas comerciales de control de clima de compañías como 75F , que son significativamente más costosos pero potencialmente incluso más rentables.

2. Utilice medidas pasivas de ahorro de energía

Complemente su termostato programable o inteligente con medidas pasivas de ahorro de energía que reducen las cargas de trabajo y la huella de carbono de sus sistemas de iluminación y control de clima :

Ventanas de doble panel . Las ventanas de doble panel son mejores aislantes que las ventanas de un solo panel de la vieja escuela. Son costosos: entre $ 385 y $ 850, en promedio, por Modernización . Sin embargo, duran muchos años, por lo que es probable que se paguen por sí mismos y algo más.
Persianas y cortinas que bloquean la luz . Use cortinas opacas en las ventanas orientadas al sur y al oeste (en el hemisferio norte) para minimizar la intrusión de luz y la calefacción pasiva en los días cálidos. Abra esas cortinas en los días fríos para maximizar el calentamiento pasivo. En ventanas de ancho simple o doble, espere pagar alrededor de $ 20.
Sellos herméticos . Si trabaja en una estructura antigua, selle y selle los puntos comunes de pérdida de calor: marcos de puertas y ventanas exteriores, entradas de líneas de servicios públicos y salidas de aire. En un espacio pequeño, un solo rollo de burlete (alrededor de $ 15 por un producto de alta calidad) y un tubo de masilla ($ 2 a $ 5) deberían ser suficientes.
Calentador de agua solar . Si es responsable de los aparatos mecánicos de su edificio, invierta en mejoras de eficiencia energética según lo permita su presupuesto. La parte superior de su lista debe ser un calentador de agua solar, que utiliza la energía del sol para calentar su suministro de agua dulce. Un calentador de agua solar residencial cuesta entre $ 2,000 y $ 5,500 con instalación, según Angie’s List . Es probable que sea suficiente para oficinas en el hogar y pequeños espacios comerciales, como casas reformadas. Si ocupa un espacio más grande, necesitará un calentador de mayor resistencia. Es probable que cueste más, pero los ahorros potenciales también serán mayores.

Antes de comenzar un proyecto de ahorro de energía, obtenga una auditoría de eficiencia energética para identificar las áreas de mayor necesidad, luego determine si algún trabajo califica para créditos fiscales de eficiencia energética locales, estatales o federales . Los electrodomésticos que consumen energía, el aislamiento y los proyectos de energía renovable a pequeña escala a menudo lo hacen.

3. Apague las luces, los electrodomésticos y la maquinaria que no sean esenciales fuera del horario de atención

Esta es una forma dolorosamente sencilla de reducir la factura de electricidad de su empresa sin afectar sus operaciones. Y una vez que usted y su equipo adquieran el hábito de seguir adelante, también es dolorosamente fácil.

En una oficina de cuello blanco, las estaciones de trabajo con computadoras personales constituyen el mayor consumo de energía no esencial, así que asegúrese de que todos apaguen las suyas antes de salir. Apague también las luces del techo y del escritorio, o deje instrucciones para que los equipos de limpieza del edificio lo hagan cuando hayan terminado.

En los restaurantes y las instalaciones de industria ligera que no funcionan durante la noche, apague la maquinaria y los electrodomésticos que no sean necesarios para la seguridad o el almacenamiento; en otras palabras, apague el horno, no el congelador.

4. Reducir el uso de papel

Al igual que reducir el uso de energía y agua, reducir el desperdicio de papel es bueno para los resultados de su empresa y el medio ambiente. Y hay innumerables formas de hacerlo, que incluyen:

Imprima y copie a doble cara de forma predeterminada
Utilice servicios de intercambio de archivos electrónicos seguros como Delivered Secure , en lugar de los servicios de mensajería tradicionales
Reutilice el papel usado para raspar o notas
Ajuste los márgenes y reduzca las fuentes en los informes impresos
Informar a los proveedores y otras fuentes de correo postal cuando los empleados ya no trabajen para su empresa
Elimine el nombre de su empresa de las listas de correo directo siempre que sea legal y prácticamente posible

5. Alinee los costos del plan con el uso

Es probable que su empresa pague una gran cantidad de servicios esenciales (telecomunicaciones, almacenamiento en la nube , contabilidad, tal vez incluso soporte legal) a través de planes mensuales o anuales. Como mínimo, debe revisar estos planes una vez al año para determinar si son adecuados para sus necesidades.

