Cómo prevenir el fraude y el robo de empleados en su empresa: políticas y planes

Muchos propietarios de pequeñas empresas creen que, dado que tienen una operación íntima y unida, no son susceptibles al fraude cuando, de hecho, ocurre lo contrario. La Asociación de Examinadores de Fraude Certificados informa que las pequeñas empresas experimentan más casos de fraude que las empresas medianas o grandes. Al diseñar e implementar controles internos apropiados en su empresa, puede detectar el fraude a medida que ocurre y evitar que los empleados lo intenten en primer lugar.

Quién comete fraude

Si bien puede pensar que los estafadores son criminales empedernidos que saltan de un trabajo a otro, el Journal of Accountancy informa que la mayoría de las personas que cometen fraude ocupacional son delincuentes por primera vez. Además, muy pocos estafadores aceptan un trabajo con la intención de defraudar al negocio.

Esto significa que las prácticas de contratación diligentes y las verificaciones de antecedentes exhaustivas no son suficientes para evitar que ocurra el fraude en su empresa. Sin embargo, existen ciertos factores que hacen que una persona sea más propensa a cometer fraude.

La Asociación de Examinadores de Fraude Certificados sostiene que hay tres elementos que suelen estar presentes cuando se produce un fraude. En primer lugar, la persona que comete un fraude siente presión financiera: deudas elevadas, un estilo de vida lujoso, miembros de la familia con problemas financieros y adicción al juego son fuentes potenciales de presión.

En segundo lugar, el individuo necesita una forma de racionalizar el fraude. Un monólogo interno de “No me pagan lo suficiente”, “Trabajo más duro que el jefe”, “La empresa nunca se perderá esto” y “Me lo merezco”, todos ayudan a una persona a justificar un comportamiento poco ético.

Por último, las personas necesitan la oportunidad de cometer fraude. Si bien usted, como propietario de un negocio, no siempre puede afectar la situación o actitud financiera de un individuo, puede afectar el factor de oportunidad con controles y contrapesos y controles internos apropiados.

Tipos comunes de fraude

1. Apropiación indebida de activos

Según la Asociación de Examinadores de Fraude Certificados, la apropiación indebida de activos es el tipo de fraude más común que ocurre dentro de las pequeñas empresas. La apropiación indebida de activos ocurre cuando un empleado o contratista diseña un plan para robar o hacer un mal uso de los recursos de la empresa, como efectivo o inventario.

Preste especial atención a cómo su empresa recauda efectivo de los clientes. Si no se toman las medidas adecuadas, una persona puede interceptar el efectivo y ocultárselo al propietario.

2. Desnatar

El skimming, una forma popular de robar efectivo, implica robar un pago recibido antes de que pueda registrarse por completo en los registros financieros de la empresa. Por ejemplo, digamos que un cliente quiere comprar un producto en una tienda física. Un empleado de ventas intrigante podría aceptar el pago de los bienes pero embolsarse el efectivo en lugar de registrar la transacción.

Con el skimming, un empleado puede registrar solo una parte del pago, por ejemplo, registrar solo $ 50 pagados cuando se entregaron $ 100, o no registrar el pago por completo. Dado que la transacción de venta no se registra, el inventario de la tienda tampoco se actualiza. Eso significa que el inventario comercial real será en realidad más pequeño que lo que se refleja en los registros contables.

No son solo las transacciones en persona las que son susceptibles de ser desnatadas. Un empleado de contabilidad o de oficina que recibe los pagos de los clientes también puede embolsarse el efectivo entrante. El empleado puede falsificar una nota de crédito o cancelar la cuenta como incobrable para que la empresa no se dé cuenta de que falta el pago.

Un fraude de desnatado de cuentas por cobrar complejo, pero bastante común, implica la superposición de pagos de los clientes. En un esquema de lapeado, un tenedor de libros o contable embolsa el pago en efectivo que un cliente hace en la cuenta de ese cliente. Para cubrir la escasez, el contador utiliza un pago recibido de un segundo cliente hacia la cuenta del primer cliente. Si el segundo cliente nota un saldo de cuenta incorrecto, el contador utiliza un pago de un tercer cliente para cubrir el déficit, y así sucesivamente.

Debido a que los pagos están tan mal administrados, alguien invariablemente se da cuenta del esquema eventualmente. Aún así, los defraudadores pueden seguir rompiendo esquemas durante meses o incluso años sin ser descubiertos.

