Contabilidad de base de efectivo frente a devengo: diferencias entre estos métodos
Cuando presenta una declaración de impuestos para su pequeña empresa, una de las preguntas del formulario se refiere a su método de contabilidad: efectivo o devengo. Esto se aplica si usted es un propietario único que presenta el Anexo C , una sociedad o LLC que usa el Formulario 1065 o una corporación que presenta el Formulario 1120 o 1120S.
Si es nuevo en contabilidad y teneduría de libros, es posible que no se dé cuenta de que decidir si su empresa utiliza el método de contabilidad en efectivo o de acumulación es una decisión bastante importante.
Efectivo frente a método contable devengado
La diferencia entre el efectivo y el método de contabilidad de acumulación se reduce al momento en que los ingresos y los gastos se registran en sus libros.
El devengo
Según el método de acumulación, una empresa registra los ingresos cuando se obtienen y los gastos cuando se incurren, independientemente de cuándo la empresa realmente reciba o pague efectivo. Para realizar un seguimiento de los ingresos adeudados y los gastos adeudados, las empresas que utilizan el método de acumulación utilizan Cuentas por cobrar y Cuentas por pagar .
Para ilustrar, imagine que una empresa de desarrollo web completa un proyecto para un cliente y le envía una factura por $ 1,000. La empresa de desarrollo web ganó dinero, pero aún no lo ha recibido. Según el método de acumulación, la empresa registraría ingresos por valor de $ 1,000 en sus libros y una cuenta por cobrar de $ 1,000.
Dos semanas después, el cliente paga la factura con un cheque por $ 1,000, que el contador de la empresa de desarrollo web deposita en la cuenta corriente comercial de la empresa de inmediato. El contador eliminaría la Cuenta por cobrar de $ 1,000 de los libros y registraría la misma cantidad como un aumento en el saldo de su cuenta corriente.
Asimismo, supongamos que la empresa de desarrollo web compra suministros de oficina a crédito de una empresa local de suministros de oficina. Cuando la empresa compra suministros por valor de $ 500, el contador registra $ 500 como gastos de suministros de oficina, con las cuentas a pagar correspondientes por la misma cantidad.
Treinta días después, cuando la compañía pague la factura de la compañía de suministros de oficina, revertirá la entrada de $ 500 de Cuentas por pagar y reducirá su saldo de efectivo en la misma cantidad.
Contabilidad de base de efectivo
En la contabilidad basada en efectivo, una empresa registra los ingresos cuando se reciben y los gastos cuando se pagan, en otras palabras, cuando el efectivo cambia de manos.
Las empresas que operan sobre la base de la contabilidad en efectivo no utilizan cuentas por cobrar ni cuentas por pagar.
Siguiendo el ejemplo anterior, la empresa de desarrollo web registraría los ingresos del proyecto de $ 1,000 cuando realmente recibieran el pago del cliente, ya sea que el cliente pague por adelantado o 90 días después de que se complete el proyecto. Y la compañía no registraría un gasto por los $ 500 en suministros de oficina hasta que los pagara.
¿Qué método contable debería utilizar?
El método de contabilidad en efectivo es más fácil de usar, por lo que a menudo es el método de contabilidad de elección para las pequeñas empresas. Sin embargo, el método de acumulación brinda a los propietarios o accionistas de la empresa una mejor idea de los ingresos y gastos durante un período determinado.
Por ejemplo, supongamos que la empresa de desarrollo web lanza una gran campaña de marketing que atrae a varios clientes nuevos. Este aumento en la actividad viene con un aumento correspondiente en los gastos. La empresa tiene que contratar más empleados y comprar más escritorios y equipos informáticos, pero no se le pagará por todos estos nuevos proyectos hasta que los clientes paguen sus facturas el próximo mes.
Si la empresa utiliza la base contable en efectivo, cuando el propietario de la empresa revise los estados financieros de la empresa, parecerá que la empresa está en mal estado: los gastos están por las nubes mientras que los ingresos están estancados.
Por otro lado, si la empresa utiliza el método contable de devengo, los ingresos y gastos se comparan con el mes, trimestre o año correspondiente. Le da al propietario de la empresa una visión más precisa de cómo le va.
En algunos casos, las empresas están obligadas a utilizar el método contable de acumulación. El IRS requiere que una empresa utilice el método de acumulación si:
- La empresa es una corporación C con ingresos brutos promedio de más de $ 25 millones en los últimos tres años.
- El negocio es una sociedad con una corporación C como accionista y los ingresos brutos promedio de más de $ 25 millones en los últimos tres años.
- El negocio es un refugio fiscal
Si su empresa no alcanza ese umbral, puede utilizar el método de efectivo.
Sin embargo, su contador podría recomendarle que utilice el método de acumulación de todos modos, especialmente si su negocio implica una gran cantidad de inventario. Esto se debe a que el método de contabilidad en efectivo no contabiliza adecuadamente el inventario que la empresa ha comprado pero que aún no ha vendido, por lo que la empresa no puede confiar en sus estados financieros para tomar decisiones comerciales.
Método de acumulación para libros, método en efectivo para impuestos
Si maneja su propia contabilidad y preparación de impuestos , es probable que se quede con el método de contabilidad en efectivo para simplificar. Sin embargo, si trabaja con un contador , es posible que le recomiende utilizar el método de contabilidad de acumulación (o devengo) para sus libros y el método de contabilización en efectivo a efectos fiscales.
¿Por qué? Porque ayuda a garantizar que solo pague impuestos sobre el dinero en su bolsillo.
Para ilustrarlo, digamos que nuestra empresa de desarrollo web comenzó a operar en diciembre de 2020 e hizo un trabajo por valor de $ 20,000 ese mes. La empresa envía facturas a sus clientes por ese trabajo el último día hábil del año. La compañía no cobrará esos $ 20,000 hasta enero de 2021. Mientras tanto, la empresa compró suministros por valor de $ 2,000 en diciembre de 2020.
Si la empresa de desarrollo web es un contribuyente devengado, tendrá que pagar impuestos sobre $ 18,000 (eso es $ 20,000 menos $ 2,000 de gastos de suministros) de ingresos cuando presenten su declaración de impuestos de 2020, aunque no recibieron el dinero hasta 2021.
Sin embargo, si la empresa es un contribuyente en efectivo, puede optar por pagar la factura de $ 2,000 por suministros en diciembre de 2020 y reclamar una pérdida para 2020. Esto se debe a que la empresa no recibió ningún ingreso en 2020, pero pagó $ 2,000 en gastos.
Los contribuyentes en efectivo no tienen que pagar impuestos sobre los ingresos hasta que realmente los tienen y, por lo general, tienen un mayor control sobre cuándo pagan los gastos. Esa es la base de muchas estrategias de planificación fiscal : diferir los ingresos gravables hasta el próximo año y acelerar las deducciones en el año en curso.
Conclusiones finales
Usar el método de acumulación para libros y la base de efectivo para una declaración de impuestos puede ser un poco complicado para los dueños de negocios que manejan su propia contabilidad y declaraciones de impuestos. Sin embargo, si trabaja con un contador público autorizado u otro preparador de impuestos calificado , pregunte si el método de contabilidad en efectivo o de acumulación es más adecuado para su negocio.
Si ha estado preparando sus declaraciones de impuestos de una manera y necesita cambiar al otro método, deberá presentar el Formulario 3115 para obtener la aprobación del IRS.
