Revisión anual de 15 pasos para su pequeña empresa: ¿está bien encaminado?
Visita a su médico todos los años para un chequeo, lleva su automóvil para un mantenimiento regular y programa una llamada de servicio en otoño antes de encender su calefactor, pero ¿cuándo fue la última vez que su empresa se hizo un chequeo?
Muchos dueños de negocios están tan ocupados administrando sus empresas que no se toman el tiempo para verificar la salud financiera de sus negocios . Y eso puede ser un error costoso.
La salud financiera de su empresa es una parte fundamental de su éxito. Al menos una vez al año, tómese el tiempo para examinar cómo está funcionando su negocio y asegúrese de que está tomando las medidas necesarias para lograr sus objetivos.
Ingresos
Los ingresos son la cantidad de dinero que genera o gana su negocio antes de que se eliminen los gastos. Sin ingresos, su empresa no puede obtener ganancias y mantenerse viable a largo plazo. A continuación, le mostramos cómo garantizar que sus ingresos generen rentabilidad.
Paso 1: comparar los objetivos de ingresos con los ingresos reales
Toda empresa necesita un presupuesto que desglose los ingresos y gastos previstos. Pero tenga en cuenta que un presupuesto no está destinado a acumular polvo una vez que se redacta. Es un documento dinámico que puede ayudarlo a tomar mejores decisiones e identificar áreas de mejora a lo largo del año.
Obtenga su presupuesto actual (o comience uno hoy a través de Quickbooks ) y compare sus objetivos financieros con sus resultados reales. ¿Perdiste tu objetivo? Si es así, ¿por qué? Es posible que parte de su proceso de elaboración de presupuestos deba incluir el ajuste de sus gastos para compensar el déficit de ingresos.
Si alcanza o supera sus objetivos de ingresos, ¿qué hizo bien? ¿Puedes hacer más en el futuro? Utilice parte de su superávit de ingresos para crear su fondo de emergencia.
Paso 2: diversificar
Mientras revisa los ingresos, observe qué parte de sus ingresos proviene de un cliente o de un producto. Si una parte significativa proviene de una sola fuente, ¿qué pasaría si ese flujo de ingresos se agotara mañana? ¿Su negocio estaría en serios problemas?
La diversificación hacia nuevos productos o mercados puede ser arriesgada, pero también puede ayudarlo a mantener cierta estabilidad.
Paso 3: subcontratar
¿Cuánto de su tiempo se dedica a tareas que no generan ingresos, como las redes sociales, la contabilidad, el mantenimiento de sitios web o el manejo de una bandeja de entrada de correo electrónico aparentemente sin fondo?
Si el tiempo que dedica a estas tareas obstaculiza el crecimiento, es hora de subcontratar esas áreas del negocio para que pueda concentrarse en aumentar sus ingresos. Los sitios web como Fiverr o Upwork tienen autónomos que buscan ayudarlo con estos trabajos que no tiene tiempo para completar.
Paso 4: revise su lista de clientes
¿Tiene algún cliente o cliente que agote su energía? Tal vez sean ellos los que siempre están regateando el precio o quejándose sin importar cuánto trabajes para complacerlos. Quizás es hora de dejar sueltos a esos clientes.
Al iniciar una empresa, es común que los propietarios de empresas contraten a cualquier cliente que pague, sin importar lo difícil que sea. Pero en algún momento, esos clientes problemáticos pueden costarle más tiempo perdido e ingresos de lo que valen.
Si el tiempo que dedica a los clientes que consumen energía le impide trabajar con los clientes que ama, despídalos cortés y profesionalmente.
Gastos
Es importante concentrarse en las ventas y el crecimiento, pero si no está administrando los costos, los ingresos salen volando tan rápido como entran. A continuación, le mostramos cómo ser más consciente de los gastos de su empresa.
Paso 5: observe las tendencias año tras año
Eche un vistazo a sus informes de pérdidas y ganancias de los últimos años. ¿Cómo han cambiado sus gastos de un año a otro? Si su negocio está creciendo, es razonable un aumento en los costos. Después de todo, los gastos suelen generar ingresos.
Sin embargo, si no presta mucha atención, algunos gastos pueden salirse de control. Eche un vistazo de cerca a sus gastos y vea si puede reducir los costos sin afectar negativamente la calidad.
Paso 6: Revise los gastos recurrentes
El modelo de negocio basado en suscripción está en auge. En lugar de comprar productos y servicios según sea necesario, paga una tarifa mensual o anual para recibirlos de forma regular.
Es conveniente porque ya no necesita preocuparse por quedarse sin un producto o que le suspendan el servicio. Pero esta conveniencia tiene un costo si está pagando suscripciones que no está usando.
Revise sus suscripciones y cancele las que ya no use. Para aquellos que decida conservar, considere si el nivel del plan sigue siendo adecuado para usted. Por ejemplo, es posible que esté pagando por funciones premium en su software de administración de redes sociales o de contabilidad cuando una versión de nivel inferior de una empresa como Quickbooks también satisfaría sus necesidades.
