15 consejos para trabajar desde casa: aumente la productividad y evite las distracciones
He estado trabajando desde casa durante los últimos 14 años, y ha sido interesante observar el cambio entre los lugares de trabajo en la oficina y en el hogar en 2020. Una encuesta realizada por PwC encontró que el 55% de los empleadores esperan que trabajar desde casa ser un arreglo a largo plazo.
Gracias a mi propio arreglo de trabajo desde casa a largo plazo, con tres hijos y una casa ocupada, he tenido tiempo suficiente para perfeccionar una estrategia de productividad que funciona para mí. Aprendí que si te tomas el tiempo de prepararte para trabajar desde casa y creas un ambiente propicio para el profesionalismo y la productividad, es más que posible construir una carrera próspera.
Consejos para trabajar desde casa y aumentar la productividad
Mantenerse concentrado en una tarea en un espacio de trabajo que incluye niños, acceso instantáneo a las redes sociales y una cantidad infinita de otras distracciones puede ser difícil. A continuación, le indicamos cómo mantener a raya las distracciones y aumentar su productividad cuando trabaja desde casa.
1. Cree un espacio de oficina dedicado
En una casa ocupada, puede ser muy fácil dejar que los niños apilen sus deberes en su escritorio o jueguen en su computadora, pero difícilmente crea una atmósfera profesional. Si su casa es lo suficientemente grande como para acomodar una habitación entera dedicada exclusivamente al trabajo, es uno de los afortunados. De lo contrario, simplemente establezca un área donde pueda usar su computadora, hablar por teléfono y mantener almacenados los documentos importantes.
Cualquiera que sea su enfoque, lo importante es mantener su vida laboral y su vida personal separadas. A menos que no tenga otro lugar donde trabajar, mantenga su dormitorio y su espacio de trabajo separados para que no se sienta tentado por su cama durante el día o por su computadora portátil por la noche.
Incluso si está solo en casa, tener un espacio dedicado a la oficina en casa tiene sentido, no solo para ayudarlo a mantenerse concentrado, sino también para ahorrarle dinero en impuestos. Para reclamar la deducción de impuestos de la oficina en casa , mida su espacio de oficina dedicado y calcule el porcentaje de su hogar que representa; por ejemplo, una oficina de 200 pies cuadrados en una casa de 2,000 pies cuadrados sería el 10%. Luego, puede deducir ese porcentaje de los costos asociados con su hogar, como servicios públicos y mejoras en el hogar.
Sin embargo, para calificar para la deducción por oficina en casa, debe usar su oficina de manera exclusiva y regular para hacer negocios. Si solo lo usa casualmente o lo comparte con toda su familia, ya no califica. Si tiene preguntas, consulte a un profesional de impuestos de algún lugar como H&R Block que se especialice en impuestos para pequeñas empresas.
2. Invierta en el inventario de su oficina
Es importante que el espacio de trabajo de su hogar tenga todos los accesorios que esperaría de una oficina profesional. Por supuesto, lo que cada persona considere necesario varía según el gusto y la profesión. Algunos elementos que podría considerar incluyen:
- Una computadora confiable y dedicada
- Una conexión a Internet de calidad
- Un teléfono fijo para empresas o un teléfono móvil solo para empresas (busca en Xfinity Mobile )
- Un sistema de archivo
- Suministros de oficina generales (cómprelos en las rebajas de regreso a clases para obtener las mejores ofertas)
- Una buena impresora
- Cómodo mobiliario de oficina en casa , incluida una silla de oficina
Jugar con una computadora obsoleta o ir a la tienda de impresión puede costarle tiempo y productividad. Y si trabaja por cuenta propia, puede deducir cualquier artículo que compre para su oficina en casa de los impuestos de ese año. Solo asegúrese de guardar sus recibos.
Haga un inventario diario y asegúrese de tener todo lo que necesita antes de comenzar. De esa manera, no interrumpirá su flujo de trabajo para buscar un cargador de computadora portátil ni tendrá que luchar para encontrar papel de impresora.
3. Prioriza tu día
Establecer prioridades es importante en la oficina e infinitamente más cuando se trabaja desde casa. Sin un jefe mirando por encima de su hombro o colegas para compartir ideas, depende de usted poner su lista de tareas pendientes en orden. Puede ayudarlo a mantenerse encaminado y evitar sentirse abrumado.
