¿Qué es un número DUNS y para qué se utiliza? (Dun & Bradstreet)

Todas las personas nacidas en los Estados Unidos reciben un número de Seguro Social único de nueve dígitos al nacer. Sin este identificador, no puede disfrutar de muchos de los beneficios que los ciudadanos estadounidenses y los residentes legales dan por sentados, incluidos los beneficios para trabajadores jubilados y discapacitados. Por supuesto, también necesita un número de Seguro Social para declarar sus impuestos.

Las entidades comerciales no obtienen, ni necesitan, números de seguro social. Sin embargo, pueden obtener un número de identificación único de nueve dígitos a través de un sistema que es casi tan ubicuo como el Seguro Social: el Sistema de Numeración Universal de Datos, o DUNS. Si es dueño de su propio negocio o está pensando en iniciar uno, debe saber más sobre los usos, beneficios y desventajas de tener un número DUNS.

¿Qué es DUNS? Orígenes y elegibilidad

El sistema de numeración universal de datos es una base de datos de identificación empresarial establecida en 1963 por Dun & Bradstreet, una empresa privada. Según  Dun & Bradstreet , prácticamente cualquier entidad comercial distinta (organizaciones sin fines de lucro, empresas unipersonales, LLC, sociedades, corporaciones e incluso agencias gubernamentales) puede solicitar y recibir un número DUNS único de nueve dígitos. Actualmente hay 225 millones de ellos. Los números DUNS se pueden emitir con o sin guiones para facilitar la lectura: XX-XXX-XXXX o XXXXXXXXX.

También se pueden asignar números únicos a subsidiarias y sucursales de firmas más grandes. Por ejemplo, si Acme Widget Company es propietaria total de Acme Distribution Company, las dos empresas podrían tener números DUNS distintos. Y, técnicamente, cualquier ubicación comercial separada (los dos restaurantes Chipotle en lados opuestos de la ciudad, por ejemplo, o incluso dos divisiones corporativas separadas que ocupan diferentes suites en el mismo edificio) pueden solicitar un número único.

DUNS + 4

Sin embargo, en este nivel de organización, una empresa puede preferir utilizar un número DUNS + 4. Este es un número DUNS de nivel matriz o subsidiaria con un sufijo de cuatro dígitos que ayuda a los proveedores, clientes y agencias gubernamentales a identificar unidades más pequeñas con fines contables. A diferencia de la base de datos principal de DUNS, Dun & Bradstreet no respalda ni mantiene estos sufijos de cuatro dígitos: las empresas los crean y administran internamente. Si tiene una pequeña empresa, probablemente no tendrá que preocuparse por DUNS + 4 de inmediato.

¿Por qué necesita un número DUNS?

Cada número DUNS transmite cierta información sobre la empresa que representa:

• Verificación de existencia y funcionamiento . Para sus proveedores, clientes, contratistas y cualquier otra persona que pueda hacer negocios con usted, su número DUNS significa que su empresa u organización existe y está operativa. Cuando una empresa deja de operar, su entrada se cierra para reflejar eso.
• Información demográfica . Su entrada DUNS es una lista de directorio oficial y muy detallada que permite a otros encontrar y conocer su empresa. Incluye la ubicación física de su empresa, la información de contacto, la propiedad, la estructura comercial, la industria, el número de empleados, los alias (designaciones de “hacer negocios como”) y los datos financieros históricos.
• Relaciones corporativas . Los números DUNS se asignan al azar, por lo que sus dígitos no tienen ningún significado especial. Sin embargo, sí revelan conexiones entre empresas relacionadas. Si su empresa es parte de una jerarquía corporativa más grande, su entrada DUNS refleja esto al vincular las entradas de sus subsidiarias, sucursales y empresa matriz.

Su número DUNS también le confiere muchos privilegios. Necesita uno para solicitar un contrato con el gobierno y, en algunos lugares, para hacer negocios en un país extranjero. También permite que sus prestamistas y proveedores obtengan información sobre su negocio, aumentando su credibilidad y posiblemente facilitando la obtención de un préstamo o línea de crédito favorable.

También puede obtener información sobre otras empresas utilizando sus números DUNS. Esto puede ayudarlo a encontrar clientes o socios potenciales y a tomar decisiones informadas sobre cómo hacer negocios con ellos y cómo hacerlo.

