Cómo convertirse en notario público: responsabilidades y requisitos

Hay momentos en su vida en los que confiar en la palabra o las garantías de otra persona no es suficiente. Cuando necesite protegerse contra el fraude o el engaño, limitar sus riesgos o crear documentos que afecten sus derechos y habilidades legales, los servicios de un notario público son esenciales.

Un notario público, también conocido como notario público, es un servidor público con licencia estatal que realiza una variedad de funciones relacionadas con documentos oficiales o legales. Los notarios públicos pueden administrar juramentos, servir como testigos de documentos firmados, tomar testimonios bajo juramento (deposiciones) y verificar o certificar documentos oficiales o copias de documentos oficiales.

Los notarios son funcionarios públicos del estado y, como tales, deben ser reconocidos y autorizados por la agencia estatal correspondiente, generalmente el Secretario de Estado, antes de que puedan desempeñar sus funciones. Cada estado tiene requisitos específicos para los notarios públicos y, aunque estas leyes difieren entre los estados, imponen requisitos similares. Aquí está la información esencial que necesita saber sobre los notarios públicos y sus responsabilidades laborales, requisitos y costos.

Responsabilidades de un notario público

Los notarios públicos desempeñan una variedad de funciones relacionadas con el proceso legal. Si bien todos los notarios deben tener una licencia del estado en el que viven o trabajan, los notarios no son funcionarios ni empleados estatales. En cambio, sirven como servidores públicos que brindan una variedad de servicios que están autorizados a realizar según la ley estatal.

Los notarios tienen las mismas responsabilidades generales sin importar dónde se encuentre, aunque las leyes específicas del estado describen los deberes que deben cumplir los notarios. La Oficina del Secretario de Estado de su estado, la Oficina del Secretario del Condado local o una agencia gubernamental similar podrán proporcionar información sobre lo que los notarios pueden y no pueden hacer en su estado.

1. Testimonio y agradecimientos

Gran parte de lo que hace un notario implica verificar que la persona que firma un documento legal es quien dice ser. Este proceso se conoce como reconocimiento o testimonio, y hay tres pasos básicos para la certificación notarial en estos casos.

• Apariencia . En la mayoría de las situaciones, cualquier persona que desee firmar un documento debe presentarse ante el notario en persona. Sin embargo, en algunas situaciones, el firmante puede firmar el documento fuera de la presencia del notario, llevar el documento ante el notario y afirmar o reconocer que la firma es suya. La necesidad de que un notario esté presente físicamente para la firma depende del tipo de documento que se firme. Por ejemplo, la ley estatal puede requerir que un documento específico, como una declaración jurada, deba estar firmado y juramentado o confirmado en presencia del notario. Con otros documentos, como última voluntad y testamento, puede ser suficiente afirmar en presencia del notario que usted firmó el documento y lo hizo por su propia voluntad.
• Identificación . Los notarios públicos no pueden reconocer un documento sin que cada firmante acredite su identidad. Las leyes estatales difieren en los tipos de identificación que los notarios pueden usar para verificar esta información, pero los formularios comunes incluyen licencias de conducir, tarjetas de identificación emitidas por el estado, pasaportes de EE. UU., Tarjetas de identificación de residente extranjero (tarjetas verdes) y tarjetas o documentos similares emitidos por un gobierno. agencia que incluya el nombre del firmante, fotografía y otra información de identificación, como la dirección. Las formas de identificación que no son emitidas por el gobierno o que no tienen una fotografía (como tarjetas de crédito o tarjetas del Seguro Social), generalmente no son suficientes.
• Firma voluntaria . Después de comparecer ante notario y acreditar su identidad, cada firmante deberá firmar el documento y afirmar que lo hace de forma voluntaria.

2. Verificaciones

Una verificación, a veces denominada jurat o verificación mediante juramento o afirmación, es similar a un reconocimiento. Las verificaciones también requieren que demuestre su identidad ante el notario antes de firmar, pero agregue el requisito de que firme el documento solo después de prestar juramento o afirmación de que el contenido, las representaciones o las declaraciones que hizo en el documento son veraces.

Al firmar el documento, el notario le pide que levante la mano y jure o afirme que el contenido del documento es veraz. Jurar la veracidad de un documento implica prometer ante un poder superior que sus declaraciones son veraces, mientras que afirmar implica comprometerse a la veracidad de sus declaraciones sin ninguna referencia a un poder espiritual o religioso. Los firmantes pueden elegir si desean jurar o afirmar según sus preferencias personales.

