Cómo crear un inventario de viviendas para seguros: métodos, aplicaciones y lista de verificación

Imagina que una noche tu casa se incendia. Usted y su familia escapan ilesos, pero cuando se apaga el fuego, casi no queda nada de la casa o su contenido.

Una vez que se recupere de su conmoción, llame a su compañía de seguros del hogar para presentar un reclamo. La compañía le dice que para procesar el reclamo, necesitan una lista completa de todo lo que ha perdido en la casa con detalles, como la edad y el valor estimado de cada artículo. ¿Podrías crear esa lista de memoria?

A menos que tenga una mente como una computadora, la respuesta probablemente sea no. Pero, afortunadamente, no es necesario. En cambio, puede escribir su lista con anticipación, mientras todas sus posesiones están intactas y justo frente a usted. Una lista como esta se llama inventario de vivienda y es el mejor amigo que puede tener cuando necesita presentar una reclamación de seguro de vivienda.

Por qué necesita un inventario de la casa

Cuando compra una  póliza de seguro de hogar , enumera dos números para la cobertura de la propiedad: uno para el valor de la vivienda en sí y otro para los “bienes personales”. Este segundo número es la cantidad máxima que puede reclamar por pertenencias que se destruyen en un desastre cubierto, como un incendio o un deslizamiento de tierra. Algunas pólizas cubren el valor de reemplazo de sus bienes o el monto que costaría comprar nuevos artículos para reemplazar los que ha perdido. Otros cubren solo el valor real en efectivo, el precio que alcanzarían sus pertenencias si las vendiera en su estado actual.

Sin embargo, no importa qué tipo de cobertura tenga, la compañía no se limita a emitirle un cheque por esta cantidad cuando presenta un reclamo. Esto se debe a que un desastre no siempre destruye todo dentro de su hogar y la empresa no quiere reembolsarle nada de lo que todavía tiene. Por lo tanto, debe proporcionar una lista de los elementos que ha perdido, algo que es difícil de hacer de memoria.

Ahí es donde entra en juego el inventario de su casa. Al hacer una lista de sus pertenencias, con fotos para respaldarlo, puede mostrar exactamente lo que poseía antes del reclamo y cuánto valía. Mantener un inventario actualizado de la vivienda hace que sea más fácil resolver rápidamente un reclamo de seguro y asegurarse de obtener el monto total que se le debe. De hecho, el  Insurance Information Institute (III) recomienda hacer un inventario de la vivienda incluso antes de contratar una póliza de seguro de vivienda para determinar cuánta cobertura necesita.

Qué debe incluir el inventario de una casa

Cuanta más documentación pueda proporcionar con el inventario de su casa, mejor. El III recomienda que incluya:

• Descripciones detalladas . A medida que enumere cada artículo en el inventario de su casa, agregue una descripción con detalles como dónde y cuándo lo compró y en qué estado se encuentra. Para electrodomésticos (especialmente electrodomésticos grandes, como refrigeradores y lavadoras y secadoras) y electrónicos, incluya el marca, modelo y número de serie, que normalmente puede encontrar en la parte posterior o inferior. En el caso de artículos pequeños como ropa y libros, no es necesario que cuente cada artículo individualmente, solo enumere la cantidad de artículos que posee en una categoría, como zapatos o pantalones. Sin embargo, si tiene prendas de vestir que son particularmente valiosas, como un vestido de alta costura, indíquelas por separado.
• Información de precios . Junto con la descripción de cada artículo, incluya una estimación de cuánto vale. Dependiendo del tipo de póliza que tenga, debe indicar el valor en efectivo o el valor de reemplazo. Si tiene documentos que muestren el valor de un artículo, como recibos, contratos de compra o tasaciones, adjúntelos al inventario de la casa. En general, cuanto más pague por un artículo, más documentación deberá proporcionar.
• Sección de alto valor . Si posee artículos particularmente valiosos, como obras de arte y joyería fina, cree una sección separada en la lista de inventario para estos. Los artículos costosos como estos a menudo necesitan cobertura de seguro separada, así que infórmeselo a su compañía de seguros  antes de tener que presentar un reclamo y asegúrese de tener suficiente seguro para cubrirlos.

Un elemento que vale la pena enumerar, incluso si no tiene mucho valor monetario, es la documentación importante, como los registros financieros y legales. De esa manera, si alguna vez ocurre un incendio u otro desastre, podrá recordar qué documentos necesita reemplazar.

