Cómo crear y organizar un seminario web: beneficios para el marketing y el servicio al cliente

A medida que Internet se vuelve cada vez más omnipresente en el lugar de trabajo, los seminarios web, o lo que algunos denominan “seminarios en línea”, se han vuelto cada vez más populares. Los educadores y los especialistas en marketing han adoptado los seminarios web como un foro para difundir su mensaje; los patrocinadores encuentran atractivos su eficacia y larga vida útil; y los asistentes están aprendiendo a aprovechar su bajo costo y conveniencia.

Si no ha introducido seminarios web en sus esfuerzos de marketing, servicio al cliente o capacitación de empleados, ya sea que esté dirigiendo una empresa Fortune 500 o una operación de una sola persona, es posible que esté perdiendo una oportunidad significativa.

Comprensión de los seminarios web

En pocas palabras, un seminario web es un seminario de audio y video interactivo de multidifusión en la web que ofrece la oportunidad de dar, recibir y discutir información. Según una encuesta de ON24 , el seminario web promedio en 2013 atrajo a 433 inscritos. Casi la mitad de los patrocinadores que participaron (49%) en una encuesta de 2013 de MarketingSherpa clasificaron los webinars y webcasts como la herramienta de marketing más eficaz que utilizaron, muy por encima de las aplicaciones móviles (35%), blogs (27%) y comunicados de prensa (21%). ) y marketing en redes sociales (18%).

Los seminarios web aparecieron por primera vez alrededor de 1994 y se han vuelto cada vez más populares a medida que los costos de producción han disminuido y la tecnología para comunicarse con un público amplio ha mejorado. Más del 80% de los webinars del estudio ON24 tuvieron más de 200 asistentes, mientras que el 15,2% tuvo más de 1,000 asistentes.

Es importante comprender la distinción entre seminarios web y otros foros basados ​​en Internet, como reuniones en línea y podcasts:

• Reuniones en línea . También se denominan reuniones web, videoconferencias, teleconferencias y conferencias virtuales. En las reuniones en línea, un rango de 2 a 30 participantes participan simultáneamente en la discusión, que puede ser una reunión de la junta corporativa o una discusión del equipo del proyecto. Las empresas suelen utilizar reuniones en línea para la lluvia de ideas, en las que los participantes familiarizados con un tema pueden proporcionar comentarios y debates sobre el tema en cuestión.
• Podcasts . A veces llamados webcasts, por lo general se transmiten sin interactividad. La palabra “podcast” es una combinación de “transmisión” y el entonces revolucionario “iPod” de Apple, que podía reproducir archivos de audio y video digital. La disponibilidad de cámaras de alta calidad y bajo costo, así como software de grabación de video y audio, permite a las empresas de todos los tamaños publicitar sus productos y servicios de manera rentable a través de esta plataforma.

Beneficios de un seminario web para patrocinadores y participantes

Los seminarios web permiten a los patrocinadores comunicar un mensaje a cientos de participantes en tiempo real. Como consecuencia, son igualmente populares entre educadores y estudiantes, profesionales de marketing y clientes potenciales, y entrenadores y empleados de negocios. Son especialmente populares y eficaces para los usuarios de pequeñas empresas, según esta publicación de Outgrow.

Sus ventajas incluyen las siguientes:

• Fungibilidad . Muchos anfitriones ofrecen seminarios web gratuitos a los participantes en un esfuerzo por crear listas de posibles clientes o como complemento del servicio al cliente . Sin embargo, algunos cobran una tarifa por participar. Los seminarios web de pago suelen oscilar entre $ 20 y $ 150, con una duración de entre 60 y 90 minutos. El factor crucial en la decisión de pagar es el valor percibido del webinar a los ojos del comprador. Según el blog InstantPresenter , la decisión de comprar un seminario depende de la reputación del orador, el tema y si la información presentada puede ayudar al espectador a ganar más dinero.
• Acceso geográfico . Los patrocinadores y participantes pueden estar ubicados en cualquier lugar donde Internet esté disponible (en casa, en el trabajo, localidades nacionales e internacionales) a todas horas del día y de la noche. No se requiere viajar, lo que hace que los costos de transporte, instalaciones, comidas y entretenimiento para las partes participantes no sean un problema.
• Flexibilidad . Los seminarios web se utilizan para presentaciones, conferencias y talleres. Hay disponibles múltiples formatos y funciones, como preguntas y respuestas, entrevistas, paneles y seminarios web con estilo de presentación, de una amplia variedad de proveedores de servicios en línea, lo que garantiza que el mensaje del patrocinador se transmita de manera efectiva y eficiente.
• Seguridad . Los miembros de la audiencia registrados pueden llamar a la computadora host a través de un enlace personalizado. Es posible que los miembros de la audiencia deban ingresar un ID de reunión o una contraseña aprobada previamente.
• Escalabilidad . Los seminarios web son apropiados para audiencias pequeñas y grandes.
• Tecnología probada . Una variedad de proveedores proporcionan los medios para organizar seminarios web en línea sin descargas voluminosas. Los programas son fáciles de usar, a menudo intuitivos, para que los patrocinadores puedan concentrarse en el mensaje, en lugar del medio.
• Longevidad . Los patrocinadores a menudo graban sus seminarios web y los ponen a disposición para futuras descargas. Una búsqueda reciente en YouTube arrojó más de 350.000 enlaces a seminarios web, con temas que iban desde “Cómo ganar dinero con el comercio de opciones” hasta “Recomendaciones de ejercicio para la atención a largo plazo (prevención de caídas)”. Erin Kell de Trew Marketing dice que “lo mejor de los seminarios web es que no son un esfuerzo de marketing de una sola vez. Su seminario web grabado se puede ver a pedido durante meses o años, y puede seguir generando clientes potenciales “.

Características técnicas de un seminario web

En un artículo de About.com , se cita a Shelby Britton, que ejecuta programas de seminarios web para Adobe Systems, diciendo: “Las herramientas de seminarios web le brindan una funcionalidad poderosa para la interactividad. Si no cuenta con la interacción o algún tipo de intercambio colaborativo, también puede producir un video para difundir el contenido “.

La mayoría de los proveedores de servicios de seminarios web (como WebEx , GoToMeeting , Adobe Connect y AnyMeeting ) brindan capacidades para hacer lo siguiente:

• Mostrar diapositivas . Puede mostrar una presentación de diapositivas utilizando MS PowerPoint o Keynote de Apple, tal como lo haría en un aula normal, sala de reuniones o sala de conferencias.
• Transmitir video . Muestre uno o varios videos, ya sea almacenados en su computadora o en otro lugar, YouTube, por ejemplo.
• Habla con tu audiencia . Los seminarios web utilizan VoIP para hacer posible la comunicación de audio en tiempo real. Algunos proveedores de servicios ofrecen una función de llamada entrante que incluye una opción gratuita. Se puede ofrecer un servicio de traducción de inglés, alemán, español, francés, italiano y chino por un cargo adicional.
• Grabe todo . Los seminarios web a menudo brindan una opción para que los anfitriones graben su presentación completa, incluidas todas las imágenes y el audio, lo cual es muy importante para un uso futuro.
• Edite contenido en tiempo real . Los anfitriones a menudo pueden usar un mouse de computadora para crear anotaciones, resaltar elementos o hacer marcas en la pantalla.
• Charla . El anfitrión puede abrir un cuadro de chat para chatear por texto con la audiencia, lo que es especialmente útil para los miembros de la audiencia que desean hacer preguntas. Muchos proveedores de servicios ofrecen la posibilidad de cambiar entre chats públicos y privados (lo que permite eliminar los chats ofensivos). Sin embargo, antes de usar una función de chat, asegúrese de comprender las mejores prácticas. Por ejemplo, los expertos sugieren que los asistentes ingresen su nombre de pila cuando utilicen la función de preguntas y respuestas para que los presentadores puedan personalizar las respuestas.
• Realizar encuestas y sondeos . Algunos proveedores de seminarios web ofrecen la posibilidad de crear sondeos, cuestionarios y encuestas para los miembros de la audiencia.
• Cobrar tarifas . Si tiene la intención de cobrar por ver sus seminarios web, un sistema de pago integrado es fundamental. Muchos patrocinadores de seminarios web utilizan un servicio como PayPal para facilitar los pagos. Esta capacidad es especialmente importante si planea producir una serie de seminarios web por tarifas.

