8 formas de aumentar la productividad de los empleados en su pequeña empresa
Si es un emprendedor, probablemente haya investigado mucho para encontrar consejos de administración del tiempo de pequeñas empresas para aumentar la productividad . Como propietario de una pequeña empresa, nunca tiene suficiente tiempo en el día, por lo que debe usarlo bien.
Pero, ¿y tu equipo? A diferencia de las corporaciones gigantes, usted no tiene un presupuesto de nómina enorme, por lo que cada minuto que su equipo está en el reloj debe usarse de la manera más eficiente posible.
Sin embargo, los trabajadores de Estados Unidos tienen un problema de productividad. Pasamos más tiempo en el trabajo que la mayoría de los otros países industrializados, pero todo este tiempo extra no significa que estemos haciendo más. De hecho, la productividad en general ha tenido una tendencia a la baja desde la Gran Recesión.
Una de las mejores formas de aumentar la productividad es impulsar el compromiso de los empleados porque la productividad y el compromiso van de la mano. Sin embargo, existen muchas otras estrategias rentables que puede utilizar para obtener más de su equipo.
La importancia del equilibrio entre la vida personal y laboral
Antes de implementar cualquier plan para aumentar la productividad de su equipo, es importante comprender la psicología detrás de la productividad en sí. ¿Qué es exactamente lo que hace que algunos trabajadores sean más productivos que otros?
La respuesta es bastante simple. Una investigación de la Universidad de Warwick descubrió que cuando los trabajadores están felices, son un 12% más productivos. La felicidad y un equilibrio positivo entre el trabajo y la vida a menudo se traducen en trabajadores comprometidos, comprometidos y, lo más importante, productivos .
Si esto suena un poco demasiado simple, mire el mercado laboral en Dinamarca. Según la Encuesta Mundial de Valores , los daneses son los más felices del mundo, y esto incluye el tiempo que pasan en el trabajo. El Ministerio de Asuntos Exteriores de Dinamarca afirma que también es el segundo país más productivo de la Unión Europea.
El Índice de Vida Mejor de la OCDE coloca a Dinamarca y los Países Bajos en la parte superior de su lista de países con el mejor equilibrio entre el trabajo y la vida privada. Como puede imaginar, Estados Unidos está casi al final.
A partir de esto, podemos concluir razonablemente que cuanto más trabaje para aumentar la salud, la felicidad y el equilibrio entre el trabajo y la vida de su equipo, más le devolverán el favor con una mayor productividad. Esto, a su vez, genera mayores ganancias para usted y un mejor ambiente de trabajo para todos.
Cómo impulsar la productividad de su equipo
No se necesita un gran presupuesto de nómina para ayudar a mejorar la vida laboral de las personas. Hay muchas cosas que puede hacer como propietario de una pequeña empresa para mejorar las cosas para su equipo.
1. Establezca un horario laboral razonable
Puede parecer contraproducente, pero exigir que su equipo trabaje menos podría inspirarlos a producir más .
Según Fast Company , los trabajadores en Dinamarca suelen trabajar solo 33 horas a la semana. Y obtienen al menos cinco a seis semanas de vacaciones cada año (junto con hasta un año de licencia por maternidad cuando lo necesitan).
En los Estados Unidos, las largas jornadas se ven a menudo como una señal de compromiso. Sin embargo, esto puede resultar en “presentismo”, que es cuando los trabajadores están en el trabajo pero no funcionan a plena capacidad debido a una enfermedad, falta de sueño u otros factores médicos. Harvard Business Review afirma que el presentismo puede reducir la productividad individual en un tercio. Las largas jornadas también pueden reducir aún más la productividad debido al estrés, la falta de compromiso y un equilibrio entre el trabajo y la vida personal sesgado.
Para combatir esto, haga lo que pueda para reducir las horas de su equipo. Deje que la gente se vaya a casa temprano los viernes por la tarde, o déles la flexibilidad de venir más tarde los lunes por la mañana. Esto no solo ayudará a reducir los costos laborales en su negocio , sino que probablemente encontrará que su equipo trabajará más duro a cambio.
2. Sea flexible con la programación
Reducir las horas es una estrategia para impulsar la productividad; ser flexible con esos horarios de trabajo está estrechamente relacionado.
Las necesidades de todos serán diferentes, así que hable con su gente para averiguar dónde necesitan mayor flexibilidad con su semana laboral. Por ejemplo, puede tener una persona a la que le encantaría tener una pausa para el almuerzo más larga los martes para asistir a una clase de yoga, mientras que a otra persona le encantaría irse temprano los miércoles para recoger a un niño de la guardería.