3. Hurto en efectivo

El hurto de efectivo es similar a robar en el sentido de que un empleado o contratista está robando el efectivo entrante. La diferencia con el robo de efectivo es que el empleado roba el efectivo después de que se haya registrado en los libros de la empresa.

Por ejemplo, un empleado puede robar dinero de la caja registradora después de que se haya registrado una transacción. El empleado puede registrar un desembolso de caja registradora fraudulento para ocultar el hecho de que falta dinero en efectivo. Por ejemplo, un empleado puede anular la venta anterior o emitir un reembolso y sacar el efectivo correspondiente de la caja registradora.

Señales de que se está

robando efectivo Los esquemas de rastreo que implican interceptar efectivo antes de que se registre pueden ser difíciles de detectar. Puede notar estas señales de advertencia:

• Inventario bajo . Si el inventario real en la tienda es más bajo de lo que debería ser según los libros, es posible que un empleado no esté registrando todas las ventas.
• Lagunas en documentos numerados . En el caso de los restaurantes y otras empresas que utilizan cupones prenumerados, una brecha en los cupones puede significar que un empleado tiró un recibo y se quedó con el efectivo.
• Quejas de clientes . Si un empleado está incumpliendo los pagos, los clientes tienden a llamar y quejarse de que los saldos de sus estados de cuenta no son correctos.
• Ingresos bajos durante ciertos turnos . Si los cobros en efectivo son más bajos cuando un empleado en particular está trabajando, eso podría indicar un robo de efectivo.

Controles internos para prevenir el robo de efectivo

• Requerir la aprobación del gerente para emitir créditos, anular ventas o cancelar cuentas . Una vez que alguien más está involucrado en la transacción, un empleado tortuoso tiene menos oportunidades de robar sin que nadie se dé cuenta.
• Emitir estados de cuenta mensuales . Es menos probable que un empleado se meta con los pagos de los clientes si los clientes obtienen una actualización periódica del saldo de su cuenta.
• Instituto de tiempo de vacaciones obligatorio y rotaciones de trabajo . Los esquemas de traslape se desmoronan rápidamente una vez que el empleado culpable no tiene la oportunidad de mover el efectivo.
• Realice recuentos de efectivo sorpresa . Al comparar el efectivo en la caja registradora con los recibos de efectivo, los gerentes pueden identificar las discrepancias de efectivo rápidamente.
• Cámaras de video . Es menos probable que los empleados se comporten mal cuando hay una cámara de video monitoreando los registros.
• Cajas de bloqueo . Al hacer que los pagos de los clientes se envíen directamente a una caja de seguridad bancaria, el efectivo no pasa por las manos de los empleados y los empleados no tienen la oportunidad de robarlo.

4. Desembolsos de efectivo fraudulentos

En lugar de sacar dinero a medida que ingresa al negocio, otros estafadores roban los desembolsos de efectivo salientes. De todas las formas en que los empleados y contratistas se apropian indebidamente de los activos de la empresa, robar efectivo mediante la fabricación de desembolsos de efectivo fraudulentos es la táctica más utilizada.

5. Esquemas de facturación

Los empleados pueden facturar bienes y servicios que la empresa nunca recibió y guardar el dinero en efectivo. El empleado falsifica facturas con servicios o productos inventados y, cuando se desembolsa el cheque, el estafador lo cobra él mismo. El empleado tiene el pago emitido a un proveedor inexistente, utilizando el nombre de una empresa fantasma que posee el empleado o un amigo o familiar.

Los empleados también pueden confabularse con un proveedor existente para cobrar de más a la empresa por los productos. A cambio de aprobar una factura inflada, el proveedor le da al empleado una parte de las ganancias.

Signos de un esquema de facturación

• Las tarifas de un proveedor han aumentado sustancialmente . Cuando las tarifas de un proveedor han aumentado en un porcentaje más alto que la norma de la industria, es posible que no esté obteniendo un trato justo.
• Preferencia del empleado por un determinado proveedor . Un empleado que insiste en un determinado proveedor o que no está dispuesto a recibir ofertas de otros contratistas puede recibir una comisión.

Controles internos para prevenir un esquema de facturación

• Mantenga una lista de proveedores aprobados y solo envíe cheques a los proveedores aprobados . Esto le impide realizar pagos a empresas ficticias o amigos de los empleados. Antes de agregar un proveedor a la lista, investigue un poco y asegúrese de que sea una empresa legítima.
• Junto con una lista de proveedores aprobados, mantenga una lista de precios aprobados . Esto dificulta que los empleados aumenten los precios en connivencia con los proveedores.
• Solicite una copia del informe de recepción antes de firmar cheques . De esa manera, solo firma cheques para productos que la compañía realmente recibió.

