16 gastos y costos ocultos de autónomos que los contratistas deben cubrir

Decidir convertirte en un autónomo puede parecer tan simple como elegir hacerlo por tu cuenta y cabalgar hacia la puesta del sol autónoma. Pero hay una variedad de factores que debe considerar antes de convertirlo en su trabajo de tiempo completo, entre los cuales se encuentran los gastos que debe cubrir de su bolsillo.

Si bien los empleados no necesitan preocuparse por calcular sus impuestos o presupuestar el tiempo de enfermedad, los autónomos sí lo hacen. Y también tienen que cubrir los gastos de suministros de oficina, atención médica y contabilidad, así como una variedad de otros costos relacionados con el negocio. Todos estos influyen en la tarifa por hora que cobran a sus clientes.

Antes de tomar la decisión de pasar de ser un empleado a un autónomo, estos son algunos de los gastos y costos que debe conocer.

Gastos de autónomos que deben cubrir los contratistas

Desde suministros de oficina básicos hasta honorarios legales, los trabajadores autónomos tienen que cubrir muchos gastos comerciales diferentes que los empleados no cubren. Estos son algunos de los costos más comunes que debe tener en cuenta antes de decidir si la vida de autónomo es para usted.

1. Espacio de oficina

Muchos autónomos pueden trabajar desde casa o incluso desde una cafetería, pero aquellos que no tienen espacio para una oficina en casa o que necesitan reunirse con clientes con frecuencia pueden necesitar alquilar un espacio de oficina comercial. Los costos pueden variar mucho entre ciudades y edificios, pero algunas opciones asequibles incluyen:

• Espacios de coworking
• Alquiler diario de oficinas
• Compartir una oficina privada con otro profesional independiente

El tamaño, tipo y ubicación del espacio de oficina que elija dependerá de su presupuesto y necesidades. A diferencia de los empleados, usted será responsable de investigar, negociar y pagar el espacio de oficina si lo necesita para proporcionar su trabajo independiente a clientes y clientes.

2. Suministros de oficina

Ya sea que su oficina esté en su casa o en un edificio comercial, deberá pagar los suministros y los muebles para llenarla. Comience con conceptos básicos como:

• Una silla de oficina cómoda
• Un escritorio
• Cartas de negocios
• Bolígrafos, lápices y libretas
• Una lámpara de escritorio o de pie
• Un archivador
• Tinta y papel de impresora

A medida que crece su negocio, puede actualizar los artículos para que se adapten mejor a sus necesidades y presupuesto. Por ejemplo, una vez que tenga algunos contratos en su haber, puede considerar comprar un escritorio de pie o una silla ergonómica.

3. Hardware y electrónica

Uno de los mayores costos que deben cubrir los autónomos es el hardware y la electrónica que necesitan para hacer su trabajo. Dependiendo de los servicios que ofrezca, es posible que deba comprar:

• Una computadora de escritorio y un monitor
• Un ordenador portátil
• Una tableta
• Un teclado y un mouse
• Altavoces
• Auriculares
• Un smartphone
• Una camara y un microfono
• Una impresora

Afortunadamente, muchos de estos artículos duran al menos algunos años, por lo que no tendrá que volver a comprarlos con regularidad. Como beneficio adicional, generalmente son deducciones de impuestos , lo que significa que pueden ayudar a reducir la cantidad total de impuestos que debe pagar al IRS.

4. Software, licencias y suscripciones

Una vez que tenga el hardware, debe comprar cualquier software necesario para proporcionar sus servicios independientes a clientes y clientes. Por ejemplo, dependiendo de lo que haga, es posible que deba comprar licencias o suscripciones para:

• Oficina 365
• Adobe Creative Cloud
• Cuenta de desarrollador de Apple
• Una red privada virtual (VPN)
• Fotografía de archivo

Tenga en cuenta que la mayoría de las plataformas ofrecen precios con descuento a las personas, así que investigue antes de comprometerse con una suscripción anual o una licencia con un precio elevado. Busque alternativas gratuitas a las plataformas tradicionales, como Word Online o Google Docs, para reducir costos y, al mismo tiempo, beneficiarse de las herramientas que necesita para hacer su trabajo.

5. Publicidad

Si bien los empleados no suelen tener que preocuparse por pagar los costos de publicidad, los autónomos sí lo hacen. Para conseguir nuevos clientes y crear una lista de empleados a tiempo completo, los trabajadores autónomos deben difundir sus servicios. Puede hacerlo anunciando su negocio a través de:

• Anuncios de redes sociales en Facebook , Twitter, Instagram o LinkedIn
• Anuncios de pago por clic (PPC) en Google, Bing u otros motores de búsqueda
• Periódicos, revistas y otras publicaciones impresas.
• Sitios web como Craigslist
• Asociaciones profesionales

Antes de vaciar su billetera para anuncios costosos y autopromoción, investigue las opciones disponibles para usted y seleccione el método que cree que le dará el mejor retorno de su inversión.