Características clave de un número DUNS

Cada número DUNS tiene varias características importantes:

• Permanencia . Una vez emitido, un número DUNS es permanente, independientemente de los cambios de propiedad o domicilio, o eventos financieros como la bancarrota del Capítulo 11. Si una entidad liquida sus activos y deja de operar, su número DUNS nunca se vuelve a emitir.
• Uso global . DUNS es omnipresente y global. En agosto de 2013, había alrededor de 225 millones de entradas DUNS únicas de empresas en aproximadamente 190 países. Ningún otro registro de empresas, ni siquiera a nivel internacional, tiene tantas entradas.
• Compatibilidad con los registros nacionales de empresas . Muchos gobiernos utilizan DUNS como un registro de empresas de facto para las empresas con las que trabajan. Por ejemplo, el sistema de registro central de contratistas de los Estados Unidos utiliza DUNS como su método principal de identificación comercial: para solicitar un contrato con el gobierno, primero necesita un número DUNS. En muchos países, DUNS es el único medio aceptado para identificar empresas con sede en otros países, incluso si no hacen negocios con el gobierno local. En Alemania, un registro de empresas nacional llamado Unique Partner Identification Key (UPIK) utiliza números DUNS para clasificar las empresas.

Cómo solicitar un número DUNS

Puede solicitar un número DUNS a través de Dun & Bradstreet. Es gratis, aunque el registro DUNS está incluido en ciertos paquetes de inteligencia comercial y monitoreo de crédito pagado de Dun & Bradstreet, como Small Business Starter.

Antes de presentar la solicitud, verifique si su empresa ya tiene un número DUNS; este puede ser el caso si compró la empresa a un propietario anterior. Puede buscar su empresa, por nombre, a través de la base de datos DUNS en línea de D&B o llamar al (866) 705-5711 para preguntarle a un representante.

Si no tiene un número DUNS, puede solicitar uno por teléfono al número anterior, que cuenta con personal entre las 8 a. M. Y las 6 p. M., Los siete días de la semana, en todas las zonas horarias de EE. UU. También puede presentar su solicitud en línea a través del sitio web de Dun & Bradstreet o el sistema de Registro de Contratista Central (CCR) del Gobierno Federal, el portal para todos los contratistas del gobierno de EE. UU. Desde el momento en que envía su solicitud, puede tomar hasta 30 días para recibir su número. Los planes pagados de D&B, como Small Business Starter, pueden acelerar el proceso a dos días hábiles.

Para solicitar un número DUNS, debe proporcionar lo siguiente:

¿Qué puedes hacer con uno?

La información contenida en su entrada DUNS crea oportunidades para su negocio, así como para otras entidades que deseen hacer negocios con usted:

• Mantenga datos comerciales precisos . Dun & Bradstreet afirma gastar más de $ 1 millón por día para mantener la base de datos DUNS, verificando y actualizando los datos de cada entrada. En consecuencia, puede confiar en que su entrada DUNS y las de las empresas con las que hace negocios serán precisas y actualizadas. Muchos directorios de empresas electrónicas, como Manta , no ofrecen dicha garantía.
• Trabajar con entidades gubernamentales . Si no tiene un número DUNS, no puede solicitar un contrato con ninguna agencia gubernamental ni obtener un préstamo de la Administración de Pequeñas Empresas. Tampoco puede conseguir trabajo con las Naciones Unidas y muchos gobiernos extranjeros, aunque debe consultar con las fuentes apropiadas si desea hacer negocios con una entidad en el extranjero.
• Haga negocios con empresas extranjeras . Incluso si no necesita trabajar con una agencia gubernamental de EE. UU. O extranjera, es posible que desee hacer negocios con empresas privadas extranjeras. Dado que DUNS es el registro de empresas de facto en muchos países, tener un número DUNS es la forma más fácil de establecer su legitimidad para clientes potenciales en el extranjero. Además, según la política del gobierno local, es posible que su empresa deba obtener un número DUNS antes de establecer una sucursal o subsidiaria en otro país.
• Establezca credibilidad con los prestamistas . Como parte de su debida diligencia, los prestamistas pueden consultar su entrada DUNS para obtener información financiera y demográfica básica sobre su negocio. También pueden comprar informes crediticios e inteligencia comercial sobre su empresa de Dun & Bradstreet. Esta información es propiedad de Dun & Bradstreet, por lo que si no tiene un número DUNS, los posibles prestamistas pueden tener una imagen incompleta de las finanzas y las operaciones de su empresa, lo que podría hacer que sea menos probable que le otorguen un préstamo.
• Mantenga una mejor gestión de riesgos con los clientes . Si su empresa extiende líneas de crédito a sus clientes, puede usar sus números DUNS para comprender mejor su estado general. Por ejemplo, incluso si una de sus empresas cliente parece financieramente sólida, su empresa matriz puede estar en problemas. Al revelar el vínculo entre los dos, DUNS puede ayudarlo a detectar un problema potencial antes de que la empresa cierre o cancele el contrato.
• Mantenga un mejor poder adquisitivo con los proveedores . Su empresa puede hacer negocios con varios proveedores que operan bajo el mismo paraguas corporativo, pero es posible que la relación no siempre sea evidente. Al analizar la entrada DUNS de cada proveedor, puede desentrañar las relaciones corporativas ocultas y utilizarlas a su favor durante las negociaciones del contrato de suministro. Por ejemplo, en lugar de comprar a cuatro proveedores diferentes propiedad de la misma empresa matriz, es posible que pueda comprar cuatro veces más a un solo proveedor y obtener un descuento por volumen como recompensa.
• Reciba mejor información sobre los prospectos . Si dirige una empresa B2B, su éxito depende de su capacidad para identificar los prospectos más prometedores y convertirlos en clientes de pago. Con información demográfica, financiera y de contacto de millones de empresas, la base de datos de DUNS le permite encontrar y comunicarse con las empresas con más probabilidades de requerir sus productos y servicios.
• Acelere su solicitud de un certificado SSL . Si su empresa desea configurar un portal de comercio electrónico, debe solicitar un certificado SSL, una característica de seguridad esencial para las transacciones en línea. Las organizaciones que emiten estos certificados generalmente requieren información detallada de contacto, propiedad e información demográfica sobre cada solicitante. Su entrada DUNS contiene toda esa información, lo que permite al emisor de SSL verificar rápidamente la identidad de su empresa y activar su certificado. Sin un número DUNS, su emisor de SSL puede solicitar una gran cantidad de documentos enviados por fax o correo electrónico, lo que aumenta sustancialmente la duración y la complejidad del proceso de solicitud.