Si está pagando por capacidad que no necesita o no usa con regularidad, es probable que pueda reducir su tamaño a un plan más económico sin perjudicar su negocio. Por el contrario, si excede rutinariamente los límites de un plan de menor capacidad, podría estar pagando mucho para superar esos límites, ya que algunos operadores de telefonía celular cobran por gigabytes por excedentes de datos.

Cambiar a un plan más generoso y de mayor capacidad podría resultar en una tarifa mensual más alta, pero podría ahorrarle cientos a largo plazo.

6. Fomentar el teletrabajo

Para millones de empleadores, el teletrabajo tiene un enorme potencial de reducción de costos. Durante la pandemia de coronavirus de 2020 y 2021, muchos empleadores vieron esto de primera mano.

Según los datos del economista Nicholas Bloom de la Universidad de Stanford , más del 40% de la fuerza laboral de EE. UU. Trabajaba desde casa a tiempo completo en junio de 2020. Esa cifra disminuyó a medida que los trabajadores de servicio temporalmente despedidos regresaron a trabajos en las instalaciones y oficinas de cuello blanco. requisitos relajados para trabajar desde casa. Pero está claro que uno de los impactos duraderos de la pandemia serán las tasas más altas de trabajo remoto.

Los estudios sugieren que las asignaciones por trabajo a distancia y otros tipos de acuerdos laborales flexibles tienen implicaciones positivas para la moral de los empleados y la satisfacción en el trabajo, los cuales se correlacionan positivamente con la productividad .

El teletrabajo también tiene un impacto directo en los resultados de las empresas y los empleados al:

Reducir los costos de servicios públicos mediante un menor uso de electricidad y agua
Reducir la cantidad de espacio requerido para alojar a los empleados en una ubicación central, por ejemplo, reemplazando los escritorios dedicados con estaciones de trabajo colaborativas que los empleados desde el hogar pueden usar cuando visitan la oficina.
Reducir los costos de viajes y desplazamientos para los empleados
Reducir el tiempo perdido en desplazamientos y viajes

Si su empresa no adoptó el teletrabajo durante la pandemia, o si no está seguro de continuar con sus políticas de trabajo remoto de la era de la pandemia , observe detenidamente cómo estos ahorros potenciales podrían afectar positivamente sus resultados y sus empleados.

7. Utilice el espacio de manera más eficiente o reduzca el tamaño de su oficina

Existe una tensión natural entre los esfuerzos por maximizar la eficiencia del espacio de oficina y garantizar que los empleados puedan hacer su trabajo cómodamente. Según JLL , los estudios en el lugar de trabajo suelen fijar la cantidad óptima de espacio por empleado entre 75 y 150 pies cuadrados, mucho más bajo que el promedio típico de 325 pies cuadrados.

Al mismo tiempo, las medidas de distanciamiento social necesarias por la pandemia podrían resultar difíciles de deshacer, sobre todo porque a los trabajadores les gusta su espacio. Y la adopción generalizada del trabajo remoto y la programación flexible podría significar que menos empleados trabajen juntos simultáneamente en espacios compartidos.

Cuando el contrato de arrendamiento de su oficina sea la próxima renovación, considere cuidadosamente sus necesidades de espacio y considere reducir el tamaño a un espacio más pequeño o cambiar a un espacio de coworking más flexible .

8.Haga cambios sensatos en el cuidado de la salud

La mayoría de los paquetes de beneficios para empleados incluyen algún tipo de cobertura de seguro médico. Los empleados asalariados esperan que los empleadores cubran sus necesidades de atención médica y, de todos modos, probablemente sea lo correcto. Desafortunadamente, también se está volviendo más caro cada año.

Una estrategia confiable para que los empleadores reduzcan su parte de los costos de atención médica de los empleados sin medidas draconianas, como cancelar la cobertura sin ceremonias, es ofrecer cuentas de ahorro para la salud (HSA) con ventajas impositivas , descritas con más detalle por el IRS aquí . Estas cuentas permiten a los empleados tomar posesión de sus opciones de atención médica al tiempo que alejan el riesgo y el costo del empleador.