Para algunos documentos, como los registros bancarios, puede almacenar una copia de seguridad en línea o en otra ubicación. Para otros, puede incluir notas en su lista sobre cómo reemplazarlos, como “Comuníquese con el Departamento de Estado para reemplazar el pasaporte perdido”.

Métodos de inventario en el hogar

Hay muchos métodos diferentes para hacer un inventario de la casa, desde el método antiguo de escribir todo en papel, hasta sofisticadas aplicaciones de software que mantienen todo organizado. Cada método tiene su propio conjunto de ventajas y desventajas, y ningún método es el mejor para todos.

En última instancia, la  forma en que hace el inventario de su casa no es tan importante, siempre y cuando realmente lo haga. Por lo tanto, elija el método que le resulte más cómodo y natural; de esa manera, es más probable que haga el trabajo en lugar de posponerlo.

Pluma y papel

El método más simple de todos para crear un inventario de la casa es caminar por la casa con un bloc de notas y un bolígrafo, tomando nota de todos los elementos que puede ver. Para asegurarse de no pasar por alto nada, haga una habitación a la vez y recorra la habitación de forma sistemática.

Por ejemplo, la página del dormitorio podría comenzar así:

La principal ventaja de este método es que es fácil comenzar de inmediato. Las únicas herramientas que necesita, un bloc de notas y un bolígrafo, son económicas y es muy probable que ya las tenga. También son muy portátiles, lo que facilita moverse de una habitación a otra para grabar lo que ve. Si no tiene tiempo para hacer toda la casa a la vez, puede grabar fácilmente un poco a la vez siempre que tenga unos minutos o una hora libres.

Sin embargo, aunque este método es fácil, no es particularmente rápido. Escribir todo a mano lleva tiempo, y solo hace una copia en papel; si se pierde o se daña en la mitad del proceso, debe comenzar de nuevo desde el principio. Además, si su letra no es particularmente ordenada, su aseguradora, o incluso usted, podría tener dificultades para leerla cuando necesite presentar un reclamo.

Fotos

Una forma bastante rápida de hacer un inventario de la casa es ir de una habitación a otra con una cámara, tomando fotos de habitaciones completas o de elementos individuales. Una foto es una forma rápida y precisa de mostrar el estado de un artículo. También puede acercar la imagen para capturar detalles importantes, como el número de serie de un electrodoméstico, el fabricante de una pieza de porcelana o la firma de una obra de arte.

Si elige este método, recorra cada habitación, fotografiándola desde todos los ángulos. Abra armarios y cajones uno a la vez para fotografiar su contenido. Además, no olvide grabar la propia cámara, posiblemente tomándole una foto en un espejo.

Algunos teléfonos y cámaras digitales le permiten agregar una descripción escrita a cada foto cuando la guarda. Si el tuyo no lo hace, puedes imprimir las fotos y escribir la información importante en la parte posterior, o escribir un documento separado que explique lo que se muestra en cada imagen, proporcionando detalles como la marca y el precio.

Para almacenar el inventario de su casa con fotos, tiene dos opciones. Primero, puede grabar las fotografías en un disco y guardarlas en algún lugar fuera de su casa, ya sea en una caja de seguridad o en la casa de un amigo o familiar. La otra opción es guardar las fotos en una cuenta de almacenamiento en la nube , lo que le permite acceder a ellas desde cualquier lugar si las necesita para un reclamo.

Video

Una alternativa a tomar fotos de una en una es grabar un recorrido de su casa habitación por habitación en video. Una ventaja de este método es que puede narrar sobre la marcha, explicando qué es cada elemento y cuánto vale. De esa manera, no es necesario que agregue una descripción escrita por separado.

También puede grabar solo audio con una grabadora de voz. Sin embargo, si lo hace, no tiene un registro visual de la condición de cada elemento.

También puede describir grupos de elementos a la vez, abriendo un cajón o un mueble de cocina y describiendo brevemente el contenido. Por ejemplo, podría decir: “Estos son mis platos de todos los días. Son Corelle, y los compré en 2010. El juego tiene servicio para ocho, con platos llanos, platos de ensalada, cuencos y tazas “.

Hoja de cálculo

Un programa de hoja de cálculo, como Microsoft Excel, Open Office Calc o Google Docs Spreadsheet, facilita la organización del inventario de su hogar. Puede incluir un elemento en cada fila de la hoja de cálculo y usar encabezados de columna para obtener información como el valor, la fecha de compra, el estado, etc.