Anote rápidamente lo que debe hacerse durante un día laboral en particular, luego numere cada elemento en orden de prioridad. Cuando termine el día, transfiera inmediatamente todo lo que no logró a la lista del día siguiente para asegurarse de que nada se escape.
También puede utilizar aplicaciones y herramientas para mantenerse encaminado. Me gusta TeuxDeux para crear y priorizar listas, así como para tomar notas en línea. Si prefiere administrar su lista de tareas pendientes con su teléfono inteligente, pruebe Remember the Milk , que también funciona con Alexa, Google Assistant y Siri para permitirle crear listas a través de la voz en lugar de escribirlas. O pruebe Do it Tomorrow , disponible para iOS y Android. Ayuda a programar su lista de tareas pendientes con un día de anticipación para que nada se deshaga, incluso si no puede acceder a ella hoy.
4. Involucre a su familia
Si trabaja en casa con niños , necesita la cooperación de todos. Llame a una reunión familiar y explíqueles a sus hijos que necesita concentrarse durante las horas de trabajo. Hable con su pareja sobre su horario y cambie las obligaciones de los niños si ambos trabajan desde casa para que cada uno tenga tiempo dedicado a concentrarse.
Una familia que conozco usa el “sistema de semáforo”. El padre que trabaja en casa pone un círculo rojo, amarillo o verde en la puerta de la oficina según lo que esté sucediendo ese día. Verde significa entrar directamente, amarillo significa preguntar primero y rojo significa no molestar. Hace de la productividad una especie de juego para los niños de una manera visual y fácil de entender.
Incluso si no tiene hijos, es posible que deba comunicar su necesidad de un entorno de trabajo tranquilo a su pareja. Si su cónyuge o pareja trabaja en un entorno más tradicional, la idea de una oficina en casa puede parecerles casual, lo que genera ruido e interrupciones cuando intenta concentrarse. Establezca reglas básicas para su espacio de trabajo, como tocar la puerta antes de entrar en su oficina o respetar el tiempo de silencio entre ciertas horas.
5. Manténgase concentrado
Revisar su correo electrónico es una necesidad cuando trabaja a distancia, especialmente si es el método de comunicación favorito de sus colegas. Sin embargo, hacer clic constantemente en esa pestaña de correo electrónico puede obstaculizar sus propios proyectos e interrumpir el flujo de trabajo.
En su lugar, cierre su correo electrónico, apague todas las notificaciones telefónicas y revise sus mensajes y redes sociales solo en los momentos designados durante el día. Incluso si lo verifica cada 30 minutos, obtendrá un tiempo de trabajo sólido e ininterrumpido.
Otra opción para mantener una bandeja de entrada limpia y dejar de distraerse con los mensajes personales es establecer una dirección de correo electrónico separada para el trabajo y hacer un esfuerzo por leer, clasificar y responder la correspondencia en consecuencia.
Si es propenso a consultar sus sitios web favoritos cuando debería estar trabajando, intente usar LeechBlock , una extensión que le permite “prohibir” los sitios que consumen mucho tiempo entre ciertas horas. Incluso puede establecer tiempos de registro “permitidos”, como cinco minutos de Facebook después de 45 minutos de trabajo.
6. Utilice un navegador dedicado
Tengo dos navegadores diferentes en mi computadora: uno para el trabajo y otro para la navegación informal. El navegador de navegación informal está repleto de distracciones, desde pestañas abiertas hasta marcadores, notificaciones por correo electrónico y mensajes. Cuando tengo tiempo libre, uso mi navegador de navegación para poder consultar rápidamente mis sitios favoritos y conectarme con otros.
Por el contrario, mi navegador de trabajo está casi completamente vacío. Solo conservo marcadores relacionados con el trabajo y lo equiparé con aplicaciones y extensiones que me ayudan a mantener la productividad. El resultado es la capacidad de acceder a Internet sin distraerse con videos divertidos o feeds de redes sociales.
7. Organízate
Cuando trabaja desde casa, su trabajo puede volverse más estresante. De repente, está luchando entre la vida hogareña y laboral, y un horario apretado puede interrumpir su flujo de trabajo. Eso significa que debe hacer todo lo posible para optimizar y organizar su oficina en casa.
Organizarse antes de sentarse en su escritorio puede hacer que se sienta menos estresado y más productivo durante todo el día. Una de mis aplicaciones favoritas para mantenerme organizado es Evernote . Le permite guardar ideas, notas, imágenes y recordatorios en un solo lugar, lo que lo hace perfecto para ese momento “eureka” cuando no está en su escritorio.