Cuando se combinan con planes de seguro médico con deducibles altos que cubren gastos catastróficos, pueden servir como sustitutos adecuados de los planes de seguro médico tradicionales, cuya generosidad a menudo tiene un costo sustancial tanto para los empleados como para los empleadores.

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Consejos para ahorrar en equipos y servicios comerciales

Casi todas las empresas utilizan alguna combinación de equipos comerciales físicos, incluida tecnología como computadoras portátiles e impresoras, y servicios comerciales.

Estos pueden volverse costosos rápidamente, especialmente cuando compra nuevos equipos o invierte en costosos sistemas heredados que pueden no tener sentido para su negocio.

9. Utilice alternativas de alta tecnología a los sistemas heredados

La cantidad de tecnologías heredadas que utiliza su empresa depende de lo que haga su empresa y de cuánto ha invertido en actualizaciones hasta la fecha.

Hasta cierto punto, su capacidad para abordar el problema de los sistemas heredados costosos y de bajo rendimiento también depende de lo que haga su empresa y de cuánto puede gastar en modernización.

Por ejemplo, las empresas manufactureras y de industria ligera establecidas suelen cargar con docenas de máquinas y sistemas antiguos que carecen del capital o de la voluntad de reemplazar, incluso si hacerlo reduciría los costos y aumentaría la productividad a largo plazo.

En la industria de servicios, el arrastre de los sistemas heredados no siempre es tan claro, pero eso no significa que no sea real. Por ejemplo, probablemente pueda deshacerse de su máquina de fax incluso si todavía la usa para enviar documentos a proveedores o agencias estatales anticuados.

Lo mismo ocurre con su servicio telefónico fijo: un sistema telefónico basado en la nube de una empresa como Grasshopper es probablemente más barato y más confiable que su predecesor del siglo XX.

10. Compre suavemente usado

En ningún lugar de los estatutos de su empresa se dice que debe comprar solo equipos nuevos y relucientes. Entonces, ¿por qué no comprar artículos poco usados cuando tiene sentido hacerlo?

Dependiendo de lo que haga su empresa, sus compras de productos usados pueden incluir:

Tecnología de oficina , como impresoras y fotocopiadoras
Tecnología personal, como teléfonos inteligentes, tabletas y computadoras portátiles reacondicionados
Vehículos , como furgonetas de reparto y coches de empresa.
Equipo de almacenamiento, como cubas y recipientes para líquidos
Equipo de ensamble y empaque
Cristalería y cubertería
Mueble

No es necesario que venda o intercambie equipos más nuevos por alternativas usadas de inmediato. Solo tenga en cuenta “comprar usado” siempre que llegue el momento de reemplazar una pieza de tecnología o maquinaria envejecida.

11. Pague las facturas con anticipación

Muchos proveedores ofrecen descuentos pequeños pero significativos a los clientes que pagan las facturas antes de lo previsto. Por ejemplo, es común que los proveedores reduzcan el 2% del total de la factura cuando los clientes pagan el total dentro de los 10 días, en lugar de los 30 días habituales, un acuerdo que generalmente se representa como “2/10 30 netos”.

Siempre que pagar temprano no afecte negativamente su flujo de efectivo , generalmente tiene sentido financiero hacerlo. Esto es doblemente cierto en un entorno de bajo interés, donde es poco probable que el costo de los préstamos a corto plazo para cubrir cualquier déficit exceda el valor del descuento.

12. Realice trueques o intercambios en especie

Hace miles de años, la economía global, tal como era, dependía del trueque . Hoy en día, la mayoría de las transacciones utilizan una moneda respaldada por los bancos centrales, pero eso no significa que el intercambio no monetario sea completamente obsoleto.

La revolución digital ha dado lugar a una industria artesanal comprometida de facilitadores del trueque como Barter Business Unlimited . Hay límites sobre qué y cuánto puede intercambiar, pero vale la pena analizar estos acuerdos si el efectivo es extremadamente escaso o si cree que sus productos o servicios generan intercambios valiosos.

13. Aproveche la publicidad en redes sociales

Según Ad Espresso , el costo por clic (CPC) promedio de los anuncios de Facebook en EE. UU. Fue de $ 0.40 en el tercer trimestre de 2020. Eso es lo que paga el comprador de anuncios cada vez que un usuario de Facebook hace clic en su anuncio, una señal de que están interesados lo que sea que esté vendiendo, si no está listo para comprar.