Hay una serie de opciones gratuitas entre las que puede elegir, como unirse a un grupo de redes virtuales o en persona , publicar en foros profesionales o crear perfiles profesionales en redes sociales y compartir información sobre sus servicios y disponibilidad.

También puede publicar sus servicios en sitios web de autónomos como Upwork , que normalmente permiten a los autónomos publicar sus perfiles profesionales sin costo alguno.

6. Sitio web profesional

La mayoría de los autónomos necesitan un sitio web profesional que los clientes potenciales puedan visitar para obtener más información sobre sus habilidades, experiencia y servicios. Este podría ser un sitio web básico similar a una cartera digital , o podría incluir una serie de características adicionales, como reservas en línea y pagos digitales.

Independientemente del tipo de funcionalidad que elija, su sitio web tendrá algunos costos estándar, que incluyen:

• Diseño
• Desarrollo
• Hosting
• Registro de nombre de dominio

Aunque puede reducir sus gastos eligiendo una plataforma de creación de sitios web gratuita como WordPress o Wix , aún tendrá que pagar su dominio y alojamiento como mínimo. Si desea incluir un blog, también deberá considerar los costos asociados con la contratación de un redactor o editor independiente, a menos que planee proporcionar su propio contenido.

7. Impuestos sobre el trabajo por cuenta propia

Debido a que los impuestos no salen automáticamente de sus facturas de autónomos, usted es responsable de calcular y reservar sus impuestos sobre el trabajo por cuenta propia durante todo el año, cuya tasa actual es del 15,3%.

Afortunadamente, muchos de sus gastos contarán como amortizaciones, que puede incluir en sus declaraciones de impuestos anuales, reduciendo la cantidad total que debe. Sin embargo, sigue siendo una buena idea calcular una cantidad aproximada de impuestos de cada factura y mantener el efectivo en una cuenta separada, para que no deba una cantidad inesperada sin forma de pagarla cuando llegue el momento de pagar los impuestos.

8. Beneficios para la salud

Desde anteojos y recetas hasta citas médicas y emergencias, los autónomos son responsables de sus propios costos médicos, ya sea asegurando su propio seguro médico o pagando de su bolsillo.

Afortunadamente, tiene opciones cuando se trata de seguros de salud para autónomos que pueden ahorrarle dinero y estrés. Asegúrese de investigar y elegir una opción que funcione para usted tanto en la práctica como en lo económico para respaldar la salud personal y profesional.

9. Ahorros para la jubilación

Al igual que con los impuestos, los trabajadores autónomos no tienen los mismos planes de jubilación a los que contribuir que los empleados. En cambio, los trabajadores autónomos deben planificar y ahorrar para la jubilación por su cuenta . Por ejemplo, puede optar por configurar un plan 401 (k) individual o una cuenta IRA , de forma similar a como lo haría si trabajara para una empresa.

Desafortunadamente, no se beneficiará de que un empleador iguale sus contribuciones, pero se preparará para la seguridad financiera futura sin dejar de ser dueño de su propio negocio.

10. Desarrollo profesional

Los seminarios, conferencias, cursos y certificaciones son una parte importante para mantenerse actualizado en su profesión. Y todos cuestan dinero. Los propietarios de pequeñas empresas, como los autónomos, no tienen empleadores con beneficios como presupuestos de desarrollo profesional, por lo que deben cubrir estos costos por su cuenta.

Pero a pesar de que estos esfuerzos tienen costos iniciales, pueden terminar proporcionándole muchos beneficios a largo plazo. Después de todo, cuanto más perfeccione sus habilidades, establezca contactos con otros y amplíe los servicios que ofrece, mayores serán las posibilidades de que su negocio independiente tenga éxito.

Si bien puede ser más consciente de los costos acerca de cómo enfoca el desarrollo profesional cuando está pagando la factura, aún debe ser algo para lo que presupueste y se esfuerce por lograrlo. Algunas opciones de desarrollo profesional tienen un costo relativamente bajo o incluso son gratuitas, pero aún ofrecen nueva información que puede ayudarlo a aprender más sobre las tendencias y las mejores prácticas de la industria.

11. Vacaciones y tiempo de enfermedad

Uno de los mayores costos ocultos del trabajo independiente es presupuestar el tiempo libre. Muchos trabajadores autónomos pasan inadvertidamente por alto el hecho de que tienen que apartar dinero para cubrir las vacaciones o el tiempo de enfermedad que toman durante el año. Debido a que no tienen un empleador que pague el tiempo libre, depende de ellos calcular y reservar la cantidad adecuada.

