Dirigir una empresa virtual con empleados remotos: ventajas y desventajas
Como muchos trabajadores administrativos, comencé mi carrera en un cubículo. Decir que no me gustó es quedarse corto. Finalmente me acostumbré, luego me mudé a una empresa con un cubículo mejor ubicado al lado de la recepcionista divertida (y linda). Tenía un deja vu cada vez que veía un episodio de “The Office”.
Entonces sucedió algo que no esperaba: mi trabajo se secó casi de la noche a la mañana debido a la crisis de la vivienda, y acepté un trabajo de teletrabajo en una empresa joven, solo virtual. Durante los siguientes 12 meses se disparó en crecimiento, y me encontré a mí mismo como su vicepresidente. Eso fue hace 10 años. Nunca he trabajado en un trabajo tradicional en persona desde entonces, y comencé mi propio negocio solo virtual en el camino.
Si bien las empresas virtuales vienen con sus propios desafíos únicos, cuentan con algunos beneficios convincentes en comparación con sus contrapartes tradicionales. Y eso no dice nada de las ventajas que disfrutaron las empresas virtuales ágiles y de tiempo completo durante la pandemia del coronavirus.
¿Qué es un negocio virtual?
El estereotipo de negocios virtuales es una imagen de empresas en línea que venden productos digitales: empresas de software, empresas de tecnología, empresas de datos, todos unos y ceros y nada físico o tangible.
En realidad, las empresas virtuales son solo negocios sin una oficina central, tienda o ubicación física. Muchos venden productos físicos; simplemente los venden en línea o por teléfono. En ausencia de un almacén, subcontratan el cumplimiento de pedidos a empresas de envío directo. Incluso las empresas inmobiliarias pueden ser virtuales y ofrecer servicios de listado, marketing y otros servicios que tienen lugar en el mundo real.
Si bien algunas empresas, como cafeterías y bares, nunca pueden volverse completamente virtuales porque venden una experiencia en persona basada en la ubicación, la mayoría de las empresas del mundo pueden descentralizarse si así lo desean. Resulta que las granjas de cubículos y el espacio de oficinas son menos cruciales para el éxito empresarial de lo que muchos agentes de bienes raíces comerciales le harían creer.
De hecho, muchas de las empresas más grandes de la actualidad comenzaron como negocios desde el hogar, negocios solo en línea o ambos. Jeff Bezos comenzó Amazon como una librería en línea desde su garaje. Steve Wozniak tenía la afición de jugar con las computadoras en su garaje, y Steve Jobs vio el potencial y se unió a él. Mattel era originalmente un negocio de marcos de cuadros dirigido por tres amigos en su garaje.
Más recientemente, empresas como Zapier, Buffer, Basecamp, Citrix, FlexJobs y You Need a Budget empezaron y siguen siendo empresas solo virtuales.
Ventajas de un negocio virtual
Durante los últimos 10 años, he descubierto de primera mano las increíbles ventajas de las empresas solo virtuales. Algunas son obvias, otras menos. Y, por supuesto, también hay algunos desafíos. Pero en mi experiencia, las ventajas superan con creces los desafíos.
¿Qué hay para ti como emprendedor, si tienes un negocio virtual existente o estás pensando en iniciar uno?
1. Menores costos de inicio
Este es obvio. El espacio físico cuesta dinero: dinero para alquilarlo en primer lugar, dinero para amueblarlo y dinero para mantener las luces encendidas. Para poner los costos físicos de una empresa en perspectiva, considere cuánto dinero ahorró el gigante del cuidado de la salud Aetna al cerrar oficinas y hacer la transición de los empleados al trabajo a distancia. Cuando se completó la transición, Aetna había eliminado 2.7 millones de pies cuadrados de espacio para oficinas, lo que les ahorró $ 78 millones.
En mi propio negocio, nuestros costos iniciales fueron pocos. Compramos un nombre de dominio en GoDaddy por $ 9.99, compramos hosting de Bluehost por $ 20 por mes (puede obtener hosting básico a partir de $ 2.95) y presentamos una LLC por $ 90. Eso hizo que nuestra puesta en marcha cueste alrededor de $ 120, en comparación con miles de dólares para encontrar y equipar una ubicación física.
Y como sabe cualquiera que haya intentado obtener financiación para iniciar un negocio , cuanto más bajos sean los costos de puesta en marcha, más probabilidades tendrá de poder permitirse el lanzamiento sin depender de financiación externa.