Posibles desventajas

Tener un número DUNS confiere muchos beneficios, pero también es importante comprender las limitaciones del sistema y los posibles inconvenientes.

• Dun & Bradstreet se beneficia de DUNS . Aunque DUNS es el registro de empresas preferido en gran parte del mundo, Dun & Bradstreet no lo mantiene por la bondad de su corazón. Una vez que está en la base de datos, D&B (y Dun & Bradstreet Credibility Corp, una antigua subsidiaria que ofrece servicios similares) lo presionan regularmente para que se registre en servicios como monitoreo de crédito e inteligencia comercial, que podrían volverse molestos.
• Monopolio virtual de identificación empresarial . En EE. UU., La Unión Europea, Australia y otros lugares, DUNS es, con mucho, la base de datos de identificación empresarial más popular y completa, hasta el punto en que no tiene competencia real. Esta situación puede estar aumentando el costo general del sistema para los gobiernos y las empresas que lo utilizan. Por ejemplo, según la  Oficina de Responsabilidad del Gobierno, el contrato del gobierno federal con D&B tiene un valor de más de $ 150 millones a partir de 2010. Para ver si otro sistema sería factible (y más barato), o tal vez solo para presionar a D&B en futuras negociaciones contractuales, el gobierno está buscando marcos de identificación de empresas alternativos. Sin embargo, no está claro cuánto, si acaso, ahorraría el cambio a otro sistema.
• No completamente transparente . La información contenida en DUNS es propiedad de Dun & Bradstreet. Para empezar, esto significa que D&B no está obligado a decir cómo se obtiene. Tampoco está obligado a vender o transferir ninguna información DUNS, lo que podría obstaculizar un cambio futuro a otro sistema de identificación comercial. Y, a pesar de su estatus como el registro de empresas de facto del Gobierno Federal, D&B no está obligado a cumplir con las solicitudes de la Ley de Libertad de Información (FOIA) de miembros de la prensa o del público, lo que dificulta la verificación independiente de la información en su base de datos.

Conclusiones finales

Dun & Bradstreet llama a DUNS “números de seguro social para empresas”. En realidad, es incluso más generalizado que el Seguro Social. El sistema se utiliza en decenas de países de todo el mundo, incluidos EE. UU., Australia y la Unión Europea, y confiere numerosos beneficios a las empresas que participan. Aunque no necesita un número DUNS para operar, tener uno puede abrir puertas que de otro modo permanecerían cerradas.

Al mismo tiempo, debe conocer los posibles problemas relacionados con este sistema, incluidas las preguntas sobre la privacidad. Al igual que con cualquier base de datos, participar en DUNS crea una huella pública que permite a otros, buenos y malos, encontrar su empresa. Para todas las ventajas del sistema, su decisión de obtener un número DUNS debe ser personal.

¿Su empresa tiene un número DUNS?