Eso es mucho más barato que los tipos de anuncios heredados, como los anuncios de televisión, que cuestan miles de dólares y llegan a muchos espectadores pasivos que no están interesados en lo que se muestra en pantalla durante las pausas comerciales o que no están interesados en avanzar rápidamente.

Mientras tanto, el marketing orgánico en redes sociales, impulsado por publicaciones y tweets gratuitos, no cuesta nada más que su tiempo y la mano de obra necesaria para producirlo. (En las pequeñas empresas, esa mano de obra puede ser suya).

Para obtener los mejores resultados, elabore un plan de marketing de contenido formal y asegúrese de evitar errores comunes en las redes sociales .

14. Fomentar el marketing de boca en boca

La conversación orgánica en las redes sociales no es más que una forma de marketing de boca en boca , una forma de alcance rentable y potencialmente poderosa que esencialmente subcontrata parte de su departamento de marketing a sus clientes.

El marketing de boca en boca viene en muchas formas: programas de recomendación que pagan a los clientes existentes para que recomienden nuevos clientes, programas de embajadores de marcas universitarias que pagan a los jóvenes para evangelizar sobre los productos de sus empleadores en el campus, comunidades de intercambio social en Pinterest y otros medios digitales y directorios de reseñas en línea como Yelp .

La estrategia o las estrategias de marketing de boca en boca ideales de su empresa dependen de la composición demográfica de su audiencia, los hábitos de compra y la respuesta a los mensajes y los esfuerzos de ventas.

Consejos para aumentar la productividad y reducir los gastos laborales

La mano de obra representa una parte importante de los gastos totales de la mayoría de las empresas. Debido a las leyes de salario mínimo y otras regulaciones laborales, algunos costos laborales son inevitables, como deberían ser.

Pero es posible aumentar la productividad de los empleados y reducir los gastos salariales y de beneficios sin abusar de los empleados o estrangular el crecimiento de su empresa.

15. Desincentivar la procrastinación y fomentar la gestión eficaz del tiempo

El tiempo es dinero. Eso significa que el tiempo perdido es dinero perdido. Cada minuto que usted y su equipo dedican a procrastinar es un minuto que no se gasta en un trabajo que genere valor.

La procrastinación puede ser tan inofensiva como pasar por el escritorio de un compañero de trabajo para una breve charla no laboral, o tan problemática como salir de la oficina durante horas para hacer recados personales.

Si la procrastinación crónica es un problema en su oficina, averigüe por qué está sucediendo y tome las medidas adecuadas para abordarlo, por ejemplo, dividiendo las tareas abrumadoras en partes.

La dilación no es un culpable general de los problemas de productividad de la oficina. Algunas personas manejan mejor el tiempo que otras. Antes de seleccionar a los empleados que se distraen con facilidad o que aparentemente son ineficientes para la capacitación o la disciplina, implemente sistemas escalables que responsabilicen a todos, como los requisitos de seguimiento del tiempo (con los programas de software necesarios) y los marcos de tiempo de referencia para la finalización de tareas estandarizadas.

A veces, la ineficiencia no tiene ninguna causa humana. Puede ser culpa de sistemas de comunicación deficientes o prácticas anticuadas de gestión de proyectos. Las aplicaciones de gestión de proyectos como Basecamp y las herramientas de mensajería como Slack pueden contribuir en gran medida a optimizar las funciones que, aunque necesarias para los objetivos de su empresa, no agregan valor directamente al trabajo.

16. Utilice autónomos y mano de obra contratada para trabajos no básicos

Los trabajadores autónomos y los contratistas independientes son más fáciles de contratar y más baratos de mantener empleados que los empleados tradicionales, siempre que tenga un contrato de autónomo exigible para establecer expectativas y mitigar el riesgo en ambos lados de la relación.

No se espera que proporcione a los trabajadores autónomos beneficios de seguro médico, cuentas de jubilación antes de impuestos, licencia familiar o tiempo libre remunerado u otros beneficios costosos. Solo necesita pagarles por el trabajo completado.

Es importante no depender demasiado de los autónomos y contratistas porque es probable que sean menos leales y puedan tener otras obligaciones que distraigan su trabajo para su empresa. Pero para proyectos puntuales y actividades no esenciales en curso, pueden servir como la salsa secreta que mantiene bajo control los costos laborales de su empresa.

