20 formas de administrar y aumentar el flujo de caja de las pequeñas empresas

Si bien las ventas son los músculos de una empresa, el flujo de caja es su elemento vital. El efectivo que fluye regularmente hacia una empresa es necesario para pagar salarios, comprar materiales y, literalmente, mantener las luces encendidas y las puertas abiertas. Muchas empresas se ven obligadas a desacelerar su crecimiento simplemente porque carecen de las entradas de efectivo necesarias para respaldar las salidas de costos.

Acelerar el flujo (convertir las ventas en efectivo lo antes posible) y aumentar el diferencial entre las entradas y las salidas para crear un colchón de efectivo son esenciales para el crecimiento sostenido a largo plazo de todas las empresas, grandes o pequeñas.

Estrategias para agregar saldos de efectivo y acelerar las entradas de efectivo

Utilice estas estrategias para aumentar sus saldos de efectivo y aumentar la tasa de entrada de efectivo. Realice un seguimiento de su progreso con una hoja de cálculo de flujo de efectivo, como esta práctica plantilla de Bench.

1. Depositar saldos en efectivo en cuentas que devengan intereses

Las cuentas corrientes que devengan intereses están disponibles en la mayoría de los bancos hoy en día, aunque con un requisito de saldo mínimo. Dado que las tasas de interés de estas cuentas suelen estar por debajo de las tasas de las cuentas de ahorro, certificados de depósito (CD) o cuentas del mercado monetario , mantenga la mayor parte de sus fondos en estas cuentas que pagan más.

Luego, transfiera los fondos necesarios de las cuentas de pago más alto para cumplir con el requisito de saldo mínimo en una cuenta corriente que devenga intereses más el total de los pagos que se espera vencer esa semana o mes.

Obviamente, es importante mantener liquidez en efectivo, así que evite los CD a largo plazo, invierta en CD sin multas o solo invierta una parte de los fondos a los que no necesitará acceder hasta que venza el CD. Además, solicite a sus clientes que realicen pagos directos a la cuenta de mayores ingresos para las cuentas por cobrar para que los intereses comiencen de inmediato.

2. Vender o retirar equipos o inventario en exceso y obsoletos

El equipo inactivo, obsoleto y que no funciona ocupa espacio y ocupa capital que podría usarse de manera más productiva. El equipo que ha sido poseído por un período más largo generalmente tendrá un valor en libros igual o menor a su valor de rescate, por lo que una venta podría resultar en una ganancia imponible .

Esta ganancia debe informarse en sus declaraciones de impuestos. Sin embargo, si tiene que vender por debajo del valor en libros, incurrirá en una pérdida fiscal, que puede utilizarse para compensar otras ganancias de la empresa.

El exceso de inventario puede volverse rápidamente obsoleto y sin valor a medida que cambian los requisitos del cliente y se introducen nuevos materiales. Considere vender cualquier inventario que sea poco probable que se utilice durante los próximos 12 meses, a menos que los costos para retenerlo sean mínimos y las ganancias de una venta sean insignificantes.

3. Requerir depósitos en pedidos grandes o personalizados

Cuando trabaje con un pedido único o personalizado, solicite un depósito de seguridad equivalente a un mínimo del 50% del precio total. Los productos únicos tienen un valor de venta limitado, generalmente solo para la persona o empresa que realiza el pedido. Sin un depósito, está sujeto al riesgo de tener que aceptar un pago reducido en el momento de la entrega.

Tener un depósito reduce la probabilidad de una pérdida financiera en las peores circunstancias. Asegúrese de que los clientes comprendan su póliza e inclúyala en el lenguaje del contrato para evitar dificultades en el futuro.

Por el contrario, evite la necesidad de pagar depósitos a sus proveedores por los pedidos. Pídales que consideren su historial crediticio y la buena relación entre las dos compañías en lugar de requerir su efectivo, que podría utilizarse mejor en otros lugares.

4. Pagos por etapas en contratos prolongados a su beneficio

Algunos clientes, debido a su tamaño o políticas, se niegan a celebrar contratos que requieran depósitos iniciales. En lugar de perder el negocio, negocie condiciones de pago y puntos de referencia que superen o sean paralelos a sus costos.

Por ejemplo, un contrato de construcción típico podría permitir un pago del 15% cuando se completa la ingeniería, un 25% adicional cuando los materiales se entregan en el sitio y el 50% del monto del contrato en puntos de referencia de progreso específicos. El 10% restante del precio del contrato suele ser retenido por el comprador hasta la inspección final y la aceptación.

