Trabajos y profesiones

20 consejos de comunicación para equipos que trabajan de forma remota

¿Debería haber una diferencia entre cómo interactúa con sus empleados en persona y cómo interactúa con ellos digitalmente? Absolutamente.

Las interacciones virtuales carecen de algunas de nuestras herramientas de comunicación más sutiles e importantes, como el lenguaje corporal, el tono de voz y la conciencia espacial en relación con los demás, como si un compañero de trabajo está tomando notas o desplazándose por su teléfono. Como gerente remoto o propietario de un negocio, depende de usted asegurarse de que sus empleados se comuniquen de manera efectiva y eficiente, mientras se sienten respaldados en sus funciones y como si fueran parte de su equipo.

Sugerencias de comunicación para equipos remotos

A continuación, se incluyen algunos consejos que puede utilizar para mejorar y perfeccionar las técnicas de comunicación que utiliza en su lugar de trabajo remoto.

1. Invierta en herramientas de comunicación remota

En un equipo remoto, confía en el software para reemplazar las conversaciones e interacciones en persona. Cuanto mejor sea el software, más fácil será para los miembros de su equipo de usar y adaptarse. Apéguese a herramientas populares y conocidas que le brinden actualizaciones frecuentes, noticias y soporte técnico a usted y a su personal.

Esto hará que sea más fácil navegar por cualquier problema o cambio e incorporar a los nuevos empleados porque probablemente estarán familiarizados con las herramientas de comunicación más populares.

Busque en diferentes plataformas para diferentes propósitos, como administración de proyectos, videollamadas y mensajería, para encontrar las aplicaciones que tengan sentido para su negocio y su equipo.

Algunas de las plataformas de comunicaciones más frecuentes para equipos remotos incluyen:

Compre suficientes suscripciones para todo su equipo y proporcione instrucciones de acceso y configuración para cada nuevo empleado o cada vez que agregue o cambie un método de comunicación.

2. Proporcione hardware de alta calidad

El hardware que proporciona a sus trabajadores remotos es esencial cuando se trata de una buena comunicación entre su personal. Ya sea que envíe hardware a los nuevos empleados o proporcione una asignación para gastos, debe asegurarse de que su equipo remoto esté equipado para una comunicación efectiva.

Puede facilitar y fomentar una comunicación fluida dentro de su equipo proporcionando:

Una computadora portátil o de escritorio
Una cámara web y un micrófono de alta calidad.
Auriculares o audífonos
Un mouse y un teclado

El hardware de alta calidad puede ayudar a evitar dificultades técnicas, conexiones deficientes y señales de audio y video deficientes, todo lo cual hace que la comunicación virtual sea ardua y problemática.

Al brindarle a su equipo las herramientas que necesitan para tener éxito, usted se beneficia de mejores experiencias de comunicación virtual y menos tiempo perdido debido a fallas en el hardware.

3. Aclare las expectativas sobre la disponibilidad

Con una fuerza laboral remota, es común que los miembros del personal se distribuyan en diferentes estados o incluso países. Y, como ocurre con muchos equipos remotos, es probable que todos elijan su propio horario mientras trabajan en varias zonas horarias, lo que significa que diferentes empleados remotos están disponibles en diferentes momentos.

Aunque puede parecer mucho para hacer malabares, es importante que conozca las diferentes zonas horarias en las que trabajan sus empleados y que aclare sus expectativas sobre cómo manejan comunicaciones como correos electrónicos, mensajes y llamadas fuera de su trabajo preferido. horas.

Por ejemplo, cuando programa una reunión a las 4:00 p. M. De su horario, pero son las 7:00 p. M. Para uno de los miembros del personal, ¿se espera que asista aunque ya haya trabajado un día completo? ¿Qué pasa cuando reciben un mensaje o correo electrónico fuera de su propio horario de oficina, pero dentro de otro miembro del personal?

Sea claro y directo sobre cómo espera que su personal trabaje dentro de las diferentes zonas horarias para que puedan ajustar sus horarios y horarios para adaptarse a las necesidades de su negocio.

4. Utilice el método de comunicación adecuado para el trabajo

Muchos lugares de trabajo remotos se bloquean al usar el mismo método de comunicación para todo. Tal vez sea una oficina centrada en videos, o tal vez prefiera Slack. Pero es vital que utilice el método de comunicación que mejor se adapte a la tarea en cuestión.

Determine qué métodos de comunicación prefiere utilizar para qué tareas y utilice diferentes herramientas a su favor. Por ejemplo, las videoconferencias son excelentes para sesiones de lluvia de ideas, mientras que los canales de mensajería instantánea se pueden usar para compartir información básica o hacer preguntas directas. Puede enviar preguntas o solicitudes urgentes por mensaje de texto, pero mensajes menos oportunos que pueden esperar hasta el próximo día laboral por correo electrónico o Slack.

