6 consejos de gestión del tiempo para pequeñas empresas para aumentar la productividad

Si está en el proceso de iniciar su propio negocio , es posible que sienta que no hay suficiente tiempo en el día para hacer todo. Para agravar las cosas, para el propietario de una pequeña empresa, cada minuto que marca el reloj representa dólares, ya sea ganado o desperdiciado.

¿Suena eso extremo? Considere esto: en un estudio realizado por Microsoft , los investigadores encontraron que los trabajadores usaban solo alrededor del 60% de su tiempo de trabajo disponible. Eso significa que de una semana laboral de cinco días, solo fueron productivos tres de esos días. Ahora, aplíquelo a su propio negocio. Si el tiempo es dinero, ¿cómo te sentirías si ganas dinero solo el 60% del tiempo que pasas en el trabajo?

¿Ahora tengo tu atención?

La realidad es que el tiempo es fácil de perder y, a menos que tengas una idea preestablecida de cómo lo gastarás, pasará antes de que te des cuenta. Pero no se preocupe, aquí hay seis consejos que todo propietario de una pequeña empresa puede utilizar para aprovechar al máximo su tiempo.

Consejos de gestión del tiempo para pequeñas empresas

1. Ignore su correo electrónico

Esto probablemente suene mucho más fácil de lo que es, ya que la mayoría de las personas tienden a revisar las suyas cada 5 a 10 minutos. Pero si suma todos los minutos que se necesitan para revisar continuamente su bandeja de entrada y luego responder, es fácil ver por qué es una pérdida de tiempo.

En lugar de ser un esclavo de su correo electrónico, hágalo sujeto a sus limitaciones de tiempo. Reserve dos períodos de tiempo durante el día para revisar y responder a todos sus mensajes. Esto requerirá una gran motivación y disciplina, pero le permitirá dedicar más atención y tiempo a otras tareas que, de otro modo, podrían verse interrumpidas constantemente al revisar el correo electrónico.

Si te preocupa que la gente se ofenda por el tiempo que tardas en responder, configura una respuesta automática que les permita saber que tardas entre 10 y 12 horas en responder, o incluso 24 horas si eso es aceptable para tu tipo de negocio. .

2. No multitarea

En Psychonomic Bulletin and Review , los expertos mostraron que solo alrededor del 2.5% de las personas pueden realizar múltiples tareas de manera efectiva  y aún así hacerlo bien en cada actividad. Además, el Instituto de Psiquiatría de la Universidad de Londres muestra que el coeficiente intelectual de una persona cae 10 puntos cuando está demasiado estimulado por correos electrónicos, mensajes de texto y llamadas telefónicas.

Por otro lado, los expertos en gestión del tiempo estiman que centrarse en una cosa a la vez duplicará la productividad, la producción de trabajo y el rendimiento. Y cuando dirige una pequeña empresa, eso puede significar la diferencia entre el éxito y el fracaso. Oblíguese a hacer una cosa a la vez configurando un reloj o temporizador durante un cierto período de tiempo, y luego concéntrese en esa tarea hasta que esté completa.

3. Establezca objetivos paso a paso

Una cosa es establecer una meta y otra muy distinta establecer una meta detallada en la que los pasos y los incrementos necesarios para lograrla se describen de antemano. Muchas personas establecen metas generales y luego nunca las cumplen. Por ejemplo, piense en los millones de propósitos de Año Nuevo que se establecen cada año. El problema con este tipo de objetivos es que, si bien son buenas ideas, la gente simplemente no sabe cómo implementarlas.

Para aprovechar al máximo su tiempo en su negocio, su día debe estar compuesto por una serie de objetivos que tengan hitos específicos. Por ejemplo, si su objetivo es conseguir cinco nuevos clientes, debe pensarlo detenidamente y anotar todos los pasos que tendrá que seguir para lograrlo. Al dividir los objetivos más grandes en pasos más pequeños, podrá lograr sus objetivos de manera más eficaz, ya que sabe exactamente qué pasos deben realizarse a lo largo del camino. Además, ¿a quién no le gusta un poco de refuerzo positivo? Saber que ha completado ciertos pasos para alcanzar su objetivo puede ser muy motivador.

