7 consejos para administrar empleados remotos para propietarios de pequeñas empresas
Mi esposo y yo somos dueños de una empresa de diseño de 12 personas y, al igual que miles de propietarios de pequeñas empresas en 2020, tuvimos que hacer grandes cambios en la forma en que trabajamos. Nuestra nueva normalidad implicó enviar a nuestros empleados a casa durante seis semanas al comienzo de la pandemia de COVID-19 mientras una orden de refugio en el lugar estaba activa. Aunque desde entonces se eliminó, hemos hecho que trabajar desde casa sea una opción permanente para los empleados. Como resultado, “volver a la normalidad” en realidad significaba crear una normalidad completamente nueva.
Gestionar empleados a distancia ha sido un desafío, pero ciertamente no es imposible. De hecho, dado que trabajar desde casa se ha convertido en una realidad diaria en lugar de una ocurrencia poco común, hemos podido desarrollar mejores estrategias de trabajo remoto para los empleados. Si bien nos tomó una semana o dos orientarnos, las herramientas adecuadas han hecho que la administración remota sea más fácil y más eficiente.
Estrategias para trabajar desde casa para pequeñas empresas
Si su plan a corto plazo para el trabajo remoto se ha convertido de repente en una estrategia a largo plazo, no está solo. Intermedia informa que el 57% de los propietarios de pequeñas empresas planean seguir ofreciendo opciones de trabajo desde el hogar para los empleados mucho después de que finalicen los mandatos de distanciamiento social. COVID-19 ha hecho que los propietarios de pequeñas empresas reconsideren la forma en que ejecutan las operaciones diarias para proteger a los empleados y al mismo tiempo mantener las ganancias.
Me complace informar que hemos logrado un equilibrio en nuestro negocio y estas estrategias clave desempeñaron un papel importante.
1. Establecer expectativas
Las expectativas claras ayudan a sus empleados a mantenerse concentrados cuando trabajan desde sus oficinas en casa. Trabajar de forma remota fomenta automáticamente un entorno más informal, pero aún debe establecer límites para que sus empleados sepan exactamente lo que espera. Sea realista y reconozca que puede llevar tiempo adaptarse a una nueva rutina de trabajo desde casa. Envíe una guía para trabajar desde casa que ayude a responder preguntas frecuentes sobre temas como:
- Las horas específicas que espera que los empleados estén disponibles
- La cantidad de tiempo permitida antes de que los empleados respondan a mensajes de texto, correos electrónicos u otras formas de comunicación.
- Cuál es la mejor forma de comunicarse con el resto del equipo
- Puntos de referencia o entregables de desempeño específicos.
- Cómo realizar un seguimiento de las horas
- Cualquier cambio en la forma en que los empleados reciben los cheques de pago, como el depósito directo o el retiro de cheques.
A medida que crea pautas, crea un camino claro hacia el éxito en el trabajo desde casa para los empleados que podrían estar nerviosos por mantenerse al día, o incluso para aquellos que podrían aprovechar injustamente el acuerdo. Las expectativas claras son clave para mantener la confianza y administrar el flujo de trabajo.
2. Centrarse en los productos finales y el rendimiento
Espera que los empleados estén en la oficina y se concentren en trabajar durante el horario comercial, pero es posible que trabajar desde casa no sea el mismo caso. Las oficinas en casa son convenientes, pero vienen con distracciones, otros miembros del hogar y horarios familiares. Esperar 8 horas completas e ininterrumpidas al día podría estar preparando a sus empleados para el fracaso y a usted para la frustración.
En lugar de centrarnos en asegurarnos de que cada empleado asalariado cumpliera con sus 40 horas por semana, comenzamos a rastrear el desempeño como la métrica principal. De esa manera, un horario irregular o interrupciones no descarrilarán por completo a los empleados en el hogar. En este arreglo, las horas trabajadas son menos importantes que las entregadas esa semana.
Considere qué tareas deben completarse y realice un seguimiento hasta su finalización. De esa manera, sabrá exactamente lo que se está haciendo y no necesitará microgestionar el tiempo de sus empleados en casa.
3. Administrar el tiempo y la nómina
Incluso si decide centrarse en los entregables, aún necesitará una forma para que los empleados asalariados y por horas realicen un seguimiento de su tiempo para enviar las horas para la nómina. La parte complicada es asegurarse de que los informes de tiempo sean honestos y precisos. Nos gusta Connecteam porque utiliza GPS para garantizar hojas de tiempo precisas y colaboración en servicio entre los miembros del equipo.
Tampoco se trata solo de garantizar una contabilidad limpia: las aplicaciones de gestión del tiempo pueden ayudarlo a identificar áreas potenciales de preocupación. Cuando noté que una empleada dedicaba demasiado tiempo a una tarea, por ejemplo, recibió capacitación adicional en video para ayudar a mejorar su eficiencia.
4. Repensar la comunicación
Es importante realizar controles diarios para mantener a los empleados concentrados y fomentar una buena comunicación. Tuvimos una llamada rápida de Zoom de 15 minutos al comienzo de cada día en la que cada empleado nos informaba sobre en qué estaban trabajando y sobre cualquier problema que debían abordar. Hacer un punto para conectarse fue una forma efectiva de comenzar el día, a tiempo, y mantener las relaciones en el lugar de trabajo.