Dependiendo de su negocio, es posible que pueda o no satisfacer las necesidades de todos. Sin embargo, descubrir quién necesita qué y hacer todo lo posible para darle a su equipo más flexibilidad, demostrará que se preocupa por su felicidad y bienestar. Esto, a su vez, puede impulsar el compromiso y generar una mayor productividad.
3. Dé a su equipo más autonomía
Cada sociedad tiene diferentes normas y valores culturales. Y estas normas y valores afectan directamente cómo nos comportamos. A principios de la década de 1970, el psicólogo Geert Hofstede desarrolló un marco para medir estas normas sociales utilizando las Dimensiones Culturales de Hofstede .
Dimensiones culturales de Hofstede mide seis dimensiones dentro de cada cultura. Éstas incluyen:
- Índice de distancia de potencia
- Individualismo versus colectivismo
- Evitación de la incertidumbre
- Masculinidad versus feminidad
- Orientación a largo plazo frente a orientación a corto plazo
- Indulgencia versus moderación
Cuando comprende las dimensiones únicas de una cultura y cómo sus valores colectivos difieren de los suyos, puede convertirse en un mejor comunicador y un mejor gerente.
Entonces, ¿qué tiene que ver todo esto con impulsar la productividad en su pequeña empresa? Bueno, bastante, sobre todo cuando se trata de autonomía.
La autonomía, o la falta de ella, está directamente relacionada con el índice de distancia de poder. La distancia de poder es la expectativa y la creencia de que el poder se distribuye de manera desigual. Entonces, en países con un índice de distancia de poder alto, los miembros menos poderosos de una organización creen en la desigualdad de poder. Su gerente les dice qué hacer y lo hacen sin dudarlo. En países con un índice de distancia de poder bajo, los miembros del equipo creen que están en pie de igualdad con su jefe. La relación se trata más de colaboración y menos de “jefe y empleado”.
No debería sorprender que Estados Unidos tenga un índice de distancia de poder alto; estamos en el puesto 40. Dinamarca tiene el índice de distancia de potencia más bajo del mundo; están clasificados en el puesto 18.
Los daneses tienen una vida laboral rica y empoderada en parte porque tienen una gran autonomía. Y hay muchas investigaciones que respaldan lo que los daneses han sabido durante años: más autonomía = mayor felicidad = mayor productividad.
Un estudio publicado en el European Journal of Work and Organizational Psychology encontró que los trabajadores que tenían mayor autonomía y apoyo experimentaban una mayor satisfacción y motivación. Otro estudio, publicado en Nordic Journal of Working Life Studies, encontró que la toma de decisiones descentralizada (también conocida como autonomía) conduce a una mayor productividad en los trabajadores finlandeses.
Todo esto apunta a la misma conclusión: cuanto más control entregue a los miembros de su equipo, más felices y productivos serán.
Es importante aclarar que darle más autonomía a su equipo no significa dejarlos hacer lo que quieran, cuando quieran. Cada empleado necesita límites. Pero en lugar de decirle a tu gente qué hacer, diles lo que quieres ver y luego deja que ellos elijan cómo hacerlo. Tener la libertad de elegir cómo hacer su trabajo es un componente esencial de la autonomía.
Dele a su gente el poder de tomar sus propias decisiones siempre que sea posible. Y demuestre que confía en ellos para hacer su trabajo al alejarse. Es posible que se sorprenda de lo mucho que se hace cuando entrega las riendas.
4. Trate de limitar las interrupciones
Según el Washington Post , un trabajador típico es interrumpido o cambia de tarea cada tres minutos. Y puede llevar 20 minutos o más volver a donde lo dejaron.
Las interrupciones son una gran pérdida de productividad y pueden privarnos de nuestras mejores ideas y esfuerzos. Aunque a menudo nos obligamos a trabajar más rápido para recuperar el tiempo perdido, el aumento de velocidad tiene un precio.
Los investigadores de la Universidad de Humboldt descubrieron que los trabajadores que eran interrumpidos constantemente compensaban este tiempo perdido trabajando más rápido para completar su tarea. Si bien esto no es una sorpresa (después de todo, todos lo hacemos), este aumento de velocidad conduce a un mayor estrés, presión de tiempo y frustración. Estos factores pueden limitar la productividad en tareas futuras.
The Washington Post entrevistó al experto en eficiencia Edward G. Brown, quien sugiere crear un Acuerdo de bloqueo de tiempo con los miembros del equipo. Un Time Lock es un “tiempo de tranquilidad” acordado en el que todos pueden simplemente concentrarse en su trabajo. Con Time Lock, los trabajadores deben acordar, por escrito, no interrumpir a sus colegas a menos que haya una emergencia.
Brown afirma que un cliente calculó de manera conservadora que la productividad personal aumentó entre un 40% y un 60% una vez que comenzaron a utilizar la técnica Time Lock.
