Cómo incorporar empleados remotos: lista de verificación para nuevos trabajadores virtuales
La incorporación de empleados juega un papel importante en la retención, satisfacción y compromiso de los empleados . Los nuevos empleados que comprenden sus tareas, tienen las herramientas para hacerlas y se comunican abiertamente con los miembros del equipo tienden a hacer trabajadores más felices y productivos .
Y eso tampoco se limita al personal de la oficina. El hecho de que un nuevo empleado trabaje de forma remota no significa que no pueda hacer que sus primeras semanas en su empresa sean acogedoras e inclusivas. Sin embargo, es posible que deba realizar algunos ajustes en su proceso de incorporación existente para que sea relevante para los empleados que trabajan desde casa o más lejos.
Cómo incorporar empleados remotos
Hay muchas formas diferentes de hacer que los empleados remotos se sientan parte de su equipo, incluso de todo el país o del otro lado del mundo. Estas son algunas de las formas en que puede asegurarse de que sus nuevos empleados remotos se sientan seguros, incluidos y preparados.
1.Haga una lista de verificación de incorporación
Antes de hacer cualquier otra cosa, haga una lista de verificación de incorporación. Esto debe cubrir todo, desde el material que necesita enviar a su nuevo empleado hasta cada reunión que deba organizarse.
Tenga una idea sólida de cómo será el primer día, semana y mes de su nuevo empleado, y bríndele todo lo que necesitará para tener éxito desde el primer día. Aunque esto implicará mucha planificación, es parte de una estrategia de retención más amplia que ayudará a sus empleados a sentirse más satisfechos y apoyados en sus funciones.
El uso de una lista de verificación asegurará que no se pierda ningún paso importante de incorporación y que dé una buena impresión a su nuevo empleado.
2. Obtenga información de otras contrataciones remotas
Si administra otros trabajadores remotos, solicite información sobre su experiencia de incorporación con su empresa. Pueden tener sugerencias útiles sobre cómo comunicarse mejor con los trabajadores remotos, organizar el flujo de trabajo o proporcionar capacitación.
Su estrategia de incorporación debe evolucionar continuamente con cada nueva contratación, así que asegúrese de mantenerla flexible y estar abierto a cualquier consejo o sugerencia que sus empleados tengan para ofrecer. Esto es especialmente útil para las nuevas empresas que recién están comenzando a desarrollar un proceso de contratación o una estrategia de incorporación.
3. Maneje el hardware con anticipación
Si proporciona hardware a sus empleados, como una computadora portátil, teclado, mouse o auriculares, asegúrese de enviárselo a su nuevo empleado antes del primer día. Después de todo, si no lo tienen de antemano, ¿cómo se supone que hagan el trabajo?
Siempre que sea posible, pregunte si su nuevo empleado prefiere Mac o PC. Familiarizarse con un nuevo sistema operativo puede llevar mucho tiempo y ser frustrante, y puede hacer que su nuevo empleado cometa errores o tarde más en completar una tarea.
Si el puesto requiere hardware específico, como una computadora portátil con una pantalla de alta resolución para un puesto de diseño o potencia de procesamiento adicional para alguien que trabaja con videos, tómelo en consideración.
Si puede, deje que su nuevo empleado sea parte de la conversación sobre qué hardware utilizará, especialmente si la calidad de la computadora portátil o del equipo afectará su función. Si va a contratar a alguien como un programador, diseñador o especialista en video, pregúntele qué marca y modelo de computadora preferiría usar.
También tiene la opción de darles a los nuevos empleados un presupuesto de hardware y permitirles elegir y comprar su propia computadora portátil o computadora. Solo asegúrese de dejar en claro que el equipo que compran con su presupuesto debe devolverse a la empresa o pagarse cuando finalice su empleo.
Si ofrece otros muebles o suministros de oficina en casa, como un escritorio y una silla, o incluso un presupuesto de gastos de oficina en casa, asegúrese de que su nuevo empleado lo sepa. Sea claro acerca de las limitaciones o reglas para que sepan qué está bien y qué no.