5. Reconozca la “filtración del alcance” y utilice las órdenes de cambio cuando corresponda

Si su producto se vende con alguna condición adjunta, o el servicio que debe proporcionar está definido en un contrato entre usted y el comprador, debe conocer los requisitos exactos que se esperan de usted como resultado.

Cualquier cambio en esos requisitos podría permitirle solicitar un pago adicional por el trabajo auxiliar realizado. No buscar una compensación adecuada perjudica a su empresa de dos maneras: no recibe los ingresos adicionales y sus costos aumentan.

6. Ofrecer descuentos por pago rápido

Desarrolle un programa de descuentos para fomentar los pagos rápidos, cobrando el efectivo que se le debe lo más rápido posible. Los términos de pago normales permiten un período de 30 días para el envío después de la recepción de la factura, con un 2% de descuento si se paga dentro de los primeros 10 días. Puede ofrecer más, menos o ningún descuento por pago, según sus necesidades y los hábitos de pago anteriores de sus clientes.

Sin embargo, recuerde que su capacidad para establecer una política de cobranza dependerá de su fuerza relativa frente a la de su cliente. Es posible que una cuenta importante acepte un descuento ofrecido y aún pague tarde.

5. Penalizar a los morosos con multas por intereses

Una sanción para los morosos es el “palo” en el enfoque de “zanahoria y palo” para los cobros, siendo la “zanahoria” el descuento por pago anticipado. Si bien es posible que no sea posible cobrar los intereses en todos los casos, la presencia de la póliza enfatizará la importancia de los pagos a tiempo para sus clientes.

6. Contrato con una agencia de cobranza de cuentas por cobrar antiguas

La búsqueda de viejas cuentas por cobrar requiere dedicación y tiempo, y puede llegar rápidamente al punto de rendimientos decrecientes para su personal. Pocas pequeñas empresas tienen los recursos, la capacitación o la experiencia para perseguir eficazmente las cuentas morosas.

Además, los clientes que exceden los 60 días de pago sin una razón justificable rara vez garantizan una relación continua y, por lo general, requieren medidas firmes para obtener el pago.

Las agencias de cobranza de terceros son expertas en trabajar con tales cuentas y, en general, están dispuestas a realizar la cobranza por su cuenta a cambio de un porcentaje fijo de los ingresos cobrados. En algunos casos, las agencias simplemente comprarán la deuda morosa de la empresa con un descuento y asumirán todos los riesgos posteriores de cobro.

Si bien los costos de la cobranza de terceros son exorbitantes en comparación con el saldo de la cuenta original, es posible que su alternativa no sea ningún pago.

7. Utilice las ventas por suscripción

Si su producto se consume y se vuelve a comprar regularmente varias veces al año, instituya un programa de suscripción en el que los clientes paguen por adelantado el producto y la entrega. Los periódicos, revistas, televisión por cable, jardinería y mantenimiento de piscinas son ejemplos de productos y servicios que se prestan a un modelo de suscripción.

Además de recibir efectivo por adelantado para cubrir costos futuros, tiene las ventajas de asegurar ventas futuras y una programación de recursos más sencilla.

8. Instituya un programa de ventas a plazos

Los programas de layaway eran muy populares antes del uso generalizado de las tarjetas de crédito personales a fines de la década de 1950. Un programa de layaway permite a los clientes seleccionar un producto específico, que luego se reserva para una futura compra y entrega cuando se completa el pago. El vendedor tiene el uso del efectivo antes de incurrir en el costo del producto.

Se requiere un tratamiento contable especial del efectivo recibido, así que asegúrese de que su contador conozca el programa.

9. Iniciar una línea de crédito de cuentas por cobrar

A pesar de sus mejores esfuerzos, incluso las empresas mejor administradas sufren un desfase entre el gasto de producir un producto (una salida de efectivo) y recibir el pago después de la venta (la entrada de efectivo). Este desfase está representado por el saldo de las cuentas por cobrar como activo corriente en los libros de la empresa.

La mayoría de los bancos están dispuestos a prestar hasta el 80% del saldo de las cuentas por cobrar, proporcionando así efectivo al prestatario en el momento del préstamo, en lugar de esperar hasta que se cobre la cuenta. El monto del préstamo varía hacia arriba y hacia abajo a medida que se recolectan las cuentas antiguas y se agregan nuevas cuentas al préstamo.