Por supuesto, es posible que su empresa no pueda utilizar esta técnica. Habla con tu gente sobre los tipos de interrupciones que enfrentan diaria o semanalmente. Descubra qué interrupciones son más perjudiciales para su productividad y haga todo lo posible para reducirlas o eliminarlas.
5. Contratar personas de apoyo
Comencemos con un escenario ficticio. En su negocio, tiene dos gerentes. Su primer gerente, Bill, monitorea a todos los miembros de su equipo con ojos de halcón. Si un cliente se queja, inmediatamente asume que es culpa de su equipo y rápidamente les hace saber a todos que no está contento con su desempeño. Su equipo trabaja en un ambiente de tensión, desconfianza y miedo.
Sarah, su segunda gerente, es todo lo contrario. Trata a su equipo como a una familia. Es rápida para escuchar a alguien y es la primera en apoyar una nueva idea o iniciativa. Ella siempre escucha ambos lados de una historia, y cuando alguien de su equipo la necesita, ella los respalda. El ambiente bajo Sarah es de apoyo, acogedor y relajado.
Si fueras un empleado, ¿para qué gerente trabajarías más duro?
Su equipo necesita apoyo en el trabajo, y la primera línea de apoyo proviene de su gerente, ya sea usted o alguien que haya contratado. Si desea aumentar la productividad de su equipo, debe observar de cerca a sus gerentes (o su propio estilo de gestión ).
Los mejores gerentes mantienen una política de puertas abiertas. Esto significa que su puerta siempre está abierta para que los miembros del equipo entren y expresen sus inquietudes, hagan preguntas o discutan problemas. Si los miembros del equipo no se sienten cómodos comunicándose con su gerente, o si temen ser juzgados con dureza al revelar que no saben cómo hacer algo, la productividad se verá afectada.
A continuación, asegúrese de que su equipo sepa que puede contar con su apoyo. Muestre este compromiso día tras día, y no se desanime si toma tiempo ganar su confianza (especialmente si el ambiente de trabajo ha sido tóxico). Con el tiempo, su gente verá que los respalda. Y su compromiso (y productividad) mejorará.
6. Respeta sus límites
Siempre habrá otra llamada telefónica para devolver y otro correo electrónico para responder. El “deslizamiento digital” de la vida laboral del siglo XXI afecta a todos, tanto a los jefes como a los empleados. Sin embargo, esperar que los miembros del equipo respondan a los correos electrónicos a las 10 p.m. o que completen el trabajo en sus días libres no solo es irrazonable, sino saludable.
Si desea aumentar la productividad, es importante reconocer que sus empleados tienen una vida fuera del trabajo. Esto también se aplica a las pausas para el almuerzo. Un estudio publicado en Academy of Management Journal encontró que la productividad disminuía (y la fatiga aumentaba) cuando los trabajadores se saltaban el almuerzo.
Puede ser difícil para los trabajadores dejar el trabajo, especialmente en los Estados Unidos (donde, nuevamente, las largas jornadas a menudo se consideran un mayor compromiso). Por lo tanto, déjele saber a su gente que valora sus vidas fuera del trabajo. Pregúnteles sobre sus familias y pasatiempos, y anímelos a programar tiempo para estas actividades y compromisos tal como lo hacen con las reuniones y proyectos.
También necesitas predicar con el ejemplo. Invierta tiempo en su propia familia, pasatiempos o actividades espirituales, y hable sobre sus intereses con su equipo. Siempre que sea posible, evite enviar correos electrónicos a su gente cuando no estén en el trabajo.
Por último, asegúrese de que todos los miembros de su equipo tomen un descanso adecuado para el almuerzo; esto significa comer lejos de sus escritorios, idealmente al aire libre, donde puedan tomar el sol y el aire fresco. Si es posible, cree un espacio limpio y acogedor para que coman, tanto en el interior como en el exterior.
7. Controle los niveles de estrés
Podría pensar que un mayor estrés conduciría a una disminución de la productividad. Esto es cierto, pero solo hasta cierto punto. Hay una meseta mágica en la que el estrés puede aumentar la productividad.
La Ley de Yerkes-Dodson, desarrollada por los psicólogos Robert Yerkes y John Dillingham Dodson en 1908, dicta que el rendimiento y la productividad aumentan a medida que aumenta el nivel de excitación (estrés). Sin embargo, si los niveles de estrés se vuelven demasiado altos, la productividad comienza a caer en picado.
Por ejemplo, ¿con qué frecuencia se ha encontrado con una fecha límite desafiante que no estaba seguro de poder cumplir? ¿Fracasó o produjo algunos de sus mejores trabajos? Si la tarea no fue demasiado desafiante, es probable que esté a la altura de las circunstancias de manera admirable. Esta es la Ley Yerkes-Dodson en acción. Cuando el estrés y la complejidad están en los niveles adecuados, el rendimiento se dispara.