4. Configurar el software
Cada empleado remoto necesita algún tipo de software para hacer su trabajo. Mientras que algunos solo necesitarán lo básico, otros necesitarán programas más específicos. Puede dividir el software y las aplicaciones en dos categorías: basadas en empresas y basadas en roles. El software de empresa se compone de programas y aplicaciones que todo su equipo utiliza para comunicarse y planificar proyectos. El software basado en roles consta de aplicaciones y programas específicos para el puesto de su nuevo empleado.
Software basado en la empresa
El software de la empresa puede incluir programas como:
- Herramientas de comunicación y mensajería como Slack o Microsoft Teams
- Aplicaciones de gestión de proyectos como Asana y Trello
- Aplicaciones de videoconferencia como Zoom y Google Meet
- Software de seguimiento del tiempo como Harvest
- Microsoft Office
- Google Drive
- Suscripciones de antivirus / seguridad
Software para funciones específicas
El software específico de la función depende de la función en la que se encuentre su nuevo trabajador remoto, pero puede incluir aplicaciones y programas como:
- GitHub
- Adobe Photoshop, Lightroom o Illustrator
- Gramaticalmente
- QuickBooks
- Google analitico
No olvide incluir nombres de usuario y contraseñas de inicio de sesión cuando incorpore empleados remotos. Puede ser útil crear una dirección de correo electrónico de la empresa para su nuevo empleado y tener todos los correos electrónicos relacionados con la cuenta, la documentación y las instrucciones enviadas allí para mantenerlos todos en un solo lugar.
Asegúrese de configurar suscripciones y crear nuevas cuentas antes de la fecha de inicio de su empleado remoto. Nadie quiere ser retenido esperando correos electrónicos de confirmación de cuenta y yendo y viniendo con un gerente sobre el acceso a documentos de incorporación o software básico. Prepare usted mismo y su empleado para el éxito al tener todo preparado de antemano.
5. Actualizar la documentación de incorporación remota
Los documentos de incorporación ayudan a los nuevos empleados a conocer los procesos y preferencias exclusivos de su empresa. También actúan como un recurso al que los nuevos empleados pueden consultar cuando no están seguros de cómo hacer algo o quieren confirmar un procedimiento estándar.
Los empleados remotos no tienen la ventaja de aprender de sus compañeros de trabajo de la misma manera que lo hacen los empleados en la oficina. Si bien es fácil pedirle a un compañero que le explique cómo ingresar sus horas cuando está en el cubículo de al lado, es más difícil para un empleado remoto porque no tienen las mismas conexiones iniciales cara a cara con los miembros del equipo. Es por eso que la documentación detallada y extensa puede ser tan útil en un equipo remoto.
Cree instrucciones claras y fáciles de leer para las tareas y procesos cotidianos y actualícelas cada vez que contrate a un nuevo empleado. Cubra todo, desde configurar aplicaciones de comunicaciones y cuentas relacionadas con el trabajo hasta tomarse un tiempo libre y llamar para informar si está enfermo. Los nuevos trabajos a menudo conllevan mucha incertidumbre, especialmente cuando no puede hacer preguntas a los miembros del equipo cara a cara, por lo que proporcionar instrucciones detalladas puede ayudar a tranquilizar a los trabajadores remotos y darles claridad sobre los procesos y procedimientos exclusivos de su equipo.
6. Personalizar y preparar documentos de recursos humanos
Todos los empleados que agregue a su empresa deben completar los documentos de recursos humanos, ya sea una oficina virtual o una ubicación física. Asegúrese de preparar los siguientes documentos, si es relevante, antes del primer día de su nueva contratación remota:
- Manual del Empleado
- Contrato de empleo
- Información de pago y depósito directo
- Acuerdo de no divulgación o confidencialidad
- Detalles del seguro médico y otros beneficios
- Formularios de configuración de contribuciones de jubilación y detalles de contrapartida del empleador
- Detalles del plan de acciones y acciones
Revise los documentos de RR.
7. Asignar un compañero de trabajo a los empleados remotos incorporados
Los compañeros de trabajo son ideales tanto para los empleados en la oficina como para los empleados remotos. Idealmente, desea elegir a alguien que tenga un rol similar al de su nuevo empleado y que haya estado o esté trabajando en proyectos similares. Esto les permite guiar a su empleado remoto a través de procesos y procedimientos específicos y capacitarlos en nuevos proyectos.
