Cómo escribir y distribuir un comunicado de prensa que obtenga resultados
¿Está interesado en escribir un comunicado de prensa para promover su pequeña empresa? Los comunicados de prensa son esencialmente documentos que las empresas, las personas y las organizaciones sin fines de lucro utilizan para anunciar noticias y captar la atención de los medios. Dado que tanto los medios tradicionales como los no tradicionales siempre necesitan algo sobre lo que escribir, los comunicados de prensa pueden ayudar a los periodistas a encontrar temas sobre los que escribir y, a su vez, ayudar a su empresa a obtener una exposición crucial.
Dicho esto, los muchos comunicado de prensa nunca son utilizados por la prensa, ya que no son adecuados para una publicación en particular o no contienen ninguna noticia interesante. Si va a intentar correr la voz sobre su organización o evento, es crucial comprender cómo elaborar un comunicado de prensa que lo llamará la atención y obtendrá los resultados que desea.
Componentes de un comunicado de prensa eficaz
Para aumentar las posibilidades de que su empresa aparezca en los medios, escriba sobre temas que impacten directa y positivamente a la comunidad. Por ejemplo, si su empresa se está expandiendo, asegúrese de enfocarse en cómo la expansión creará empleos. O si su empresa participa en una recaudación de fondos para una organización benéfica local, resalte esto en su comunicado de prensa e invite a la comunidad a apoyar la causa.
Además, es fundamental incorporar lo siguiente:
1. Un
titular llamativo Para captar la atención de un periodista, es importante que escriba un titular destacado. Después de todo, el papel del titular es animar a un periodista u otro profesional de los medios a seguir leyendo su comunicado de prensa. Por lo tanto, utilice siempre una voz activa en el titular, en lugar de pasiva. Por ejemplo, “La expansión de la empresa aumenta el empleo local en un 500%” es más eficaz que “La empresa ampliará el extremo oeste de la fábrica en 2000 pies”.
2. Un cliente potencial atractivo
Una vez que capte la atención de un periodista al proporcionar un tema que tanto la audiencia de la publicación como el editor encontrarían interesante, es crucial mantener al periodista comprometido. Para hacerlo, escriba una pista (el comienzo de un comunicado de prensa) de tal manera que atraiga los corazones o las mentes de sus lectores. Recuerde responder las preguntas de “quién”, “qué”, “dónde” y “por qué” lo más rápido posible. Además, tenga en cuenta que no tiene que ofrecer una cantidad sustancial de detalles en este punto, eso vendrá después.
3. Citas
Para darle más contenido a su comunicado de prensa, incluya citas de apoyo de individuos y grupos discutidos en el comunicado. Por ejemplo, si su pequeña empresa está organizando un evento que recauda dinero para una organización benéfica específica, incluya citas de los tomadores de decisiones de la organización benéfica y, si es posible, incluya citas de las personas que se verán directamente afectadas por la recaudación de fondos. Las entrevistas breves realizadas por correo electrónico o por teléfono deberían ser suficientes para recopilar todas las cotizaciones que necesita.
Asegúrese de que las citas que utilice sean inteligentes y respalden el objetivo del comunicado de prensa. Además, si hay errores gramaticales en las citas, asegúrese de corregir estos errores sin alterar el contexto.
4. Información de contacto
Asegúrese de incluir información de contacto precisa en su comunicado de prensa para que los periodistas puedan comunicarse con usted o con su organización si tienen preguntas. También incluya información de contacto dirigida a los clientes para que puedan comprar su producto o servicio. Hacia el final del comunicado de prensa, proporcione una propaganda sobre usted o su empresa con respecto a sus antecedentes, misión y servicios.
5. Hechos, estadísticas y respaldos
Para darle sustancia a su comunicado de prensa, incluya estadísticas de respaldo de una fuente confiable en su comunicado de prensa. Por ejemplo, incluya citas del director ejecutivo de su empresa, un analista empresarial experto o incluso un consumidor satisfecho.
6. Uso económico de las palabras Los
periodistas tienen un tiempo limitado, así que mantenga sus comunicados de prensa breves y concisos. Además, si puede usar cinco palabras en lugar de ocho para decir algo, hágalo y limite el tamaño del comunicado de prensa a aproximadamente una página. Un periodista siempre puede llamarlo si necesita más detalles. Sin embargo, si lo desea, puede adjuntar una hoja informativa sobre su empresa como referencia.
7. Exactitud y gramática adecuada
Antes de enviar su comunicado de prensa a los medios de comunicación, asegúrese de que toda la información sea precisa y no esté desactualizada, y que el documento esté libre de errores gramaticales y ortográficos. Es importante que parezca profesional y confiable; solo tiene una oportunidad para causar una excelente primera impresión.
8. Fotografías profesionales
No todas las publicaciones tienen la capacidad de tomar fotografías personales de usted o de su organización. Por lo tanto, es una excelente idea tener fotos de calidad profesional listas para sus contactos de medios. Estas imágenes deben estar en formato JPEG y tener un tamaño de al menos 5000 × 500 píxeles y 72 puntos por pulgada (DPI) para medios en línea, y más para imprimir, lo que a menudo requiere que las imágenes tengan un tamaño de 300 DPI.