Si no está seguro de cómo desea configurar una hoja de cálculo de inventario de viviendas, puede descargar una plantilla gratuita de inventario de viviendas de Vertex 42 , una empresa que se especializa en plantillas de hojas de cálculo. Esta plantilla incluye títulos para la ubicación, descripción, fecha y lugar de compra de cada artículo, garantía, precio, condición, valor estimado, modelo, número de serie y notas adicionales. También tiene una sección separada para agregar información de contacto para usted y su compañía de seguros, por lo que tendrá esa información a mano si alguna vez tiene que presentar un reclamo. La plantilla funciona con Excel, Calc y Spreadsheet.

Usar una hoja de cálculo para el inventario de su hogar no es costoso, siempre que ya tenga el software básico y mantenga toda su información perfectamente organizada. Es fácil ordenar la lista para buscar un artículo específico o un grupo de artículos, y es fácil agregar o eliminar artículos cada vez que cambian sus pertenencias.

El principal inconveniente de una hoja de cálculo es que es muy difícil trabajar con ella en un teléfono inteligente o tableta. Puede usar la computadora de su casa, pero eso hace que sea mucho más difícil hacer un inventario de una habitación a la vez, ya que tiene que ir y venir desde la habitación donde está trabajando hasta la habitación donde tiene la computadora.

Inicio Aplicaciones de inventario

Hay docenas de aplicaciones y programas de software que puede utilizar para crear un inventario de la casa. Puede encontrar una aplicación de inventario del hogar para casi cualquier sistema, desde iOS hasta Windows, y también para cualquier presupuesto.

Las aplicaciones de inventario del hogar funcionan más o menos de la misma manera. Enumera las habitaciones de su casa y agrega elementos a cada habitación, junto con detalles como ubicación, categoría, fecha de compra, número de modelo y costo de reemplazo. También puede agregar fotos de sus artículos y, en la mayoría de los casos, copias de recibos u otros documentos. Los programas almacenan sus datos en la Web, para que pueda acceder a ellos desde cualquier lugar, o los convierten en una hoja de cálculo o un archivo PDF que puede guardar en su computadora.

La principal ventaja del software de inventario de viviendas es que facilita el almacenamiento de toda la información, incluidas descripciones, fotos y otros documentos. Sin embargo, estos programas también tienen los mismos inconvenientes que una plantilla de hoja de cálculo: usarlos en un teléfono o tableta dificulta la escritura, y usarlos en una computadora doméstica dificulta ingresar elementos en diferentes habitaciones.

Los programas de inventario de viviendas incluyen:

• Conozca sus cosas . El III ofrece un programa gratuito de inventario del hogar llamado Know Your Stuff , que puede usar en la Web o descargar como una aplicación para iPhone o Android. Almacena toda su información, junto con hasta 1 GB en fotos, en una cuenta en línea segura y protegida con contraseña. Junto con sus listas de artículos y descripciones, almacena su información personal y la información del seguro para que pueda acceder a ella desde cualquier lugar. También le permite adjuntar archivos como recibos y tasaciones. Puede ver sus artículos de varias formas (por habitación, por categoría o todos a la vez) y generar informes que muestren un grupo de artículos y el total de sus costos de reemplazo.
• Lo que posee . What You Own es un programa de inventario de viviendas disponible para Windows o MacOS. Hay una versión de prueba gratuita disponible, pero el software completo cuesta $ 40. Una revisión de CNET publicada en el sitio web de la compañía elogia el “diseño elegante e intuitivo” y la fácil instalación del software. A los editores les gusta especialmente la función “Sala de donaciones” para los artículos que planea donar a organizaciones benéficas, ya que esto facilita el seguimiento de sus donaciones a efectos fiscales. Sin embargo, aparte de esa función, no parece que este programa de $ 40 pueda hacer nada que Know Your Stuff no pueda hacer de forma gratuita.
• Galería de Liberty Mutual Home . Esta aplicación, disponible para Android o iOS, es gratuita para todos, tenga o no una póliza de seguro con Liberty Mutual. Con Liberty Mutual Home Gallery , puede escanear códigos de barras en sus artículos y hacer que aparezcan imágenes y descripciones automáticamente, en lugar de tener que escribirlas a mano. Después de crear su inventario, puede exportarlo como una hoja de cálculo o PDF, ya sea para compartirlo o para usarlo como respaldo en caso de que su teléfono se pierda o se dañe.
• Inventario para propietarios de viviendas . Inventory for Homeowners es una aplicación gratuita para Android o iOS de Encircle, una empresa que ofrece software para la industria de seguros. Este administrador de activos basado en imágenes puede almacenar una cantidad ilimitada de fotos y una cantidad ilimitada de información sobre cada una. Puede ingresar actualizaciones desde su teléfono inteligente, tableta o la Web, y el software las sincroniza automáticamente en todos sus otros dispositivos. Sin embargo, varias reseñas en la Apple Store se quejan de que no puede descargar la aplicación sin “registrarse” primero, sin que se le indique exactamente a qué se está inscribiendo.