2. Reducir los gastos generales continuos
El espacio físico de oficina no solo cuesta dinero una vez. Claro, las empresas físicas tienen algunos gastos únicos de equipamiento, como muebles, decoración, la ronda inicial de computadoras y equipos de oficina, y tal vez el cableado. Pero muchos de estos gastos continúan hasta el infinito. El alquiler se paga todos los meses, al igual que los servicios públicos y los impuestos a la propiedad, que a menudo no están incluidos en el alquiler de un espacio comercial. Y todos sabemos lo rápido que los equipos tecnológicos se vuelven obsoletos y necesitan ser reemplazados.
En un análisis de más de 4.000 estudios sobre productividad, costos y otras diferencias entre las empresas físicas y las virtuales, Global Workplace Analytics encontró que el ahorro promedio de bienes raíces para los empleadores que se cambian al teletrabajo es de $ 10,000 por empleado por año. ¡Eso es solo el ahorro de bienes raíces!
American Express informa que ahorran entre $ 10 y $ 15 millones cada año al virtualizar en gran medida su fuerza laboral, como informa Forbes . La agencia de servicios administrados LAC Group estima que el empleado promedio en la oficina les cuesta a las empresas $ 200 por año solo en suministros de oficina.
Mi propio negocio no habría sobrevivido si hubiéramos incurrido en gastos generales. Durante los meses de escasez, la única razón por la que podíamos permitirnos seguir adelante era que nuestros gastos continuos obligatorios promediaban entre $ 100 y $ 200 por mes. Todo lo demás se puede recortar según sea necesario .
Si administra una empresa existente y aún no está listo para ser 100% virtual, alentar el teletrabajo o cerrar y apagar la oficina algunas veces puede reducir los costos de su pequeña empresa mientras tanto.
3. Menores costos de TI
Como empresa solo virtual, no es necesario que proporcione a sus empleados computadoras o incluso soporte técnico. Ellos proporcionan su propio equipo, y si su computadora falla, ellos deben arreglarlo.
Network Alliance estima que la empresa promedio gasta $ 700 por empleado al mes en TI . Eso incluye equipos, conectividad de oficina, soporte técnico y costos de mano de obra de TI.
¿Se oponen los empleados a ser responsables de proporcionar su propio equipo y soporte técnico? Resulta que no, en absoluto.
4. Mayor demanda por parte de los empleados
A los empleados les encanta el teletrabajo. Global Workplace Analytics informa que el 70% de los empleados califican la capacidad de trabajar a distancia como algo extremadamente importante para elegir su próximo trabajo. De hecho, el 37% de los empleados dicen que aceptarían un recorte salarial del 10% por la capacidad de trabajar a distancia.
Que tiene sentido. Para muchos trabajadores, la flexibilidad, para establecer sus propias horas, estar disponible para sus hijos cuando lo necesiten y vivir donde quieran, vale más que el dinero. Ven oportunidades para un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida, lo que a su vez significa una menor probabilidad de agotamiento .
Los empleadores que ofrecen teletrabajo se benefician de una mayor demanda y competencia entre las contrataciones potenciales, lo que les ayuda a cubrir los puestos codiciados más rápido y con mejores empleados.
5. Mano de obra más amplia
Del mismo modo, los empleadores que pueden contratar personas en cualquier parte del mundo tienen un grupo de talentos prácticamente ilimitado de posibles contrataciones. Pero para una empresa en persona con sede en una pequeña ciudad aislada, la fuerza laboral potencial se limita a quienquiera que viva dentro de un radio de 30 millas. Ese pequeño grupo de posibles contrataciones puede no tener las habilidades que la empresa necesita.
En mi propia empresa, tenemos empleados en Pensilvania y Pakistán, en Houston e India. Vivo en Brasil gran parte del año. Nos preocupa menos dónde vive un empleado que sus habilidades, personalidad, productividad y costos.
Cuando esté listo para expandir su equipo remoto, comience por decidir si contrata a un trabajador independiente o un empleado real .
6. Menores costos laborales
Cuando puede contratar personas de cualquier parte del mundo, puede aprovechar el geoarbitraje.