Consejo profesional : si su empresa paga a empleados o contratistas, es imprescindible contar con una empresa de nómina confiable. Quickbooks Payroll se integra directamente en su software de contabilidad Quickbooks, lo que hace que todo sea perfecto y sencillo.
Cuentas por cobrar
Las cuentas por cobrar son el dinero que los clientes deben por bienes o servicios que usted ya proporcionó. Muchas empresas se han hundido porque, aunque las ventas fueron sólidas, sus ingresos se depositaron en cuentas por cobrar en lugar de en el banco.
A continuación, le indicamos cómo puede invertir unos minutos de su tiempo para mantener un flujo de caja sólido.
Paso 7: revisar los procedimientos de recopilación
¿Tiene cuentas por cobrar pendientes con 30, 60 o 90 días de vencimiento o más? Es hora de revisar sus procedimientos de cobranza.
Un estudio realizado por Commercial Collection Agencies of America descubrió que la probabilidad de cobrar en una cuenta morosa disminuye drásticamente cuanto más tiempo no se paga. A los 30 días de atraso, tiene un 88,7% de posibilidades de cobrar, pero a los 90 días de atraso, esta posibilidad se reduce al 68,9%.
Entonces, ¿cómo puede evitar tener los ingresos que tanto le ha costado ganar en su balance?
- Acortar los plazos de pago . Enviar facturas en papel y recibir cheques solía ser la norma. En ese entorno, dar a los clientes 30 días para pagar tenía sentido, ya que permitía retrasos en el correo. Hoy en día, la mayoría de las empresas envían facturas por correo electrónico y emiten pagos electrónicos. Cambie sus condiciones de pago de “30 netos” a “pago debido al recibo” y haga un seguimiento después de dos semanas.
- Haga un seguimiento de los clientes tan pronto como los pagos estén vencidos . Las cartas de cobranza escritas y los correos electrónicos son fáciles de ignorar. Levante el teléfono y llame a los clientes cuando sus pagos se retrasen . Descubrirá rápidamente si hay un problema y podrá trabajar para resolverlo manteniendo una buena relación con el cliente.
- Ofrezca a los clientes un incentivo para pagar . Incentivar a los clientes para que paguen temprano o penalizar a los que pagan tarde. Un incentivo común es un descuento del 10% si los clientes pagan dentro de los 10 días. Los cargos por pagos atrasados pueden ser una tarifa fija o un porcentaje del monto de la factura. Por ejemplo, puede cobrar el 1,5% del saldo impago por mes a partir de una factura vencida de 30 días.
Mantenerse al tanto de las cuentas por cobrar y llamar a los clientes vencidos es una tarea comercial esencial, pero para la que muchos propietarios de pequeñas empresas no tienen el tiempo ni la inclinación. Si estas tareas están siempre al final de su lista de tareas pendientes, tenga en cuenta que son excelentes cosas para subcontratar.
Paso 8: Revise los términos en contratos y facturas
Sus clientes no pagarán a tiempo si no saben cuál es su horario. Asegúrese de que los contratos y facturas de sus clientes establezcan expectativas claras sobre cuándo vencen los pagos y qué sucede cuando los pagos se retrasan.
Por ejemplo, ¿suspenderá el servicio? ¿Necesitará un pago por adelantado para servicios futuros? ¿Los enviarás a colecciones? Cuando los términos se detallan en sus contratos y facturas, tiene una moneda de cambio en las discusiones con los morosos.
Cuentas por pagar
Las cuentas por pagar son el dinero que su empresa debe en concepto de servicios públicos, inventario y suministros. La gestión de las cuentas por pagar es esencial porque si no controla sus cuentas por pagar, puede ganar rápidamente una reputación como un pagador lento con sus proveedores y proveedores.
También puede costarle dinero en forma de recargos por mora, aumento de los intereses e incluso la pérdida de proveedores. A continuación, le mostramos cómo asegurarse de que está administrando responsablemente sus cuentas por pagar.
Paso 9: Revise las tarifas por pago atrasado
¿Su empresa pagó cargos por pagos atrasados el año pasado? Una cosa es olvidar un pago de vez en cuando, pero si está perdiendo una parte de sus ingresos por cargos por pagos atrasados en tarjetas de crédito o cuentas por pagar vencidas, debe identificar el motivo.
Quizás tenga problemas para pagar sus facturas porque sus clientes tardan en pagarle. O tal vez sus libros estén desorganizados y se beneficiaría de un mejor sistema de contabilidad.
Nuevamente, la contabilidad y el pago de facturas son áreas fáciles de subcontratar si son algo que tiene dificultades para manejar por su cuenta.
Activos
Los activos son elementos de valor que posee su empresa. Estos incluyen elementos tangibles como efectivo, inventario, muebles y equipos, así como activos intangibles como derechos de autor , patentes y la reputación de su empresa.
Si no realiza un seguimiento adecuado de sus activos, es posible que no sepa cómo se utilizan, cuándo deben ser reparados o reemplazados, o cuándo ocurre una pérdida. A continuación, le indicamos cómo asegurarse de que está protegiendo sus inversiones.