Tómese el tiempo para definir qué canales debe usar su equipo para qué tipo de tareas y mensajes. Esto garantiza que todos se mantengan involucrados y activos en las conversaciones relacionadas con el trabajo, al tiempo que alivia la necesidad de que los empleados monitoreen el correo electrónico o Slack en todo momento del día y de la noche para evitar perderse algo importante. Además, ayuda a reducir el agotamiento o el aburrimiento por usar los mismos métodos una y otra vez, o por sentarse a una videoconferencia que debería haber sido un correo electrónico.

5. Programe registros constantes

Uno de los mayores desafíos en la gestión de un equipo remoto es descubrir cómo sustituir el tiempo cara a cara con videollamadas y llamadas telefónicas.

Programe controles constantes y frecuentes con cualquiera de los miembros de su personal que trabajen desde casa. Esto podría significar tener una videoconferencia individual semanal o enviar breves mensajes de registro a diario, según el empleado y su función.

Tenga algunas preguntas para hacer, como si necesitan ayuda con sus tareas actuales o qué tipo de progreso se ha logrado en un proyecto específico, así como cómo lo están haciendo.

Incluso si la conversación solo dura cinco minutos, todavía ayuda a crear una conexión entre usted y sus trabajadores remotos y ayuda a evitar malentendidos y malentendidos al brindarles a todos la oportunidad de hacer preguntas o solicitar asistencia.

6.Haga tiempo para divertirse

Trabajar de forma remota significa que se pierde todas las interacciones en persona que vienen con una oficina. Esto dificulta que los miembros del personal se conozcan y participen en eventos sociales. Pero todavía hay muchas formas de alentar a los trabajadores remotos a divertirse juntos, al mismo tiempo que apoya la formación de equipos y el compromiso de los empleados.

Muchos equipos remotos se vuelven creativos al realizar actividades sociales como:

Creación de canales de mensajería para chats de enfriadores de agua, intercambio de recetas, memes, bromas y más
Organizar concursos y actividades virtuales
Tener happy hours de videoconferencia
Jugar juegos en línea
Programar almuerzos de equipo o pausas para el café
Organizar celebraciones virtuales para las vacaciones de temporada

7. Sea consciente de su lenguaje corporal virtual

El lenguaje corporal puede decirte mucho sobre lo que alguien quiere decir cuando tienes una conversación en persona. Desde enfatizar un punto hasta comunicar entusiasmo o desacuerdo, muchas de estas colas sutiles se pierden en los chats de video porque una cámara web se enfoca en su rostro y no siempre muestra claramente la postura, los gestos o dónde están enfocados sus ojos.

Cuando realice una videoconferencia con el personal, haga contacto visual, siéntese derecho y use sus palabras para respaldar sus sentimientos y explicar lo que está haciendo.

Por ejemplo, si está tomando notas para poder hacer referencia a ellas más tarde, avísele a los demás para que comprendan por qué no está mirando a la cámara. O, si realmente le gusta una idea pero no está seguro de si sus expresiones faciales se traducen correctamente, exprese su interés y apoyo a la sugerencia.

Puede ser difícil concentrarse en una persona en un chat de video, especialmente cuando hay varios empleados presentes, así que asegúrese de reforzar su lenguaje corporal con declaraciones claras para que los miembros de su personal sepan cuál es su posición.

8. Comunicarse conscientemente

Debido a que no puede confiar en el lenguaje corporal o las interacciones en persona en un lugar de trabajo remoto, debe ser consciente de cómo se comunica con sus empleados en lo que respecta a su tono, lenguaje y tiempo de respuesta a los mensajes directos y correos electrónicos.

Por ejemplo, decirle a alguien que lo ha hecho bien en un texto escrito no siempre es tan sencillo como parece. La forma en que escribe su mensaje puede afectar la forma en que se interpreta. Considere cómo lee estas variaciones:

¡Buen trabajo en el último informe que entregó!
Buen trabajo en el último informe que entregó
Buen trabajo en el último informe que entregó 🙂
Buen trabajo en el último informe que entregó …
hey, buen trabajo en tu última reprot

Como puede ver, la puntuación y la ortografía que utilice pueden tener un efecto considerable en la forma en que un empleado puede leer su mensaje. Elija la puntuación y la redacción cuidadosamente y siempre revise antes de presionar enviar.