Mantener una oficina limpia también le ayuda a estar al tanto de las cosas. Al organizar y archivar papeles sueltos, perderá menos tiempo buscándolos cuando los necesite. Un archivador cuesta alrededor de $ 50 y le compensa con creces en tiempo ahorrado y mayor productividad. También hace que su entorno de trabajo sea mucho más agradable.
8. Establecer horario de oficina
No siempre es fácil demarcar claramente su vida hogareña de su vida laboral cuando su computadora está a solo unos metros de distancia. La mejor forma de fomentar el equilibrio entre el trabajo y la vida personal es crear un horario de trabajo. Aunque puede ser imposible ignorar por completo su trabajo fuera del horario laboral, especialmente si trabaja como autónomo y tiene plazos estrictos, siempre puede priorizar. Establezca una regla que indique que su horario de trabajo es de 9 a.
Si su trabajo requiere que realice un seguimiento de sus horas, una aplicación como Toggl puede ser de gran ayuda. Toma nota del tiempo que trabajó y le permite enviar actualizaciones y hojas de tiempo a sus supervisores. E incluso si no necesita entregar sus horas, puede aumentar su productividad al permitirle saber cuánto tiempo pasó en un proyecto y cuánto tiempo pasó navegando por la Web.
Solo recuerde que cuando esté planificando su horario de trabajo, también debe planificar los descansos y las comidas. Son una parte integral para preservar su cordura. Un receso por la mañana, una comida al mediodía y un receso por la tarde, incluso si es solo para relajarse y visitar sus sitios web favoritos, pueden ayudarlo a mantenerse concentrado y evitar distraerse cuando debería estar trabajando.
9. Come en la cocina
Comer en tu escritorio puede parecer una obviedad cuando trabajas en casa, pero encuentro que si guardo un bocadillo en mi computadora, pronto me distraigo con el acto de comer. Como es casi imposible para mí trabajar mientras una mano me lleva la comida a la boca, por lo general termino usándola como excusa para dejar de trabajar y navegar por la Web.
Su mejor opción es hacer de su oficina en casa una zona sin alimentos. Tenga a mano una botella de agua o una taza de café para sorbos rápidos, pero deje la comida principal para la cocina o el comedor. De esa manera, obtendrá un merecido descanso, pero cuando vuelva a su escritorio, estará listo para ponerse a trabajar. No olvide ordenar rápidamente después de comer para que no se desvíe por un fregadero lleno de platos.
10. Invierta en auriculares
Si se distrae con facilidad, un buen par de auriculares con cancelación de ruido podría ser una de las mejores compras que realice. Piense en todos los ruidos domésticos que pueden interrumpir su concentración. Un teléfono que suena, un televisor ruidoso, niños jugando, el timbre de la puerta e incluso conversaciones regulares pueden hacer que pierda el hilo de sus pensamientos o se sienta frustrado. Y, dado que no es factible (o justo) esperar que todo el ruido simplemente se detenga cuando estás trabajando, los auriculares con cancelación de ruido son la mejor opción.
Los auriculares con cancelación de ruido emiten una frecuencia que ayuda a amortiguar los ruidos domésticos habituales y son especialmente eficaces cuando se combinan con música. Del mismo modo, la aplicación White Noise Lite para iOS o Android también puede ser un salvavidas. Simplemente aumente los sonidos del océano para concentrarse mejor en el trabajo cuando esté en la zona.
Los auriculares también funcionan como un gran indicador para su familia: si están encendidos, significa que está trabajando y no debería molestarse.
11. Utilice el uso compartido de archivos basado en la nube
El teletrabajo puede significar compartir archivos constantemente entre su hogar y las oficinas de su empresa o clientes. Aunque es posible enviar y recibir correos electrónicos, los archivos adjuntos pueden perderse en la mezcla, especialmente si actualiza copias con regularidad.
Una excelente solución es un servicio de intercambio de archivos basado en la nube, como Dropbox , Google Drive o Trello . Con la capacidad de actualizar en tiempo real, el intercambio de archivos elimina casi por completo el problema de trabajar con documentos obsoletos. Incluso puede anular archivos anteriores para reducir la confusión, permitiendo el acceso de sus colegas, jefes o clientes. También mantiene su bandeja de entrada libre de archivos enormes que ocupan un espacio significativo.
