5 beneficios marginales imponibles que debe declarar como ingresos al IRS
¿Qué mantiene a los empleados felices, comprometidos y leales? El salario, el tiempo libre remunerado, el seguro médico y los beneficios de jubilación son partes vitales de la ecuación, pero muchos empleadores también brindan beneficios a sus empleados, también conocidos como beneficios complementarios.
Muchos empleadores y empleados piensan en los beneficios complementarios como obsequios que no afectan la renta imponible del empleado. Pero ese no es siempre el caso.
Los empleadores no tienen que incluir algunos beneficios complementarios en el salario del empleado, pero sí lo hacen con otros. Dejarlos fuera del salario del empleado y, por lo tanto, evitar los impuestos sobre la renta y los impuestos sobre la nómina puede ser un error costoso.
¿Qué son los beneficios complementarios?
Los beneficios complementarios son cualquier tipo de pago o gratificación que recibe un empleado además de su salario. Algunos ejemplos de beneficios complementarios incluyen:
- Programas de asistencia para la adopción
- Premios en efectivo
- Celulares
- Asistencia para el cuidado de niños y dependientes
- Asistencia para desplazamientos
- Coches de empresa
- Educación continua
- Los seguros de invalidez
- Aperitivos o comidas gratis
- Cuentas de gastos flexibles
- Membresías de gimnasio
- Seguro médico, de la vista y dental
- Alojamiento
- Seguro de vida
- Reembolsos por mudanza
- Tiempo libre pagado
- Licencia parental
- Planes de jubilación como 401 (k) o plan de igualación de incentivos de ahorro para empleados cuentas de jubilación individuales
- Opciones de alamcenaje
- Reembolso de matricula
Los beneficios adicionales pueden estar sujetos a impuestos (incluidos en su ingreso tributable y declarados en su W-2) o no tributables (no incluidos en su ingreso tributable y posiblemente no declarados en su W-2). Para evitar problemas con el IRS, es vital conocer la diferencia.
Beneficios marginales imponibles frente a no imponibles
De acuerdo con la Publicación 15-B del IRS, Guía de impuestos del empleador sobre beneficios complementarios, todos los beneficios complementarios están sujetos a impuestos y deben incluirse en los ingresos sujetos a impuestos del empleado, a menos que la ley los excluya específicamente.
La Sección 2 de la Publicación 15-B proporciona una lista de beneficios excluibles, que incluyen:
- Beneficios por accidentes y salud . Estos beneficios incluyen las primas que el empleador paga por el seguro médico y el seguro de atención a largo plazo . También incluyen pagos hechos directamente al empleado por reembolsos de gastos médicos.
- Premios a los logros . Los empleadores pueden otorgar a los empleados propiedades con un valor de hasta $ 1,600 como premio por la duración del servicio o logros en materia de seguridad. La exclusión no se aplica a premios en efectivo, tarjetas de regalo o certificados de regalo.
- Asistencia para la adopción . Los empleadores pueden ayudar a los empleados a cubrir hasta $ 14.300 en costos de adopción sin incluir los beneficios en la renta imponible del empleado.
- Instalaciones deportivas . Los empleadores que ofrecen gimnasios en las instalaciones u otras instalaciones deportivas pueden excluir el valor de este beneficio del salario del empleado. Para calificar, la instalación solo puede estar disponible para los empleados, sus cónyuges y dependientes. La exclusión no se aplica si el empleador vende membresía o alquila la instalación al público en general.
- Beneficios de Minimis . Los beneficios marginales de minimis son propiedades y servicios que el empleador proporciona al empleado y que tienen tan poco valor que sería irrazonable o impracticable que el empleador contabilice por ellos. Eso incluye el uso ocasional de la fotocopiadora, las flores, el café y las donas de la empresa, o entradas ocasionales para el teatro o eventos deportivos. No existe una cantidad específica en dólares que automáticamente genere un beneficio más que de minimis. Sin embargo, el IRS generalmente considera que los beneficios que cuestan $ 75 o menos son mínimos. La exclusión no se aplica a dinero en efectivo, tarjetas de regalo o certificados de regalo, sin importar cuán pequeña sea la cantidad.