Otras aplicaciones

Además de las aplicaciones diseñadas específicamente para crear un inventario del hogar, hay una variedad de otras aplicaciones que se pueden adaptar para este propósito. Sus propósitos previstos van desde catalogar libros hasta organizar información para el trabajo, pero solo se necesita un pequeño esfuerzo adicional para convertirlos en herramientas de inventario para el hogar.

• Biblioteca deliciosa . Como su nombre lo indica, Delicious Library está diseñada principalmente para catalogar su colección de libros y música. Se puede escanear cualquier elemento con un código de barras (como un libro, CD o DVD) y la aplicación agrega automáticamente datos como el título y el valor aproximado. Sin embargo, también puede agregar elementos que no tienen códigos de barras (como herramientas y muebles) a mano, lo que hace que esta aplicación de biblioteca también sea adecuada para el uso del inventario doméstico. Delicious Library se ejecuta solo en Mac OS X y cuesta $ 25. Una prueba gratis está disponible.
• iTrackMine . Al igual que Delicious Library, esta aplicación está diseñada para administrar colecciones de libros, música e incluso vino. Puede escanear sus elementos o escribir números UPC a mano, importar datos de sus cuentas en sitios web como iTunes y Goodreads, o agregar elementos a mano como “elementos personalizados”. Sin embargo, a diferencia de Delicious Library, iTrackMine también puede generar informes de seguros como una aplicación dedicada al inventario del hogar. Puede usar iTrackMine en la Web o descargar la aplicación móvil gratuita para dispositivos iOS, Android y Mobile Safari.
• Amablemente . Esta aplicación de iOS está destinada a ayudarlo a organizar sus pertenencias para una mudanza . Puede enumerar elementos, organizarlos en carpetas, cargar fotos y videos cortos para cada elemento y agregar etiquetas y notas de búsqueda con datos como números de serie y fechas de garantía. Puede exportar datos como PDF u hoja de cálculo o hacer una copia de seguridad automáticamente en una cuenta en la nube; también puede importar datos de una hoja de cálculo existente. Sortly  cuesta $ 8 para la versión premium con todas las funciones. También hay una versión gratuita básica que puede almacenar hasta 200 elementos y no puede importar videos o exportar un PDF.
• Evernote . Esta popular aplicación de productividad ya puede almacenar artículos, fotos y notas escritas a mano, por lo que también es una extensión natural usarla para almacenar información sobre sus pertenencias. Tome una foto de cada artículo, luego ingrese a su cuenta de Evernote y agregue la información adicional que desee y coloque una etiqueta como “inventario de la casa”. Evernote está disponible para Windows, Mac OS X, iOS y Android. La cuenta básica gratuita, que permite 60 MB de cargas por mes, probablemente no sea suficiente almacenamiento para acomodar un gran inventario en el hogar, pero puede actualizar a la cuenta de 1GB Plus que le brinda 1GB por mes por $ 25 al año o la Premium ilimitada por $ 50. un año.

Almacenar el inventario de su casa

Independientemente de cómo cree el inventario de su casa, debe guardarlo en un lugar seguro al que pueda acceder cuando necesite presentar un reclamo. Si lo guarda en el disco duro de su computadora, o en papel en un archivador, un desastre podría acabar con su única copia.

Algunas alternativas más seguras incluyen las siguientes:

Otra cosa importante que debe hacer con el inventario de su casa es mantenerlo actualizado. Siempre que realice una compra importante, agregue la información al inventario de su casa y guarde la copia actualizada, de modo que tenga un registro de la misma si necesita hacer un reclamo.

Conclusiones finales

No se puede negar que hacer un inventario de la casa es una molestia bastante grande, especialmente si ha sido propietario de una casa durante mucho tiempo y ha acumulado muchas cosas. Sin embargo, tratar de presentar un reclamo de seguro de hogar sin un inventario es una molestia aún mayor, y llega en un momento en el que realmente no necesita más estrés. Incluso si le toma un día completo completar el inventario de su casa, la tranquilidad que brinda hace que valga la pena.

¿Alguna vez ha tenido que presentar una reclamación de seguro de hogar? ¿Cómo fue el proceso?