Ahora, la parte difícil es saber cuánto estrés conduce a un rendimiento óptimo. Las tareas nuevas o difíciles requieren menos excitación para un rendimiento óptimo, mientras que las tareas fáciles o conocidas requieren niveles más altos de estrés para aumentar la motivación y la productividad.
Por eso es importante observar lo que están haciendo sus empleados y analizar cuánto estrés puede estar asociado con varias tareas. Luego, puede tomar medidas para aumentar o disminuir el nivel de excitación con el fin de aumentar la productividad.
Aquí tienes un ejemplo: imagina que le has pedido a Pam, una de tus empleadas, que escriba el boletín para clientes de este mes. Ya lo ha hecho varias veces y, aunque escribe bien, normalmente le toma varios días completar la tarea. Para ella, esta es una tarea conocida con poca excitación, por lo que podría estar arrastrando un poco los pies.
Puede mejorar su productividad haciendo que la tarea sea más desafiante; por ejemplo, pedirle que entreviste a un cliente para el boletín de este mes o darle un plazo más corto.
En el extremo opuesto del espectro está Daniel. Lo acaba de poner a cargo de generar los informes financieros semanales de su empresa. Todavía está aprendiendo el proceso y cada semana comete varios errores. No ayuda que los informes deban completarse a más tardar el viernes por la tarde. Con sus otras responsabilidades, le resulta casi imposible cumplir con este plazo.
Este es un ejemplo de una tarea nueva y difícil que también tiene un gran interés (debido a los plazos cortos y la complejidad de la tarea). En este caso, querrá hacer todo lo posible para liberar a Daniel de algunas otras responsabilidades para reducir sus niveles de estrés, de modo que pueda dedicar más tiempo y energía a aprender a generar los informes financieros.
Es fundamental que se centre en el equilibrio a la hora de analizar las tareas y los niveles de estrés. Si aumenta demasiado la excitación en las tareas incorrectas, terminará disminuyendo la productividad.
8. Utilice estrategias de gestión del tiempo
Otra estrategia que puede utilizar para aumentar la productividad es enseñarle a su equipo estrategias efectivas de administración del tiempo . Una estrategia popular es la Técnica Pomodoro , desarrollada por Francesco Cirillo a fines de la década de 1980.
La técnica es refrescantemente simple. Con un temporizador, trabaja durante un período de tiempo dedicado, normalmente 25 minutos. Luego, toma un breve descanso, generalmente de 3 a 5 minutos. Estos descansos se llaman pomodoros , en italiano “tomate”, llamado así por el temporizador en forma de tomate que Cirillo usaba cuando era estudiante.
Después de cuatro pomodoros, te tomas un descanso más largo, por lo general de 15 a 30 minutos.
La estrategia funciona por varias razones. En primer lugar, el tic-tac del temporizador le ayuda a concentrarse en la tarea que tiene entre manos. Literalmente, puede escuchar el paso del tiempo, lo que puede ser increíblemente motivador. El temporizador también le recuerda que debe tomar descansos breves. Las investigaciones han demostrado una y otra vez que los descansos frecuentes en realidad aumentan la productividad.
Un estudio publicado en la revista Ergonomics encontró que los descansos cortos y frecuentes, especialmente cuando se acompañan de estiramientos, resultan en una mayor productividad en comparación con tomar menos descansos más largos. Otro estudio, publicado en la revista Work & Stress , encontró que los descansos frecuentes eran una de las formas más efectivas de mantener el desempeño de los trabajadores.
La gestión eficaz del tiempo y los descansos frecuentes son importantes. Pero lo que haces con tus descansos también es importante. Los investigadores del MIT descubrieron que cuando los empleados tomaban descansos con sus colegas de su grupo social, la productividad, así como la fuerza del grupo social en sí, aumentaban. Por lo tanto, puede impulsar aún más el rendimiento programando los descansos de un empleado con los de un colega del que sea amigo.
El rendimiento también puede aumentar cuando los trabajadores salen a tomar el sol y el aire fresco, así que anime a los miembros del equipo a dar un paseo rápido al aire libre en sus descansos. Ésta es otra área en la que puede predicar mejor con el ejemplo. Tome descansos frecuentes y haga un esfuerzo por salir al aire libre para hacer algo de ejercicio.
Conclusiones finales
Por lo general, los propietarios de pequeñas empresas nunca tienen suficiente tiempo o dinero para hacer todo lo que quieren hacer. Pero impulsar la productividad no requiere una gran inversión. La mayoría de las veces, simplemente se necesita más conciencia por parte de los propietarios y gerentes.
Si es propietario de un negocio, ¿qué hace para fomentar una mayor productividad de su equipo? Si trabaja para una organización más grande, ¿qué hace su empresa para aumentar la productividad?