- Asistencia para el cuidado de dependientes . Estos programas ayudan a los empleados a pagar el costo del cuidado de un niño u otro dependiente, lo que permite que el empleado trabaje. Los empleadores pueden excluir hasta $ 5,000 de beneficios de cuidado de dependientes del salario del empleado.
- Asistencia educativa . Los programas de asistencia educativa permiten que un empleador cubra total o parcialmente los costos de la educación de un empleado, incluida la matrícula, las tarifas, los libros, el equipo y los suministros. Los empleadores pueden excluir hasta $ 5,250 de beneficios educativos del salario del empleado cada año.
- Descuentos para empleados . Muchos empleadores permiten que los empleados compren los bienes y servicios ofrecidos a los clientes con un descuento. Los empleadores pueden excluir el valor de este descuento del salario del empleado hasta los siguientes límites: 20% del precio cobrado a clientes no empleados por servicios o el porcentaje de ganancia bruta de la empresa multiplicado por el precio cobrado a clientes no empleados por mercancías y otras propiedades.
- Opciones sobre acciones para empleados . Por lo general, las opciones sobre acciones no son ingresos imponibles para el empleado cuando el empleador las otorga. Sin embargo, el empleado puede tener que pagar impuestos cuando ejerce la opción (es decir, realmente compra las acciones) o luego vende las acciones con una ganancia. Consulte nuestra explicación de las opciones sobre acciones para empleados para obtener más detalles sobre los tipos de opciones sobre acciones y cómo el IRS grava cada una de ellas.
- Teléfonos móviles proporcionados por el empleador . Si un empleador proporciona un teléfono celular a un empleado para que lo utilice principalmente con fines comerciales, el valor del teléfono no es un ingreso imponible, incluso si el empleado ocasionalmente usa el teléfono para uso personal. Sin embargo, los empleadores que proporcionan teléfonos celulares a los empleados sin un propósito comercial legítimo deben incluir el valor del teléfono en los salarios sujetos a impuestos del empleado.
- Cobertura de seguro de vida a término grupal . Los empleadores generalmente pueden excluir hasta $ 50,000 de cobertura de seguro de vida grupal a término del salario de un empleado. Los empleadores deben incluir el costo de la cobertura por encima de ese límite en la renta imponible del empleado.
- Cuenta de ahorros para la salud (HSA) . Para 2020, los empleadores pueden contribuir hasta $ 3,550 a la HSA de un individuo o $ 7,100 a una HSA familiar sin incluirlo en la renta imponible del empleado.
- Alojamiento en el local comercial . Los empleadores que brindan alojamiento a un empleado en sus instalaciones comerciales (por ejemplo, un empleador doméstico que proporciona una habitación para una niñera interna) pueden excluir el valor de ese alojamiento del salario del empleado.
- Las comidas . Los empleadores no tienen que contar como salario el valor de las comidas proporcionadas a los empleados siempre que las comidas se proporcionen en las instalaciones comerciales del empleador y para su conveniencia. Esta exclusión se puede aplicar a las empresas que ofrecen una cafetería para empleados y restaurantes que permiten a los empleados comer antes, durante o después de su turno.
- Servicios sin costo adicional . Esta exclusión se aplica a los empleadores que brindan sus servicios normales a los empleados sin incurrir en costos adicionales. Por ejemplo, empleados de aerolíneas que toman vuelos gratis o empleados de hoteles que aprovechan una habitación gratis.
- Servicios de planificación de la jubilación . Los empleadores que brindan un plan de jubilación, como un 401 (k), a los empleados pueden excluir del salario del empleado el valor de cualquier consejo de planificación de la jubilación que brinden.
- Beneficios de transporte (viajes diarios) . Los empleadores que brindan beneficios de transporte y traslados diarios, como viajes en automóvil compartido, pases de tránsito o permisos de estacionamiento, pueden excluir hasta $ 270 de beneficios por mes del salario de los empleados.
- Reducción de matrícula . Las universidades y otras organizaciones educativas que ofrecen matrículas reducidas a los empleados y sus dependientes pueden excluir el valor de esa reducción de la renta imponible de los empleados.
