Qué es el coworking: ventajas y desventajas, costos ocultos del espacio de oficina compartido

A medida que el teletrabajo y el trabajo autónomo se vuelven más comunes, el coworking se está convirtiendo en una alternativa viable al trabajo desde casa o desde una oficina tradicional. Si bien el coworking tiene varias ventajas, incluida una mayor interacción social, el acceso a salas de conferencias y la capacidad de establecer un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida personal, compartir el espacio de oficina puede ser más costoso de lo que cree.

Si está considerando hacer el cambio al coworking, considere todos los costos antes de sumergirse.

¿Qué es el coworking?

El coworking es un acuerdo para compartir oficinas entre individuos y (a veces) pequeñas empresas. En algunos casos, el arreglo es muy informal: el propietario de un negocio que posee o alquila un espacio de oficina demasiado grande y luego subarrenda los escritorios y oficinas a otros. Los espacios de coworking también funcionan como negocios formales, alquilando escritorios y espacios de oficina a autónomos, teletrabajadores e incluso viajeros de negocios. Los modelos de operación varían, con algunas empresas de coworking que cobran el alquiler diario, semanal o mensual, mientras que otras venden membresías que permiten al miembro hacer uso del espacio de trabajo y sus servicios. Los espacios de coworking generalmente no utilizan contratos de membresía o arrendamientos a largo plazo.

Los arreglos de espacio en una oficina de coworking también varían. Algunas empresas de coworking alquilan espacio de escritorio por orden de llegada: usted lleva su computadora portátil al trabajo todos los días y se sienta en cualquier espacio de trabajo disponible. Otras oficinas son más formales, asignando escritorios u oficinas a los miembros. Dependiendo del espacio y la disposición, es posible que tenga oficinas formales y asientos de planta abierta disponibles para elegir.

Además de ofrecer espacio de oficina y uso compartido de comodidades, algunos propietarios de espacios de coworking fomentan activamente la colaboración entre los miembros patrocinando eventos de networking o sitios web de “llegar a conocerte” que permiten a los miembros presentarse entre sí.

¿Por qué el coworking?

Si bien trabajar desde casa es una buena opción para algunos, otras personas optan por alquilar y trasladarse a una oficina de coworking todos los días. Este es el por qué:

1. Reducción del estrés

Dejar el trabajo en la oficina es mucho más fácil cuando en realidad tiene una oficina para dejar. Trabajar desde casa puede ser estresante, especialmente si no hay una oficina en casa o un espacio de trabajo separado al que retirarse. Algunas personas que trabajan en casa se sienten culpables si no están trabajando todo el tiempo. Esto puede crear tensión con otros miembros de la familia al mismo tiempo que dificulta la relajación.

2. Gestión del tiempo mejorada Los

niños, las mascotas, los vecinos, los conductores de reparto, los televisores, las cocinas y los libros son grandes distracciones. A muchas personas les resulta difícil minimizar las interrupciones de la jornada laboral, y numerosas interrupciones pueden convertir una jornada laboral de ocho horas en una jornada de doce o catorce horas.

3. Más interacción social

Esto no es importante para todos, pero algunas personas aprecian salir y tener la oportunidad de hablar e interactuar con otros en un entorno empresarial.

4. Oportunidades para establecer contactos Los

compañeros de trabajo pueden ser grandes prospectos o fuentes de referencias.

5. Un entorno profesional

Una oficina de coworking ofrece a los teletrabajadores y autónomos una alternativa profesional y tranquila a reunirse con clientes en casa o en cafeterías.

6. Bajo Requerimiento de Mantenimiento La

gerencia o dueños de espacios de coworking asumen la responsabilidad del mantenimiento de oficinas y equipos compartidos.

7. Menos costoso y menos riesgoso que el

alquiler de oficinas privadas Alquilar una oficina privada, especialmente en una gran ciudad, es una opción cara. Los alquileres suelen ser altos, al igual que el costo de amueblar la oficina, comprar equipo de oficina, pagar facturas de servicios públicos, limpiar el espacio y pagar a los contratistas para que se encarguen del mantenimiento necesario del edificio. Además, muchos propietarios comerciales requieren que los inquilinos firmen contratos de arrendamiento a largo plazo. Los inquilinos con problemas de flujo de efectivo, o aquellos que necesitan salir de la ciudad para viajes de negocios, pueden verse atrapados pagando el alquiler incluso cuando no pueden pagarlo o no necesitan el espacio. El coworking permite a los miembros compartir los costos de los servicios públicos, Internet y las máquinas de oficina, al tiempo que ofrece planes de membresía a corto plazo.

Costos ocultos del coworking

Si bien el coworking puede ser una alternativa conveniente y rentable a trabajar desde casa o alquilar una oficina comercial, es importante conocer algunos de los costos menos obvios de trabajar en un espacio compartido. Por supuesto, si está acostumbrado a trabajar en una oficina tradicional, es posible que estos costos no estén tan “ocultos”, pero si ha estado trabajando desde casa, es posible que se encuentre (o reencuentre) con algunos de estos gastos. indefenso.