El compañero de trabajo del nuevo empleado debe ser alguien que haya estado en su empresa el tiempo suficiente para conocer los entresijos y que tenga una personalidad amable y acogedora. Elija a alguien que represente bien a su empresa y que esté seguro de que podrá enseñar e incorporar a su nuevo empleado de forma remota mientras lo hace sentir como parte del equipo.
Asegúrese de presentarle al nuevo empleado a su compañero de trabajo a principios de la primera semana y facilite una reunión por video entre ellos para que su nuevo empleado sepa a quién acudir si tiene preguntas y ayuda.
8. Cree un canal de comunicación de incorporación
Otra forma de alentar a su nuevo empleado a hacer preguntas y aclarar información sobre el trabajo remoto es crear un canal de comunicación específicamente para incorporarlos. Esto podría ser a través de Slack o cualquier plataforma de comunicación que prefiera que permita hilos o canales.
Agregue miembros relevantes del equipo, como el gerente, el compañero de trabajo y el representante de recursos humanos de su nuevo empleado, e invite a su nuevo empleado remoto a usar el canal siempre que necesite ayuda o aclaración.
También puede usar este canal para enviar y almacenar documentos de incorporación y videos instructivos si los tiene.
9. Configurar reuniones de equipo para nuevos miembros del equipo
Incluso si no puede reunirse en persona para incorporar empleados remotos, que los miembros del equipo se conozcan entre sí sigue siendo importante. Muchos gerentes de contratación cometen el error de permitir que los miembros del equipo programen sus propias reuniones con los nuevos empleados, pero en la primera semana, es mejor que los configure usted mismo.
Por ejemplo, programe reuniones con su nuevo empleado y:
- Su supervisor directo o gerente para discutir expectativas, metas y proyectos.
- Un representante de recursos humanos para revisar el manual del empleado y los documentos de empleo.
- El departamento de TI para ayudar con las configuraciones de hardware y software
- Su compañero de trabajo para conocer a la persona que se encargará de la capacitación práctica.
- Miembros de su equipo o departamento para que puedan poner caras a los nombres
- Cualquier otra persona con la que trabajarán estrechamente o con regularidad para que se sientan cómodos enviándoles mensajes
Consejos para reuniones de incorporación remota
Siga estos pasos para asegurarse de que los nuevos empleados aprovechen al máximo su reunión de incorporación remota.
- Planifique sesiones de capacitación específicas para software propietario, descripciones generales de proyectos y tutoriales para cualquier herramienta de comunicación relevante para el trabajo de su nuevo empleado.
- Fomente actividades para reuniones de equipo , como juegos y rompehielos. Aunque pueden sentirse un poco incómodos al principio, pueden ayudar a que todos se sientan parte de un equipo más grande.
- Programe múltiples registros . Estos pueden ser a través de mensajes, por teléfono o mediante una videollamada. A los empleados remotos les puede resultar más difícil saber con quién hablar sobre problemas o preguntas sobre las políticas o los sistemas de la empresa. Fomentar una línea de comunicación abierta y ofrecer oportunidades para que los nuevos empleados hagan preguntas puede marcar una gran diferencia en la forma en que se sienten bienvenidos y aceptados.
- Use calendarios para programar reuniones de modo que los nuevos empleados remotos puedan planificar sus días sin tener que preocuparse por reuniones improvisadas y averiguar las zonas horarias.
- Distribuya las reuniones en el transcurso de unos días o incluso semanas . No planifique días enteros de videoconferencias con varias personas de diferentes departamentos. Esto puede resultar agotador para los nuevos empleados y puede evitar que absorban información importante.
- Asegúrese de decirle a su nuevo empleado cómo planea reunirse y qué es lo apropiado . Algunos lugares de trabajo prefieren las videollamadas mientras que otros prefieren las llamadas telefónicas. Asegúrese de informar a su nuevo empleado si el video es opcional, incluso cuando use software de videoconferencia, ya que algunos empleadores no son exigentes con respecto a si las cámaras están encendidas.
10. Utilice la cultura de la empresa como parte de la experiencia de incorporación
Incluso los lugares de trabajo remotos tienen una cultura empresarial, simplemente la muestran de manera diferente. El entorno de trabajo que crea habla de sus valores fundamentales y su misión como empresa, y la forma en que se comunica y colabora puede influir en la forma en que los empleados remotos lo perciben.
