Trabajo independiente facturable frente a no facturable: ¿qué horas puede facturar?
Cuando comienzas una carrera como autónomo, puede llevarte un tiempo orientarte. Desde administrar su propio horario y atraer nuevos clientes hasta determinar sus precios y hacer su propia contabilidad, hay muchas cosas que resolver y a las que acostumbrarse.
Un aspecto del trabajo autónomo con el que luchan muchos contratistas independientes es qué facturar. ¿Cobra por una llamada telefónica de cinco minutos con un cliente? ¿Qué pasa si reservaron una hora de su tiempo pero solo usaron la mitad?
Antes de comenzar a enviar facturas , asegúrese de comprender bien cuáles son sus horas facturables y no facturables para mantener sus registros claros, consistentes y limpios.
Tareas facturables que los autónomos pueden incluir en la facturación
El trabajo facturable se compone de las tareas que asume y completa para los clientes por los que espera recibir un pago. En general, este trabajo está directamente vinculado al proyecto de un cliente específico en lugar de comprender tareas generales como su propia contabilidad o marketing independiente.
Estas son algunas de las tareas facturables más comunes que cobran los autónomos.
1. Reuniones programadas, llamadas telefónicas y videollamadas
Si un cliente programa una reunión en persona, por video o por teléfono con usted, ese tiempo generalmente es facturable.
No importa cuánto participe en la reunión. Si un cliente solicitó su presencia, incluso para observar una sesión de lluvia de ideas entre empleados o para ver una presentación, absolutamente puede cobrar su tarifa por hora por el tiempo que bloqueó para asistir.
Si el cliente solo lo contrató por una hora, pero la reunión se convierte en dos, factúlele el tiempo total al que se le solicitó asistir.
El único momento en el que no querría cobrar por una llamada o reunión sería durante una consulta inicial o una llamada rápida no programada para confirmar información o hacer una pregunta simple.
2. Tareas profesionales
Las tareas profesionales son las habilidades y habilidades en las que ha centrado su carrera como autónomo, por ejemplo, redacción, desarrollo de software, marketing en redes sociales o diseño gráfico.
Estas habilidades están directamente relacionadas con el motivo por el que un cliente te contrató y cómo contribuirás a su proyecto. Y posiblemente sean los elementos de trabajo más obvios por los que facturar a los clientes.
Debe cobrar por tareas profesionales cada vez que use su tiempo y habilidades para contribuir al proyecto de un cliente, que incluyen:
- Diseñando un logo
- Editando un documento
- Actualizar HTML o CSS para un sitio web
- Redacción de una publicación en redes sociales
Piense en estas tareas como el pan y la mantequilla de sus horas de trabajo. Son los que deberían constituir la mayor parte de sus facturas y afectar directamente su rentabilidad como pequeña empresa.
3. Planificación de proyectos
La planificación del proyecto es la primera fase de casi cualquier contrato nuevo. Esto puede involucrar:
- Determinar los recursos necesarios
- Creando una línea de tiempo con hitos proyectados
- Elaborar un plan sugerido para alcanzar un objetivo específico
La planificación del proyecto no debe confundirse con la redacción de un presupuesto o propuesta . La planificación real se lleva a cabo después de que se ha firmado un contrato y usted y el cliente tienen una sólida comprensión del proyecto y sus objetivos.
Consiste en desarrollar una estrategia para el trabajo que discutió durante su consulta inicial o negociaciones contractuales.
Por ejemplo, si fue contratado para crear e implementar un cronograma mensual de redes sociales, la planificación podría significar la creación de un calendario editorial de publicaciones para cada mes que incluya cómo manejar las vacaciones, qué hashtags usar y qué temas cubrir en función de la información general del cliente objetivos de marketing.
No todos los proyectos requerirán planificación, pero para aquellos que sí lo hagan, asegúrese de que le paguen por el tiempo que dedica a diseñar una estrategia para ayudar al cliente a alcanzar sus objetivos.
4. Revisiones
La mayoría de los proyectos vienen con al menos un poco de ida y vuelta. A veces, las revisiones serán cambios simples como agregar un enlace o cambiar un color, mientras que otras revisiones serán más intensas e implicarán actualizaciones importantes.
Independientemente del tamaño, cuando un cliente solicita una revisión, el tiempo que dedica a realizar ajustes en un trabajo que ya envió cuenta como trabajo facturable.
