6 causas de la falta de comunicación: cómo utilizar un lenguaje sencillo de forma eficaz

El propósito de la comunicación es transmitir información de una persona a otra. Mediante la elección de palabras escritas y habladas, se intercambian ideas, conceptos, emociones, pensamientos y opiniones. Desafortunadamente, la falta de comunicación es común: el oyente o el lector no comprenden lo que se dice o se escribe. Dale Carnegie, autor de ” Cómo hacer amigos e influir en las personas “, dijo: “El 90 por ciento de todos los problemas de gestión se deben a la falta de comunicación”.

Cuando se consideran las tensiones entre hombres y mujeres, jóvenes y ancianos, amigos y familiares, parece que la mayoría de las personas son culpables de una mala comunicación. Pero es posible desarrollar habilidades de comunicación efectivas aprendiendo a hablar y escribir de manera simple y clara, utilizando un lenguaje sencillo que la mayoría de las personas entienda fácilmente.

Malas comunicaciones comunes

“Si tienes tiempo, trata de cortar el césped esta tarde”, dijo el padre mientras salía por la puerta para dirigirse a su oficina. Su hijo adolescente, con la cabeza gacha, concentrándose en el desayuno, gruñe en respuesta: “Ajá”. Para consternación del padre, el jardín permaneció intacto cuando regresó a casa. El hijo, cuando se enfrentó a su padre enojado, disculpó su falta de acción con la explicación: “Dijiste ‘si tuviera tiempo’ y estuve en el centro comercial todo el día”.

Esta escena se repite todos los días en miles de hogares de todo el país. El padre fue culpable de no decir lo que realmente quería decir: su intención era instruir a su hijo para que cortara el césped esa tarde, incluso si eso significaba que tenía que cambiar su horario o perderse otra actividad. En un esfuerzo por evitar parecer controlador, el padre agregó la condición falsa “si tienes tiempo”, esperando que su hijo interprete el significado subyacente de su declaración. Su hijo, naturalmente, se centró en el condicional “si tienes tiempo”, en lugar de la dirección “corta el césped”. Como consecuencia, ambas partes se sintieron tratadas injustamente por la otra.

Malentendidos similares surgen en el trabajo, en las escuelas, en el patio de recreo y en casa. Ya sea al hablar o al escribir, surgen malentendidos debido a la mala elección de palabras y al no darse cuenta de que la comunicación incluye dos componentes igualmente críticos: el hablante y el oyente, o el escritor y el lector. Como dijo el entrenador del Salón de la Fama de la NBA de los Boston Celtics Red Auerbach: “No es lo que les dices … es lo que escuchan”.

La prueba de las comunicaciones efectivas

Las comunicaciones son efectivas cuando el receptor de un pensamiento, ya sea escuchando o leyendo, comprende el significado que pretende el hablante o el escritor. La buena comunicación es simple y directa, a veces intensificada por la emoción, pero nunca confusa.

Por ejemplo, al pedirle a su hijo que cortara el césped, el padre del escenario anterior habría tenido más éxito si se hubiera tomado el tiempo para asegurarse de que su hijo estuviera escuchando y hubiera elegido sus palabras con más cuidado:

“Mike”, dijo el padre dirigiéndose a su hijo mientras salía por la puerta hacia el trabajo. El padre hizo una pausa, esperando que el adolescente levantara la vista del cereal que estaba tragando. “Saldremos de la ciudad este fin de semana, por lo que debes cortar el césped hoy. ¿Algún problema con eso?

“No señor. Iba al centro comercial con Ted y Jim, pero puedo hacerlo antes de irme “.

“Estupendo. Te lo agradezco. Nos vemos esta noche ”, dijo el padre, saliendo por la puerta. El césped fue cortado y recortado, y la familia tuvo una velada sin acontecimientos.

El orador y el oyente estuvieron de acuerdo con el mensaje “corta el césped hoy”. El padre no agregó una opción falsa y el hijo repitió su comprensión del mensaje, confirmando la comunicación.

Ya sea un policía hablando con un criminal, un padre hablando con un niño, un gerente con su personal o un predicador con su rebaño, el lenguaje sencillo combinado con otras habilidades de comunicación aumenta la comprensión y la compenetración entre las partes.

