5 deducciones fiscales para autónomos y propietarios de pequeñas empresas

Iniciar un nuevo negocio es un desafío serio, con muchas cosas que exigen la atención de un nuevo propietario de negocio. Hay muchos gastos asociados con la puesta en marcha y las operaciones diarias de una empresa. Afortunadamente, muchos de estos gastos son deducibles en el Anexo C , lo que reduce la ganancia neta de la empresa y, por lo tanto, el impuesto sobre la renta y el impuesto sobre el trabajo por cuenta propia del propietario.

Los gastos deducibles se definen en la Publicación 535 del IRS , Gastos comerciales , como aquellos que son “ordinarios y necesarios”. En este contexto, “ordinario” significa un gasto común y aceptado para su industria. Por ejemplo, una persona que repara una computadora móvil puede comprar legítimamente un osciloscopio, pero un contador normalmente no lo haría. “Necesario”, por otro lado, significa que el gasto es para algo útil y apropiado para el negocio. No significa que sea indispensable.

Muchos gastos, como suministros de oficina, contabilidad , nómina , papel y tóner de impresora, gastos de envío, publicidad, seguros y kilometraje, son comunes a la mayoría de las empresas. Si bien el seguimiento de estos gastos puede parecer tedioso o engorroso, hacerlo valdrá la pena al reducir sus impuestos.

Aquí hay cinco deducciones que pueden beneficiar a los propietarios de pequeñas empresas y a los contribuyentes autónomos.

Deducciones fiscales para autónomos y empresarios

1. Publicidad

La mayoría de las formas de gastos publicitarios son deducibles de impuestos, incluidos volantes, anuncios publicitarios, anuncios impresos y tarjetas de presentación. Además, las tarifas de mesa u otros gastos de pequeñas empresas incurridos para la promoción de su negocio también pueden deducirse como gastos de publicidad. Las tarifas que paga a Yelp o Google, por ejemplo, por la publicidad asociada con su presencia en línea también son deducibles.

2. Gastos del sitio web

Si tiene un sitio web comercial, los costos asociados con su creación y mantenimiento también son gastos comerciales deducibles. Dichos costos podrían incluir tarifas de alojamiento, nombre de dominio, diseño de sitios web, software o tarifas de licencia para las imágenes utilizadas. Siempre que sean para uso exclusivo de la empresa, son totalmente deducibles.

Aunque con frecuencia se enumera en “Otros gastos”, la parte del uso comercial de las tarifas de acceso a Internet y el alquiler de enrutadores también son deducibles (consulte el Anexo C, línea 27a y la Parte V en la página 2).

Consejo profesional : al utilizar el software de preparación de impuestos de una empresa como  H&R Block , tendrá la confianza de que está obteniendo todas las deducciones de impuestos disponibles y minimizando su obligación tributaria.

3. Gastos de oficina en casa

Si usa alguna parte de su casa o propiedad para uso comercial y la usa exclusiva y regularmente para negocios, es posible que pueda tomar una deducción por gastos relacionados con su oficina en casa . Los dos requisitos son que:

• Es su principal lugar de trabajo
• Lo usa de manera regular y exclusiva para negocios

Hay dos métodos para calcular la deducción: el método simplificado y el método regular.

Método simplificado

Con el método simplificado, especificado en el Procedimiento de ingresos 2013-13 , multiplica los pies cuadrados de la oficina o el área comercial (no más de 300 pies cuadrados) por $ 5 por pie cuadrado para determinar el monto de la deducción. La deducción es la menor entre la ganancia neta comercial y la deducción de oficina calculada.

Por ejemplo, si el área de su oficina es de 200 pies cuadrados, la deducción potencial es 200 x $ 5 = $ 1,000. Sin embargo, si su beneficio neto es de $ 800, la deducción se limita a $ 800. Los $ 200 no utilizados no se pueden transferir al siguiente año fiscal. Consulte Opción simplificada para la deducción de oficina en el hogar para obtener más detalles.

Los beneficios del método simplificado son:

• Mantenimiento de registros mínimo, solo los pies cuadrados del área de uso comercial
• Otros gastos domésticos, como los intereses hipotecarios y los impuestos a la propiedad, son deducibles en su totalidad en el Anexo A ( Deducciones detalladas )
• La depreciación no está permitida, por lo que no tiene que ser recuperada cuando se vende la propiedad.