Geoarbitraje es una palabra elegante para contratar trabajadores en áreas con costos de vida más bajos para reducir los costos de personal. Por ejemplo, he pagado $ 12 por hora por el desarrollo web a través de servicios en India. En muchos casos, hicieron un trabajo excelente. Y aunque he tenido algunas malas experiencias con desarrolladores web de bajo costo, también he tenido muchas malas experiencias con desarrolladores web estadounidenses de alto costo.
El servicio educativo de desarrollo web Codementor realizó un estudio sobre los costos de desarrollo web en todo el mundo. Descubrieron que el costo de empleo promedio para un desarrollador web en Palo Alto es de $ 87 por hora. Eso es 7,25 veces más que los $ 12 por hora que he pagado a algunos desarrolladores web indios. Incluso si el desarrollador web de Palo Alto tiene más habilidades y experiencia, lo que está lejos de estar garantizado, es difícil imaginar que sean 7,25 veces más eficientes y productivos.
Pero los costos laborales más bajos no solo se derivan del geoarbitraje. ¿Recuerda la encuesta anterior, en la que más de un tercio de los empleados dijeron que estarían dispuestos a aceptar un recorte salarial para trabajar desde casa?
Además, considere la cantidad de empleados que se toman días por enfermedad o personales cuando lo que realmente necesitan es simplemente estar en la casa mientras su hija enferma duerme arriba. Tal vez quieran la flexibilidad para hacer un recado importante durante una hora, o tal vez simplemente no tenían ganas de vestirse esa mañana y desafiar el viaje y sus compañeros de trabajo chismosos.
Un estudio de CareerBuilder encontró que el 35% de los empleados se reportan enfermos incluso cuando se sienten bien. Global Workplace Analytics encontró evidencia de que lo contrario es cierto para los teletrabajadores; tienden a trabajar incluso cuando están enfermos y regresan al trabajo después de una cirugía u otros problemas médicos más rápido que los empleados en persona. La American Management Association descubrió que las empresas que implementaron el teletrabajo vieron una caída del 63% en las ausencias no programadas.
A continuación, se incluyen algunos consejos adicionales para reducir sus costos laborales a medida que escala su negocio.
7. Menor rotación laboral
La rotación de empleados es cara. El Center for American Progress analizó 11 artículos de investigación realizados durante un período de 15 años y descubrió que reemplazar a los empleados calificados cuesta hasta el 213% de su salario anual. Por eso es importante que los empleados que trabajan a distancia estén más contentos con su trabajo. En un estudio revisado por Forbes , los trabajadores a distancia tenían casi el doble de probabilidades que los trabajadores de oficina de amar su trabajo.
Los empleadores lo han notado. Según Global Workplace Analytics, el 95% de los empleadores encuestados respondieron que ofrecer teletrabajo tenía un “alto impacto” en la retención de empleados. Yo mismo he experimentado esto. De las docenas de trabajadores remotos que he dirigido a lo largo de los años, solo puedo pensar en uno que renunció, y tuvo más que ver con diferencias de personalidad que con la insatisfacción con el trabajo en sí.
La retención de empleados no se trata solo de la felicidad del trabajador. A menudo, los empleados renuncian no porque odien su trabajo, sino porque se están mudando y no pueden o no quieren viajar la distancia adicional. Cuando los empleados pueden trabajar desde cualquier lugar y les gusta su trabajo, tienen pocas razones para cambiar de trabajo.
8. Mayor productividad
Es sorprendente la cantidad de tiempo que se pierde en “charlas sobre enfriadores de agua”, reuniones improvisadas y otras pérdidas de tiempo en el lugar de trabajo.
Las estadísticas sobre una mayor productividad del trabajo a distancia son convincentes. En American Express, los teletrabajadores producen un 43% más de trabajo que sus contrapartes en la oficina, según Forbes . El mismo informe encontró un aumento del 35% en la productividad de los empleados del minorista de tecnología Best Buy cuando implementaron un programa de teletrabajo. En un estudio de Stanford de 16.000 trabajadores de centros de llamadas, los teletrabajadores eran un 16% más productivos que los empleados en la oficina.
Los empleados también se autocalifican como más productivos. Una encuesta realizada por ConnectedSolutions encontró que el 77% de los trabajadores reportaron resultados de productividad y desempeño más altos cuando trabajaban a distancia.