6. Esquemas de reembolso de gastos

Otra forma de sacar dinero en efectivo de una empresa es manipular los informes de gastos. Los empleados pueden obtener un cheque de reembolso artificialmente grande agregando gastos personales, gastos inexistentes o inflando gastos en una solicitud de reembolso de gastos.

Señales de un plan de reembolso de gastos

• Informes de gastos extravagantes . Si ciertos informes de gastos de los empleados son más altos que los promedios históricos o los informes de otros empleados, es señal de que el empleado está gastando demasiado.
• El empleado no envía recibos . Cuando los recibos originales no se adjuntan al informe de gastos, nunca se sabe si el empleado realmente incurrió en el costo.

Controles internos para prevenir esquemas de reembolso de gastos

• Requerir recibos para reembolsos de gastos . Si no lo hace, los empleados pueden agregar gastos en los que realmente nunca incurrieron.
• Documente la política de reembolso de gastos de su empresa . En él, tenga claro qué tipos de gastos se pueden reembolsar y qué no es apropiado para el reembolso. Proporcione una copia de la política a todos los empleados.
• Compare los informes de gastos de todos los empleados que realizaron un viaje específico . Si uno es mucho más alto que los demás, es una señal de que los gastos están inflados o que el empleado está gastando demasiado a propósito.

7. Compruebe los esquemas de manipulación

Los empleados o contratistas que tienen acceso a los cheques salientes de la empresa pueden manipularlos para su propio beneficio. Si los cheques en blanco no se mantienen seguros, alguien puede robar algunos y dárselos a sí mismo oa un amigo. Un contable que redacta cheques para que los firme el propietario de un negocio puede alterar el nombre de un cheque, interceptarlo y cobrarlo él mismo.

Señales de manipulación de cheques

• Brechas en los números de cheque . Si hay una brecha secuencial en sus cheques en blanco numerados, es posible que alguien haya levantado algunos.
• Quejas de proveedores . Cuando un proveedor le informa que no ha recibido pagos a pesar de que cortó el cheque, es posible que el pago haya sido interceptado.

Controles internos para evitar la manipulación de cheques

• Mantenga seguros los cheques en blanco . Deben estar encerrados en su oficina en todo momento. No comparta su clave y solo presente los cheques cuando su personal de contabilidad esté listo para imprimirlos.
• Revise el extracto bancario de su empresa todos los meses . Busque cantidades de cheques que no reconozca. Pídale a su banco que incluya una imagen escaneada de los cheques cobrados para asegurarse de que no fueron manipulados antes del endoso.

8. Robo de inventario y otros activos

Incluso si su efectivo está seguro, los empleados pueden encontrar formas de robar o hacer un mal uso de activos físicos como computadoras, productos de la empresa e inventario.

Esquemas de recepción

Los empleados involucrados en el proceso de recepción pueden robar inventario o productos en el punto de entrega. Los empleados intrigantes pueden modificar el informe de envío entrante y la empresa que recibe el informe para ocultar el fraude. Si esos empleados también tienen acceso a los registros de compras, pueden modificar la solicitud de compra para que coincida con los informes de envío falsos.

9. Hurto de activos

Si no existen muchos controles físicos para monitorear los activos, los empleados y contratistas pueden simplemente sacar la propiedad de la empresa de las instalaciones y nunca devolverla.

Señales de que se están robando activos

• Inventario bajo . Si el inventario según los libros es más alto que los niveles reales de inventario, alguien podría estar robando.
• Documentación de inventario de mala calidad . Si los documentos que respaldan la compra y la recepción no son los originales o parecen haber sido alterados, es posible que se trate del trabajo de un ladrón.

Controles internos para prevenir el robo de activos físicos

• Realice recuentos de inventario aleatorios . Esto puede alertarlo sobre la escasez de inventario y hacer que los empleados sean menos propensos a robar.
• Deberes de inventario separados . La misma persona no debería ser responsable tanto de comprar productos como de recibirlos.
• Instale cámaras de seguridad . En particular, controle las habitaciones y áreas donde se almacenan el inventario y los productos valiosos.
• Mantenga seguros el inventario y los activos . Las áreas con activos valiosos deben cerrarse con llave cuando sea posible, y solo ciertos empleados deben tener las llaves.