Tiene un par de opciones cuando se trata de ahorrar para los días de vacaciones y por enfermedad. Por ejemplo, puede:

• Tome una pequeña cantidad de cada trabajo independiente que complete y guárdelo en una cuenta separada
• Calcule la cantidad que necesita ganar para vivir y luego use los ingresos adicionales como pago de vacaciones
• Trabaje horas adicionales para cubrir la cantidad de tiempo que desea tomarse cada año

Como nuevo profesional independiente, probablemente comenzará sin vacaciones ni tiempo por enfermedad, pero a medida que obtenga más clientes y comience a acumular su ingreso mensual promedio, tendrá una mejor idea de cómo comenzar a dedicar horas adicionales y ahorrando para un merecido tiempo libre.

12. Costos contables y legales

Cuando eres un empleado, es fácil dar por sentados tus departamentos de contabilidad y legales. Realizan un seguimiento de sus horas, depositan sus cheques de pago y proporcionan su contrato de trabajo, todo sin que tenga que mover un dedo. Los autónomos tienen que manejar su propia contabilidad, desarrollar sus propios contratos y realizar un seguimiento de sus propios registros , o bien pagarle a alguien para que lo haga por ellos.

Si no se siente cómodo administrando los aspectos financieros y legales de su negocio independiente solo, es posible que desee contratar a alguien para que lo haga por usted o, al menos, comprar un software que lo ayude a realizar tareas contables como:

• Facturación
• Redacción de cotizaciones y contratos
• Seguimiento de sus horas facturables
• Seguimiento de los estados de pago
• Documentar los gastos comerciales

13. Tareas administrativas

Normalmente, a los autónomos no se les paga por el tiempo que dedican a completar las tareas administrativas de rutina que conlleva hacer negocios, como responder correos electrónicos, escuchar mensajes de voz o hablar con el servicio de atención al cliente sobre un problema técnico. Eso significa que deben considerar cómo cubrir sus horas no facturables para que no terminen trabajando gratis.

La mejor manera de hacer esto es calcular el trabajo no facturable en su tarifa por hora. De esa manera, no se le paga directamente por sus tareas administrativas, pero aún gana suficiente dinero para cubrir el tiempo que dedica a realizarlas.

14. Facturas relacionadas con el negocio

Si tiene una oficina en casa o alquila un espacio de oficina en otro lugar, todavía tiene que pagar los servicios públicos, Internet y un teléfono para administrar su negocio. Incluso si decides trabajar como autónomo desde casa, podrías estar viendo facturas más altas debido a:

• Estar en casa más a menudo
• Necesita una velocidad de conexión a Internet mejorada o un plan de datos
• Usar más datos de teléfonos móviles en cafeterías u otros lugares de trabajo remotos

Espere un aumento en las facturas relacionadas con el negocio cuando comience a trabajar por cuenta propia, independientemente de si elige trabajar desde una oficina en casa, alquilar un espacio o aprovechar un espacio de trabajo público.

15. Viajes

Los viajes de negocios son costosos pero a veces necesarios. Desde transporte y boletos para eventos hasta comidas y alojamiento, hacer un viaje para asistir a una conferencia o para conocer a un cliente puede ser una tarea costosa que los autónomos generalmente tienen que cubrir por su cuenta.

Ocasionalmente, los clientes pueden colaborar o incluso pagar los costos si requieren que el profesional independiente viaje específicamente para su proyecto. Dependiendo del trabajo autónomo que ofrezcas, es posible que no tengas que viajar en absoluto. Sin embargo, si sus servicios requieren que vuele o conduzca para reunirse con los clientes, no se sorprenda si tiene que pagar su propio viaje.

Cuando sea posible, aproveche las videoconferencias y las llamadas telefónicas para obtener algunos de los beneficios de las reuniones cara a cara sin los costos asociados.

16. Transporte

Si su negocio independiente requiere que visite los hogares o negocios de los clientes con frecuencia, deberá pagar sus propios costos de transporte. Por ejemplo, deberá tener suficiente para cubrir su:

• Pagos de vehículos
• Combustible
• Seguro
• Pase de autobús o tránsito
• Tarifas de estacionamiento
• Reparaciones y mantenimiento

Si está acostumbrado a tener un vehículo de la empresa y una tarjeta de crédito para cubrir los gastos de gasolina como empleado, tener que pagarlos usted mismo puede ser una píldora difícil de tragar, especialmente si es nuevo en el trabajo independiente. Pero estos son costos importantes para incluir en sus cálculos de precios y cotizaciones para ayudarlo a evitar perder dinero en sus trabajos independientes.

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Conclusiones finales

Antes de tomar la decisión de pasar de ser un empleado a tiempo completo a seguir una carrera independiente, es importante comprender exactamente en qué se está metiendo. Existe una gran diferencia entre aprovechar la economía de los conciertos y comenzar un negocio independiente sostenible y rentable.

Considere todos los gastos que tendrá que pagar y si puede permitirse cubrirlos en función de los clientes y los contratos que ha establecido. Si no puede, no pierda la esperanza. Siempre puede comenzar ofreciendo sus servicios y avanzar gradualmente hacia una carrera independiente a tiempo completo en el futuro.