1. Desplazamientos diarios

A menos que su espacio de coworking esté a poca distancia de su casa, debe contabilizar los gastos de desplazamiento . Estos varían, pero incluyen el costo de la gasolina, el mantenimiento del automóvil y las tarifas del transporte público. Viajar al trabajo también agrega tiempo no remunerado a su jornada laboral. Y dependiendo de la situación del estacionamiento en su espacio de coworking, es posible que también deba pagar tarifas de estacionamiento.

2. Cuidado de niños y mascotas

Si planea pasar todo el día trabajando fuera de casa, es posible que deba pagar el servicio de cuidado de niños o mascotas.

3. Alimentos y bebidas

Cuando trabaja desde casa, tiene su cocina, cafetera y alimentos a su disposición. Si trabaja fuera de casa y no tiene ganas de preparar un almuerzo todos los días, deberá comprar entradas para microondas para guardar en la oficina o pagar los almuerzos en los restaurantes locales. Mantener la cafeína es otro problema: algunas oficinas de coworking ofrecen café básico y agua caliente para el té, pero el canto de sirena de un Starbucks local o un tostador independiente puede atraerte de tu escritorio con más frecuencia de la que te gustaría. Desafortunadamente, el costo de esos cafés con leche aumenta rápidamente.

4. Socializar

Incluso si tiene cuidado de empacar su almuerzo todos los días y se apega al café de la máquina de tazas K de la oficina, los compañeros de oficina amigables aún pueden invitarle a almorzar, tomar café o tomar algo después del trabajo. Si eres del tipo solitario o no te importa la creación de redes, es posible que rechazar estas ofertas no sea un problema. Pero, si le gusta socializar, continúe y vuelva a calcular su presupuesto de entretenimiento para acomodar estas actividades de networking.

5. Almacenamiento

Algunos espacios de coworking alquilan casilleros de almacenamiento a los miembros que no tienen un escritorio permanente. La ventaja del alquiler de casilleros es que no tiene que llevar su computadora portátil y otros suministros a casa cada noche. La desventaja es que el alquiler es un gasto adicional.

6. Tecnología y electrónica Los

espacios de coworking no suelen incluir acceso a una computadora, así que planifique llevar su propia computadora portátil al trabajo. Además de su computadora portátil, traiga cualquier periférico que le guste usar, como un monitor grande, un teclado ergonómico o una bola de seguimiento. Si bien transportar estos artículos hacia y desde el trabajo todos los días es una posibilidad (al igual que olvidarlos en casa), es mejor que se ahorre la molestia comprando un segundo conjunto de periféricos para el lugar de trabajo.

7. Servicios de oficina

No todos los espacios de coworking son iguales. Algunas oficinas ofrecen el uso gratuito de la fotocopiadora / impresora / máquina de fax compartida, mientras que otras pueden cobrarle por este uso. Del mismo modo, algunas oficinas incluyen el costo de WiFi en el alquiler, mientras que otras cobran un extra por la conectividad o requieren que proporciones tu propio punto de acceso por razones de seguridad. Es importante saber exactamente lo que cubre su alquiler antes de firmar un acuerdo para que pueda contabilizar cualquier gasto adicional.

8. Suministros de oficina

Planifique comprar sus propios bolígrafos, sobres, grapas, clips y otros suministros estándar.

9. Ropa El

coworking significa que ya no puede trabajar en pijama con un desorden de cabello despeinado. Si bien la mayoría de las oficinas no prescriben un código de vestimenta, existe una expectativa general de que los miembros se vean reunidos y presentables. Además, viajar al trabajo aumenta el desgaste de su ropa y zapatos a medida que desafía los elementos. Prepárese para aumentar su presupuesto de ropa y aseo personal una vez que se registre en el coworking.

10. Tratamiento de los estornudos

Si alguna vez ha trabajado en una oficina, es probable que no tenga muy buenos recuerdos de resfriados, gripes y otras enfermedades que periódicamente se apoderaban del lugar de trabajo. Desafortunadamente, el espacio de trabajo compartido significa gérmenes compartidos , así que prepare su sistema inmunológico para un impacto desagradable.

11. Impuestos Las

cuotas de membresía de coworking o el alquiler pueden ser deducibles de impuestos, pero también lo son los gastos de oficina en casa. Hable con su asesor fiscal para determinar si cambiarse a un espacio de trabajo compartido afectará su obligación tributaria y, si lo hace, en qué medida.