Zoom y Skype hacen que las conferencias telefónicas sean mucho más fáciles para sus trabajadores remotos, pero no son la única forma de mantenerse en contacto. Experimente con diferentes servicios y vea cuál funciona mejor para su grupo. Algunos métodos de comunicación a considerar incluyen:
- Correo electrónico
- Aplicaciones de mensajería como Slack o Gmail Chat
- Hangouts de Google
- Servicios de gestión de proyectos como Trello
- Canales de redes sociales
5. Reducir las reuniones
Mientras repensas la comunicación, evalúa cuándo y por qué convocas una reunión. Trabajar desde casa puede resultar complicado para sus empleados y, como pequeña empresa, tiene la oportunidad de reducir el estrés relacionado con el trabajo. Puede parecer contradictorio, pero menos reuniones podría ser la mejor manera de fomentar un flujo de trabajo saludable para que los empleados no dejen de trabajar por largas llamadas cada día.
Quizás podría enviar un correo electrónico en lugar de llamar a una reunión o enviar un mensaje rápido por chat si necesita una aclaración. De esa manera, los trabajadores remotos pueden trabajar en torno a los horarios familiares y responder cuando tienen un momento libre en lugar de esperar una reunión cara a cara o verse atrapados hablando de otras cosas. Si necesita una reunión por video, considere usar un servicio de transcripción para que aquellos que estaban compartiendo espacios de trabajo con niños o cónyuges puedan ponerse al día cuando puedan.
6. Programaciones escalonadas en la oficina
Es posible ejecutar la empresa de diseño principalmente en línea, pero todavía hay momentos en que los empleados necesitan acceso a nuestra impresora o dejar planes para los clientes. Durante el apogeo del refugio en el lugar del coronavirus, usamos un horario escalonado para permitir que los empleados accedan a la oficina y su equipo sin violar las pautas de distanciamiento social.
Un horario escalonado significaba asignar “días de oficina” a los empleados según su ubicación en la oficina. Los empleados que compartían una oficina entraban en días opuestos para mantener una distancia de 6 pies, y programamos reuniones cara a cara con los clientes en un día específico para que la oficina estuviera vacía y los clientes pudieran mantener una distancia saludable.
El horario escalonado funciona a largo plazo si tiene empleados que no se sienten cómodos trabajando en un entorno de oficina. No es solo para el acceso al equipo; también mantiene un sentido de conexión en el lugar de trabajo y la moral para que los empleados tengan uno o dos días de normalidad cada semana. Solo asegúrese de tener la oportunidad de desinfectar las superficies de alto contacto antes de que los próximos empleados entren a la oficina para el día asignado.
7. Utilice tecnología accesible
Los empleados probablemente no tendrán la misma configuración en casa que en la oficina. Aún así, incluso si están trabajando desde su cocina o escondidos en un armario, su éxito depende de la accesibilidad. Asegurarse de que sus empleados tengan acceso a una computadora, Internet confiable y archivos compartidos marca la diferencia en productividad y eficiencia.
Servicios como Dropbox y Google Drive facilitan la colaboración y el intercambio de archivos, mientras que el acceso al soporte técnico ayuda a suavizar los obstáculos que puedan encontrar sus empleados en el camino. También podría ser un buen momento para invertir en nuevos dispositivos para la empresa. Si las nuevas computadoras portátiles o tabletas ayudan a sus empleados a trabajar de manera más efectiva en casa, valen la pena los costos iniciales y el doble de amortizaciones de los impuestos de este año .
Las líneas telefónicas también son una preocupación si tiene menos empleados en la oficina. Haga arreglos para que las llamadas se desvíen al empleado apropiado (su proveedor de servicios telefónicos puede ayudarlo con esto) y brinde pautas claras sobre cuándo los empleados deben estar disponibles para atender llamadas de trabajo. Si tiene el presupuesto, considere ofrecer un reembolso por un porcentaje de las facturas de teléfonos celulares de los empleados.
Finalmente, evite la tentación de implementar nuevas tecnologías y servicios antes de que realmente los necesite. Siempre que sea posible, utilice las herramientas que sus empleados ya utilizan de forma regular. Si se sienten cómodos usando Google Drive, por ejemplo, no hay razón para cambiar repentinamente a un nuevo servicio de intercambio de archivos. Seguir lo mismo de siempre reduce el tiempo de formación y permite a sus empleados ir directamente al trabajo desde casa.
Conclusiones finales
Como propietario de una pequeña empresa, sabe que cada empleado, cada cliente y cada hora realmente cuenta. Ya sea que una fuerza laboral que trabaje desde casa sea una solución a corto plazo o se esté preparando para el largo plazo, las estrategias inteligentes facilitan la transición y reducen las interrupciones en el flujo de trabajo. Tómese el tiempo para evaluar e implementar mejores políticas y permitir que sus empleados trabajen desde casa asegura que una reducción en el trabajo en la oficina no significará una reducción en el éxito.
¿Ha adoptado un modelo de trabajo desde casa para su negocio? ¿Qué herramientas o estrategias han facilitado la transición?