Paso 10: Revise su programa de activos fijos
¿Qué tienes? Toda empresa necesita un programa de activos fijos que incluya una descripción de cada activo, así como su precio y fecha de compra. Puede ser una simple hoja de cálculo o un programa de depreciación detallado mantenido por su contador.
Al menos una vez al año, revise esta lista para asegurarse de que se hayan agregado nuevos elementos para que no se pierda ninguna deducción valiosa del impuesto sobre la renta por depreciación en su declaración de impuestos.
También busque elementos que haya eliminado y que deban eliminarse de la lista. A menudo, las empresas reemplazan un equipo viejo o lo ponen fuera de servicio, pero se olvidan de eliminarlo de su registro de activos fijos.
Si debe presentar una declaración de propiedad personal comercial ante su gobierno estatal o local, dejar activos antiguos en la lista puede significar que está pagando en exceso este impuesto todos los años.
Paso 11: Realice una verificación de reparación y reemplazo
Inspeccione sus activos físicos, como vehículos, equipos, muebles y computadoras. ¿Alguno de ellos necesita mantenimiento? Ahora es un buen momento para programarlo.
Mientras lo hace, considere si alguno de sus activos físicos necesita ser reemplazado en los próximos dos años. Si es así, es posible que desee comenzar a reservar fondos para cubrir el reemplazo ahora.
Paso 12: Controle su reputación en línea
La reputación de su empresa no es un elemento de un balance general, pero no se equivoque: en el mundo actual centrado en la Web, controlar su reputación en línea es esencial.
Busca en Google el nombre de tu empresa para ver qué surge. Consulte las reseñas en Yelp y otros sitios de reseñas. Si encuentra críticas negativas, responda a la retroalimentación constructiva de una manera que demuestre a los clientes que desea hacer las cosas bien. Si ve información inexacta o inapropiada, busque eliminarla.
Consejo profesional : Yelp puede ser excelente para algo más que monitorear su reputación en línea. También puede utilizar Yelp para empresas para atraer nuevos clientes. En este momento están ofreciendo $ 300 en publicidad gratuita. Regístrese en Yelp para empresas .
Otras areas
A continuación, se incluyen algunos pasos adicionales para garantizar que su negocio sea saludable y se dirija hacia donde usted desea.
Paso 13: revise su estructura legal
¿Es su empresa una empresa unipersonal, una sociedad, una LLC, una corporación S o una corporación? ¿ Sigue teniendo sentido esa estructura legal ?
Si su negocio ha crecido sustancialmente desde que seleccionó su tipo de entidad, hable con su CPA, contador o asesor financiero sobre si su estructura comercial actual sigue siendo la adecuada para usted.
La reforma fiscal introdujo varios cambios en las normas fiscales para las empresas, especialmente las corporaciones. Es posible que pueda aprovechar las nuevas oportunidades de planificación fiscal y reducir su factura fiscal cambiando la estructura de su negocio.
Paso 14: Verifique la cobertura de su seguro comercial
¿Cómo ha cambiado su negocio durante el último año? Los cambios en el tamaño, la estructura y el modelo de negocio de su empresa pueden afectar el tipo y la cantidad de cobertura de seguro necesaria para protegerla. Es posible que las pólizas de seguro con las que comenzó ya no se ajusten bien.
Programe una reunión con su agente de seguros para analizar si necesita agregar cobertura o aumentar sus límites de responsabilidad general, propiedad, responsabilidad profesional, compensación laboral, seguro de vida o cobertura general.
Mientras lo hace, obtenga cotizaciones competitivas de otras empresas. Al comparar precios, puede obtener una mejor tarifa por la misma cobertura.
Paso 15: pruebe su seguridad en línea
Mantener su información y la de sus clientes segura y privada es importante. Siga estos pasos de la National Cyber Security Alliance para asegurarse de que sus datos estén protegidos:
- Asegúrese de que el software de seguridad de todos sus dispositivos esté actualizado para protegerlo contra virus, malware y otras amenazas en línea.
- Active las actualizaciones automáticas de software si esa es una opción.
- Utilice siempre contraseñas seguras y autenticación de dos factores siempre que sea posible. Empresas como 1Password pueden ayudarlo con la administración de contraseñas.
- Realice copias de seguridad de los datos en la nube o en un disco duro independiente de forma periódica.
- Asegúrese de que el acceso a los datos o sistemas críticos se limite a los empleados que lo necesitan para realizar su trabajo.
- Tenga una política clara sobre lo que los empleados pueden conservar e instalar en sus computadoras y dispositivos de trabajo.
- Capacite a los empleados para que nunca abran enlaces sospechosos en el correo electrónico o visiten sitios web desconocidos.
Conclusiones finales
Una empresa saludable no se trata solo de ganancias. También se trata de leer entre líneas y hacer las preguntas correctas para ver cómo puede mejorar su negocio .
Los pasos anteriores llevan tiempo, por lo que si parece que no puede reservar unos días para abordar todo una vez al año, reserve algunas horas cada mes o trimestre y divida la lista en partes manejables.
Cualquiera que sea el método que elija, su chequeo financiero anual puede darle una buena idea de lo que está sucediendo con su negocio y ayudarlo a evitar problemas financieros más adelante.
