Deducción de impuestos de la oficina central del IRS – Reglas y calculadora

Si es propietario de una pequeña empresa, trabajador autónomo, contratista independiente o trabajador autónomo que mantiene una oficina en casa , puede calificar para una exención de impuestos mediante el uso de la deducción de la oficina en el hogar.

La deducción de la oficina en casa le permite deducir una parte del costo de funcionamiento y mantenimiento de su hogar como gasto comercial. Si se hace correctamente, esta deducción puede reducir sustancialmente sus ingresos imponibles, generando un ahorro fiscal. Una advertencia: esta deducción se abusa con frecuencia, pero, por otro lado, a menudo se pasa por alto. El hecho de que esta deducción sea una fuente común de fraude fiscal no significa que no deba tomarla si califica para ella.

Cómo el IRS define una oficina en casa

Ya sea que convierta un dormitorio, estudio, sótano, ático o garaje en una oficina, el IRS no especifica qué tipo de instalación puede ser una oficina. Sin embargo, tienen dos reglas sobre el uso del espacio. Para calificar para deducir gastos comerciales, debe usar ese espacio:

• Exclusiva y regularmente como su principal lugar de trabajo.
• Exclusiva y regularmente como un lugar para reunirse con clientes, clientes o pacientes en el desarrollo normal de su negocio.

“Uso regular” significa que usa el espacio de manera regular, no de manera ocasional o incidental. Si usa su den una o dos veces al año para una conferencia con un cliente, eso no cumple con el estándar de uso regular y no califica como una oficina en casa.

“Uso exclusivo” significa que usa el espacio solo para negocios. Si se reúne con clientes regularmente en su den, pero su familia también usa su den para ver televisión, entonces el den no cumple con el estándar de uso exclusivo y no califica como una oficina en casa.

Una parte de una habitación puede designarse como oficina incluso si otras partes de la habitación se utilizan para otros fines. Si, por ejemplo, tiene un escritorio, una silla, un archivador y una fotocopiadora en un área de 50 pies cuadrados de una habitación de 120 pies cuadrados, ese espacio puede ser una oficina en casa si cumple con el uso comercial habitual y exclusivo. Criterios.

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Gastos de la casa que cuentan para la deducción

La Publicación 587 del IRS señala que los gastos permitidos de oficina en el hogar son de tres tipos:

• Los gastos directos se aplican solo a la oficina (por ejemplo, repintar la oficina).
• Los gastos indirectos se aplican a toda la casa (por ejemplo, servicios públicos).
• Los gastos no relacionados no se aplican ni a la oficina ni a la casa en sí (por ejemplo, cuidado del césped).

Los gastos directos se pueden deducir en su declaración de impuestos en su totalidad. Los gastos indirectos se deducen proporcionalmente, de acuerdo con los pies cuadrados de la oficina en comparación con los pies cuadrados de la casa total; los gastos no relacionados no son deducibles.

Los gastos indirectos pueden incluir lo siguiente:

• Intereses hipotecarios
• Primas de seguro hipotecario calificadas
• Impuestos de propiedad
• Depreciación
• Alquiler (si no es propietario de la casa)
• Utilidades y servicios (como limpieza y recolección de basura)
• Reparaciones (a menos que la reparación involucre solo a la oficina, entonces es directa)
• Sistema de seguridad
• Pérdidas por hechos fortuitos

Los gastos de teléfono están notablemente ausentes de esta lista. El cargo básico, incluidos los impuestos, del primer teléfono fijo a su propiedad es un gasto personal y no deducible, aunque los costos de larga distancia realizados con fines comerciales se pueden deducir por separado en el Anexo C (no como parte de los gastos de oficina en el hogar) . El costo de una segunda línea a la oficina para fines comerciales es una deducción directa. Un plan de telefonía celular también puede deducirse total o parcialmente por separado, según el porcentaje de uso comercial.

Cómo calcular la deducción de su oficina en casa

Si opta por el método general utilizando el Formulario 8829 , Gastos por uso comercial de la vivienda, la primera tarea es calcular el porcentaje de uso comercial. Para hacer esto, divida los pies cuadrados de su espacio de oficina por los pies cuadrados totales de la casa. Como ejemplo, suponga que su casa tiene 1200 pies cuadrados y la parte de su hogar que se utiliza para actividades comerciales es una habitación de 10 x 12 pies (120 pies cuadrados). El porcentaje de uso de oficinas es 120 pies cuadrados / 1200 pies cuadrados x 100 = 10%.

Si no conoce los pies cuadrados de su casa, puede consultar con la oficina del tasador del condado, que puede proporcionarle esa información. El IRS le permite usar “cualquier otro método razonable” para determinar el porcentaje de uso comercial, por lo que si las habitaciones de su casa son de aproximadamente el mismo tamaño, puede dividir la cantidad de habitaciones utilizadas como espacio de oficina por la cantidad total de habitaciones. para encontrar el porcentaje de uso comercial. Sin embargo, el método del pie cuadrado es más preciso.

