10 consejos para desarrollar habilidades de comunicación efectivas en el lugar de trabajo

¿Alguna vez su jefe lo trató injustamente o lo culpó por una falla que estaba fuera de su control? Recientemente, un amigo vino a verme angustiado por un memorando escrito a mano crítico que él y sus colegas habían recibido de su superior, el gerente de una cadena de tiendas minoristas nacional. La cadena, anteriormente una de las favoritas de Wall Street, había caído en desgracia debido a que la empresa no renovó un contrato anual con uno de sus clientes más importantes. Como resultado, el precio de las acciones había caído en un tercio, el flujo de caja había disminuido, se anticipaban despidos y la moral estaba por los suelos. Todos los empleados sintieron la presión.

El joven asistente, vacilante entre el resentimiento y la desesperanza, no sabía cómo responder al memorando de tres páginas que enumeraba fallas tras fallas de tareas y expectativas que el grupo no había cumplido. El memorando concluía con una amenaza de que “las cosas tenían que cambiar o de lo contrario”, y que él, el gerente, ya no se preocupaba por las personas debido a sus deficiencias. Mi amigo, que se debatía entre renunciar por lo que él creía que era una evaluación injusta o quedarse cuando un mayor avance podría retrasarse o ser imposible, me preguntó: “¿Qué debo hacer? ¿Renunciar o quedarse allí esperando que no me despidan?

Comunicación orientada a resultados en el lugar de trabajo

Todas las comunicaciones tienen un resultado. Pero, ¿fue el resultado en este caso el deseado por el gerente que redactó la nota? Las relaciones comerciales, especialmente aquellas entre superiores y subordinados, a menudo son inestables debido a una mala comunicación, una falta o mala interpretación de los hechos, entornos presurizados y un compromiso mutuo con el éxito. Al igual que en los deportes y la política, muchos errores comerciales no se aplican. Las colinas de topo se convierten en montañas y los errores se convierten en desastres debido a las emociones y las reacciones exageradas.

La investigación ha demostrado que las emociones a menudo anulan el intelecto , una consecuencia de tener que luchar o huir hace eones cuando las bestias se comían a personas que eran lentas para decidir si eran peligrosas. Afortunadamente, la mayoría de las empresas no tienen un entorno de “matar o morir”, pero todavía estamos condicionados a reaccionar ante uno.

En este caso, el esfuerzo del gerente por motivar a sus empleados fracasó. A pesar de que había deficiencias aparentes en la apariencia y las operaciones de la tienda que debían arreglarse, el resultado del memo fue centrar la atención en las personalidades, no en el desempeño. Si bien el memorando fue sin duda catártico para el gerente a corto plazo, el impacto a largo plazo fue una pérdida de confianza en su capacidad para liderar, un aumento en las tensiones diarias entre el gerente y los demás empleados. y la probabilidad de una pérdida significativa de futuros gerentes potenciales y su conocimiento institucional acumulado. ¿Cómo pudo el gerente manejar la situación de manera diferente?

Comunicación eficaz: el gerente

Hay varias cosas que un gerente puede hacer para mejorar sus habilidades de comunicación:

1. Considere la situación antes de emprender cualquier acción

Nuestras emociones nos tientan a tomar decisiones rápidas basadas en evidencia superficial que puede no reflejar la verdadera naturaleza del problema. El gerente asumió que la mala apariencia de la tienda se debía a la falta de esfuerzo o atención de los empleados. No consideró que varios empleados de la tienda habían sido despedidos debido a la situación financiera, mientras que la carga de trabajo de la tienda seguía siendo la misma. Cada subdirector era responsable de más áreas con menos personas para hacer el trabajo.

Además, a cada asistente se le había pedido que aceptara una reducción salarial debido a la pérdida del gran cliente y a cada uno le preocupaba que la pérdida del cliente ralentizara su propia promoción a gerente de tienda. Aunque no fue intencionado, su esfuerzo probablemente sufrió debido a sus propias preocupaciones.

2. Recopile y confirme la información antes de

tomar una decisión Tenemos una tendencia a confundir los síntomas con la enfermedad y, en consecuencia, tratamos el síntoma en lugar de la enfermedad subyacente. La tecnología nos permite capturar cantidades masivas de datos y cortarlos y cortarlos para que aparezcan de la forma que queramos. Pero los datos son una representación del problema, no el problema en sí. Observar el trabajo de los asistentes y hablar y escucharlos sobre los aspectos de su trabajo podría haber llevado a una conclusión diferente a la que alcanzó el gerente.

3. Concéntrese en los problemas, no en las personalidades

El memorando del gerente atacaba el carácter de cada asistente al insinuar que eran vagos, abandonados o que lo habían traicionado. Las implicaciones intensificaron el contexto emocional del memorando, eclipsando su contenido fáctico y su propósito.

Los asistentes, en respuesta, reaccionaron con emoción sin detenerse a considerar la validez de los hechos ni intentar dar explicaciones al gerente. Siempre que se trate de un problema que pueda tener contenido emocional, la “Regla de las 24 horas” debe estar en vigor: no envíe ningún correo electrónico, mensaje, carta, memorando o informe a otras personas hasta que haya tenido un día para reflexionar. su contenido y está seguro de que comunica los hechos y el tono que desea.

4. Administrar individuos, no grupos

La nota del gerente se dirigió a todos y a nadie. La falta de especificidad permitió a cada destinatario evitar la responsabilidad personal, ya que cada uno sintió que su propio esfuerzo había cumplido con las expectativas. Como consecuencia, el memorando no logró obtener el resultado deseado y agravó un entorno de trabajo ya delicado. Las comunicaciones grupales son perfectas para brindar información general, educación y elogios; sin embargo, no deben usarse para recibir instrucciones o críticas individuales. Recuerde, elogie en público y critique en privado.