Causas de la falta de comunicación

Según los científicos, los humanos comenzaron a hablar hace unos 100.000 años y la escritura comenzó alrededor del 4000 a. C. Antes del lenguaje escrito, los humanos usaban imágenes (dibujos rupestres), que evolucionaron hasta convertirse en símbolos de palabras. La evolución del lenguaje, lo que algunos han llamado el “sistema humano de comunicación”, prueba que es falso el viejo adagio “una imagen vale más que mil palabras”, ya que es casi imposible transmitir ideas condicionales, complejas o complicadas con una simple imagen.

Si bien algunos lingüistas sugieren que es imposible una contabilidad precisa del número de palabras en el idioma inglés, el  Global Language Monitor  afirmó que había 1.013.913 palabras el 1 de enero de 2012, con una nueva palabra creada cada 98 minutos. Debido a la gran cantidad de palabras disponibles para elegir, la oportunidad de una comunicación confusa es alta, incluso cuando dos personas tienen vocabularios de tamaño similar. Las palabras específicas que conoce cada persona, así como el significado entendido de cada palabra, pueden variar significativamente debido a diferentes entornos, culturas y experiencias.

1. Vocabularios desalineados

“Lenguaje sencillo” se refiere a la preferencia por palabras que están en el vocabulario de todos, lo que los lingüistas denominan “vocabulario básico”, que consta de aproximadamente 200 a 300 palabras. Estas palabras son en su mayoría verbos, pronombres y demostrativos, como “his” y “that”, que ayudan a distinguir el tema al que se refiere el hablante o escritor. Estas palabras se usan con frecuencia y en muchos contextos para expresar significado e intención, generalmente sin malentendidos.

Como iniciador de la comunicación, el hablante o escritor debe elegir palabras que sean fácilmente comprensibles para el oyente o lector. Por ejemplo, es poco probable que un niño de 10 años comprenda el significado de “plétora”, por lo que “mucho” o “mucho” serían mejores opciones. Un comunicador siempre debe considerar a su audiencia cuando se comunica.

2. Pensamiento desordenado

El pensamiento desordenado resulta en hablar desordenado, lo que generalmente ocurre cuando alguien comienza a hablar antes de completar su proceso de pensamiento. Como consecuencia, los oyentes se ven llevados a viajes largos y complicados llenos de contradicciones, información extraña y conclusiones prematuras.

El pensamiento confuso suele ocurrir durante períodos de estrés o mucha emoción. Recuerde la observación de Platón: los sabios hablan porque tienen algo que decir, mientras que los necios hablan porque tienen que decir algo. En otras palabras, piense en la intención de su mensaje antes de hablar y, cuando hable, elija un lenguaje que sea preciso, claro y de fácil comprensión.

3. Definiciones defectuosas

Los homófonos son palabras que suenan parecidas o casi parecidas, pero tienen diferentes definiciones. Por ejemplo, “discreto” significa cuidadoso y circunspecto, mientras que “discreto” significa distinto o separado.

Otros ejemplos incluyen:

Su elección de palabras es importante porque la palabra incorrecta puede confundir al oyente o al lector. En caso de duda, consulte un diccionario o simplemente no use la palabra.

4. Falsa cortesía

Si bien la cortesía es un rasgo deseable en todas las sociedades, a menudo se malinterpreta y se malinterpreta. La cortesía es una cuestión de contexto: lo que podría considerarse grosero o irreflexivo en una situación podría ser apropiado en otra. Un padre que advierte a un niño que salga de la calle no debe valorar los sentimientos del niño por encima de su seguridad; un supervisor que disciplina a un subordinado por malos resultados no debe diluir ni confundir el mensaje con la esperanza de ser percibido como “agradable”. La cortesía significa ser consciente y considerado de cómo las acciones y las palabras afectan a los demás, pero no significa andarse por las ramas o fingir emociones.

5. Hábitos de lenguaje descuidado

Los patrones inconscientes de pensar, hablar e interactuar se desarrollan con el tiempo. Estos hábitos afectan sus actividades diarias y su relación con su entorno. Surgen al hablar y escribir y, a menudo, conducen a una falta de comunicación.