Canales de comunicación
Algunos lugares de trabajo en línea usan canales divertidos de Slack para brindarles a los empleados una forma de interactuar con sus compañeros de trabajo fuera de las conversaciones laborales. Por ejemplo, un canal de enfriador de agua puede fomentar conversaciones casuales y camaradería entre empleados que de otra manera no se comunican más allá de los detalles del proyecto.
Intente crear algunos canales de comunicación informales o basados en intereses y anime a los empleados a participar. Esto podría ser conversaciones aleatorias sobre qué granos de café son los mejores para comprar o un desafío de escritura de haiku semanal.
Horas de trabajo remoto y flexibilidad
Las expectativas que tiene sobre los horarios flexibles , el equilibrio entre la vida laboral y personal y el tiempo libre también deben incluirse en su programa de incorporación. Con el trabajo remoto, su rigidez al trabajar en diferentes zonas horarias puede hablar de la cultura de su empresa.
Por ejemplo, si tiene un empleado que se encuentra en una zona horaria anterior a la suya, ¿espera que ajuste su horario para reflejar cuándo está disponible la mayoría de sus empleados? ¿O pueden elegir sus propias horas independientemente de su zona horaria?
Diferentes empleadores manejan el trabajo remoto de diversas maneras, por lo que es importante comunicar sus expectativas y brindar pautas desde el principio para que su nuevo empleado no se sienta fuera de lugar.
Los empleados que trabajan desde casa a veces tienen más dificultades para separar su vida laboral y personal, así que tenga claro los descansos, la disponibilidad esperada y cómo deben manejar los mensajes y correos electrónicos fuera del horario de atención.
Sea creativo sobre la formación de equipos
El hecho de que su equipo no esté todo en la misma ubicación física no significa que no pueda fomentar la formación de equipos.
Puede ayudar a fomentar las relaciones y la diversión organizando actividades y eventos opcionales, programando reuniones sencillas de registro del equipo y fomentando conversaciones informales sobre intereses y pasatiempos.
Por ejemplo, aunque un empleado trabaje de forma remota, aún puede participar en actividades de vacaciones o concursos a través de chats de video y contribuir a juegos y conversaciones digitales. Combine actividades grupales e individuales para que los empleados puedan conocerse entre sí.
Trate de ser creativo acerca de cómo motiva e involucra a los empleados remotos para que se sientan involucrados y aceptados.
Paquetes de bienvenida y botín de empresa
El primer día en un nuevo trabajo para un trabajador remoto puede resultar un poco extraño. No están montando una nueva oficina o almorzando con los miembros de su equipo, por lo que puede llevarles más tiempo sentirse parte del equipo. Para ayudar a acelerar este proceso y ayudar a que su nuevo empleado se sienta bienvenido y apreciado, envíele una caja de regalo de la empresa con algunos conceptos básicos.
Muchas empresas que envían paquetes de bienvenida incluyen elementos como:
- Una carta o tarjeta de bienvenida de un gerente, director ejecutivo o fundador
- Una camiseta o un sombrero de la empresa.
- Una taza de café, un termo o una botella de agua de marca
- Suministros de oficina básicos como bolígrafos, blocs de notas y unidades USB
- Auriculares
- Bolsas reutilizables
- Un PopSocket
- Un libro
- Bocadillos o dulces
- Café o té
Algunas empresas incluso envían a las nuevas contrataciones remotas un obsequio personalizado en función de sus intereses o profesión, como una suscripción a una revista o una tarjeta de regalo.
Conclusiones finales
Lo más importante que debe hacer al incorporar empleados remotos es estar preparado. Desde la determinación de los requisitos de hardware y software hasta la programación de reuniones y actividades de creación de equipos, la cantidad de esfuerzo que ponga en la planificación de su nuevo empleado afectará directamente la forma en que se sienten bienvenidos, comprometidos e incluidos en su empresa.
Dedique tiempo a elaborar un plan de incorporación remota completo e integral para impulsar la retención de empleados, obtener una reputación como empleador competitivo y ayudar a los empleados remotos a sentirse como una parte importante de su equipo.
