Consejos para presupuestar con el sistema 5S

Seiri, seiton, seiso, seiketsu y shitsuke. Ordene, ponga en orden, brille, estandarice y sostenga. Estos son los cinco elementos que componen la metodología 5S para la organización del lugar de trabajo. Con origen en Japón, esta metodología organiza un lugar de trabajo reduciendo el desperdicio y aumentando la productividad. Aunque este proceso se utiliza principalmente en la fabricación, su uso se está expandiendo a otras industrias, como la gestión empresarial y la asistencia sanitaria. Es una forma de ajustar las operaciones mediante la implementación de las cinco palabras “S”.

Entonces, ¿qué tiene esto que ver con el presupuesto? La metodología 5S no tiene por qué limitarse a la fabricación o al lugar de trabajo. Puede usarlo como un proceso para organizar, limpiar, ajustar y mantener su presupuesto personal. Siga estos cinco pasos para presupuestar con la metodología 5S:

1. Ordenar ( Seiri )

En el primer paso de 5S, debe resolver lo que sea innecesario y conservar solo lo esencial. Revise sus gastos. ¿Hay cosas en las que está gastando dinero que realmente no necesita? ¿Tiene una membresía de gimnasio que no usa o un teléfono residencial que nunca suena? Averigüe en qué está desperdiciando su dinero y déjelo fuera de su presupuesto.

2. Poner en orden ( Seiton )

El lema de esta S es “Un lugar para todo, y todo en su lugar”. En este paso, los fabricantes organizan los artículos y establecen dónde debe ir todo para que sea fácil de acceder cuando sea necesario. También es necesario establecer un presupuesto en orden. ¿Cómo va a documentar sus gastos? Microsoft Excel, Mint.com , Quicken ? Averigüe cómo desea categorizar sus gastos y establezca metas y límites en esas categorías. Por ejemplo, quizás establezca una meta de gastar $ 300 por mes en comestibles, pero actualmente gasta $ 400. Documentarlo en su software de presupuestos . De lo contrario, nunca se apegará a él.

3. Brillo ( Seiso )

En una planta de fabricación, los empleados deben limpiar al final de su turno. Diariamente, todo debe volver a donde está asignado para la tercera S, brillar. Al igual que con los fabricantes, también necesitará “mejorar” su presupuesto todos los días. Registre sus gastos todos los días para que no se atrase. Manténgase informado sobre cómo está cumpliendo con su presupuesto todos los días. ¿Se está acercando bastante a sus objetivos o necesita reajustar cómo está gastando? Aproveche la oportunidad todos los días para ajustar su presupuesto.

4. Estandarizar ( Seiketsu )

Necesita tener un plan para las primeras 3S, y debe ceñirse a él. Determine quién es responsable de ingresar datos en el presupuesto. También necesita un plan para lo que hace cuando es necesario realizar un cambio en sus categorías de gastos. En mi casa, colocamos todos nuestros recibos a la derecha del monitor de la computadora. Luego, al final del día, mi esposo ingresa todos nuestros gastos. Mi responsabilidad es ingresar todos nuestros ingresos. Este sistema estandarizado nos funciona bien, y es bueno saber quién hace qué para que nunca nos perdamos de nada. Además, es una buena idea tener un tiempo establecido para revisar su presupuesto. Mi esposo y yo revisamos el presupuesto del mes anterior el primer domingo por la noche de cada mes.

5. Sostener ( Shitsuke )

Sustain es probablemente el más difícil de todos los 5S. En este paso, debes practicar la autodisciplina. En otras palabras, necesitas mantener el primero de los 4S. No vuelvas a caer en tus viejas costumbres. La única razón por la que hace un presupuesto es para que pueda conocer sus límites y establecer límites para usted mismo. No tiene sentido si no practicas la autodisciplina. Depende de usted hacer que su presupuesto sea un éxito.

Pensamientos finales

Hacer un presupuesto puede ser un desafío, pero si lo hace de manera organizada y metódica, es más probable que logre sus objetivos. La metodología 5S ha tenido éxito comprobado para muchas empresas al reducir el desperdicio y aumentar la productividad. Si les ha funcionado, ¡con suerte puede funcionar para reducir el desperdicio en su presupuesto y aumentar sus ahorros!

(Crédito de la foto: thegrid.ch )