Si bien el préstamo está garantizado con las cuentas por cobrar, la empresa, y posiblemente los propietarios de la empresa, siguen siendo garantes de la deuda.

10. Establezca una línea de crédito de inventario

Los inventarios de materias primas, productos en proceso de fabricación y productos terminados en espera de venta se consideran activos corrientes y requieren un gasto en efectivo significativo para adquirir y mantener.

Los prestamistas, reconociendo el valor y la probabilidad de que los materiales inventariados se conviertan en ventas en un futuro cercano e intermedio, aceptarán el inventario como garantía y los porcentajes variables del préstamo del saldo del inventario en función de su composición, en la mayoría de los casos, hasta el 50%. de su valor.

Al igual que un préstamo de cuentas por cobrar, el saldo variará hacia arriba y hacia abajo a medida que cambien los niveles de inventario y los prestatarios permanecerán como garantes. Los préstamos para inventario son problemáticos para los prestatarios, ya que se debe tomar un inventario físico y valorarlo regularmente a los precios actuales del mercado, generalmente mensualmente, y posteriormente conciliarlo con el valor en libros de la empresa y del banco.

11. Instituya un arreglo de factorización

El factoraje generalmente involucra a un tercero, una compañía financiera no bancaria, o “factor”, que adelanta un porcentaje negociado, 75% a 80%, de las cuentas individuales en el saldo de las cuentas por cobrar. A medida que las cuentas son cobradas por la empresa, el anticipo se paga más una tarifa al factor. En algunos casos, el factor puede comprar las cuentas con descuento y asumir la responsabilidad y los riesgos de cobranza.

Que la empresa o sus propietarios sigan siendo garantes de las cuentas es una cuestión de negociación entre la empresa y el factor. Los acuerdos de factoring suelen ser más costosos (pero menos restrictivos) que los préstamos de cuentas por cobrar en los bancos regulados, por lo que sólo se debe buscar un acuerdo después de que se haya rechazado un acuerdo estándar de préstamos de cuentas por cobrar.

Estrategias para reducir y retrasar las salidas de efectivo

12. Coloque la nómina en un ciclo bimestral

Un programa de pago bimestral requiere 24 ciclos de pago por año en lugar de 26 ciclos de pago para un programa de pago quincenal, lo que reduce el costo administrativo de recopilar, verificar y tabular la información de la nómina.

Hay ahorros de costos adicionales disponibles mediante el depósito directo en las cuentas bancarias de los empleados, en lugar de emitir y entregar cheques de pago. Transfiera fondos para la nómina inmediatamente antes del período de nómina de la cuenta corriente que devenga intereses de la empresa.

13. Reparar, en lugar de reemplazar, equipo de capital

Los vehículos de motor, debidamente mantenidos, ofrecen fácilmente 100,000 millas de uso o más. La maquinaria moderna también es duradera y ofrece años de servicio. Por ejemplo, los tractores John Deere, las topadoras Caterpillar y el equipo para carreteras de las décadas de 1950 y 1960 todavía se utilizan en todo el país. La maquinaria de oficina suele quedar obsoleta antes de que se gaste.

Para minimizar o eliminar costosas reparaciones y reemplazos:

14. Rechazar la apelación de la nueva tecnología

Continuamente se introducen nuevos productos, especialmente aparatos electrónicos, con características de vanguardia. Pero antes de sucumbir a la emoción de la publicidad, confirme que las nuevas funciones proporcionarán una mejora significativa del rendimiento en la forma en que utiliza el producto en su negocio.

En la mayoría de los casos, descubrirá que los beneficios no valen el costo adicional. Utilice su equipo existente hasta que no pueda repararse a un costo justificable o hasta que los requisitos del trabajo cambien y requieran equipo actualizado.

15. Compre equipo usado

El equipo usado en buenas condiciones generalmente puede realizar el trabajo necesario, así como una nueva pieza de maquinaria. Si necesita equipo, busque los anuncios y subastas locales en su área, específicamente buscando compañías cuyos activos hayan sido embargados y estén siendo vendidos por el prestamista.

Es posible que pueda comprar equipos usados ​​de calidad para ahorrar hasta un 80% del precio de los equipos nuevos, sin una degradación comparable de la capacidad.

16. Renegociar las deudas fijas para reducir los pagos

En los últimos años, las tasas de interés han bajado. Y como resultado de la recesión, el gobierno federal también ha iniciado una serie de programas para estimular los préstamos bancarios a las pequeñas empresas, así como garantías de la Administración de Pequeñas Empresas de los  Estados Unidos para facilitar los préstamos.