Otro consejo es hacer todo lo posible para responder a los mensajes de manera oportuna. Como propietario o gerente de un negocio, tiene mucho en su plato. Pero, dependiendo de la plataforma, los empleados pueden ver cuándo ha recibido un mensaje y cuándo está en línea, por lo que si le hacen una pregunta o le envían algo para revisar, haga todo lo posible para al menos reconocerlo en lugar de no responder al todas.

Si no tiene tiempo para responder la pregunta de inmediato, dígalo. Saber que recibió el mensaje y que llegará a él cuando tenga tiempo le permitirá al empleado pasar a otras tareas en lugar de esperar a que usted responda con la esperanza de que usted las responda de inmediato.

Si usa emojis, gifs o memes cuando se comunica con el personal, asegúrese de que sean apropiados, relevantes y fáciles de entender. No todo el mundo obtendrá referencias de tu programa de televisión favorito, así que en caso de duda, mantén un mensaje claro y directo.

9. Comprender la comunicación sincrónica y asincrónica

Es posible que no se dé cuenta, pero probablemente utilice la comunicación asincrónica y sincrónica en su lugar de trabajo remoto todo el tiempo.

La comunicación sincrónica es cuando tiene una conversación en tiempo real, ya sea por teléfono, a través de una videoconferencia o en persona. Se espera que los miembros del equipo respondan de inmediato y participen activamente en una discusión. Aunque la comunicación sincrónica puede programarse o ser espontánea, se usa con mayor frecuencia para reuniones, sesiones de lluvia de ideas y capacitación.

La comunicación asincrónica es cuando una conversación puede tener lugar durante un período de tiempo debido al método de comunicación que utiliza: piense en correos electrónicos, mensajes directos, cartas enviadas por correo o comentarios y etiquetas en herramientas de gestión de proyectos o documentos digitales. La correspondencia no está programada y no es necesario que tenga lugar entre dos o más personas al mismo tiempo.

Los lugares de trabajo remotos más exitosos encuentran un equilibrio saludable entre la comunicación sincrónica y asincrónica. Sea consciente de qué método utiliza, y cuándo, para ayudarlo a manejar varias zonas horarias, mejorar la administración del tiempo y desarrollar una estrategia para sus mejores prácticas de comunicación remota.

10. Crear documentación para las mejores prácticas de comunicación

Cuando se trata de lugares de trabajo remotos, las herramientas, expectativas y mejores prácticas varían de una empresa a otra. Aunque la forma en que su equipo se comunica digitalmente puede parecerle estándar, los recién llegados pueden sentirse de manera diferente.

Para preparar al nuevo personal para el éxito y asegurarse de que todos estén en sintonía, cree documentación para los canales y métodos de comunicación que utiliza, junto con las mejores prácticas y expectativas en su lugar de trabajo.

Por ejemplo, ¿cuándo deberían los miembros del personal utilizar Slack en lugar de correo electrónico, y con qué rapidez espera que respondan? ¿Deben hacerse preguntas relacionadas con el proyecto en un mensaje privado o en un canal grupal?

Analice cómo usa los diferentes métodos de comunicación y cuándo los usa durante el proceso de incorporación de empleados para ayudar a los nuevos empleados a comprender cómo interactuar con su equipo, evitar errores de comunicación accidentales y agilizar su flujo de trabajo.

11. Comuníquese con claridad

El lenguaje sencillo es clave cuando se trata de conversaciones digitales. Debido a que el tono, el lenguaje corporal y los factores ambientales se pierden durante las discusiones virtuales, debe confiar en el lenguaje que usa para transmitir sus mensajes a los miembros del personal de la manera correcta.

A continuación, se incluyen algunos consejos que puede utilizar:

No seas vago. Dé respuestas específicas a las preguntas e incluya fechas, horas y otros detalles cuando sea relevante.
Asegúrese de comprender una pregunta o solicitud antes de responderla leyéndola más de una vez.
Revise sus respuestas para asegurarse de que sean correctas y de que brinden la información necesaria.
Si una conversación es demasiado complicada para tenerla por correo electrónico o mensajería, programe una llamada telefónica o un chat de video.
Manténgase en el tema hasta que se responda la pregunta y todos estén en la misma página.
Dé a los empleados la oportunidad de hacer preguntas y ofrézcales oportunidades para hacerlo.

De hecho, puede ser útil comunicar en exceso ciertos detalles, como sus expectativas, plazos, comentarios y nuevos procedimientos o mejores prácticas. Esto reduce el margen de error y hace que la información importante sea difícil de perder o ignorar.