Más consejos para prevenir el fraude en pequeñas empresas

Además, existen estrategias generales que puede emplear para evitar el fraude. Al cambiar la forma en que administra y delega tareas, puede reducir la posibilidad de que alguien defraude su negocio.

1. Conozca a sus empleados

Cowan, Gunteski & Co. , una firma de contadores públicos , señala que puede cortar de raíz un posible fraude si está al tanto de los cambios en el comportamiento y las actitudes de los empleados. Consulte con sus empleados periódicamente y tómese el tiempo para conversar sobre cómo van las cosas.

En particular, esté atento a estos rasgos de comportamiento que con mayor frecuencia se asocian con los estafadores:

• Vivir más allá de sus posibilidades, por ejemplo, un empleado con un salario bajo que conduce un vehículo de lujo o se toma unas lujosas vacaciones.
• Experimentar dificultades financieras o tener problemas para llegar a fin de mes
• Mantener una relación inusualmente cercana con un proveedor en particular
• No está dispuesto a permitir que otro empleado se haga cargo de algunas de sus funciones.
• Nunca llamé para informarme si estaba enfermo o tomará vacaciones
• Pasar por un divorcio o luchar con problemas familiares

Por supuesto, nunca querrá asumir que los empleados están robando solo porque exhiben algunos de estos rasgos. Aun así, si sospecha que se está produciendo un fraude, puede centrar sus esfuerzos de supervisión y prevención del fraude en los departamentos y áreas donde trabajan los empleados de alto riesgo. Trate de ayudar a los miembros del personal que están estresados ​​o con dificultades financieras de cualquier manera que pueda; retendrá a más trabajadores y generará la lealtad de los empleados.

2. Manejar con integridad

La forma en que se comporta como propietario de un negocio puede afectar las actitudes de sus empleados con respecto al robo. Si toma atajos y no actúa de manera ética, las personas que trabajan para usted estarán más inclinadas a hacer lo mismo. Por el contrario, si realiza un esfuerzo concertado por ser honesto y ético en sus tratos comerciales, los empleados comprenderán que se espera el mismo comportamiento de ellos.

Cree un código de conducta que describa el tipo de comportamiento que espera de todos en su negocio. Además, deje en claro que su puerta siempre está abierta para los empleados que quieran compartir sus inquietudes sobre las operaciones comerciales. La Asociación de Examinadores de Fraude Certificados descubrió que la mayoría de los gerentes se enteran del fraude ocupacional después de recibir un aviso, así que considere implementar una línea directa anónima para denunciar sospechas de fraude.

3. Deberes separados

Uno de los mejores controles internos para prevenir el fraude es la segregación de funciones. En otras palabras, una persona no debería ser responsable de tantas tareas que el fraude se pueda cometer y encubrir sin el conocimiento de los propietarios. Para eliminar las oportunidades de fraude, ninguna persona debe tener la custodia de los activos (como efectivo y productos valiosos), la capacidad de registrar o alterar la información contable sobre esos activos y el poder de autorizar transacciones sobre los activos.

Separar las tareas es complicado en una pequeña empresa porque simplemente no hay suficientes personas entre las que dividir las tareas. Aún así, hay pasos que puede seguir para dividir las funciones clave con solo dos o tres empleados.

Por ejemplo, digamos que usted y un gerente de oficina son los únicos dos empleados de su empresa. Si bien el gerente de su oficina puede tener acceso a fondos no depositados, conciliar el extracto bancario y crear facturas y depósitos bancarios, usted debe ser quien revise el extracto bancario, abra el correo, revise las transacciones y apruebe las notas de crédito.

Si tiene un tercer empleado, digamos, un asistente de oficina, pídale a ese empleado que concilie el extracto bancario, abra el correo y prepare los depósitos bancarios. Esto le quita parte de la responsabilidad y le dificulta al gerente de la oficina ocultar los pagos robados.

Conclusiones finales

La implementación de controles internos es una parte fundamental para proteger su negocio. Sin embargo, puede resultar complicado hacerlo en la práctica.

Es posible que los empleados y contratistas no comprendan por qué están cambiando sus funciones. Comunique a sus empleados  que existen controles para protegerlos, como trabajadores y la empresa. Involúcrelos en el proceso de mejora de la seguridad empresarial y pídales su opinión con regularidad. Como individuos que realizan el trabajo diario, pueden tener conocimientos sobre ciertos procesos que pueden ayudarlo a mejorar los controles. También pueden informarle qué controles funcionan bien y cuáles no.

¿Alguna vez ha trabajado en un negocio en el que alguien cometió un fraude? ¿Como paso?