Sin embargo, asegúrese de revisar cómo acordó manejar las revisiones en su contrato . Por ejemplo, si previamente acordó incluir una revisión en su tarifa, no le cobraría al cliente a menos que solicite ajustes adicionales después de la entrega de la primera revisión.
5. Tiempo de viaje y viaje cotidiano
La mayor parte de la comunicación con el cliente se puede realizar de forma virtual, pero cuando no es posible, es un desafío averiguar cómo facturar su viaje y el tiempo de viaje cotidiano.
Si bien no puede facturar a un cliente por los 15 minutos en automóvil que se necesitan para llegar a su oficina, ¿qué debe hacer cuando faltan dos horas? ¿O cuando está lo suficientemente lejos como para tener que volar?
Una buena regla a seguir es que si tiene que reservar tiempo para un cliente para poder asistir a una reunión cara a cara cuando lo solicite, puede facturarlo. De lo contrario, podría estar usando ese tiempo para ganar dinero trabajando para otro cliente.
Sin embargo, asegúrese de discutir sus pautas de precios y facturación con un cliente por adelantado. Los cargos por viaje y tiempo de viaje diario no deberían ser una sorpresa en sus facturas. Cuando un cliente le pide que viaje una distancia significativa, avísele que habrá un costo adicional en su próxima factura.
Darles una buena idea también anima a los clientes a priorizar su tiempo contigo. Si realmente necesitan que viaje, estarán dispuestos a pagar por ello. Y, si no lo hacen, programarán una videoconferencia en su lugar una vez que comprendan que su viaje tiene un precio.
6. Investigación y aprendizaje específicos del cliente
Si necesita realizar una investigación o aprender una nueva habilidad para completar un proyecto para un cliente, generalmente puede facturarlo. Por ejemplo, si un cliente solicita que use cierto software para realizar una tarea o que aprenda sobre un tema nuevo para informar un escrito, incluya el tiempo invertido en su facturación.
Esto también puede incluir tareas como:
- Entrevistar a un experto de la industria para conocer un producto o proceso
- Aprender a utilizar el sistema de gestión de proyectos interno de una empresa.
- Asistir a una conferencia o evento profesional solicitado por el cliente
Cabe señalar que esto solo se aplica a la investigación y las habilidades directamente relacionadas con un cliente o proyecto. El aprendizaje general que realiza por su cuenta para expandir su conjunto de habilidades o los servicios independientes no debería aparecer en la factura de un cliente.
7. Bloques de tiempo solicitados por el cliente
A veces, los clientes solicitan reservar una parte de su tiempo, ya sea para una reunión o porque quieren reservar su tiempo a través de un anticipo. Cuando un cliente reserva una hora de su tiempo, pero solo usa 30 minutos, ¿cómo debe facturar?
Si un cliente reservó su tiempo con anticipación y solicitó que usted estuviera disponible para trabajar exclusivamente para él durante ese tiempo, puede facturarlo independientemente de si usa el monto total. Todo se reduce a si podría haber estado usando ese tiempo para trabajar para otros clientes o no.
Si un cliente le dice con anticipación que quiere cancelar una reunión o reducirla a una duración más corta, puede intentar llenar ese vacío en su agenda con el trabajo de otro cliente o tareas administrativas.
Pero si te reservan para un día completo de ocho horas y solo terminan necesitándote la mitad, el hecho de que les facture el total de horas que solicitaron en su horario depende de usted. Por lo general, depende del cliente y de su relación con él.
Para los clientes más grandes y que pagan más, generalmente puede facturar el monto total. Con clientes más pequeños que se preocupan por su presupuesto, puede considerar facturar solo por el tiempo que pasó con ellos.
Alternativamente, puede informar al cliente que todavía tiene tiempo adicional con usted por el que está pagando y ofrecerle usarlo. Podría ser el momento perfecto para que hagan preguntas relacionadas con el proyecto o para que proporciones información profesional. Es beneficioso para ambos porque estarán facturando por lo que esperaban y ellos no pagarán por el tiempo no utilizado.
Horas no facturables durante una jornada laboral independiente
El trabajo no facturable es parte del horario de todo trabajador autónomo. Las tareas no remuneradas como contabilidad, consultas y aprendizaje pueden llevar mucho tiempo, pero son parte de lo que le ayuda a administrar su negocio y perfeccionar su conjunto de habilidades profesionales.