12. Mantenga un calendario impecable
Estar en casa todo el día puede significar muchas tareas múltiples, como llevar a los niños a las citas o pasar la hora del almuerzo al teléfono. Un calendario bien mantenido le ayuda a evitar la sobreprogramación y la doble reserva. Usa lo que te funcione, ya sea una agenda en papel, el calendario de tu teléfono o una aplicación para ayudarte a estar al tanto de tus días.
Además, tratar de sincronizarse con colegas y clientes puede ser complicado cuando no están trabajando juntos en una oficina física. Configure reuniones con un calendario de Google compartido y podrá registrarse y elegir un horario que funcione para todos. También puede enviar invitaciones y confirmaciones, que se agregan automáticamente al calendario según sea necesario.
13. Pide ayuda
No tienes que hacerlo todo solo. Contrate a una niñera a través de Care.com para sus hijos o considere contratar a un asistente virtual o ama de llaves o incluso intercambiar deberes con un vecino o amigo para ayudar a reducir el alcance de sus responsabilidades y permitirle concentrarse. Si está en el presupuesto, pedir algo de apoyo reduce la presión de equilibrarlo todo. Cuando sepa que sus otras responsabilidades están siendo atendidas, le resultará más fácil ser productivo.
Ya sea que tenga hijos o viaje solo, trabajar desde casa significa que se le recuerdan constantemente todas las tareas que debe hacer, lo que agrega una capa de estrés al trabajo de oficina tradicional. Si sientes que te estás quedando atrás, pídele a tu pareja o hijos mayores que contribuyan y asuman las responsabilidades que más te distraen. Puede ser más productivo si se concentra al 100% en el trabajo, en lugar de en los platos sucios en el fregadero o en los recados que necesita hacer.
Consejo profesional : si está buscando contratar limpiadores para su hogar, Handy.com es una excelente opción. Podrá manejar todo en línea y puede programarlos para que vengan con la frecuencia que necesite.
14. Sal y socializa
Es muy fácil quedarse prácticamente pegado a la silla de su oficina, especialmente cuando está convenientemente ubicada cerca de la cocina y la cama; después de todo, ¿qué más necesita? Sin embargo, si trabaja en casa es importante que se esfuerce por salir de casa y socializar con regularidad. Incluso algo tan simple como una llamada semanal de Zoom con sus compañeros de trabajo puede hacer que se sienta más conectado.
Si sientes que estás demasiado ocupado para salir de casa y conectarte con los demás, considéralo parte del trabajo y escribe en el tiempo fuera de tu escritorio como una cita. Incluso si solo se dirige al parque para tomar aire fresco y saludar a sus vecinos, es probable que se sienta mucho más humano cuando pueda tomar un descanso, salir y hablar con la gente durante el día.
15. Aproveche su ciclo Ultradian
Probablemente hayas oído hablar de tu ciclo circadiano, un patrón que gobierna tus ciclos de sueño y vigilia. Pero el ciclo ultradiano menos conocido podría ser la clave para desbloquear la productividad al gobernar sus ciclos de descanso y actividad. Básicamente, el cerebro de la mayoría de las personas puede manejar la productividad máxima durante aproximadamente 90 minutos, después de lo cual necesitan un descanso de 20 minutos para una tarea menos intensa. Este patrón es tu ciclo ultradiano.
Obligarse a ser hiperproductivo sin darle a su cerebro algo de tiempo de inactividad resulta en agotamiento porque los humanos simplemente no están programados para concentrarse durante largos períodos de tiempo a la vez. Es la misma idea que la Técnica Pomodoro , que utiliza bloques de trabajo de 25 minutos con descansos de cinco minutos.
Obviamente, todos somos diferentes, así que intente probar su enfoque configurando un temporizador y viendo cuánto tiempo puede concentrarse en una tarea antes de comenzar a sentirse agotado. Luego, puede usar esos bloques de tiempo al máximo agregando “descansos para el cerebro” a lo largo del día. Pasee a su perro, recorra las redes sociales, prepare un refrigerio o póngase al día con las noticias sabiendo que estará más concentrado y será más productivo cuando haya terminado.
Conclusiones finales
Aunque un trabajo en casa tiene muchas ventajas, ciertamente puede ser difícil si no está preparado para sus desafíos . Al probar las aguas y ver lo que realmente te ayuda a mantenerte encaminado y enfocado en la tarea, puedes convertir un trabajo en casa en una carrera viable, una que ofrezca lo mejor del mundo profesional y personal.
¿Trabajas desde casa? ¿Cuáles son sus mejores consejos de productividad?