12. Seguro

Consulte su contrato de arrendamiento o membresía para averiguar si el espacio está asegurado y si el seguro cubre accidentes o pérdidas sufridas por usted, sus clientes o sus visitantes. Si no es así, hable con un agente de seguros para conocer sus opciones de cobertura. Este es un tema importante, por lo que es posible que desee pasar la cobertura de seguro de la oficina más allá de su abogado.

13. Robo

Es común que la seguridad en los espacios de coworking sea laxa, especialmente porque los miembros entran y salen libremente sin una supervisión real. Desafortunadamente, esto deja su trabajo y sus artículos personales vulnerables al robo.

Minimizar costos

A pesar del gasto adicional, muchas personas sienten que el coworking ofrece grandes ventajas sobre las oficinas tradicionales en el hogar o en el comercio. Si decide firmar un acuerdo de coworking, aquí hay algunas formas de minimizar los costos:

1. Pague por

adelantado su alquiler o membresía Algunos espacios de coworking ofrecen descuentos a los miembros que paguen por adelantado sus cuotas o el alquiler. Pregúntele al administrador del espacio si esto es posible. Si es así, también negocie un acuerdo de reembolso por escrito en caso de que tenga que salir de la ciudad o regresar a su oficina en casa.

2. Mire más allá de las cifras de alquiler mensual

Recuerde, el costo real del coworking no es solo el alquiler o las cuotas mensuales. Descubra lo que está incluido en su membresía de coworking y lo que cuesta más. Solo entonces deberías hacer tus números.

3. Ubicación, ubicación, ubicación

Cuando sea posible, elija un espacio de trabajo compartido que esté cerca de su hogar. La proximidad le permite ahorrar tiempo y gastos en los desplazamientos y al mismo tiempo le da la libertad de correr a casa para almorzar. Si no hay espacios de trabajo cerca de su casa, simplifique su vida y ahorre tiempo eligiendo una oficina que esté cerca de tiendas, bancos, clubes de salud o sus lugares de reunión favoritos. Si viaja mucho o si trabaja con frecuencia con clientes de fuera de la ciudad, busque una oficina cerca del aeropuerto. También desea considerar factores como el estacionamiento y la proximidad al transporte público. El tiempo es dinero, sobre todo si eres autónomo, así que no subestimes la importancia de la accesibilidad al elegir una oficina.

4. Guarde los alimentos para el almuerzo y los bocadillos en el lugar

Si su espacio de trabajo compartido incluye una cocina, guarde los platos principales congelados, las sopas para microondas y los sándwiches en la oficina. Compre un recipiente grande para almacenar alimentos, escriba su nombre en él con un marcador permanente y llénelo con envolturas para sándwiches, embutidos y quesos para que pueda preparar sus propios almuerzos. Tener estos artículos a mano reduce la tentación de salir a cenar o recibir comida a domicilio.

5. Aproveche las promociones de cafés y restaurantes

Siempre que pueda evitar pagar el precio completo, debe hacerlo. Muchos restaurantes ofrecen almuerzos especiales muy baratos, así que asegúrese de preguntar a los restaurantes locales por sus menús de almuerzo. Algunas cafeterías ofrecen descuentos si traes tu propia taza o termo. Además, asegúrese de preguntar a sus paradas favoritas sobre los programas de fidelización de tarjetas perforadas.

6. Haga productivos los

desplazamientos en transporte público Si no se marea en el coche, utilice el tiempo de desplazamiento para ponerse al día con la lectura profesional o para revisar los correos electrónicos. Si leer mientras está en movimiento no le funciona, escuche los podcasts de la industria de camino a la oficina.

7. Considere los beneficios fiscales para los viajeros diarios

Si es un empleado que trabaja a distancia, averigüe si su empresa participa en un programa de beneficios fiscales para los viajeros diarios que le permite pagar los pases de transporte público con dólares antes de impuestos deducidos de su cheque de pago. Estos programas pueden ahorrarle cientos de dólares cada año.

8. Revise las opciones de pases de transporte público

Lleve un registro de cuánto gasta cada mes en tarifas de autobús y tren. Muchas empresas de transporte público ofrecen múltiples estructuras de tarifas, así que tómate el tiempo para revisar cada una de tus opciones para asegurarte de que estás obteniendo la mejor oferta.

9. Negociar

acuerdos con empresas locales Los comerciantes locales que no conocen su espacio de coworking pueden estar dispuestos a ofrecer ofertas especiales a su base de miembros. Habla con el gerente de tu espacio de coworking para averiguar si está dispuesto a hablar con las empresas locales sobre ofrecer descuentos especiales para ti y tus compañeros de oficina.

Conclusiones finales

La tecnología hace del coworking una gran alternativa para autónomos y teletrabajadores que no quieren trabajar desde casa. Aún así, es importante reconocer todos los gastos adicionales asociados con el coworking. Tener en cuenta estos gastos en su presupuesto antes de decidir unirse a un espacio de coworking es un paso inteligente y esencial en la gestión de su negocio y sus finanzas personales.

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