Una de las razones de esta mayor productividad es que los trabajadores no pueden salirse con la suya con solo presentarse y estar físicamente presentes. Por su propia naturaleza, la fuerza laboral remota obliga a los empleadores a establecer hitos específicos y métricas más precisas del trabajo y el valor de los empleados (más sobre esto en breve).
9. Escalabilidad
¿Qué sucede cuando una empresa de oficina de 15 personas, con espacio de oficina para 15 escritorios, necesita contratar a un empleado número 16? Necesitan una nueva oficina, que es cara, requiere mucho tiempo y es disruptiva para toda la empresa.
Las empresas remotas no tienen tales restricciones. Cuando mi socio se acercó a mí para contratar a un nuevo empleado el mes pasado, la conversación fue algo como esto: “Está bien, suena bien. ¿Puedes publicar el anuncio y encargarte de revisar los currículums? Avísame cuando estés listo para que me involucre “. Eso es. No hay discusiones sobre dónde pondríamos al nuevo empleado, qué computadora obtendrían o si podrían aguantar sentarse junto a Negative Nancy.
El mismo principio se aplica no solo a la expansión de su equipo, sino también a la expansión geográfica a nuevos mercados. En una empresa solo virtual, no es necesario abrir una nueva oficina en Texas para atender el mercado de Texas.
10. No hay viajes diarios
La Harvard Business Review descubrió que la gente subestima constantemente lo miserable que los hace desplazarse al trabajo . De hecho, la mayoría de las personas encuentran su viaje mucho más estresante que su trabajo.
Los estudios muestran que cuanto más tiempo viaja la gente al trabajo, menor es su productividad en el trabajo y menor su satisfacción con su trabajo en general. Un estudio sueco incluso encontró que las parejas tenían un 40% más de posibilidades de divorciarse si uno de los miembros tenía un viaje de más de 45 minutos. No es de extrañar que los trabajadores estén dispuestos a aceptar un recorte salarial por trabajar a distancia. (Y seamos honestos, trabajar en pijama tampoco es tan malo).
Al cerrar el círculo en la retención y la demanda de empleados, más de dos tercios de los empleados informan que tomarían otro trabajo para reducir sus desplazamientos, según Global Workforce Analytics. Al ofrecer este arreglo, puede contratar mejores personas y conservarlas por más tiempo.
Como reflexión final, el teletrabajo reduce drásticamente el tráfico por carretera y las emisiones de carbono. Un estudio de 2017 realizado por el sitio web de ofertas de empleo de teletrabajo FlexJobs encontró que las personas que trabajaban a distancia al menos la mitad del tiempo ahorraron 7.8 mil millones de millas en viajes en vehículo, 3 millones de toneladas de emisiones de gases de efecto invernadero y $ 980 millones en petróleo solo en 2017.
Desafíos de un negocio virtual
Los negocios virtuales no están exentos de riesgos y desventajas. Estos son los desafíos que encontré con los negocios virtuales y algunos consejos para mitigarlos.
1. Comunicación en equipo, camaradería y cultura
Todavía no hay nada como hablar con alguien cara a cara. La comunicación por correo electrónico y por teléfono está muy bien, pero hay matices sociales y señales de lenguaje corporal que captas cuando hablas con alguien en persona. Un movimiento de la boca aquí, un ligero ceño allí, el brillo de buen humor en los ojos que te permite saber que estás incluido en una broma y no en el blanco de ella.
Estos desafíos de comunicación pueden magnificarse en una dinámica de equipo, donde varias personas intentan colaborar y generar ideas. Y cuando ha distribuido a los miembros del equipo por todo el mundo con diferentes normas, antecedentes culturales y zonas horarias, el riesgo de malos entendidos y resentimiento aumenta exponencialmente.
Los sentimientos de aislamiento y soledad también pueden ser un problema real para los trabajadores remotos, desde el CEO hasta el asistente virtual a tiempo parcial.
Tácticas de mitigación
Primero, utilice la videoconferencia siempre que sea posible. Es útil ver a las personas con las que está hablando. RingCentral es una gran herramienta para pequeñas empresas. No solo sirve como un sistema telefónico basado en la web, sino que también le brinda acceso a video para que pueda ver a las personas con las que está hablando.
En segundo lugar, programe llamadas regulares, incluso si son rápidas. Los miembros del equipo necesitan escuchar las voces de los demás y verse las caras, aunque solo sea por unos minutos una o dos veces por semana. Inicie cada reunión con al menos uno o dos minutos de actualización personal en la que todos compartan lo que está sucediendo en sus vidas.
