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Minoristas en línea e impuesto sobre las ventas: obligaciones comerciales según la nueva ley

El 21 de junio de 2018, la Corte Suprema de EE. UU. Emitió un fallo fundamental en South Dakota v. Wayfair, Inc.  El caso se centró en uno de los problemas más polémicos que enfrentan tanto los compradores en línea como los minoristas: si los estados pueden exigir a los vendedores en línea que cobren impuestos sobre las ventas. , incluso cuando no tienen presencia en la jurisdicción.

Como   informa NBC News , cinco de los nueve jueces de la corte votaron a favor de mantener una ley de Dakota del Sur que impone impuestos sobre las ventas en las compras en línea. El fallo legalizó que los gobiernos estatales recauden impuestos sobre las ventas minoristas realizadas por empresas sin tiendas o centros de distribución locales. Anteriormente, a los estados solo se les permitía cobrar impuestos sobre las ventas de aquellos comerciantes con presencia física, o “nexo local”, en la jurisdicción. Esto exime los catálogos de pedidos por correo y los vendedores en línea con sede fuera del estado.

Siguiendo los Wayfair gobernantes, los comerciantes en línea más pequeños  de solopreneurs con sitios web de venta independientes a Etsy y eBay  vendedores  arriostrados para una precipitación fea. “La decisión fue una victoria para las grandes empresas sobre las pequeñas, y creo que si no se hace nada  , y los estados se vuelven más agresivos [en sus políticas fiscales]  , se podría ver a los minoristas familiares quebrarían”, dijo el abogado de impuestos de Tennessee. David Mittelstadt en un artículo de Inc. publicado unas semanas después del fallo.

Si bien aún no se han visto las ramificaciones de Wayfair , los minoristas en línea no tienen por qué reaccionar de forma exagerada. El fallo no es el fin del mundo. Es simplemente el comienzo de una nueva realidad a la que los vendedores en línea pueden adaptarse, y probablemente lo harán. Los minoristas tradicionales de renombre han agregado impuestos sobre las ventas a las transacciones en línea durante años; De todos modos, es hora de que los vendedores más pequeños se pongan al día.

Cómo cobrar y pagar los impuestos estatales sobre las ventas

Al igual que el impuesto sobre las ventas en las compras en persona, el impuesto sobre las ventas en línea es responsabilidad del comerciante cobrarlo. Para los vendedores en línea acostumbrados a desobedecer las leyes locales de impuestos sobre las ventas, esto significa más cumplimiento y mucho más. A continuación, se muestra paso a paso lo que los comerciantes deben saber para cobrar y pagar de manera legal y eficiente los impuestos estatales sobre las ventas en las transacciones en línea con clientes estadounidenses.

1. Determine sus obligaciones estatales de impuestos sobre las ventas

Primero, calcule sus obligaciones de impuestos sobre las ventas en los estados donde hace negocios.

Jurisdicción

Determinar si un estado determinado recauda impuestos sobre las ventas es fácil. Actualmente, solo cinco estados no tienen impuestos estatales sobre las ventas en los libros:

  • Alaska
  • Delaware
  • Montana
  • New Hampshire
  • Oregón

En Alaska, las jurisdicciones locales (ciudades y distritos) pueden cobrar sus propios impuestos sobre las ventas, por lo que querrá consultar con un abogado fiscal local o con las autoridades fiscales locales para garantizar el cumplimiento.

Impuestos

No todos los productos y servicios están sujetos a impuestos. Además, la política fiscal no es uniforme entre los estados. Algunos estados gravan artículos que están exentos de impuestos en otros lugares.

Como regla general, los bienes tangibles no esenciales están sujetos a impuestos sobre las ventas. Los productos que probablemente se consideren “esenciales” y, por lo tanto, no estén sujetos a impuestos sobre las ventas pueden incluir:

  • Alimentos e ingredientes frescos y envasados ​​(pero no alimentos preparados)
  • Ropa (pero no joyas, bolsos y otros accesorios)
  • Medicamentos recetados y de venta libre

Si sospecha que sus productos caen en una zona gris legal, consulte con las autoridades fiscales locales para obtener orientación.

Cómplice legal

Como el primer intento serio en años de cobrar impuestos sobre las ventas de vendedores fuera del estado, la ley de impuestos sobre las ventas en línea de Dakota del Sur fue diseñada para provocar un desafío legal  , y lo hizo. Si bien la ley no tenía mucha compañía cuando se promulgó, es probable que muchos otros estados promulguen leyes similares en los próximos meses y años.