- Beneficios complementarios de las condiciones de trabajo . Este tipo de beneficio adicional incluye bienes o servicios que habrían sido deducibles como gasto comercial si el empleado los hubiera pagado. El beneficio debe relacionarse con el negocio del empleador y el empleador debe documentar el propósito comercial del gasto con registros (como recibos). Ejemplos de beneficios complementarios por condiciones de trabajo incluyen viajar para asistir a una reunión con un cliente, el costo de un almuerzo o cena de negocios o asistir a conferencias profesionales.
Los empleadores deben incluir el costo de cualquier beneficio adicional que no se encuentre dentro de esta lista de exclusiones en la renta imponible del empleado.
Cómo evitar declarar menos sus ingresos
Los empleadores no son los únicos que pueden meterse en problemas con el IRS por contabilizar incorrectamente los beneficios complementarios. Los empleados también deben tomar nota porque son responsables de informar adecuadamente los ingresos cada año, ya sea que reciban o no un formulario W-2 correcto de su empleador.
El IRS puede responsabilizar a los empleadores de los impuestos sobre la nómina que deberían haber retenido sobre los montos declarados insuficientemente. También pueden responsabilizar a los empleados por el impuesto sobre la renta adeudado sobre los montos declarados de forma insuficiente, o acusarlos de fraude fiscal si el empleado declara de forma insuficiente sus ingresos a sabiendas.
Hay cinco beneficios adicionales que los empleadores tienden a pasar por alto al calcular la retención de impuestos de los empleados y al informar los ingresos gravables al IRS.
- Tarjetas de regalo o equivalentes de efectivo . Si recibió una tarjeta de regalo, no importa cuán pequeña sea la cantidad, debe declararla como salario, incluso una tarjeta de regalo de $ 5.
- Premios y reconocimientos . ¿Ganaste un concurso en el trabajo? Si es así, ¿recibió un premio? ¿Qué tal un iPad como premio en un sorteo? Los premios por logros no están sujetos a impuestos, pero debe incluir otros premios y reconocimientos en su salario.
- Uso personal del vehículo de la empresa . ¿Utiliza un coche de la empresa para trabajar? Si también se le permite usarlo para hacer mandados y viajes personales durante la noche y los fines de semana, debe incluir el valor de ese uso personal en el salario.
- Gastos de mudanza . Antes de la Ley de Empleos y Reducción de Impuestos de 2017, los empleadores podían proporcionar un reembolso libre de impuestos de los gastos de mudanza si su empleado se mudaba a más de 50 millas de distancia por motivos de trabajo. Los reembolsos por mudanza son ahora un beneficio imponible.
- Reembolsos de gastos bajo un plan no responsable. Los empleadores a menudo reembolsan a los empleados los gastos comerciales que el empleado paga de su propio bolsillo. Siempre que el empleado y el empleador contabilicen los reembolsos correctamente, no están sujetos a impuestos para el empleado. Según un plan contable, el empleado debe proporcionar documentación, como un recibo o factura, que muestre la naturaleza y el monto del gasto. Si el empleador reembolsa al empleado más de lo que el empleado realmente gastó, el empleado debe devolver el exceso al empleador dentro de un plazo razonable (generalmente 120 días). Los reembolsos de gastos bajo un plan no contable son ingresos y los empleadores deben incluirlos en el salario del empleado. Por ejemplo, si un empleador le da a un empleado $ 100 por día para las comidas mientras viaja y el empleado no tiene que proporcionar recibos por las comidas o devolver los fondos no gastados a su empleador,
Conclusiones finales
Si bien todo empleador tiene la responsabilidad de informar los salarios con precisión, los empleados son en última instancia responsables de informar correctamente sus ingresos al IRS. Si recibe alguno de los beneficios descritos anteriormente, haga preguntas.
El mejor lugar para comenzar es con el departamento de nómina de su empresa. Asegúrese de declarar el valor de cualquier beneficio adicional sujeto a impuestos como ingreso en su declaración de impuestos, ya sea que su empleador los incluya correctamente o no en los salarios W-2.
Incluso si su empleador afirma informar todos los salarios correctamente, asegúrese de realizar un seguimiento de los beneficios que cree que están sujetos a impuestos e incluya ese valor en su declaración de impuestos. Asegúrese de no exponerse a ninguna sanción fiscal por declarar menos sus ingresos.