Para continuar con el cálculo, digamos que tuvo los siguientes gastos indirectos:

• Hipoteca : $ 1,200 por mes x 12 meses = $ 14,400
• Impuestos a la propiedad : $ 1,000 x 2 pagos por año = $ 2,000
• Seguro contra riesgos : $ 50 por mes x 12 meses = $ 600
• Electricidad : $ 80 por mes x 12 meses = $ 960
• Gas : $ 40 por mes x 12 meses = $ 480
• Alcantarillado, agua y recolección de residuos : $ 60 por mes x 12 meses = $ 720
• Reparación del horno : costo único de $ 1,840
• Total : $ 21.000

En este ejemplo, el costo total de funcionamiento de la casa durante el año es de $ 21,000. Dado que previamente determinamos que la parte comercial de la casa es el 10% del total, entonces el gasto de oficina en el hogar es $ 21 000 x 0,10 = $ 2100.

Si tuvo un gasto directo de $ 200 para pintar la oficina, podría agregar esta cantidad al total de gastos indirectos de $ 2,100 para obtener una deducción total de gastos de $ 2,300.

Depreciación

Si está utilizando el Formulario 8829, después de calcular su deducción por el uso comercial de su hogar (Parte II), puede calcular su deducción por depreciación en la Parte III. La depreciación es un mecanismo para que los propietarios deduzcan una cantidad por el desgaste del uso normal de la propiedad durante su vida útil. Para efectos de esta depreciación, la vida útil de la propiedad es de 39 años. Para calcular su depreciación, necesita lo siguiente:

• Su base en el hogar en la fecha en que comenzó a usar su oficina (generalmente su costo más el costo de cualquier mejora a la propiedad): $ 300,000
• El costo de la tierra : $ 50,000
• La fecha en que comenzó a usar su oficina por primera vez : 1 de enero de 2109
• El factor de depreciación (de las instrucciones del formulario 8829 ): 2.461%
• El porcentaje de uso comercial : 10% en nuestro ejemplo

Dado que la tierra no se deprecia, el cálculo se realiza de la siguiente manera:

($ 300 000 – $ 50 000) x .02461 = $ 250 000 x .02461 = $ 6152,50

La depreciación por uso comercial es el 10% de esos $ 6,152.50: $ 6,152.50 x .10 = $ 615.25

Esta cantidad se traslada a la Parte II para completar la deducción de gastos por uso comercial:

$ 2,300 + $ 615.25 = $ 2,915

Este total se lleva a su Anejo C, línea 30.

Método simplificado

No todo el mundo quiere hacer un seguimiento de sus gastos reales y mantener registros adecuados en caso de una auditoría. Para que sea más fácil para los contribuyentes, el IRS permite a los propietarios de pequeñas empresas elegir un método simplificado para calcular un gasto para una oficina en casa. La elección se toma en el Anexo C (Parte II, línea 30), en cuyo caso el Formulario 8829 no es necesario.

El método simplificado permite una deducción de $ 5 por pie cuadrado hasta un máximo de 300 pies cuadrados. Por lo tanto, para nuestra oficina de 120 pies cuadrados en el ejemplo anterior, el método simplificado permitiría una deducción de 120 x $ 5 = $ 600, que es significativamente menor que el método calculado permitido. Además, con el método simplificado, no se le permite una deducción por depreciación. Sin embargo, la ventaja es que no tiene que recuperar la depreciación más adelante cuando venda la propiedad.

Deducciones y excepciones adicionales

Si usa un área de su hogar para el almacenamiento de inventario, por ejemplo, el área general no tiene que usarse exclusivamente. El área ocupada por una estantería en el estudio en el que mantiene el inventario o las muestras de productos se puede incluir en la deducción, aunque el estudio completo no se utilice exclusivamente para negocios. Además, si tiene una guardería en su hogar, existen reglas especiales, que se detallan en la Publicación 587 .

Tenga en cuenta también que si el ingreso bruto de su negocio es menor que las deducciones (incluida la oficina en el hogar), algunas de sus deducciones pueden ser limitadas. Si utiliza el método general, en lugar del método simplificado, algunas de las deducciones pueden trasladarse al año siguiente. Nuevamente, los detalles están en la Publicación 587.

Otro recordatorio: si está utilizando el método general y está incluyendo gastos de oficina en casa que de otra manera serían deducibles como deducciones detalladas en el Anexo A (como intereses hipotecarios, impuestos a la propiedad y primas de seguro hipotecario), el porcentaje de esos gastos indirectos los gastos no utilizados en el Formulario 8829 siguen siendo deducibles en el Anexo A.

Por ejemplo, en el ejemplo anterior, el 10% del interés hipotecario de $ 14,400 (o $ 1,440) es deducible en el Formulario 8829. El otro 90%, o $ 14,400 – $ 1,440 = $ 12,960, se puede deducir como interés hipotecario en el Anexo A.

Conclusiones finales

La deducción de impuestos de la oficina en casa puede ahorrarle una cantidad sustancial en impuestos. Si es propietario de una pequeña empresa y desea reducir costos , comience temprano a reunir sus recibos, estados de cuenta de servicios públicos, estados de cuenta de hipotecas o cheques de alquiler cancelados para calcular y justificar su deducción para una oficina en casa. Reducir las ganancias netas de su negocio no solo reduce su impuesto sobre la renta, sino también su impuesto sobre el trabajo por cuenta propia.