12. Fomentar los debates y la colaboración

Muchas buenas ideas y soluciones a problemas son producto de conversaciones improvisadas entre miembros del personal de diferentes departamentos o antecedentes. Anime al personal a tener discusiones y colaborar entre sí, incluso si están trabajando en diferentes proyectos. No solo creará camaradería entre sus empleados, sino que también ayudará a mantener a todos comprometidos y al tanto de lo que sucede dentro de su empresa.

Aunque algo de esto puede suceder de forma natural, crear oportunidades para que el personal interactúe entre sí de manera profesional permitirá que las discusiones y la colaboración se conviertan en parte de la cultura de su lugar de trabajo. Pruébelo configurando reuniones virtuales para la puesta en marcha de proyectos, actualizaciones del personal o sesiones de comentarios de la empresa.

13. Cree una cultura de empresa virtual

Su equipo puede ser remoto, pero eso no significa que no pueda tener su propia cultura empresarial. La cultura del lugar de trabajo no se trata solo de los dispositivos y las ventajas de la oficina, se trata de los valores de la empresa, las técnicas de comunicación y lo flexible o restrictivo que eres.

Por ejemplo, si pone mucho énfasis en la calidad sobre la cantidad cuando se trata de entregables, o si ofrece horarios flexibles y vacaciones ilimitadas, eso tiene un impacto significativo en el talento que atrae y en cómo los miembros de su personal trabajan y se comportan mientras están en el reloj.

Alternativamente, si tiene plazos estrictos establecidos para cargas de trabajo pesadas y espera que los trabajadores remotos se adhieran a horas específicas de inicio y finalización cada día, presentará la cultura de su empresa bajo una luz diferente.

Independientemente de cómo elija construir y fomentar la cultura de la empresa, hágalo de manera deliberada y reflexiva para que refleje y respalde con precisión los valores, la moral y las prioridades de su lugar de trabajo.

14. Utilice la comunicación visual

Las herramientas de comunicación visual como infografías, presentaciones, videos, presentaciones de diapositivas, diagramas de flujo y gráficos son formas excelentes de ilustrar nuevos conceptos, ideas y resultados de proyectos. También brindan a todos una nueva forma de digerir la información que de otro modo se presenta en texto o por palabra, lo que puede ser un cambio bienvenido para los trabajadores a distancia.

Los diseños visualmente agradables también pueden hacer que el contenido difícil, como el material de recursos humanos o los manuales técnicos, sea más fácil de leer y comprender, por lo que debe involucrar a su equipo de diseño para que sea más fácil trabajar y absorber el material escrito.

15. Confíe en su equipo remoto

Como gerente remoto o propietario de un negocio, no puede ver quién llega tarde a la oficina todos los días o quién pasa demasiado tiempo charlando en el enfriador de agua. Pero eso es algo que debe dejar de lado si planea administrar un equipo de empleados virtuales .

La microgestión del personal externo al registrarse con demasiada frecuencia o esperar que estén disponibles para responder a todas y cada una de las comunicaciones en el lugar de trabajo de inmediato, tendrá un impacto negativo tanto en la cultura de la empresa como en la tasa de rotación.

Y aunque puede usar aplicaciones de seguimiento del tiempo y verificar las estadísticas de mensajería para monitorear cuándo están trabajando sus empleados, es mejor enfocarse en la calidad del trabajo que un empleado aporta y si está cumpliendo con sus expectativas profesionales. Si sus empleados realizan un gran trabajo a tiempo y dentro del presupuesto, probablemente no tenga que preocuparse por si trabajar desde casa está afectando su productividad.

Si elige usar aplicaciones para monitorear las horas de trabajo o la productividad de los empleados, no se exceda. Use lo que necesita para asegurarse de que su negocio funcione sin problemas sin hacer un trabajo adicional para sus empleados o infringir su privacidad o tranquilidad.

16. Evite las reuniones innecesarias

Como se mencionó, los equipos remotos a menudo trabajan en diferentes zonas horarias y establecen sus propias horas de trabajo, lo que puede dificultar que todos se reúnan a la vez para una reunión. Demasiadas reuniones pueden provocar desconexión, fatiga y agotamiento entre el personal. Por eso es importante asegurarse de reunirse cuando tenga sentido y utilizar otros métodos de comunicación cuando no lo tenga.

Para evitar reuniones innecesarias, pruebe algunos de estos consejos:

Programe reuniones con anticipación y para un propósito específico
Involucrar solo a los miembros del personal necesarios
Establezca límites de tiempo para mantener el rumbo de las reuniones
Limite la cantidad de reuniones que tiene en un día
Hacer que ciertas reuniones sean opcionales
Encuentre un equilibrio entre reuniones serias y casuales
Tómese un tiempo para los uno a uno
Utilice llamadas telefónicas, mensajes directos o correos electrónicos como sustitutos cuando sea posible

Si no está seguro de si tiene demasiadas reuniones o muy pocas, inicie una discusión con su personal para ver qué piensan. Descubra qué reuniones son las más útiles, cuáles requieren algunos ajustes y cuáles puede eliminar por completo.

