Depósitos de seguridad para autónomos: ¿debería pedir a los clientes un pago por adelantado?
Los depósitos de autónomos son una excelente manera de evitar impagos y facturas impagas , garantizar que los clientes estén comprometidos y mantener un flujo de caja constante .
Si tiene problemas para que le paguen a tiempo o está buscando formas de filtrar a los clientes imperfectos, puede ser el momento de incluir los depósitos en sus prácticas de facturación estándar.
Desde cuándo preguntar hasta cuánto solicitar, aprenda los conceptos básicos de los depósitos para autónomos para comenzar con el pie derecho.
¿Qué es un depósito para autónomos?
Un depósito para autónomos es similar al pago inicial de un automóvil o una casa. Es cuando le pide a un cliente que realice un pago parcial o total antes de comenzar a trabajar en un proyecto.
Cuando trabaja por cuenta propia, los depósitos generalmente se basan en la cantidad detallada en su cotización inicial.
Por ejemplo, si solicitara un depósito del 50% por adelantado, su cliente tendría que pagar la mitad de la cantidad que describió en una estimación detallada del proyecto al principio.
Una vez que un cliente realiza un depósito, el monto se deduce de la siguiente factura .
Por ejemplo, si el monto total de su presupuesto cotizado era de $ 1,000 y el cliente hace un pago por adelantado de $ 500, usted le cobrará los $ 500 restantes en su factura al momento de la entrega de su servicio.
Beneficios de los depósitos iniciales para autónomos
Hay muchos beneficios al solicitar el pago total o parcial por adelantado. Por ejemplo, solicitar un depósito para autónomos a nuevos clientes puede:
1. Reducen el riesgo de impago
Si bien no desea iniciar una relación con un cliente basándose en la suposición de que no le pagarán, la realidad es que es más difícil que se les pague a algunos clientes que a otros.
Hasta que establezcan una relación de trabajo sólida entre sí, es imposible decir si puede confiar en que un nuevo cliente pague con prontitud.
Los depósitos garantizan que incluso si un cliente cancela un proyecto o desaparece por completo, aún obtendrá algo por el trabajo que realizó.
Además, es más probable que los clientes que ya han invertido dinero en un proyecto se mantengan comprometidos e involucrados hasta su finalización.
2. Proporcionan un mejor flujo de caja
Independientemente de su ciclo de facturación, los pagos por trabajo independiente pueden ser esporádicos y difíciles de predecir. Los depósitos le brindan efectivo antes de enviar una factura, lo que le brinda un mejor flujo de efectivo y distribuye los pagos entrantes durante un período más largo.
Esto le da la oportunidad de pagar sus facturas, planificar un presupuesto y cubrir cualquier gasto comercial o relacionado con el proyecto que surja.
3. Filtran a los clientes problemáticos
En ciertos clientes, la falta de voluntad para pagar un depósito por adelantado es una señal de alerta. Si no están dispuestos a pagarle ahora, ¿realmente le pagarán cuando envíe una factura final?
Sin embargo, si un cliente se niega a pagar un depósito, asegúrese de considerar el razonamiento detrás de la negativa antes de cancelar un contrato.
Por ejemplo, existe una gran diferencia entre una gran corporación con políticas de pago específicas para autónomos y un nuevo cliente desconocido que no tiene los fondos para cubrir un depósito.
Utilice los depósitos como un factor para determinar si desea seguir adelante con un cliente, pero no necesariamente como la métrica decisiva.
4. Generan clientes más colaborativos
En términos generales, es más probable que los clientes que han invertido económicamente en un proyecto desde el principio contribuyan a él de forma colaborativa. Esto es ideal para contratos en los que necesita una gran cantidad de información o de un cliente para realizar el trabajo.
Los depósitos animan a los clientes a participar más y a mantener el proyecto avanzando a un ritmo constante. Esto hace que sea más fácil mantener el trabajo encaminado y dentro del alcance.
Cuándo solicitar un depósito para autónomos
Es tentador pedirles a todos sus clientes un pago por adelantado, pero siendo realistas, no siempre es apropiado. En general, debe solicitar un pago por adelantado en las siguientes circunstancias:
Al trabajar con nuevos clientes
Es una buena práctica solicitar un depósito a los nuevos clientes con los que está trabajando por primera vez. Dado que no tiene una relación laboral existente, un depósito ayuda a mantener y hacer cumplir su contrato.
Una vez que desarrollen una relación y generen confianza entre ellos, ya no será necesario un depósito, ya que podrá confiar en que el cliente realizará los pagos en su totalidad y a tiempo.
Para proyectos más largos y más grandes
Si se está inscribiendo en un nuevo proyecto con una fecha límite lejana, solicitar un depósito le proporcionará algunos ingresos para seguir adelante mientras tanto, de modo que no se quede sin dinero en efectivo.
Lo mismo ocurre con los grandes proyectos. Si está trabajando en algo con un alto precio, está bien solicitar al menos un pago parcial por adelantado en lugar del monto total en su factura final.
En estas circunstancias, solicitar depósitos te beneficia al mantener tu cuenta bancaria cargada y asegurarte de que tus clientes estén comprometidos.
Cuando existen costos relacionados con el proyecto
Algunos trabajos independientes vienen con gastos relacionados con el proyecto , como materiales, equipos o software. Y aunque los clientes a veces le reembolsarán estos costos, no siempre tiene sentido financiero que los cubra por adelantado.
Si está trabajando en un proyecto que tiene gastos considerables, solicitar un depósito antes de comenzar lo ayudará a pagarlos sin tener que recurrir a sus fondos existentes.