Mientras tanto, los vendedores en línea pueden técnicamente evitar cobrar impuestos sobre las ventas en estados y localidades que no lo exigen explícitamente. Sin embargo, esta es una táctica arriesgada, ya que es poco probable que los pequeños comerciantes sin departamentos de cumplimiento dedicados se mantengan al tanto de las nuevas leyes estatales y locales de impuestos sobre las ventas. Los recursos necesarios para monitorear las más de 10,000 jurisdicciones de impuestos sobre las ventas de EE.

Por esta razón, el mejor curso de acción para los minoristas en línea de cualquier tamaño es asumir que están legalmente obligados a pagar impuestos sobre las ventas en las transacciones con compradores en todas las jurisdicciones que cobran impuestos sobre las ventas. Las plataformas de terceros pueden cobrar impuestos sobre las ventas en nombre de los vendedores del mercado, según un informe de DealNews, lo que reduce la carga de cumplimiento.


2. Regístrese con las autoridades fiscales estatales

A continuación, regístrese con las autoridades fiscales locales donde quiera que planee vender sus productos. En la mayoría de los estados, el departamento de ingresos del estado es responsable de recaudar el impuesto sobre las ventas.

No omita este paso. Cobrar impuestos estatales sobre las ventas sin obtener un permiso del departamento de ingresos local es ilegal, incluso si planea presentar y pagar los impuestos estatales sobre las ventas antes de la fecha límite.

Qué necesita para registrarse

Los departamentos de ingresos estatales requieren cierta información de las empresas que desean vender productos sujetos a impuestos a los residentes. Los requisitos exactos varían según la jurisdicción, pero debe esperar proporcionar:

  • Su número de identificación de empleador (EIN), número de identificación fiscal comercial o ambos
  • Su información de contacto comercial oficial, incluida la dirección postal del agente registrado
  • Tu código NAICS

Ciertos estados requieren información adicional. Por ejemplo, Illinois solicita a los minoristas que proporcionen las direcciones de todas las ubicaciones dentro del estado desde las que se pueden enviar sus productos. Este requisito se aplica tanto a las ubicaciones de envío directo (como las tiendas UPS minoristas) como a los centros logísticos de terceros (como los almacenes de Amazon).

Es posible que deba pagar una tarifa de registro con su solicitud. Las tarifas varían, pero suelen ser bastante bajas. Colorado es de $ 16, por ejemplo.

Registro en línea

La mayoría de los departamentos de ingresos han simplificado razonablemente los procesos de registro en línea. Si se registra en línea, debería recibir su permiso oficial dentro de unos días hábiles, aunque los plazos varían según el estado y el volumen de solicitudes.

Registrarse por correo

Si no puede registrarse en línea, o prefiere no hacerlo, puede registrarse por correo. Deberá proporcionar la misma información en los mismos formularios; la única diferencia sustancial es que deberá esperar varias semanas para el procesamiento.

Mantener el cumplimiento continuo

Una vez que tenga su permiso estatal de impuestos sobre las ventas, puede vender y cobrar legalmente el impuesto sobre las ventas en esa jurisdicción. En el futuro, deberá tener en cuenta cualquier requisito de cumplimiento continuo, como informar y presentar los impuestos estatales sobre las ventas antes de los plazos aplicables.

En algunos estados, es posible que también deba mantener actualizado su permiso de impuestos sobre las ventas; por ejemplo, Colorado requiere una renovación cada dos años. Consulte con el departamento de ingresos de cada estado para conocer las fechas límite para renovar los permisos.

Subcontratación del registro de impuestos sobre las ventas

Si el proceso de solicitud y renovación de permisos fiscales estatales requiere demasiado tiempo para su pequeña tienda, considere la posibilidad de subcontratar el trabajo. Es una opción mucho más costosa; TaxJar , un servicio de referencia de terceros, aconseja a los vendedores que esperen pagar alrededor de $ 100 por registro estatal. Si planea registrarse con todas las autoridades tributarias estatales de los EE. UU., Incluido Washington, DC y excluyendo a Puerto Rico y los territorios menores de los EE. UU., Eso es una factura total de aproximadamente $ 4,600.

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3. Calcular y recaudar impuestos sobre las ventas

Estados Unidos es una mezcolanza de miles de distritos fiscales estatales, locales y especiales. Afortunadamente, no tiene la obligación personal de realizar un seguimiento de las distintas tasas impositivas que se cobran en todas las jurisdicciones en las que vende. Prácticamente todos los paquetes de comercio electrónico están equipados para hacer esto en su nombre.