3. Administración de juramentos y afirmaciones

Algunas situaciones, como testificar en una deposición, requieren que haga un juramento verbal o una afirmación sin firmar ningún documento en presencia del notario. Los notarios pueden administrar juramentos y afirmaciones en estas situaciones, y el proceso es idéntico al utilizado en una verificación, excepto sin la firma.

4. Copias certificadas

Los notarios públicos pueden certificar que las fotocopias de ciertos documentos son copias verdaderas e idénticas de los originales. Estas copias certificadas se pueden usar en lugar del original para cualquier propósito necesario. Por ejemplo, si usted es un residente legal permanente que solicita un trabajo y el trabajo requiere una copia certificada de su tarjeta de residencia, puede llevar su tarjeta de residencia ante un notario y pedirle al notario que haga una copia y la certifique.

Mientras que los notarios pueden certificar una amplia gama de copias de documentos, documentos registrados públicamente –  como documentos de la empresa presentados ante la Secretaría de Estado o transcripciones de los procedimientos judiciales –  sólo pueden ser realizadas por la agencia gubernamental que mantiene los originales.

Servicios notariales, abogados y asesoría legal

Es importante tener en cuenta que un notario público no es un funcionario judicial, abogado o alguien que pueda brindar asesoramiento u orientación legal profesional. Si bien los abogados con licencia pueden convertirse en notarios públicos, convertirse en notario público con licencia no le otorga el derecho de brindar asesoramiento u orientación legal, preparar documentos legales o representar a personas ante un tribunal o en un procedimiento legal. Los notarios públicos solo pueden proporcionar servicios específicos y limitados. Proporcionar asesoramiento o representación legal profesional sin ser un abogado con licencia es un delito.

Por ejemplo, si desea redactar una última voluntad y testamento , debe hacer que su testamento sea firmado por dos testigos adultos competentes. Si hace que los testigos firmen en presencia de un notario que verifica sus identidades, crea lo que se llama un testamento auto comprobante. Los testamentos auto-probables son importantes porque cuando se le pide a un tribunal que determine si su testamento cumple con los requisitos legales de su estado, el tribunal puede aceptar las declaraciones notariadas de los testigos en lugar de exigir a esos testigos que testifiquen que lo vieron hacer o firmar el documento.

Sin embargo, incluso si tiene su testamento firmado y atestiguado en presencia de un notario, ese acto no significa necesariamente que su testamento sea legalmente válido. Para ser considerado válido, un testamento debe cumplir con requisitos legales específicos y la certificación notarial no es uno de ellos. El notario no puede asesorarle sobre si su documento es una última voluntad y testamento legal, ni la certificación notarial del documento garantiza que un tribunal lo aceptará como legalmente válido. Para estar seguro de que su testamento, o cualquier otro documento, es legal, la certificación notarial no es suficiente; debe asegurarse de que el documento cumpla con los requisitos legales pertinentes. Para asegurarse de que sus documentos sean legalmente válidos, debe comunicarse con un abogado para obtener asesoramiento legal.

Requisitos para convertirse en notario público

Si quieres ser notario, deberás cumplir con los requisitos específicos establecidos por tu estado. Estos requisitos difieren entre los estados, pero en general son similares. Puede esperar que el proceso para convertirse en notario demore al menos cuatro semanas, pero posiblemente hasta 10 o más.

1. Elegibilidad

Para ser elegible para convertirse en notario público en cualquier estado, debe cumplir con algunos requisitos básicos.

• Edad . Debes tener al menos 18 años.
• Ciudadanía . Debe ser ciudadano estadounidense o residente legal extranjero.
• Alfabetización . Debes saber leer y escribir en inglés.
• Historial criminal . En algunos estados, no puede convertirse en notario si ha sido condenado por algún delito , mientras que en otros, no debe haber sido condenado por un delito grave. En otros estados, no debe haber sido condenado por ningún delito o delito grave que implique deshonestidad, fraude o engaño. Por ejemplo, el delito de agresión agravada implica causar intencionalmente daños corporales graves a alguien, mientras que el delito de hacerse pasar por un agente de la ley implica mostrarse intencionalmente ante los demás como agente de policía. Ser condenado por hacerse pasar por un oficial de policía (si el delito fue un delito mayor y no un delito menor) lo descalifica para convertirse en notario, mientras que ser condenado por agresión agravada podría no hacerlo, ya que no implica hacer afirmaciones falsas o deshonestas.
• Registro de votantes. Algunos estados requieren que sea un votante registrado en el condado o estado en el que desea obtener su licencia de notario.
• Residencia . Algunos estados requieren que viva en el estado en el que desea convertirse en notario autorizado, mientras que otros le permiten ser residente de un estado fronterizo. Otros solo requieren que trabajes en el estado.
• Sin revocaciones previas . No puede ser un notario público si anteriormente fue notario y le revocaron la licencia.