Algunos proveedores de servicios de seminarios web también ofrecen los siguientes beneficios:

• Branding personalizado . Utilice su propio logotipo y combinación de colores para los materiales especiales de invitación y registro.
• Correos electrónicos de seguimiento después del evento . Ponerse en contacto con los asistentes de forma rápida y regular después del seminario web refuerza su mensaje y genera afinidad con su marca. Sin embargo, asegúrese de proporcionar algo de valor, como información adicional o invitaciones a otros seminarios web, con cada contacto.
• Integración con las redes sociales . La capacidad de publicar en sitios de redes sociales como Facebook, Twitter o LinkedIn a través del software del proveedor de servicios hace que el mantenimiento de registros sea más fácil y más eficiente.
• Aplicaciones para dispositivos móviles . Permitir que los espectadores participen por teléfono, tableta o computadora es fundamental en el entorno actual. No utilice un proveedor de servicios que no tenga esta capacidad.

Si bien el éxito de su seminario web depende directamente del tema y del presentador, también es fundamental saber cómo y cuándo utilizar las diversas herramientas de conferencias. Una vez que haya decidido seguir adelante con un seminario web, solicite asistencia de capacitación a su proveedor de servicios preferido. Muchos están felices de brindar ayuda de forma gratuita, sabiendo que un seminario web exitoso probablemente generará negocios en el futuro para ellos; no tenga miedo de solicitar una prueba gratuita para su primer seminario web.

Organización y alojamiento de un seminario web

No todos los temas son adecuados para un seminario web. Muchos se presentan mejor a través de videos o artículos donde la interactividad no es esencial, mientras que otros son demasiado largos o complejos para cubrirlos en una o dos horas.

Si determina que su tema es adecuado para un seminario web, siga los siguientes pasos para crear uno exitoso.

1. Establezca su presupuesto

Su presupuesto debe basarse en los resultados previstos. Ken Molay , un consultor de seminarios web, sugiere que cualquiera puede obtener un software de conferencias web capaz y relativamente económico, aprender a usarlo, administrar todo internamente e invitar a personas que ya están en una lista de prospectos por $ 500.

Para mejorar el valor de producción y la promoción del seminario web, Molay sugiere que un “buen presupuesto de rango medio es de entre $ 4,000 y $ 6,000”. Pero el propietario o emprendedor de una pequeña empresa puede promover, producir y organizar seminarios web con un presupuesto mucho menor, especialmente cuando los asistentes no requieren una promoción extravagante y costosa o presentaciones exóticas.

Por ejemplo, un proveedor de servicios de seminarios web como GoToMeeting o WebEx  ofrece a los propietarios de pequeñas empresas y empresarios la capacidad de seminarios web por tarifas anuales de entre $ 600 y $ 850, pagadas en incrementos mensuales. El cargo incluye un número ilimitado de seminarios web, cada uno para hasta 100 participantes. Las características técnicas incluyen conferencias cara a cara, uso compartido de pantalla y grabación de seminarios web.

2. Conozca a su audiencia

¿Quiénes son sus objetivos? ¿Clientes existentes, prospectos o ambos? ¿Qué problemas están experimentando? ¿Qué beneficios pretende ofrecer y por qué deberían invertir su tiempo y dinero para escuchar lo que tiene que decir?

Su mensaje debe estar dirigido a los deseos, necesidades, preocupaciones y temores de un grupo específico para que tenga un impacto significativo. Cree una imagen compuesta del miembro promedio de la audiencia en su mente (edad, sexo, educación, ingresos, ocupación) y evalúe las posibles metas y preocupaciones de la combinación en lo que respecta a su tema y experiencia.