17. Sea respetuoso con los diferentes espacios de trabajo

Algunos trabajadores remotos tienen oficinas en el hogar dedicadas, mientras que otros tienen que usar un área multifuncional como una cocina, una sala de estar o un dormitorio. Y los espacios multifuncionales pueden venir con camafeos de cónyuges, mascotas, niños o compañeros de cuarto durante las videollamadas. Aunque es razonable esperar que sus empleados se comporten de manera profesional mientras están frente a la cámara, recuerde que muchas interrupciones no son planificadas y son parte del curso cuando se trata de usar su hogar como oficina.

Tenga en cuenta que, como empleador remoto, experimenta la vida hogareña de su empleado de una manera que la mayoría de los jefes en la oficina no experimentan. Sea respetuoso con su hogar y su espacio, y solo mencione los problemas que vea que afecten la productividad o el profesionalismo en lugar de comentarios relacionados con su decoración personal o cómo es el área de su oficina.

Y, si nota que ciertos aspectos de la oficina en casa de su empleado podrían usar una actualización como una nueva cámara, micrófono o escritorio, considere proporcionar un presupuesto de gastos de la oficina en casa para que lo usen. O dar a estos artículos como regalos . No solo mejorará su experiencia laboral, sino que también mejorará la suya al aumentar la calidad de video y audio de su equipo para reuniones y presentaciones.

18. Encuentre formas de celebrar éxitos e hitos

Como empleador remoto, es posible que no pueda llevar a un empleado a comer para celebrar un hito profesional como el final de un proyecto importante o un aniversario laboral, pero todavía hay muchas formas de marcar los logros. Y hacer hincapié en observar los logros puede ser de gran ayuda para construir y mantener la moral de los empleados.

Aquí hay algunas ideas que puede probar:

Tener un almuerzo virtual
Envíe entregas de galletas o cupcakes a los empleados
Organice una reunión de equipo divertida y ofrezca premios para juegos y concursos
Envíe tarjetas de regalo digitales
Envíe una botella de vino o licores
Tenga una conversación personal con su empleado y agradézcale sinceramente por sus contribuciones y su arduo trabajo.

19. Reúnase cara a cara

Reunirse en persona no siempre es una posibilidad, pero debe aprovecharla cuando lo sea. Algunos lugares de trabajo remotos planifican viajes o retiros anuales para que los miembros del personal asistan, mientras que otros llevan trabajadores remotos a la oficina para la incorporación de proyectos, reuniones de fin de año o capacitación.

Cuando pueda, y cuando tenga sentido, reúna al personal para que se reúnan cara a cara. Esto puede ayudar a forjar amistades y fortalecer las relaciones laborales, además de brindar a los empleados remotos la oportunidad de socializar y sentirse parte de un equipo más grande.

20. Comprenda las diferencias entre el trabajo remoto y el trabajo en la oficina

Si es un gerente en la oficina que tiene personal tanto interno como remoto, haga un esfuerzo para aprender cómo la experiencia de trabajo de su equipo remoto difiere de la de aquellos que trabajan en la oficina. Desde perderse reuniones improvisadas y bromas internas hasta no ser incluido en eventos sociales, el personal remoto puede quedar fuera de muchas interacciones importantes si no se asegura de incluirlas.

Tómese un tiempo para hablar con los trabajadores remotos sobre lo que puede hacer para mejorar y apoyar la inclusión y la comunicación, y haga todo lo posible para dar cabida a las sugerencias más relevantes y útiles. Mantenga informado al personal interno de cualquier cambio en las mejores prácticas o procedimientos para mantener a todos en la misma página y al tanto.

Esto permitirá que su personal trabaje mejor tanto individualmente como en equipo.

Conclusiones finales

Ser un gerente de personal remoto puede llevar algún tiempo acostumbrarse. No siempre es fácil saber cómo adaptar los métodos de comunicación y las mejores prácticas para una fuerza laboral virtual, pero enfocarse en cómo ser inclusivo, consciente y claro es un buen lugar para comenzar.

A medida que agrega a su conjunto de herramientas de comunicación, solicite comentarios de los miembros del personal para averiguar qué está funcionando y qué podría necesitar un ajuste o dos. Esto le ayudará a crear una estrategia de comunicación remota eficaz y eficiente, al mismo tiempo que apoya a su empresa y equipo.

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