17. Invierta en sus empleados y contratistas a largo plazo

Cuesta más de lo que piensa contratar a un empleado, especialmente uno con habilidades en demanda o conocimientos especializados. Según Gallup , reemplazar a un empleado puede costar entre la mitad y el doble del salario anual del empleado. Eso es de $ 40,000 a $ 160,000 para un empleado que gana $ 80,000 por año.

Con esto en mente, tiene sentido hacer todo lo que esté a su alcance para retener a los empleados talentosos, incluso si eso requiere que gaste un poco más en salarios y beneficios. Si mantiene a un trabajador de alto potencial en el redil durante un año más, aumentar ese salario de $ 80,000 a $ 85,000 o $ 90,000 es una ganga.

Consejos para inversiones de capital inteligentes

A veces, la mejor manera de reducir los gastos comerciales a largo plazo es realizar inversiones de capital inteligentes en este momento. Asegúrese de que sus gastos sean tan inteligentes como usted al buscar oportunidades para obtener retornos significativos en los gastos de tarjetas de crédito, limitar el apalancamiento de alto interés y administrar los costos de ubicación.

18. Recompense el gasto responsable

Como dice el viejo refrán, tienes que gastar dinero para ganar dinero. Cada dólar que invierte en su negocio tiene una tasa de rendimiento. Pero a veces pueden pasar años hasta que ese regreso se materialice. ¿Por qué no pagarse por esperar?

Si su crédito es lo suficientemente bueno, puede usar una tarjeta de crédito para pequeñas empresas para recompensar el gasto responsable en inventario y equipo que compraría de todos modos. Las mejores tarjetas de presentación devuelven de manera confiable entre un 1,5% y un 2% del gasto, ya sea en forma de reembolso en efectivo o millas que se pueden utilizar para viajes gratis. En algunos casos, la tasa de rendimiento es incluso mejor.

Siempre que pague su saldo en su totalidad cada mes y solo use su tarjeta para compras que habría hecho de todos modos, saldrá adelante.

Tenga en cuenta que algunas tarjetas de crédito con devolución de efectivo y tarjetas de crédito para viajes tienen tarifas anuales, pero puede compensarlas (y algunas) con un uso moderado a intenso. Además, el uso de una tarjeta de crédito comercial genera crédito , lo que resulta útil si necesita préstamos o líneas de crédito más grandes en el futuro.

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19. Evite los cargos por apalancamiento e intereses siempre que sea posible

A pesar del uso sensato de las tarjetas de crédito para pequeñas empresas, la deuda es generalmente su enemigo. Antes de adoptar opciones de financiamiento para pequeñas empresas que lo pongan en manos de grandes bancos o capitalistas de riesgo, aproveche sus finanzas personales y sus redes de amigos y familiares para obtener capital inicial sin intereses.

Cada dólar de interés que pague es un dólar que no se acumulará en su balance final.

20. Comprenda y controle los costos de su ubicación

No todas las economías son iguales. Algunas ciudades y estados son lugares maravillosos para iniciar y hacer crecer un negocio . Otros no son tan agradables.

En conjunto, los costos de ubicación juegan un papel decisivo en la clasificación de los primeros de los segundos. La mejor manera de reducir los altos costos de ubicación es mudarse a una región de menor costo, pero eso no siempre es práctico o incluso posible, especialmente si usted es un profesional independiente con profundas raíces familiares en su patio trasero actual.

Si mudarse no es una opción, debe comprender los costos de su ubicación, identificar rangos aceptables para cada artículo de línea principal y aprender cómo ajustar los números a su favor:

Alquiler Comercial . Si su negocio ocupa un espacio propio, debe pagar el alquiler. Para ahorrar dinero en un mercado de alquiler en alza, intente negociar una tarifa de alquiler más baja en un contrato de arrendamiento a más largo plazo. En el mundo de cuello blanco, conformarse con un espacio de oficina de Clase B o C puede reducir significativamente los costos de alquiler en relación con el espacio de Clase A de alta gama, por 42Floors . Si tiene necesidades de espacio limitadas, considere un plan de coworking basado en el uso.
Impuestos . Tiene un control limitado sobre las ventas, los ingresos y los impuestos a la propiedad locales . Sin embargo, puede informarse sobre las deducciones de impuestos locales y estatales y confirmar sus hallazgos con un profesional de impuestos autorizado.
Costos laborales . Si dirige un negocio de bajo margen y que requiere mucha mano de obra, como un restaurante, es probable que la mano de obra sea una gran consideración de costos para usted. Los operadores de restaurantes y comercios minoristas deben prestar especial atención a las regulaciones locales sobre salario mínimo y horas extra. Los salarios prevalecientes a menudo son importantes; por ejemplo, si el salario mínimo local es de $ 10 por hora, pero el salario por hora inicial en restaurantes comparables es de $ 12, probablemente deba establecer su salario inicial en la última marca.

Otras formas de ahorrar dinero en su pequeña empresa

Los grandes emprendedores tienden a pensar fuera de la caja, especialmente cuando se trata de reducir costos. No ha agotado sus opciones para ahorrar dinero hasta que haya considerado medidas como juntar recursos con otras empresas, negociar cosas que normalmente no se consideran negociables y comprar agresivamente los servicios comerciales esenciales.

21. Agrupar recursos con otras pequeñas empresas

Cuando se trata de comprar suministros, inventario y equipo, hay fuerza en los números. Muchas empresas reducen los costos recurrentes mediante la puesta en común de recursos con otras pequeñas empresas en sus áreas comerciales o con empresas de ideas afines en geografías más amplias.

Dependiendo del tamaño y la función de su empresa, puede considerar:

Grupos de compra . Si su empresa está más arriba en la cadena de suministro, es probable que se beneficie de la membresía en un grupo de compras. Los grupos de compradores negocian mejores precios y condiciones en nombre de sus miembros, reduciendo los desembolsos colectivos para inventario y suministros. En ciertos casos, pueden ayudar a generar clientes potenciales, lo que también aumenta los ingresos. DPA Buying Group, con sede en Ohio, es un buen ejemplo: presta servicios a proveedores y distribuidores de suministros de limpieza, equipos de seguridad, embalajes y artículos similares.
Asociaciones comerciales y redes comerciales locales . Las asociaciones comerciales y las redes comerciales locales pueden ser específicas de la industria, como la Asociación de Fabricantes de Texas , o generales, por ejemplo, los cientos o miles de cámaras de comercio locales que salpican los Estados Unidos. Si bien pueden o no negociar mejores precios y términos externos en nombre de sus miembros, ofrecen descuentos de miembro a miembro, lo que aumenta su incentivo financiero para comprar productos locales .
Cooperativas . Las cooperativas son especialmente comunes en la industria agrícola, donde brindan a los pequeños y medianos productores un apalancamiento valioso en el mercado y una participación, a través de la participación en las ganancias o reembolsos, en el éxito de la empresa.
Bibliotecas de recursos . ¿Por qué comprar cuando puede pedir prestado? Las bibliotecas de préstamo de herramientas ofrecen solo un ejemplo del poder de los recursos compartidos: por una tarifa nominal, brindan a sus miembros acceso a pedido a un conjunto de herramientas y equipos de nivel profesional. Eso elimina o reduce en gran medida la necesidad de comprar equipos costosos que probablemente solo usará una o dos veces, o quizás de vez en cuando.

22. Recuerde que todo es negociable

A menos que se indique claramente en un contrato vinculante, todos los precios indicados son negociables . Este es el caso incluso si no aprovecha un grupo de compra comercial o una asociación comercial. Los emprendedores tienden a cuidarse unos a otros, y el simple hecho de mencionar que usted es dueño de un negocio suele ser suficiente para obtener un descuento.

En algunos casos, hay un quid pro quo activo en el trabajo, como referencias o descuentos por volumen. Por ejemplo, al equipar su nueva suite comercial u oficina en casa , pregúntele al decorador de interiores si ofrecen descuentos o bonificaciones por referencias de nuevos clientes. Del mismo modo, si compra 10 o 20 escritorios o computadoras portátiles a la vez, es probable que califique para un descuento por volumen, pero solo si lo solicita.

23. Compre solo a granel cuando tenga sentido

Suena contradictorio desaconsejar la compra al por mayor. Sin embargo, cualquiera que haya cometido el error de comprar el bote más grande de mantequilla de maní en el club del almacén solo para tirarlo dos años después, tiene experiencia de primera mano con las trampas de la compra a granel.