2. Educación y pruebas

En una pequeña cantidad de estados (California, Colorado, Delaware, Florida, Missouri, Montana, Nevada, Carolina del Norte, Oregón y Pensilvania), debe completar un curso de educación notarial proporcionado por un educador aprobado por el estado. Los requisitos educativos son diferentes, pero normalmente incluyen de tres a seis horas de formación presencial o en línea. Las tarifas de clase pueden costar entre $ 25 y $ 100 o más.

Un número ligeramente mayor de estados (California, Colorado, Connecticut, Hawái, Luisiana, Maine, Montana, Nebraska, Nueva York, Carolina del Norte y Utah) requieren que apruebe un examen de notario. Wyoming ofrece un examen opcional, mientras que Ohio permite a los jueces locales determinar si es necesario un examen.

3. Verificación de antecedentes

Algunos estados requieren que todos los notarios se sometan a una verificación de antecedentes penales y de huellas digitales, mientras que otros hacen que la verificación de antecedentes sea opcional o no la imponen.

4. Solicitud y tarifa

Debe enviar una solicitud a la agencia gubernamental estatal correspondiente, generalmente la Oficina del Secretario de Estado, para obtener su licencia de notario. También es posible que deba incluir con su solicitud una copia de los resultados de los exámenes de licencia requeridos, prueba de residencia, prueba de ciudadanía o estado de residencia permanente legal y una firma notariada. Por lo general, también debe pagar una tarifa de solicitud, que generalmente está en el rango de $ 25 a $ 50. Si trabaja para una empresa, como un bufete de abogados, es posible que su empleador esté dispuesto a cubrir esta tarifa por usted.

5. Comisión de Notario

Después de enviar su solicitud, recibirá una comisión de la Oficina del Secretario de Estado del estado o de la oficina correspondiente que supervisa a los notarios en su estado. Esta comisión detalla la fecha en que su licencia de notario entra en vigencia y cuánto dura su mandato y puede contener otra información, como un número de identificación de notario.

Las comisiones de notario suelen ser efectivas por un período único de cuatro años, pero pueden durar hasta 10 según el estado. Al final de ese período, tendrá la opción de renovar su comisión; si no renueva a tiempo y su comisión expira, tendrá que obtener una nueva comisión si desea seguir siendo notario.

6. Sellos y diarios

Además de su comisión, necesitará uno o posiblemente otros dos suministros básicos para realizar los servicios notariales. Primero, normalmente necesitará un sello oficial, un sello que usará para marcar o grabar en relieve cualquier documento que certifique ante notario. Los sellos incluyen varios datos, como su nombre, el estado en el que se le encargó, su número de identificación de notario y la fecha en que expira su comisión. Dependiendo del tipo de documento que esté autenticando ante notario y los requisitos de su estado, su sello también puede incluir detalles como la fecha en la que el documento fue autenticado ante notario y qué tipo de documentos se usaron para probar la identidad del firmante o firmantes.

Además de un sello, es posible que también deba tener y mantener un diario o cuaderno. Los diarios notariales están permitidos en todos los estados, pero solo son obligatorios en algunos. Este diario contiene una lista de todos los documentos que ha autenticado ante notario, la fecha y hora de la certificación ante notario, la fecha del documento, el tipo de documentos utilizados para verificar al firmante, la dirección del firmante y posiblemente detalles adicionales.

7. Fianza notarial

Una fianza de notario es un tipo de fianza o seguro diseñado para proteger a los miembros del público de los errores que pueda cometer un notario público. La mayoría de los estados, pero no todos, requieren que los notarios tengan una fianza de garantía por un monto específico, como $ 10,000.

Para obtener una fianza, debe pagarle a una aseguradora con licencia estatal una pequeña tarifa, generalmente entre $ 50 y $ 100, aunque posiblemente más. Aunque los proveedores de bonos difieren según el estado, puede obtener estos bonos de su agente de seguros, bancos o compañías de bonos. La oficina de la Secretaría de Estado de su estado también puede proporcionar información sobre dónde encontrar proveedores de bonos con licencia en su área.

Una vez afianzado, cualquier miembro del público que pierda dinero como resultado de sus errores o negligencia puede ser compensado por el emisor de la fianza (la compañía de fianzas o de seguros) por un monto hasta el valor de la fianza. Si esto sucede, tendrá que devolverle a la compañía de fianzas el dinero que pagó.

8. Seguro E&O

A diferencia de las fianzas, que protegen al público de los errores o negligencia de un notario, el seguro de errores y omisiones (E&O) es un tipo de seguro de responsabilidad profesional que protege al notario de cualquier error que pueda causar daños o resultar en problemas financieros a los miembros de el público.