Estas son algunas de las tareas no facturables más comunes en el horario de casi todos los profesionales independientes.
1. Tareas contables y administrativas
Desafortunadamente, no puede facturar a los clientes por el tiempo que dedica a cuidar su propio trabajo contable y administrativo, como por ejemplo:
- Preparación de cotizaciones y facturas
- Contabilización de gastos
- Pedido de suministros de oficina
- Configurar su oficina en casa
- Mandando correos electrónicos
Todas estas tareas dependen de usted, pero técnicamente deberían calcularse en su tarifa por hora. Por lo tanto, aunque no puede incluirlos como artículos de línea en sus facturas, aún debe recibir un pago suficiente por su tiempo facturable para cubrirlos en general.
2. Correos electrónicos rápidos y llamadas telefónicas
Los correos electrónicos breves y las llamadas telefónicas con los clientes generalmente no son facturables. Si bien se le debe pagar por el tiempo que dedica a trabajar para sus clientes, también se le debe dar un poco de contribución cuando se trata de responder preguntas simples o brindar información básica.
Si un cliente le da una llamada rápida o le envía un correo electrónico con una pregunta sencilla, construir una relación a menudo vale más de lo que le pagarían por los pocos minutos que tarda en responder.
Aunque desea que los clientes respeten su tiempo, también es importante respetar el de ellos. Solo facture llamadas telefónicas y correos electrónicos cuando requieran una cantidad significativa de tiempo o trabajo adicional de su parte.
Por ejemplo, si un cliente lo llama todos los días solo para charlar durante una hora, es posible que deba informarle que tendrá que comenzar a facturarle por su tiempo en el futuro.
Pero si un cliente solo se comunica una vez por semana a través del correo electrónico para solicitar una actualización de progreso básica, probablemente no valga la pena facturarlo.
3. Consultas iniciales
La mayoría de los autónomos ofrecen consultas iniciales sin costo alguno. Aunque pueden consumir mucho tiempo, le brindan mucha información sobre el cliente, su proyecto y si desea trabajar con ellos.
Para ahorrar tiempo, considere la posibilidad de crear un cuestionario o un formulario de correo electrónico para que los clientes potenciales lo completen por adelantado. Esto reducirá el tiempo no remunerado que dedica a la revisión de posibles proyectos y agilizará el proceso de selección de sus clientes.
4. Tareas de marketing empresarial
Comercializar su negocio y crear su lista de clientes cuenta como tiempo no facturable. Por ejemplo, no puede cobrar a los clientes por:
- Actualizar sus propias páginas de redes sociales o sitio web
- Escribir publicaciones de blog para ti
- Envío de correos electrónicos fríos a posibles clientes con los que desea trabajar
- Creación de anuncios impresos o digitales para su negocio autónomo
- Asistir a un evento general de networking o conferencia profesional
El tiempo que dedica a la publicidad y la construcción de su pequeña empresa no es algo que pueda facturar a sus clientes.
Sin embargo, a pesar de que no puede facturar a los clientes por el tiempo, vale la pena esforzarse en encontrar proyectos futuros porque ayudará a mantener su agenda llena y los cheques de pago recibidos.
5. Reclutamiento y contratación
Cualquier tiempo que dedique a reclutar, contratar o buscar subcontratistas para usted mismo se considera tiempo no facturable.
Sin embargo, una vez contratado, puede incorporar la tarifa de un empleado o subcontratista en la suya o incluirla por separado en sus facturas, dependiendo de cómo contribuyeron a un proyecto.
Si el proyecto de un cliente requiere trabajo independiente fuera de su área de especialización, puede facturar al cliente por el trabajo por separado. Por ejemplo, si usted es un desarrollador de software y el cliente le pide que cubra la redacción publicitaria también, puede facturar la contratación de un escritor e incluir su tarifa en su factura. Solo asegúrate de informarle al cliente que contratarás el trabajo.
6. Desarrollo de propuestas
A menudo, enviará una propuesta o cotización a un posible cliente después de una consulta inicial. A veces, redactar una propuesta lleva mucho tiempo e implica una variedad de tareas diferentes, como:
- Investigación de la competencia
- Investigación de mercado
- Un análisis de la industria
- Aprender sobre nuevas herramientas o tendencias.