Tenga cuidado cuando use lo siguiente:

• Siglas . Los acrónimos son versiones abreviadas de frases o nombres de organizaciones que se forman combinando caracteres alfabéticos para crear una nueva palabra, como OSHA, abreviatura de la Administración de Salud y Seguridad Ocupacional del Gobierno Federal. Los acrónimos ahorran tiempo y pueden mejorar el recuerdo del significado subyacente. Desafortunadamente, los acrónimos son tan omnipresentes en el habla y la letra impresa que sus significados a menudo se malinterpretan. Por ejemplo, el significado del acrónimo “ACA” podría interpretarse correctamente como “Ley de Cuidado de Salud a Bajo Precio”, “Asociación Correccional Estadounidense”, “Asociación Estadounidense de Campamentos” o “Asociación Estadounidense de Quiropráctica”. Si usa un acrónimo, asegúrese de proporcionar su significado para que su audiencia no se confunda.
• Jerga y coloquialismos . Muchos grupos sociales, comerciales o profesionales desarrollan vocabularios especiales para describir conceptos y actividades específicas de su grupo (“jerga”). Los ejemplos incluyen “balaustre” en arquitectura, “arabesco” en ballet y “todo incluido” en el póquer. Los coloquialismos son frases y palabras de regiones geográficas específicas que se usan típicamente en la conversación, pero no en la escritura formal. El significado de “licor de olla”, un término que se usa para describir los jugos que quedan en una olla después de cocinar los guisantes o la col, se entendería fácilmente en el sur, pero menos por encima de la línea Mason-Dixon. La jerga y los coloquialismos pueden agregar color al habla y la escritura, incluso mejorando la comprensión donde se entienden sus significados, pero la posibilidad de malentendidos sigue siendo alta.
• Supuestos, estereotipos y alusiones . Es bien sabido que el uso de suposiciones, dar algo por sentado o sin pruebas, puede hacerte quedar mal. Los estereotipos (generalizaciones simplistas inexactas) y las alusiones (referencias indirectas, a menudo incorrectas) pueden tener el mismo resultado: enturbiar el mensaje deseado y confundir a los oyentes o lectores. Hay poco que ganar con su uso y mucho que perder, así que evítelos siempre que sea posible.
• Palabras de moda . Las palabras que suenan impresionantes pero que no transmiten un significado especial están en una clase especial por sí mismas. No tienen cabida en el habla o la escritura inteligente. El uso de palabras de moda es tan flagrante que los juegos de beber se basan en su uso en discursos políticos. Sin embargo, los políticos no son los únicos culpables; algunas culturas corporativas son infames por su uso. Scott Adams, el creador de The Dilbert Principle, incluso sugiere que los empleados aprendan a usar palabras grandes y vagas a medida que avanzan en la gerencia, prefiriendo una oración como “Utilicé mi herramienta de múltiples dientes para procesar un recurso de almidón” a “Yo usé mi tenedor para comer una papa “.

6. Gobierno hablado y legal

Los documentos legales y regulatorios están especialmente abiertos a la confusión debido tanto al uso de términos técnicos como a una cultura que a menudo premia la cantidad de palabras sobre la calidad y la intención. Según el escritor de Slate, Matthew Yglesias , “las reglas difíciles de entender son el mejor amigo de un abogado, y la necesidad de que las empresas lo hagan es una gran ventaja [competitiva] para las entidades grandes o establecidas”.

Los documentos gubernamentales mal redactados finalmente llevaron a la aprobación de la Ley de Escritura Sencilla de 2010 y al establecimiento de un sitio web público en lenguaje sencillo, PlainLanguage.gov , para “promover el uso de un lenguaje sencillo para todas las comunicaciones gubernamentales”. Como era de esperar, la necesidad de mejorar la comunicación escrita se extiende más allá de las fronteras estadounidenses e incluso del idioma inglés. Hay organizaciones en todo el mundo que se dedican a mejorar la comprensión de los documentos gubernamentales mediante el uso de un lenguaje sencillo: Plain Language Association International en Canadá, COSLA en Francia y CHIARO! en Italia.

Conclusiones finales

El lenguaje sencillo, cuando se combina con otras buenas habilidades de comunicación, ayuda a aumentar la comunicación precisa de la información pertinente. Al incorporar un “circuito de retroalimentación” iterativo en las comunicaciones importantes o críticas, puede mejorar drásticamente la comprensión y la retención de la palabra hablada y escrita. Simplemente pídale al oyente o lector que repita su comprensión de la comunicación con sus propias palabras para asegurarse de que se haya recibido y recordado la información correcta. Y en caso de duda, recuerde las palabras del guionista Charlie Kaufman, ganador de un premio de la Academia: “Hablar constantemente no es necesariamente comunicar”.

¿Cómo se asegura de comunicarse de manera eficaz?