Además, establezca canales de comunicación informales para los empleados además de canales formales como Slack o herramientas de gestión de proyectos. A veces, las personas solo necesitan quejarse por un minuto para sacar algo de su pecho. En mis negocios, usamos Skype como una forma flexible para que los trabajadores se comuniquen a través de mensajería instantánea, llamadas de voz o videollamadas, ya sea en grupos o individualmente.
Finalmente, otorgue a los empleados la propiedad de su parte de un proyecto determinado. Asegúrese de que sepan cómo encaja su trabajo específico en el conjunto más amplio; no solo les da un mayor sentido de propósito, sino que también les ayuda a aclarar su función y responsabilidades.
2. Gestión remota
¿Cómo saber si un empleado está trabajando si no puede verlo trabajando?
Es cierto que es un miedo parcialmente irracional. Después de todo, no miraría físicamente por encima del hombro de cada empleado cada minuto de cada día, y solo porque vea a alguien sentado en su escritorio no significa que esté trabajando. Pero hay una pizca de verdad aquí; los gerentes se ven obligados a definir más específicamente las expectativas y métricas de éxito cuando supervisan a los trabajadores remotos.
Estar parado mirando a la gente trabaja y, de vez en cuando, gritarles que trabajen más rápido no es suficiente en los negocios virtuales. (En realidad, tampoco es eficaz en los lugares de trabajo tradicionales).
Tácticas de mitigación
Para algunos empleados, como los vendedores, el éxito es fácil de medir. Para otros, es más turbio. ¿Tiene éxito un representante de atención al cliente si responde a una gran cantidad de tickets? ¿Qué pasa si responden los tickets rápidamente pero dejan a sus clientes insatisfechos y listos para abandonar su marca?
Cada empleado debe cumplir una función específica en su negocio. Defínalo cuidadosamente y comunique exactamente lo que espera de ellos y cómo medirá su éxito.
Programe llamadas periódicas con cada empleado para consultar con ellos y ver cómo les está yendo, tanto a nivel profesional como personal. Recuerde, todos deben sentirse conectados a algo más grande que ellos mismos, y esa conexión puede resultar especialmente débil para los trabajadores remotos.
3. Contratación remota
La contratación remota, al igual que todo lo demás sobre el trabajo remoto, puede ser complicada sin interacciones cara a cara. Confiar en tu instinto e intuición es más difícil cuando no puedes ver las microexpresiones y los gestos de la persona. Es más difícil saber cuándo una persona miente o medirla con precisión.
Y el simple hecho es que no todo el mundo está hecho para el trabajo remoto. Los teletrabajadores deben estar intrínsecamente motivados y tener su propio fuego ardiendo en su interior. No hay lugar en los negocios virtuales para los tipos burocráticos que barajan papeles y que trabajan duro para parecer que trabajan duro.
Tácticas de mitigación
Si una contratación no es un “diablos sí”, entonces son un “diablos no”.
Entreviste a candidatos prometedores tantas veces como sea necesario para realizar una contratación con un 100% de confianza. Sigue entrevistando caras nuevas hasta que sientas el calor de ese fuego interno. Una vez más, las videoconferencias ayudan.
Otra opción es contratar personas a nivel local y realizar sus entrevistas en persona. La empresa puede ocasionalmente reunirse en persona según lo desee para ejercicios de formación de equipos, fiestas y reuniones importantes, pero los empleados pueden trabajar desde casa todos los días. Mi antigua empresa adoptó este enfoque y funcionó bien.
Conclusiones finales
Es más fácil iniciar y escalar una empresa en el mundo actual que nunca. Reproductores vendidos en el 20 º siglo se han requerido una tienda caro con un montón de tráfico de pie, pero hoy en día, todo lo que necesita es de $ 9.99 para un nombre de dominio.
Aún así, ese cuchillo corta en ambos sentidos. Debido a que la barrera de entrada es mucho más baja, significa que los propietarios de negocios enfrentan constantes interrupciones y desafíos tanto de los competidores existentes como de las nuevas empresas emergentes. Convertirse en un negocio solo virtual puede ayudarlo a mantenerse esbelto, ecológico y ágil, lo que reduce sus costos y lo ayuda a enfocar sus esfuerzos donde son más productivos: marketing, ventas, mejora y expansión.