El proceso de configuración de la recaudación de impuestos sobre las ventas varía según la suite. TaxJar tiene un práctico conjunto de guías para varias suites importantes, incluidas Shopify, Square, eBay y Amazon. A pesar de que estas suites automatizan en gran medida la recaudación de impuestos sobre las ventas, es aconsejable que verifique con los departamentos de ingresos estatales y municipales para confirmar que está recaudando la cantidad adecuada de impuestos sobre las ventas. La mayoría de los estados tienen sistemas en línea parcial o totalmente automatizados para hacerlo. Por ejemplo, el Departamento de Impuestos y Finanzas del Estado de Nueva York tiene una herramienta digital de búsqueda de impuestos sobre las ventas y varias publicaciones que describen las tasas de impuestos locales .

Impuestos basados ​​en el origen y en el destino

Incluso si no necesitan calcular las tasas impositivas locales manualmente, los vendedores en línea pueden beneficiarse al comprender la distinción entre impuestos basados ​​en el origen y el destino.

Aproximadamente una docena de estados, incluidos Texas e Illinois, imponen impuestos basados ​​en el origen, que es la más simple de las dos opciones para los vendedores. Bajo los regímenes basados ​​en el origen, los compradores siempre pagan el impuesto sobre las ventas a la tasa que se cobra en el punto de origen. Por lo tanto, si envía toda su mercancía desde una sola tienda UPS en Dallas, pagará la misma tasa de impuesto sobre las ventas en todas las transacciones con compradores con sede en Texas, ya sea que vivan en El Paso, Beaumont, Brownsville o Amarillo. . Del mismo modo, si realiza envíos a todos los compradores con sede en Illinois desde un único almacén de Amazon en el área de Chicago , pagará la tasa de impuestos aplicable en esa localidad.

La mayoría de los estados imponen regímenes basados ​​en el destino. Los impuestos basados ​​en el destino son más predecibles para los compradores, ya que significa que siempre pagan la misma tasa de impuesto a las ventas. Para los vendedores, sin embargo, los regímenes basados ​​en el destino requieren más cumplimiento y auditorías. Incluso si su paquete de comercio electrónico recauda automáticamente los impuestos sobre las ventas a las tarifas de destino, querrá verificar las cobranzas reales con las tarifas publicadas por las autoridades fiscales estatales para confirmar la precisión.

Recaudación de impuestos en origen y destino

Dependiendo de las políticas estatales y locales en el destino de envío, es posible que los comerciantes basados ​​en el origen que venden a través de las fronteras estatales deban cobrar impuestos de origen y destino. Por ejemplo, si envía su mercancía desde una tienda UPS en Filadelfia (Pensilvania es un régimen basado en el origen) a un comprador en  Miami  (Florida es un régimen basado en el destino), le cobraría al comprador la tasa impositiva combinada. en ambos destinos.

Recuerde, en ausencia de leyes estatales y locales que exijan la recaudación de impuestos sobre las ventas por parte de vendedores remotos, es posible que pueda evitar recaudar impuestos a la tasa de destino. Sin embargo, deberá supervisar cuidadosamente la política local para asegurarse de que cumple con las nuevas leyes de impuestos sobre vendedores remotos que surjan.

Dejar de lado las recaudaciones de impuestos sobre las ventas

No está obligado a remitir las recaudaciones estatales de impuestos sobre las ventas de forma continua. Dependiendo de la jurisdicción, puede esperar remitir las recaudaciones de impuestos sobre las ventas mensualmente, trimestralmente o anualmente.

Mientras tanto, deberá apartar y conservar sus cobros de impuestos sobre las ventas. Configure una nueva cuenta bancaria para este propósito exclusivo y realice depósitos regulares a medida que recauda impuestos. Busque cuentas que devengan intereses que no cobren tarifas de mantenimiento mensuales para los clientes que cumplan con ciertos criterios, como depósitos directos regulares o saldos diarios mínimos.


4. Presentar y remitir impuestos sobre las ventas

Suponiendo que está utilizando un paquete de contabilidad o comercio electrónico que rastrea automáticamente las recaudaciones de impuestos sobre las ventas, debe tener un total acumulado exacto de sus recibos de impuestos sobre las ventas en cualquier momento dado.

Nuevamente, le conviene verificar sus recibos con las tasas de impuestos estatales y locales reales para asegurarse de que está recaudando la cantidad adecuada de impuestos de cada comprador. Cuanto antes descubra una discrepancia, antes podrá abordar cualquier déficit o exceso.