Método regular

El método regular es más complicado de calcular, pero puede resultar en una deducción mayor. Hay varios pasos para calcular la deducción de la oficina en el hogar:

1. Primero, mida el área de uso comercial y divídala por el total de pies cuadrados de la casa. Multiplicar el decimal resultante por 100 le da el porcentaje de uso comercial. Por ejemplo, si la oficina tiene 200 pies cuadrados y la casa tiene 1,600 pies cuadrados, el porcentaje es 200 / 1,600 x 100 = 12,5%.
2. A continuación, determine los gastos directos. Estos son gastos que se aplican solo a la oficina, como el costo de pintar la oficina. Puede que no haya ningún gasto directo.
3. En tercer lugar, determine los gastos anuales de la vivienda. Si es dueño de su casa, esto podría incluir intereses hipotecarios, impuestos a la propiedad, servicios públicos, seguros, reparaciones y mantenimiento, y depreciación. Si alquila, esto podría ser alquiler, servicios públicos y seguro, por ejemplo. Los gastos no relacionados, como el cuidado del césped o pintar una habitación que no sea la oficina, no son gastos indirectos y no son deducibles.
4. Combine los costos directos e indirectos del año.
5. Divida los costos totales por el total de pies cuadrados y multiplíquelos por los pies cuadrados de la oficina. Digamos que los costos totales fueron $ 16,000. Entonces la deducción es $ 16,000 / 1,600 pies cuadrados x 200 pies cuadrados = $ 2,000.

Las desventajas del método regular son:

• El cálculo es más complicado y requiere la presentación de un formulario adicional , el Formulario 8829 .
• La retención de registros debe ser detallada y exhaustiva, incluido el seguimiento de la depreciación.
• Debe recuperar la depreciación cuando vende la casa, incluso si no incluyó la depreciación en el cálculo de la deducción; el requisito es recuperar la depreciación “permitida o permitida”. Consulte la Publicación 587 , Uso comercial de su hogar, bajo el título “Depreciación”.

Es más difícil calcular y documentar el método regular, pero, como puede ver en el ejemplo, resultó en una deducción mayor que el método simplificado. El método regular requiere la presentación del formulario 8829 con su declaración. Las Instrucciones para el Formulario 8829 tienen más detalles que pueden ser útiles.

Se aplica una limitación similar en la deducción de Office-in-Home tanto para el método regular como para el método simplificado. Es decir, su beneficio neto debe ser mayor o igual a la deducción calculada para Office-in-Home. Sin embargo, con el método regular, existe un principio de ordenación que determina cómo se aplican las deducciones comerciales. Este pedido se detalla en la Publicación 587 , Uso comercial de su hogar, pero tenga en cuenta que la depreciación se aplica en último lugar.

Una última cosa: si detalla las deducciones, los costos deducibles, como los intereses hipotecarios y los impuestos a la propiedad, que no se asignan al porcentaje de uso comercial son deducibles en el Anexo A como deducciones detalladas. En nuestro ejemplo, donde el porcentaje de uso comercial fue del 12.5%, el otro 87.5% de los intereses hipotecarios y los impuestos a la propiedad, por ejemplo, serían deducibles en el Anexo A. Consulte también Deducción de impuestos de la oficina central del IRS: reglas y calculadora .

4. Viajes de negocios

Si viaja fuera de la ciudad por motivos comerciales, algunos o todos los costos pueden ser deducibles como gastos comerciales. El costo del alquiler de avión, tren, autobús o automóvil para el viaje es deducible. El alojamiento también es deducible. Las comidas de negocios tienen un deducible del 50%.

También son deducibles otros gastos por tarifas de equipaje, tarifas de taxi, limpieza en seco y lavandería, llamadas de negocios, tarifas de taquígrafo público y tarifas de alquiler de computadoras o acceso a Internet. También se pagan las propinas junto con cualquiera de los elementos indicados. Si conduce su propio automóvil, en lugar de usar el transporte público, puede deducir el millaje comercial asociado a 57,5 ​​centavos por milla para 2020. También puede deducir las tarifas de estacionamiento y los peajes. Puede encontrar más información en el  Tema fiscal 511: Gastos de viajes de negocios .

Si utiliza su vehículo para fines comerciales, tiene la opción de deducir los gastos reales o la tarifa estándar por millaje para sus millas comerciales. Incluidos en los gastos reales están los costos de gasolina, aceite, reparaciones, llantas, seguros, tarifas de registro, licencias y depreciación (o pagos de arrendamiento). El total de estos gastos para el año se prorratea de acuerdo con el uso comercial.

Por ejemplo, de las 20,000 millas que maneja en un año, si 4,000 millas son para negocios, entonces el uso comercial es 4,000 / 20,000 x 100 = 20%. Entonces, si sus costos reales fueran de $ 6,000, la deducción sería de $ 6,000 x 0.20 = $ 1,200. La tarifa estándar por millaje para esas 4,000 millas comerciales sería 4,000 x 0.575 = $ 2,300. Por lo tanto, la tarifa estándar por millaje genera una deducción bastante generosa. Incluso si usa la tarifa estándar por millaje, aún puede deducir los peajes y tarifas de estacionamiento relacionados.

Debe mantener un registro escrito de su millaje para que el IRS permita su deducción de millaje. Aunque esto puede parecer tedioso, hay muchas aplicaciones disponibles para su teléfono inteligente que pueden ayudar a optimizar esta función. Recuerde, debe conservar los recibos y un registro de kilometraje para deducir también los gastos reales.