Revise sus líneas de crédito existentes para determinar si podría ser elegible para una tasa de interés más baja o un plazo extendido. Si está disponible, considere agregar una línea de crédito (LOC) que pueda usarse en caso de emergencia. Asegúrese siempre de leer y comprender las condiciones adjuntas a un LOC, incluidos sus costos, duración y cualquier condición para poder usarlo.

17. Retrasar las actualizaciones de productos

Las actualizaciones tecnológicas (software y hardware) ocurren varias veces al año. A menudo, el cambio entre una versión y la siguiente es mínimo o agrega funciones que no utilizará. Sea prudente al comprar o actualizar computadoras de escritorio , teléfonos celulares , etc.

Considere el software de código abierto, que generalmente es gratuito o está disponible para una pequeña donación. Si el software proporciona una mayor seguridad sobre sus datos al frustrar a los piratas informáticos que destruirían sus operaciones comerciales por emociones, debe pensar seriamente antes de decidir no actualizar. La seguridad y la protección siempre son lo primero.

18. Aplazar los pagos a los proveedores

Retrasar el pago a los proveedores hasta la última fecha posible de acuerdo con los términos de la venta. Si no hay multa por pagos atrasados, establezca un ciclo de pago de 45 a 60 días a partir de la recepción de la factura. Si bien es importante frenar la salida de efectivo, es igualmente importante mantener una buena calificación crediticia y relaciones cordiales con los proveedores críticos.

Tenga en cuenta que la demora en el pago puede resultar en un contacto del proveedor que se ha visto afectado. En esos casos, esté atento a que todos los pagos futuros sean los prometidos. Si se ve obligado a retrasar los pagos, comuníquese con el proveedor lo antes posible con una explicación y un plan para ponerse al día con su deuda.

19. Productos de trueque por bienes y servicios

Acérquese a esos proveedores que también son clientes sobre un “comercio” en el que cada empresa recibe la totalidad o una parte de sus respectivos pagos en forma de productos terminados. Dado que el valor de cambio generalmente se establece al precio minorista respectivo de cada empresa, un acuerdo de trueque proporciona efectivamente un “descuento” en una cantidad igual al margen de beneficio neto de su producto y le permite mantener efectivo que de otro modo se utilizaría.

Desde la perspectiva del impuesto sobre la renta , los productos que recibe de sus proveedores deben declararse como ingresos brutos en el año de recepción, mientras que los bienes o servicios que proporciona son un gasto de “costo de bienes”.

20. Utilice efectivo, no crédito, para obtener mayores descuentos

Si bien esta estrategia puede parecer contraria a la necesidad de conservar efectivo, ilustra la necesidad de permanecer flexible en todo momento en todo tipo de entorno de mercado. Durante tiempos difíciles, los objetivos de sus proveedores pueden ser crear la mayor reserva de efectivo posible, priorizando el efectivo sobre las ganancias.

En esos casos, pueden ofrecer grandes descuentos en sus precios a cambio de efectivo. Si el mayor descuento justifica el uso de efectivo, tómelo.

Del mismo modo, si paga en efectivo por compras pequeñas, negocie un descuento adicional con los vendedores, ya que les está ahorrando la tarifa de procesamiento de la tarjeta de crédito. Si no están dispuestos a dar un descuento, use tarjetas de crédito para el pago, pero pague los cargos a la compañía de la tarjeta de crédito antes de que los intereses se carguen en la cuenta.

Si usa una de las mejores tarjetas de crédito para pequeñas empresas , recibirá recompensas adicionales (millas o puntos para aerolíneas, hoteles y comidas) que le ahorrarán dinero en efectivo en otros lugares.

Conclusiones finales

La verdad de la expresión “el dinero en efectivo es el rey ” en el mundo empresarial nunca ha sido cuestionada. Apple, la compañía que creó productos tan icónicos como el iPhone y el iPad, tiene fama de tener $ 100 mil millones en efectivo a la mano para aprovechar ofertas inesperadas o cubrir gastos cuando las ventas son menores a las esperadas.

La flexibilidad financiera es importante para todas las empresas, especialmente cuando el entorno económico futuro no está claro. Emplear las estrategias de flujo de efectivo recomendadas anteriormente puede aumentar sus saldos bancarios, ampliar la cantidad de opciones estratégicas disponibles para usted como empresa y reducir la probabilidad de que se vea obligado a tomar acciones desagradables o angustiantes.