Cuando necesita que el cliente se comprometa
Es casi imposible saber si un cliente potencial resultará ser un buen cliente o uno malo. Incluso las referencias de amigos u otros propietarios de pequeñas empresas pueden resultar en escamas.
Solicitar un depósito es una buena manera de asegurarse de que un cliente se comprometa a trabajar con usted y de que invierte en el proyecto. Los depósitos tienden a mantener a los clientes más comprometidos con un proyecto, ya que ya han invertido dinero en él.
Y, si el cliente cambia de opinión sobre el proyecto más adelante, al menos no habrás trabajado gratis.
Cuándo no solicitar un depósito para autónomos
El hecho de que solicite un depósito depende de una variedad de factores, desde su relación existente con un cliente hasta el tamaño del proyecto en cuestión. No necesita pedir dinero por adelantado cuando trabaja con lo siguiente:
Al trabajar con clientes existentes
Si ya está trabajando con un cliente de forma continua y le ha enviado al menos una factura, no tiene sentido pedirle un depósito.
El único momento en que podría ser apropiado es si un cliente existente propuso un proyecto completamente diferente con una fecha límite larga o un gran presupuesto.
Incluso entonces, si el cliente le ha pagado constantemente en el pasado, no tiene motivos para dudarlo ahora. Solicitar un depósito después de que se haya establecido una relación laboral puede generar confusión o rechazo.
Al trabajar con grandes clientes
Las grandes corporaciones y empresas tienen sus propios departamentos de contabilidad que se encargan de la facturación y los pagos de los autónomos.
La burocracia y las capas adicionales de burocracia hacen que las solicitudes de pago inesperadas, como los depósitos iniciales, sean difíciles de navegar para algunos grandes clientes, lo que provoca retrasos en los proyectos y plazos extendidos.
Cuando se trabaja con un gran cliente, generalmente es seguro asumir que tienen sus patos en una fila cuando se trata de pagar las facturas a tiempo y en su totalidad. Incluya las condiciones de pago en su contrato de autónomo y tenga una conversación sobre ellas antes de comenzar para asegurarse de que está en la misma página.
Para pequeños proyectos
Por lo general, no vale la pena pedir un depósito para proyectos pequeños y únicos por debajo de un cierto valor en dólares.
Por ejemplo, algo que solo tomará un par de horas facturables no requiere un pago por adelantado.
Lo mismo ocurre con los pequeños complementos de proyectos existentes, como revisiones o actualizaciones. Aunque estas tareas pueden afectar la cantidad que cobra en su factura final, no es una práctica común solicitar un depósito por un trabajo independiente que sea parte de un contrato más grande.
Antes de solicitar un depósito en cada proyecto, considere cuántas horas de trabajo necesitará dedicar. Determine un límite razonable para usted y utilícelo para decidir cuándo cobrar un depósito a los clientes y cuándo no.
Cuánto pedir por adelantado
La cantidad que cobran los autónomos por un depósito varía significativamente según el tipo de trabajo que realiza, la duración de sus contratos y el tipo de clientes con los que trabaja habitualmente.
Por ejemplo, un escritor autónomo experimentado que solo acepta proyectos a largo plazo puede solicitar un depósito del 50% como una forma de filtrar a los clientes poco serios, mientras que un nuevo autónomo desesperado por trabajar puede solicitar el 10% en su lugar.
De cualquier manera, la mayoría de los depósitos son un porcentaje de una cotización o un pago total.
Depósitos porcentuales
Los depósitos en estimaciones generalmente se encuentran entre el 10% y el 50% de una cotización o estimación. La cantidad que solicita puede incluso cambiar según el proyecto o cliente con el que esté trabajando.
Sin embargo, es importante tener precios y condiciones de pago consistentes para facilitar el seguimiento y la gestión de las tareas de contabilidad, como cotizaciones y facturación.
Si elige solicitar un porcentaje diferente según el tamaño de un proyecto o el monto de la factura final, asegúrese de usar la misma lógica en su lista de clientes.
Pago completo
El pago completo es otra forma de gestionar los depósitos. Algunos autónomos optan por no solicitar un depósito, sino el monto total de la cotización por adelantado.
Esta es la mejor manera de evitar problemas relacionados con la falta de pago, pero generalmente no es lo que los clientes quieren escuchar, especialmente cuando administran sus propios presupuestos mensuales y programas de pago.
Antes de decidir solicitar el pago completo por adelantado, hable con otros profesionales de su industria para ver cuál es la práctica estándar.
Cómo solicitar un depósito para autónomos
Idealmente, cualquier requisito relacionado con los depósitos se detallará en su cotización o presupuesto, así como en su contrato. Sin embargo, también es importante comunicarse con un cliente potencial sobre sus prácticas de facturación.
En una cotización independiente, asegúrese de detallar los detalles relacionados con sus requisitos de depósito en sus condiciones de pago, como:
- El monto adeudado por adelantado, así como el total de la estimación.
- La fecha de vencimiento del depósito y del resto (si es diferente)
- Métodos de pago aceptados, como PayPal o tarjeta de crédito
- Si el depósito es reembolsable y en qué circunstancias
Para obtener los mejores resultados, no proporcione esta información por escrito. Tenga una conversación con su cliente sobre sus expectativas y asegúrese de que ambos estén en la misma página.
Conclusiones finales
Recibir un pago como autónomo no debería ser un dolor de cabeza. Solicitar depósitos es solo una de las muchas medidas preventivas que puede tomar para ahorrarse el estrés de tener que perseguir un pago.
Siga las mejores prácticas y mantenga sus estándares de depósito consistentes para eliminar a los clientes problemáticos, mejorar su flujo de efectivo y alentar a los clientes a involucrarse más en los proyectos.