Tenga en cuenta que no puede deducir millas de viaje como millas de negocios. Si tiene un trabajo regular y un negocio adicional, las millas que conduce hacia y desde su lugar de trabajo habitual son millas de viaje diario y no son deducibles.

5. Deducción de seguro médico para autónomos (SEHI)

Las personas que trabajan por cuenta propia con frecuencia deben contratar su propio seguro médico. Además de los beneficios de salud, también puede calificar para una deducción en su declaración de impuestos personal.

Si presenta un Anexo C como propietario único, contratista independiente, autónomo o LLC de un solo miembro, su empresa muestra una ganancia y no tiene otro seguro médico, es posible que pueda deducir las primas del seguro médico y dental para usted. su cónyuge y sus dependientes menores de 27 años al final del año fiscal. También puede deducir las primas del seguro de atención a largo plazo.

La deducción SEHI no se toma en el Anexo C. Se toma en el Anexo 1 adjunto a su Formulario 1040, en la línea 16.

El monto de la deducción es la menor de las primas de seguro y el beneficio neto de la empresa. Tenga en cuenta que las primas de Medicare pueden utilizarse para esta deducción del seguro. El seguro puede estar a su nombre o a nombre de la empresa. Si las ganancias de su negocio limitan el monto de la deducción SEHI, puede deducir el saldo como una deducción médica en el Anexo A (Deducciones detalladas).

Para resumir: puede tomar la deducción SEHI si se cumplen las siguientes condiciones:

1. Tu negocio muestra una ganancia neta
2. No tienes otro seguro médico
3. Paga el seguro médico adquirido a su nombre o el nombre de la empresa.
4. Su deducción es la menor de las primas pagadas y la ganancia neta de su negocio.

Las primas para el seguro de atención a largo plazo calificado pueden incluirse al calcular la deducción, pero están limitadas para 2020 según la edad de la persona asegurada, de la siguiente manera:

• 40 años o menos : $ 430
• De 41 a 50 años : $ 810
• De 51 a 60 años : $ 1,630
• De 61 a 70 años : $ 4,350
• 71 años o más: $ 5,430

Con estas primas de atención a largo plazo permitidas, combinadas con las primas de seguro médico regulares, la deducción es la menor entre la ganancia comercial neta o las primas de seguro totales.

Consejos fiscales para los autónomos

Como trabajador por cuenta propia, ya sea que se considere un trabajador autónomo, un contratista independiente o un propietario único, existen algunas prácticas recomendadas que lo mantendrán en una buena posición en el caso de una auditoría del IRS.

1. Conserve todos sus registros

Si su declaración enciende una bandera roja y eso da como resultado una auditoría, deberá verificar y justificar sus gastos comerciales. Si está siendo auditado por años anteriores, puede ser difícil recordar todos los detalles de todas sus transacciones. Es importante que mantenga buenos registros y tenga una forma organizada de almacenar sus recibos.

Si recordar realizar un seguimiento de sus gastos es un problema, intente utilizar Keeper Tax . Este servicio se vincula a su cuenta bancaria y supervisa sus compras para detectar posibles cancelaciones. Luego, cuando llegue el momento de los impuestos, ellos se encargarán de presentar sus impuestos por usted.

2. Configure cuentas separadas para uso comercial y personal

Como mínimo, debe mantener separadas sus transacciones personales y comerciales. Tener una cuenta bancaria comercial y tarjetas de crédito es imprescindible. Si hace negocios en línea, también es importante tener una cuenta comercial de PayPal. Sin cuentas separadas, es posible que el IRS no tenga claro que usted, de hecho, tiene un negocio.

Para realizar un seguimiento del dinero que le pertenece a usted en comparación con el negocio, escriba un cheque para obtener fondos en su cuenta personal (si la empresa obtiene ganancias).

3. Obtenga un apartado de correos para uso comercial

Puede mantener su correo comercial y personal separados alquilando un apartado postal para el negocio. El USPS dice que aumenta la privacidad, la seguridad y la accesibilidad. Un apartado postal pequeño probablemente costará entre $ 50 y $ 60 durante seis meses. La tarifa es un gasto comercial deducible.

4. No se exceda con las deducciones

Aunque una empresa puede terminar legítimamente con una pérdida durante el año, tenga cuidado de que no suceda con demasiada frecuencia. El IRS considera que una empresa se dedica a obtener ganancias si muestra ganancias en tres de los últimos cinco años. Si no se dedica con fines de lucro, entonces se consideraría un pasatiempo y los gastos solo se pueden deducir hasta el monto de los ingresos. La “pérdida” de un pasatiempo no puede compensar otros ingresos. Puede encontrar más información en la Publicación 535 del IRS, Gastos comerciales .

Conclusiones finales

No existe una razón de peso para pagar más impuestos de los necesarios, así que deduzca todos sus gastos comerciales elegibles. Pero asegúrese de mantener registros completos y precisos de esos gastos. No querrá carecer de la documentación adecuada durante una auditoría y terminar debiendo no solo impuestos atrasados, sino también multas e intereses.