3. Elija un tema y un título que entusiasme a su audiencia

Elija un título para su tema que pueda atraer e involucrar a los asistentes potenciales. Por ejemplo, si está promocionando un nuevo plan de dieta, su audiencia puede tener sobrepeso o haber intentado hacer dieta en el pasado. Sin embargo, su título no puede ser solo una descripción de su tema, debe transmitir una recompensa para los asistentes a su seminario web. “Por qué fracasan las dietas: el secreto para una pérdida de peso constante” tiene más probabilidades de generar interés que “Un nuevo plan de pérdida de peso garantizado”. Recuerde que un título aparece en sus materiales promocionales, así que trate de crear algo de entusiasmo en la mente de su audiencia potencial.

Los temas generales pueden ser demasiado difíciles de cubrir por completo en el tiempo limitado de un solo seminario web. En esos casos, divida su mensaje en secciones que puedan funcionar de forma independiente o como parte de una serie. Los segmentos cortos también se pueden utilizar en programas de fomento de clientes potenciales, envíos masivos de correos electrónicos y avances para otro contenido. Algunos expertos en seminarios web sugieren convertir el primer seminario web de una serie en un “avance” como incentivo para ver segmentos futuros.

4. Use un encabezado creíble para un orador

A menos que sea un experto reconocido en su campo, considere solicitar la ayuda de terceros para transmitir su mensaje y recuerde que los “nombres” atraen al público. Un seminario web se puede presentar en varios formatos diferentes, incluidos presentadores únicos, un moderador con varios oradores, entrevistadores y expertos en la materia y paneles de discusión. Elija un formato que le permita entregar su mensaje de manera apropiada con tanto “poder de estrella” como lo permita su presupuesto.

5. Programe una fecha de presentación con mucha anticipación

Crear y probar su presentación lleva tiempo, al igual que desarrollar y entregar materiales promocionales a los miembros de su audiencia potencial. Para estar seguro, programe su primer seminario web con al menos dos meses de anticipación. Asegúrese de considerar cómo las diferentes zonas horarias pueden afectar la asistencia. Según la Encuesta ON24, los mejores días y horarios para realizar un seminario web son los martes y miércoles a las 10 a.

6. Elija el formato y las funciones del proveedor de seminarios web

Si bien es más probable que cierto orador sea reconocido como una autoridad en un tema, la interactividad puede verse limitada si los participantes se sienten intimidados y reacios a hacer y responder preguntas. Varios oradores son más atractivos, pero pueden aumentar la complejidad de manejar la participación de la audiencia.

Es importante seleccionar un formato de seminario web y las funciones que planea usar para minimizar la confusión y garantizar una entrega fluida. Asegúrese de “marcar” su seminario web con el logotipo de su empresa o personal, y publique cualquier material promocional en su propio sitio web. Evite que sus participantes descarguen complementos para ver el seminario web y facilite el proceso lo más posible para ellos. Asegúrese siempre de que sus seminarios web estén disponibles para su visualización en dispositivos móviles.

Muchos patrocinadores de seminarios web experimentados utilizan un “lobby” con funciones interactivas. Los asistentes que lleguen temprano pueden escuchar música, ver diapositivas rotativas con información sobre el evento o anuncios, y participar en un chat abierto con los patrocinadores y otros asistentes. Fomente la participación de los asistentes planteando preguntas simples y genéricas, como “¿Cómo es el clima en el lugar donde se encuentra?” o “¿De dónde te unes a nosotros?” cuando los asistentes se registran.

7. Planifique su presentación para lograr la máxima participación de los participantes

Desarrolle una agenda para su presentación que incluya marcos de tiempo para los oradores y temas con demostraciones y preguntas y respuestas. Incluya esta agenda en sus materiales de marketing para que los asistentes potenciales puedan determinar fácilmente si el contenido es relevante para ellos.