5. Conozca a los subordinados cara a cara

El significado y la intención de las palabras escritas sin el contexto de una presencia física a menudo se malinterpretan y pueden generar confusión y conflicto. No hay sustituto para mirar a alguien a los ojos y ver su reacción a su conversación para aclarar el contenido y asegurar la comprensión y el acuerdo.

Los gerentes a menudo se esconden detrás de memorandos y notas como si sus subordinados fueran robots para ser movidos a su lugar y programados. Sin embargo, los líderes exitosos buscan un compromiso afable y construyen puentes de confianza, respeto mutuo y experiencia compartida. Esté disponible físicamente y “camine por el camino”, y deje que su gente sepa que está con ellos en las buenas y en las malas.

6. Asigne tareas de forma directa y clara Las

personas trabajan mejor cuando saben lo que se espera de ellas. Los buenos gerentes identifican los objetivos y las medidas en términos simples y comprensibles, asignan responsabilidades de manera inequívoca y confirman que la información es comprendida por aquellos a quienes se dirige. Los buenos gerentes hacen un seguimiento y brindan información correctiva para asegurarse de que cada uno de sus subordinados esté en la misma página y trabaje hacia el mismo objetivo.

Los gerentes siempre deben recordar que ningún empleado acepta un trabajo con la expectativa de que será pasado por alto, ignorado o insignificante en el trabajo. Los empleados quieren ser apreciados y respetados por sus compañeros y estar orgullosos de su empleador. El desafío de la gerencia es mantener y desarrollar aún más este entusiasmo y compromiso de los empleados, incluso en momentos de estrés.

Los errores son parte del crecimiento, y quedarse cortos y corregir el rumbo son acontecimientos habituales en los negocios y en la vida. Tratar con los subordinados de la forma en que le gustaría que lo trataran a usted en una situación similar es el mejor camino que puede tomar cualquier gerente.

Comunicación eficaz: el empleado

Mi amigo, el subdirector, también pudo aprender de este evento. Su reacción, aunque comprensible, exacerbó la situación innecesariamente. Como consecuencia, él y los otros asistentes sufrieron preocupaciones inútiles y desperdiciaron tiempo y esfuerzo compadeciéndose unos de otros por la injusticia percibida que habían experimentado. Este tiempo y energía podrían haberse gastado mejor en abordar los problemas de la tienda y mejorar el servicio al cliente . Si bien ni él ni los otros asistentes pudieron afectar los sentimientos del gerente que llevaron al memo, su respuesta estaba bajo su control.

Si se encuentra en una situación similar, debe:

1. Nunca personalice las críticas

Ya sea que esté dando o recibiendo críticas, debe basarse en las acciones y los resultados observados, no en la intención. Es imposible conocer las motivaciones detrás de cualquier actividad, solo las acciones físicas y el resultado de la actividad. En consecuencia, la crítica debe darse y aceptarse sin emoción, considerar su validez y pertinencia, e implementarse cuando la acción esté justificada.

En otras palabras, no sea demasiado sensible ni esté a la defensiva cuando reciba comentarios. Considere la información recibida como destinada a obtener un resultado diferente, no un ataque personal.

2. Comprenda la situación

En este caso, la causa desencadenante de las críticas fue la condición física y la apariencia de la tienda. En otras ocasiones, la crítica constructiva es parte de una revisión regular del desempeño de los empleados , diseñada para brindar retroalimentación a ambas partes. Utilice ambas oportunidades para construir su relación y obtener información. Utilice una revisión como una oportunidad para recibir y brindar información que, de otro modo, podría perderse.

3. Sea comprensivo

Siempre que reciba lo que considere un ataque personal o una crítica injustificada, reconozca la fuente y sus circunstancias antes de llegar a una conclusión. Desafortunadamente, las personas tienen días malos y, a menudo, responden agrediendo a los demás por muy poco o ningún motivo. Cuando la cabeza esté más fría y la presión sea menor, comuníquese con el agresor para obtener más información sobre el problema y cómo puede ser parte de la solución. Puede descubrir que el estímulo del asalto fue una reacción exagerada por parte del remitente o no tuvo nada que ver con usted o su trabajo.

4. Aprenda de sus errores

Cualquiera que sea la etapa de su carrera, puede y debe continuar aprendiendo. A lo largo de su vida laboral, trabajará para y con superiores de distintas capacidades y talentos. A algunos los recordará por su gran liderazgo, mientras que a otros los recordará porque fueron muy malos gerentes. Incluso este último puede enseñarte algo.

En este caso, mi amigo se enteró de cómo se sentía cuando se le acusaba injustamente de un mal desempeño. Con suerte, recordará sus sentimientos antes de cometer los mismos errores con las personas que le informan actualmente o en el futuro. A veces, los malos ejemplos son más efectivos que los buenos.

Conclusiones finales

La gestión y el liderazgo es una habilidad que se aprende. Los gerentes efectivos tienen experiencia en ambos lados del espectro, tanto en seguir direcciones como en darlas. Y el éxito de una empresa está directamente relacionado con la habilidad de sus gerentes y su capacidad para guiar a los empleados en tiempos difíciles y difíciles.

Al analizar y ser reflexivo en sus comunicaciones tanto con sus subordinados como con sus superiores, puede aprender mejor a liderar en cualquier puesto que tenga. De esta manera, no solo asegurará sus perspectivas de futuro para ascender en las filas de su empresa, sino que también creará un entorno de trabajo más productivo y mejor para usted y sus colegas.

¿Qué otros consejos de comunicación eficaz puede sugerir?