Debe establecer metas para antes y después del almuerzo , y asegurarse de que las más importantes estén programadas antes del almuerzo. Si sabe que no puede dejar de comer hasta que se cumplan sus objetivos, será más probable que se concentre en hacer las tareas y no se desvíe.

4. Organice su tiempo y espacio

Es difícil trabajar de manera organizada cuando todo lo que te rodea es un caos. Un estudio realizado por Esselte muestra que el 43% de los estadounidenses se consideran desorganizados y que la falta de organización hace que se queden hasta tarde en la oficina al menos dos noches a la semana. No tiene por qué ser así.

Los expertos en organización coinciden en que el primer paso para aumentar la productividad es limpiar y luego organizar su espacio. Elimine todo lo que no sea necesario, luego cree un sistema para las cosas que lo son. Por ejemplo, use una carpeta de archivos codificada por colores para los elementos que son urgentes, que deben hacerse ese día, y otra para las cosas que pueden esperar hasta mañana. O si eres un técnico, usa tu escáner y crea archivos en tu PC o Blackberry usando el mismo tipo de sistema.

Será necesario organizar no solo tu espacio, sino también tu tiempo. Muchas personas utilizan un sistema de incremento de tiempo, en el que se permiten una cierta cantidad de tiempo para hacer las cosas de su lista de tareas pendientes. Con excelentes herramientas en línea gratuitas como e.ggtimer , un dispositivo que funciona como un reloj de arena , puede configurar la hora y luego recibir una alerta cuando esté activa. No hay nada como correr contra el reloj para cumplir un objetivo para aquellos de nosotros, los tipos más competitivos.

5. Ponlo por escrito

Hay algo en comprometerse con un plan por escrito que de alguna manera lo solidifica en su mente. Al escribir su plan de acción para el día, incluidos sus objetivos y los detalles de ellos, estará armado con un plan que lo llevará de manera eficiente a lo largo del día. Por supuesto, aún se enfrentará a distracciones, pero si tiene una comprensión clara de lo que necesita lograr durante el día, será más probable que vuelva a la tarea en cuestión, en lugar de desviarse sin rumbo de una. tarea a la siguiente.

Algunos expertos creen que debería crear esta lista la noche anterior. De esa manera, podrá comenzar el día siguiente completamente preparado, en lugar de perder el tiempo decidiendo cómo abordar las tareas y averiguando qué debe hacer.

6. Convierta su automóvil en una oficina

Si ha visto la película, Lincoln Lawyer , apreciará este siguiente consejo más extremo. ¿Alguna vez ha deseado poder hacer algo de trabajo mientras conduce entre citas o pasa el rato en su automóvil esperando que comience una reunión? En lugar de perder este precioso tiempo, conecte un fax y una fotocopiadora a su automóvil y use el tiempo para hacer las cosas que son necesarias, pero a menudo muy inconvenientes cuando está de viaje. Eche un vistazo al fax, la impresora y el escáner GSM portátiles Possio Greta , y no vuelva a perder el tiempo de conducción. También puede invertir en un teléfono inteligente o una computadora portátil con una tarjeta de Internet móvil para estar conectado en todo momento.

Conclusiones finales

El viejo adagio “el tiempo es dinero ” se basa en una verdad que probablemente nunca cambiará. Y si está en el negocio por su cuenta, la forma más fácil de aumentar sus ingresos es prestar atención a cómo está gastando su tiempo y luego hacer ajustes para ayudarlo a gastarlo mejor.

Si tiene otras sugerencias para aprovechar al máximo el tiempo que pasa en el trabajo, publíquelas a continuación.