Antes de comprometerse con una compra al por mayor, hágase una pregunta simple: ¿Tiene sentido comprar tanto de una cosa? Si su oficina consume mucho café cada mes, compre una bolsa de 50 libras de granos enteros.

Por otro lado, si ha reducido drásticamente el uso de papel en los últimos años, tal vez no tenga sentido comprar cientos de resmas a la vez para obtener una tasa por unidad ligeramente mejor, especialmente si no tiene un lugar listo para almacenarlo todo. Todo con moderación.

24. Evaluar las ventajas y los beneficios complementarios de los empleados en función de los méritos

En muchas industrias, especialmente en el software, la competencia por el talento es feroz. Además de jugosos, y a menudo imprudentes, paquetes de acciones y generosas asignaciones de tiempo libre, muchos empleadores de tecnología ofrecen fabulosos beneficios y beneficios adicionales en una carrera armamentista constante para atraer ingenieros y diseñadores ultra calificados.

Algunas ventajas cliché como las mesas de futbolín y las sillas puff en las áreas comunes son asequibles a largo plazo, pero podrían decirse que equivalen a un escaparate.

Otros, como el almuerzo gratis todos los días, son más prácticos: los empleados tienen que comer, después de todo. Sin embargo, con el tiempo, estas ventajas pueden afectar la rentabilidad. Si está enfrascado en una feroz batalla para atraer y retener talentos, probablemente sea mejor ofrecer un salario inicial más alto, bonificaciones por desempeño más jugosas y mejores paquetes de beneficios, particularmente cuentas de jubilación y atención médica.

Para aumentar la moral y crear camaradería, sustituya los beneficios costosos por otros más económicos y sociales. Por ejemplo, cambie la barra con fregadero en la cocina de su oficina por una hora feliz semanal en la que los empleados pagan su propio viaje y abandone los extravagantes picnics de la empresa o las fiestas navideñas por excursiones opcionales a atracciones gratuitas o de bajo costo en su ciudad.

25. Compare los servicios esenciales

La mayoría de los proveedores de servicios empresariales operan en industrias competitivas. Use eso para su ventaja comprando servicios esenciales, o simplemente amenazando con comparar precios en el momento adecuado.

Muchas compañías de seguros ofrecen importantes descuentos o bonificaciones a los clientes que superan a la competencia. Lo mismo ocurre con las cooperativas de crédito y los bancos, que utilizan la promesa de cuentas bancarias gratuitas y promociones de cuentas bancarias para impulsar nuevos negocios.

Reducir esa tarifa de mantenimiento mensual de $ 10 a $ 15 y luego embolsar $ 200 a $ 300 en dinero gratis simplemente por abrir una nueva cuenta suena como un buen negocio.

26. Limite los gastos de viaje

Permitir que sus empleados trabajen a distancia reduce sus costos de transporte, manteniendo más dinero en sus bolsillos, y en el suyo, a través de menores costos de servicios públicos y, potencialmente, aumentos anuales más pequeños.

Limitar los viajes pagados por la empresa es una oferta aún mejor para su negocio. Claro, no hay sustituto para la formación de equipos en las convenciones de la industria, reuniones profesionales o fiestas anuales. Pero eso no significa que deba viajar para cada reunión con un cliente o para registrarse en la oficina satélite.

Para reuniones más grandes, los sistemas de reuniones virtuales con capacidades de telepresencia pueden reemplazar fácilmente las visitas al consultorio. Y no son tan caros como pensaría: el plan para pequeñas empresas más costoso de GoToMeeting , que admite hasta 250 usuarios, cuesta $ 16 por mes o menos de $ 200 por año, menos que el costo por empleado de un viaje de negocios único.

Conclusiones finales

Cada negocio es diferente. Por ejemplo, no puede limitar los gastos de viaje si sus deberes no requieren que viaje, y no puede reducir el espacio de su oficina si trabaja desde una oficina en casa.

Aún así, es prácticamente seguro que los libros de contabilidad de su empresa contienen al menos algo de grasa financiera para recortar. Incluso si cree que ha arrancado toda la fruta madura, puede valer la pena echarle otro vistazo. No le costará nada y podría producir una recompensa significativa con el tiempo.