Cuando se utilizan varios presentadores, asegúrese de que cumplan con el formato de las imágenes y pídales que entreguen cualquier material que planeen usar al menos un mes antes del seminario web. Refuerce los límites de tiempo para la sección de cada orador y realice un ensayo general completo una semana antes de la presentación para confirmar que cada presentador está familiarizado con las herramientas del seminario web que está utilizando para presentar.

Cuando trabaje con diapositivas, use un texto mínimo con gráficos contundentes: ver una serie de diapositivas aburridas una tras otra es tan aburrido como escuchar una y otra vez un aburrido altavoz. Muestre siempre una diapositiva introductoria en su sitio antes de que comience el seminario web para recordarle a su audiencia cómo iniciar sesión en el audio y a qué hora comienza el seminario web. Si está empleando a varios oradores, incluya una diapositiva para cada uno con el nombre, el cargo y el empleador, junto con una imagen. Evite exposiciones prolongadas a la misma diapositiva o una conferencia extensa con poca o ninguna interactividad.

En un artículo de About.com , la directora ejecutiva de Netspeed Learning Solutions, Cindy Clay, recomienda que los presentadores cambien la atención de la audiencia cada tres minutos con un cambio de diseño y actividad, por ejemplo, haciendo que toquen sus pantallas o hagan clic con el mouse. “Te saca de una presentación de cabeza parlante”. Clay también considera que el chat es “la herramienta más rica para mantener la atención de las personas”.

8. Desarrollar un plan de invitación y marketing

A menos que sea un orador establecido con un gran número de seguidores, debe publicitar ampliamente su seminario web a través de múltiples canales (correos electrónicos, blogs, anuncios en sitios web, redes sociales) durante al menos dos semanas antes del evento. Las estadísticas de la encuesta ON24 indican que alrededor de un tercio de los registros ocurren antes de la semana del webinar, un tercio durante la semana del webinar y el último tercio el día anterior y el día del webinar. Sin embargo, tenga en cuenta que solo aproximadamente la mitad (42% a 60%) de las personas que se registran en un seminario web asisten realmente. Una de las ventajas de los webinars pagados es que la mayoría de los inscritos asisten a la presentación, aunque la asistencia total suele ser mayor para los webinars gratuitos. Sin embargo, ya sea que tenga 10 o 500 asistentes, debe comprometerse a superar las expectativas de cualquier asistente.

9. Invite y mantenga a su audiencia

El primer paso es diseñar una invitación que se destaque en la mente de los asistentes, superando el desorden electrónico que afecta a todos los usuarios de Internet. Su título o encabezado debe llamar la atención y fomentar la lectura del mensaje completo. Según Salesforce , un tercio de los destinatarios de correo electrónico abren su correo electrónico basándose solo en la línea de asunto, y la mayoría de los espectadores solo leen la línea de asunto y las primeras dos o tres líneas de texto, así que brinde su beneficio rápidamente y llame para registrarse con anticipación.

Según Marketing Land , los expertos recomiendan una pregunta que haga referencia directa a las necesidades del destinatario y, en otro artículo , sugieren que no debe tener más de 6 a 10 palabras. Las estadísticas sugieren que dos tercios de los correos electrónicos se abren en teléfonos móviles, en lugar de dispositivos de escritorio, así que diseñe su mensaje para que se ajuste a ese canal.

Utilice las redes sociales para cortejar agresivamente a los posibles asistentes, recopilando direcciones de correo electrónico y realizando un seguimiento con invitaciones por correo electrónico al seminario web. Desde el día anterior y el día del seminario cuenta para un tercio de los asistentes, envíe un correo electrónico a todos los contactos en esos días con una última oportunidad para registrarse. Sin embargo, no olvide sus primeros registros. Comuníquese con ellos al menos una vez por semana entre su registro y la presentación del webinar para recordarles el próximo webinar y reforzar los beneficios que reciben al asistir.

Dependiendo de su presupuesto de marketing, considere comprar anuncios de mercado masivo como anuncios de búsqueda y de banner, patrocinios de boletines y comunicados de prensa profesionales. Algunos patrocinadores de seminarios web alquilan listas para envíos masivos de correo electrónico, una propuesta costosa que rara vez es apropiada para un patrocinador de seminarios web por primera vez. Así como la experiencia seguramente mejorará la calidad de sus seminarios web, también puede ayudarlo a determinar los lugares más efectivos para gastar su dinero en marketing.