- Llegar a los subcontratistas
- Varias reuniones con clientes
Y, por lo general, todas estas tareas no son facturables. Su propuesta es lo que utiliza para atraer y “enganchar” a un cliente después de saber lo suficiente sobre su proyecto para comprender lo que necesitaría para completarlo. Al igual que una tienda de ropa no le pagará por probarse ropa, un cliente potencial no le pagará por redactar una propuesta.
Base la información que proporciona en una propuesta en el cliente individual y sus necesidades. Si sabe que está compitiendo con otro profesional independiente por el contrato, dedique más tiempo y esfuerzo. Si el proyecto es sencillo y está seguro de que una propuesta es una simple formalidad, manténgalo básico.
7. Corrección de errores o equivocaciones
Las revisiones de un proyecto a pedido del cliente son una cosa, pero los errores rotundos de su parte son otra. Si comete un error porque no entendió las instrucciones o perdió un correo electrónico, generalmente es su responsabilidad solucionarlo por su cuenta.
La mejor manera de evitar errores es asegurarse de tener toda la información que necesita antes de comenzar un proyecto. Si necesita una aclaración, programe un tiempo para repasar cualquier pregunta o problema desde el principio. Tome notas, solicite recursos y haga preguntas de seguimiento para obtener la mayor información posible.
Si comete un error, corríjalo, aprenda de él y siga adelante. Simplemente no facture a su cliente por el tiempo que dedica a corregir su error.
8. Desarrollo profesional
El desarrollo profesional es una forma ideal de perfeccionar su experiencia, aprender nuevas habilidades y aumentar su competitividad como autónomo. Pero, si lo está haciendo por su propio bien y no porque un cliente lo solicitó, agréguelo a su lista de actividades no facturables.
El desarrollo profesional no facturable incluye:
- Inscribirse en cursos, programas o talleres
- Asistir a seminarios y conferencias
- Participar en organizaciones profesionales
Aunque tendrá que trabajar en el desarrollo profesional en su tiempo libre y por su cuenta, puede que valga la pena. El desarrollo profesional y las oportunidades de educación y networking que brinda pueden ayudarlo a obtener mejores clientes, cobrar una tarifa más alta y construir una reputación en el futuro.
9. Redes
Conocer a otros autónomos y hacer crecer su red es esencial para hacer crecer un negocio autónomo sólido, pero no es algo por lo que sus clientes le pagarán directamente.
Asistir a reuniones, cumbres y conferencias lo ayudará a construir una red útil de conexiones profesionales e incluso lo ayudará a encontrar nuevos clientes. Aunque no puede incluirlo en las facturas de sus clientes, la creación de redes vale la pena al final.
Concéntrese en asistir a eventos de networking que sean gratuitos o estén dirigidos a sus intereses y profesión para mantener bajos los costos y, al mismo tiempo, aumentar su conjunto de habilidades.
Seguimiento de sus horas de autónomo
Una de las mejores formas de separar sus horas facturables y no facturables es realizar un seguimiento de su tiempo. Desde distinguir entre trabajo remunerado y no remunerado hasta detallar la cantidad de horas que dedica a un proyecto de cliente en particular, el uso de un software de seguimiento del tiempo es una forma ideal de controlar su administración del tiempo.
Hay varias plataformas que puede utilizar para crear registros de tiempo para usted mismo en tiempo real, que incluyen:
- Cosecha : gratis para hasta dos proyectos.
- Bonsai : $ 19 / mes para facturación, contratos, seguimiento del tiempo y más.
- Clickup – gratis para la versión básica o $ 5 por mes para ilimitado.
Conclusiones finales
Al final del día, lo que cobra y cómo factura a los clientes depende de usted. Pero si no intenta lograr un equilibrio en la forma en que diferencia las horas facturables y no facturables, su negocio independiente puede verse afectado . Los clientes no tardarán mucho en amargarse al recibir una factura por el tiempo que dedica a responder correos electrónicos rápidos o viajar a conferencias a las que no solicitaron que asistiera.
Al administrar su tiempo de manera inteligente y crear pautas de facturación para que las siga, puede forjar relaciones más sólidas con los clientes y trabajar de manera más inteligente, todo mientras desarrolla sus habilidades profesionales, se ocupa de las tareas administrativas y obtiene ganancias.