Opciones para redactar el comunicado de prensa
Hay varias opciones a la hora de elegir quién redactará su comunicado de prensa. Sea honesto en su evaluación de sus habilidades y de las de su personal, así como del presupuesto de su empresa, al considerar lo siguiente:
1. Escríbalo usted mismo
Si confía en sus habilidades de redacción de relaciones públicas y marketing, escriba el comunicado de prensa usted mismo. Después de todo, nadie conoce su negocio mejor que usted, y ¿qué mejor manera de ahorrar?
2. Contratar a un escritor profesional
Si no posee las habilidades o no tiene el tiempo para escribir un comunicado de prensa, una excelente alternativa es contratar a alguien para que lo escriba por usted. Asegúrese de trabajar con un escritor que tenga mucha experiencia en redacción de negocios y marketing. Para determinar su nivel de experiencia, solicite información relacionada con su trayectoria profesional y también pida muestras directas. Da un paso más y confirma la información profesional de los solicitantes consultando los perfiles de LinkedIn o realizando búsquedas en Google.
Para ubicar a un escritor, solicite a sus colegas una referencia, publique un anuncio en Craigslist o en sitios web de redes sociales , o utilice un motor de búsqueda. Las tarifas para un escritor independiente profesional pueden variar de $ 50 a $ 500 según su nivel de experiencia.
3. Trabaje con una agencia de relaciones públicas
Además de escribir comunicados de prensa, una agencia de relaciones públicas puede trabajar con usted para crear un plan de relaciones públicas a gran escala. Dicho esto, si trabaja con un presupuesto limitado, muchas agencias de relaciones públicas estarán fuera de su rango de precios. En general, las agencias de relaciones públicas trabajan con un anticipo mensual, completando bajo contrato una cantidad determinada de comunicados de prensa y otras tareas de relaciones públicas para usted.
Las agencias de relaciones públicas más pequeñas pueden cobrar menos de $ 1,000 por mes por una cantidad determinada de servicios, incluidos los comunicados de prensa, mientras que una empresa de relaciones públicas boutique más grande puede cobrar hasta $ 10,000 por mes. Sin embargo, tenga en cuenta que hay agencias de relaciones públicas que trabajan proyecto por proyecto.
Cómo promocionar su comunicado de prensa
La promoción es clave para que su comunicado de prensa esté frente a los ojos adecuados y en suficientes escritorios para tener un impacto.
1. Recopile una lista de contactos de medios
Si es del tipo que lo hace usted mismo o si está apuntando a medios locales, puede crear fácilmente su propia lista de contactos de medios. Simplemente anote el nombre, el puesto y el correo electrónico de cada contacto del comunicado de prensa y recuerde actualizar esta lista con regularidad, ya que los editores a menudo cambian de puesto de trabajo dentro de las empresas.
Para enviar un comunicado de prensa, simplemente envíe el comunicado por correo electrónico al editor correspondiente. Asegúrese de incluir el comunicado de prensa y la foto adjunta en el cuerpo del correo electrónico y no como un archivo adjunto. Para aumentar las posibilidades de que se abra su correo electrónico, incluya el título del comunicado de prensa en la línea de asunto del correo electrónico.
2. Compre un directorio
Una excelente manera de obtener acceso a muchos contactos específicos es comprando una lista de directorio. Con los directorios, puede elegir información de contacto de medios general o más especializada. Por supuesto, el precio de estos directorios puede variar significativamente. Algunos directorios populares incluyen el directorio de medios de Burelle ($ 60 a $ 1,000) y los directorios de Bacon’s Information, Inc. ($ 425 a $ 1,350).
3. Utilice un servicio de distribución de comunicado de prensa
Las empresas como PR Newswire y PRWeb pueden distribuir su comunicado de prensa por una determinada tarifa, que suele oscilar entre $ 100 y $ 500. Estos servicios de distribución crean una base de datos de medios personalizada y distribuyen comunicados de prensa a los contactos adecuados.
Conclusiones finales
Una vez que obtenga la atención de los medios, es importante que su empresa esté preparada para la atención y la posible afluencia de negocios que puede resultar de la atención de los medios. Esté disponible, devuelva las llamadas rápidamente y asegúrese de tener suficiente personal, ancho de banda y producto disponible. De lo contrario, tanto los periodistas como los patrocinadores pueden frustrarse fácilmente y compartir información negativa sobre sus experiencias.
Además, después de que un periodista en particular publica una historia sobre usted y su negocio, es importante mantenerse en contacto. La publicidad no es algo que se hace una sola vez y, para tener éxito, le conviene seguir enviando comunicados de prensa interesantes y relevantes y consejos de expertos a su lista de contactos.
¿Qué otros consejos puede sugerir para elaborar y distribuir un comunicado de prensa exitoso?