10. Realice el seminario web

Inicie su webinar a tiempo y manténgase dentro de la agenda. Anime a sus presentadores a mantenerse al tanto de los comentarios del chat o las preguntas y respuestas y responda algunas de las preguntas en línea durante las presentaciones. Asegúrese de que estén al tanto de los límites de tiempo y responda preguntas relativas extemporáneamente para que parezcan parte del flujo. Use los nombres de los asistentes cuando sea posible, incluso si es solo un comentario que coincide con sus pensamientos.

Si es posible, pida a una segunda persona con experiencia que modere el chat y las preguntas y respuestas, en lugar del presentador. El moderador puede pasar preguntas o comentarios relevantes al presentador sin una pausa en la acción. El moderador de chat también puede monitorear publicaciones inapropiadas o fuera de tema si usa una capacidad de chat público. Recuerde, cuanto más comprometidos estén los asistentes, mayor será la probabilidad de que el webinar sea un éxito.

11. Grabar seminario web

Los webinars exitosos son regalos que siguen dando. La encuesta ON24 indicó que el 25% de los inscritos para un seminario ven el seminario web archivado, en lugar de asistir al evento en vivo.

Proporcione transmisiones web de seminarios web anteriores en su sitio o a través de proveedores como YouTube. Cree sus propios canales de seminarios web que enumeren todos sus eventos “a pedido” (seminarios web anteriores) e incorpórelos en su sitio web, en los sitios asociados y en las redes sociales. Puede utilizar la grabación en una variedad de esfuerzos de marketing, incluidos correos electrónicos y ofertas de bonificación para otros servicios.

Por supuesto, muchas personas prefieren ver en vivo cuando sus horarios lo permiten. Según Matthew Sweezey de ClickZ , un sitio web de noticias de marketing, el 16% de los consumidores de empresa a empresa (B2B) prefieren ver un seminario web en vivo, en lugar de revisar una grabación después del hecho. Si su propósito es generar oportunidades de ventas, Sweezey sugiere usar muchas llamadas a la acción (CTA) para registrar nombres y direcciones de correo electrónico directamente en el contenido del seminario web.

12. Seguimiento de los asistentes

Resista la tendencia a relajarse cuando termina el seminario web, ya que este es el momento en que sus participantes están más entusiasmados con su mensaje. Haga un seguimiento con correos electrónicos personalizados para cada asistente expresando su agradecimiento y solicitando comentarios sobre la experiencia. Proporcione un enlace al seminario web grabado, así como cualquier material relacionado que pueda ser beneficioso para los asistentes. Muchos seminarios web se ofrecen para generar oportunidades de ventas o mejorar el servicio al cliente , así que recuerde que el seminario web es el comienzo, no el final del proceso.

13. Analizar resultados

Muchos proveedores de servicios ofrecen un “medidor de participación” para recopilar comentarios en tiempo real sobre la participación general de la audiencia. Otras fuentes de comentarios incluyen los resultados de las encuestas, las preguntas y respuestas, los chats, el tipo y la cantidad de descargas y los comentarios de las redes sociales. Esté preparado para algunos comentarios críticos, pero considérelos oportunidades para mejorar su próximo seminario web.

Conclusiones finales

A medida que la tecnología de Internet mejore y los precios bajen, es probable que los webinars se vuelvan más populares. Las pequeñas empresas y los emprendedores ven cada vez más la producción de seminarios web como una oportunidad comercial con pocos obstáculos de entrada y un potencial significativo de rentabilidad. Los consejos sobre cómo realizar y promover seminarios web están disponibles: Amazon.com recientemente enumeró más de 1,600 resultados de libros sobre seminarios web. Si aún no se ha sumado al grupo de patrocinio de seminarios web, es hora de mojarse los dedos de los pies.

¿Ha patrocinado, presentado o asistido a un seminario web?