Por ejemplo, si comete un error cuando certifica ante notario un contrato que da como resultado que el firmante pierda el contrato frente a otra persona, es posible que usted sea responsable (es decir, demandado) por el dinero que perdió el firmante. El seguro E&O está diseñado para protegerlo de tales pérdidas. Sin él, sus bienes personales podrían estar en riesgo si comete un error, lo demandan y pierde. El seguro E&O no es un requisito para convertirse en notario público, pero generalmente se considera una buena elección para cualquier persona que realice servicios notariales.

Muchas compañías de seguros, como Geico, Nationwide y Progressive, ofrecen una variedad de planes de seguro E&O y ofrecen cotizaciones gratuitas. Puede buscar estos planes en línea o llamar a agentes de seguros en su área.

Encontrar un notario

Si nunca antes ha utilizado un notario, es posible que no sepa dónde empezar a buscar cuando lo necesite. Afortunadamente, los notarios públicos son bastante comunes y encontrar uno es simplemente una cuestión de saber dónde buscar.

Dependiendo de dónde se encuentren estos notarios y su relación con ellos, es posible que pueda utilizar sus servicios de forma gratuita o por un precio con descuento.

• Su empleador . Las empresas de todos los tamaños tienen una necesidad regular de servicios notariales, y no es raro que incluso una empresa pequeña tenga al menos un empleado que sea notario público. Pregúntele a su empleador si su empresa tiene notarios disponibles u ofrece servicios notariales a los empleados.
• Escuelas . Los estudiantes universitarios a veces tienen acceso a los servicios notariales. Los departamentos académicos, las oficinas de registro y las oficinas de asistencia legal a menudo tienen servicios notariales disponibles para los estudiantes o el personal.
• Bancos . La mayoría de los bancos y cooperativas de crédito probablemente tengan al menos uno, y generalmente varios, notarios disponibles. Algunos ofrecen servicios notariales a los titulares de cuentas de forma gratuita, mientras que otros cobran una pequeña tarifa.
• Juzgados . Muchos secretarios de juzgados estatales, del condado y municipales son notarios públicos. De manera similar, los bibliotecarios de las bibliotecas legales de los juzgados del condado también pueden brindar servicios de notario.
• Oficinas gubernamentales . Algunas oficinas estatales, del condado y de la ciudad ofrecen servicios notariales a los residentes.
• Oficinas Profesionales . Si tiene un abogado , es casi seguro que su bufete de abogados tenga un notario presente o sepa cómo encontrar uno rápidamente. De manera similar, los agentes de bienes raíces , los planificadores financieros y los agentes de seguros a menudo tienen una licencia de notario o tienen empleados que la tienen.
• Proveedores de servicios minoristas . Algunos puntos de venta, como UPS Store, farmacias y supermercados, ofrecen servicios notariales a los clientes.
• Notarios móviles independientes . Muchos notarios ofrecen servicios móviles y pueden viajar hasta usted para facilitar la certificación. Puede encontrar notarios móviles con una búsqueda en Internet de notarios en su área.

Costos de notario

Los notarios pueden cobrar tarifas por sus servicios, aunque los precios pueden variar significativamente y, a menudo, están limitados o preestablecidos por la ley estatal. Las tarifas de notarización estatales preestablecidas pueden oscilar entre $ 1 y $ 15 por firma. Entonces, si tiene un solo documento que requiere que cuatro personas lo firmen y sus firmas sean certificadas ante notario, y el notario cobra $ 5 por firma, tendrá que pagar $ 20. En los estados donde no hay tarifas limitadas o preestablecidas, los notarios pueden establecer sus propias tarifas.

Los notarios móviles, o notarios que viajan a su ubicación, también pueden cobrar una tarifa adicional por su viaje. Algunos estados tienen tarifas de viaje preestablecidas, como $ 0.30 por milla, mientras que otros no. En los estados sin tarifas de viaje preestablecidas, los notarios pueden establecer sus propias tarifas.

Conclusiones finales

Si aún no lo ha hecho, probablemente tendrá que recurrir a los servicios de un notario público en algún momento de su vida. Saber lo que esto implica, cuáles son sus responsabilidades y lo que un notario puede y no puede hacer hará que las cosas salgan lo mejor posible.

Si está pensando en convertirse en notario, el proceso es relativamente fácil y algo que la mayoría de las personas son capaces de hacer, y ser notario puede incluso convertirse en una fuente de ingresos adicionales o una base para su propio negocio.

¿Ha utilizado antes los servicios de un notario público? ¿Es usted notario?