Declaración de impuestos estatales sobre las ventas

Las declaraciones de impuestos sobre las ventas comerciales ayudan a los departamentos de ingresos estatales y locales a controlar a los comerciantes que venden bienes y servicios sujetos a impuestos dentro de sus jurisdicciones. Esto es esencial para la elaboración de presupuestos y la aplicación de impuestos. Los comerciantes más nuevos que solo estén familiarizados con el proceso de declaración de impuestos personales podrían sorprenderse al saber que no siempre se requiere que las empresas remitan fondos con declaraciones de impuestos sobre las ventas.

Una declaración de impuestos sobre las ventas sin una remesa adjunta se conoce como una “devolución cero”. Preste especial atención a los requisitos de devolución cero. No todas las jurisdicciones exigen devoluciones cero, pero las que lo hacen se toman en serio el cobro de multas y multas por mora de las empresas que no cumplen.

Después de procesar sus registros iniciales, la mayoría de las jurisdicciones informan a los comerciantes sobre la frecuencia de presentación requerida y las fechas de vencimiento. Es posible que se requieran presentaciones mensuales, trimestrales o anuales, según la política de la jurisdicción y su obligación tributaria mensual promedio. Las mayores obligaciones fiscales generalmente significan presentaciones más frecuentes.

En los regímenes basados ​​en el destino, no se le pedirá que presente declaraciones por separado con cada ciudad o condado en el que venda; su declaración estatal debe tener en cuenta los impuestos de distrito locales y especiales, si corresponde. Sin embargo, algunos estados basados ​​en el destino requieren que enumere todas las jurisdicciones fiscales locales y especiales en las que realizó una venta. El estado de Washington es conocido por esto debido a su inusualmente alto número de regímenes fiscales locales y exigentes requisitos de presentación de informes. Consulte con los departamentos de ingresos estatales y locales para confirmar sus obligaciones en este frente.

En la mayoría de las jurisdicciones, puede presentar los impuestos sobre las ventas en línea. La presentación manual de impuestos estatales sobre las ventas de forma mensual, trimestral o incluso anual puede requerir muchos recursos, por lo que los comerciantes más grandes pueden encontrar rentables las suites de automatización de impuestos. Por ejemplo,  Avalara TrustFile  brinda a los usuarios informes, cobros y un número ilimitado de declaraciones de impuestos estatales mensuales por $ 3,000 por año. Taxify ofrece precios anuales comparables para un plan prácticamente ilimitado.

Envío de impuestos estatales sobre las ventas

Si tiene una obligación de impuestos sobre las ventas estatales o locales en un período de presentación determinado, debe remitir la cantidad correspondiente de impuestos antes de la fecha límite de pago, que generalmente coincide con la fecha límite de presentación. Muchos estados le permiten pagar mediante transferencia electrónica de fondos (EFT) o transferencia bancaria.

Preste mucha atención a las multas o cargos por intereses por pagos atrasados, ya que estos pueden ser elevados y, a menudo, acumularse sin período de gracia. Además, asegúrese de tener en cuenta los descuentos por pago anticipado. Más de 20 estados permiten que los comerciantes se queden con una pequeña parte de sus obligaciones fiscales totales sobre las ventas  , generalmente menos del 2%  , cuando pagan antes de la fecha límite mensual, trimestral o anual.

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Conclusiones finales

El abolicionista Theodore Parker dijo una vez: “No pretendo comprender el universo moral; el arco es largo … Y por lo que veo, estoy seguro de que se inclina hacia la justicia “.

Incluso después de que la Corte Suprema de los EE. UU. Dictaminó que los alojamientos públicos separados eran inconstitucionales en la decisión fundamental de Brown contra la Junta de Educación de 1954, tomó otras dos décadas  , y numerosas intervenciones de las autoridades estatales y federales  , borrar los últimos vestigios legales de Jim Crow. Aunque el asunto que nos ocupa en  South Dakota v. Wayfair, Inc.  carece de la urgencia moral de Jim Crow, su arco histórico ha sido igual de insignificante. Wayfair tardó cinco décadas en anular el precedente establecido en 1967 en  National Bellas Hess Inc. contra el Departamento de Ingresos de Illinois  y confirmado en 1992 en  Quill Corp. contra Dakota del Norte .

La ventaja del ritmo glacial de la Corte Suprema es que es probable que el precedente establecido por  Wayfair dure  años, si no décadas. Independientemente del equilibrio que se alcance en los años venideros, la incertidumbre es algo de lo que tanto los consumidores como los comerciantes no deberían tener que preocuparse.

¿Vende bienes o servicios en línea? ¿Siente que comprende su responsabilidad de cobrar el impuesto estatal sobre las ventas?

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