6 condiciones de pago comunes para autónomos y dónde incluirlos
Como trabajador autónomo, recibir el pago a tiempo y en su totalidad conlleva muchos beneficios, desde mejorar su flujo de efectivo y ayudarlo a pagar las facturas a tiempo hasta simplificar su contabilidad. Pero no siempre es fácil conseguir que los clientes paguen con prontitud.
Si no es claro y directo con los clientes sobre cuándo y cómo quiere que le paguen, es muy probable que pase mucho tiempo valioso persiguiendo sus cheques de pago.
Incluir términos de pago en sus contratos , cotizaciones y facturas aclara sus expectativas por escrito, alentando a los clientes a respetar las fechas de vencimiento y los métodos de pago que usted estipula.
¿Qué son las condiciones de pago?
Los términos de pago son las instrucciones de pago que incluye en sus cotizaciones, contratos y facturas de autónomos. Ayudan a definir cuándo y cómo le gustaría que le paguen, dando a sus clientes las pautas a seguir. Por ejemplo, sus condiciones de pago pueden indicar un pago con cheque o tarjeta de crédito dentro de las dos semanas posteriores a la finalización de un proyecto.
Los términos de pago también describen cómo manejará los pagos atrasados, qué divisas acepta y si ofrece descuentos.
Como autónomo, puede utilizar las condiciones de pago para recibir el pago antes, en su totalidad y utilizando el método de pago que prefiera. Esto le evita tener que enviar recordatorios de pago y cobrar multas por demora en sus facturas, todo mientras mantiene sus registros contables simples y directos.
6 condiciones de pago comunes para autónomos
Estos son los términos de pago más comunes que los autónomos suelen incluir para sus clientes.
1. Condiciones de pago atrasado
Los términos de pago atrasado se refieren a cómo manejará los pagos que no se hayan realizado en su totalidad para la fecha de vencimiento incluida en su factura.
Las formas más comunes de manejar los pagos atrasados son agregar multas monetarias a las facturas impagas y los impagos después de una fecha determinada, como cargos por pagos atrasados y cargos por intereses.
Cuando los clientes saben que se enfrentarán a una factura más alta a menos que se adhieran a la fecha de vencimiento que proporcionas, es más probable que te paguen a tiempo. Esto hace que su ciclo de facturación sea más confiable y predecible, lo que le permite tener más libertad financiera.
2. Fechas de vencimiento de los pagos
Cada factura que envíe debe incluir una fecha de vencimiento para que los clientes sepan cuándo realizar el pago. Los términos de fecha de vencimiento más comunes son:
- Neto 7 : Neto 7 significa que los pagos vencen a más tardar siete días después de recibir una factura.
- Neto 15 : Los ciclos de pago netos 15 significan que los pagos vencen a más tardar 15 días después de recibir una factura.
- Net 30 : Los términos de pago de Net 30 significan que los pagos vencen dentro de los 30 días posteriores a la recepción de la factura.
- Vencimiento al recibirlo: las fechas de vencimiento del pago al recibir el pago significan que el pago vence tan pronto como se recibe la factura. A veces también se les conoce como pago contra reembolso (COD) y pagos inmediatos.
- Pago por adelantado : El pago por adelantado significa que se debe pagar una factura antes de que se brinde un servicio.
La mayoría de los autónomos utilizan fechas de vencimiento Net 7, 15 o 30 y se adhieren a un cronograma de facturación constante para que los pagos sean fáciles de rastrear y administrar.
3. Métodos de pago
Diferentes autónomos prefieren diferentes métodos de pago. Lo que puede ser conveniente para uno puede ser una molestia para otro. Describe los métodos de pago que aceptas en tus documentos independientes para asegurarte de que te paguen con el método que prefieras.
Algunas opciones de pago comunes incluyen:
- PayPal
- transferencia bancaria
- Tarjeta de débito o crédito
- Cheque
Aclarar cómo le gustaría que le paguen evita que termine con un cheque cuando prefiere recibir un pago en línea o un depósito directo que va directamente a su cuenta bancaria.
4. Descuentos
No es común ofrecer descuentos cuando trabaja por cuenta propia, pero a veces pueden ayudarlo a que le paguen antes y fomentar el pago completo. Ciertos descuentos pueden incluso alentar a sus clientes a establecer contactos para usted o firmar contratos más importantes.
Algunos descuentos comunes incluyen tarifas reducidas para:
- Nuevos clientes por única vez
- Grandes contratos en curso
- Referencias
- Pagos anticipados
- Pagos completos
Si bien estos descuentos no tienen por qué ser significativos, son una forma inteligente de manejar a los clientes que solicitan una tarifa más baja o para construir una base de clientes más grande. Solo asegúrese de aclarar los detalles relacionados con los descuentos en sus condiciones de pago, incluido cuándo son aplicables, a cuánto ascienden y si vencen.
5. Moneda
Como autónomo, es muy probable que tenga clientes en otros países. Por ejemplo, podría ser un contratista en los EE. UU. Con un cliente en Canadá. Si sus servicios se extienden más allá de sus propias fronteras, asegúrese de describir las monedas aceptadas en sus condiciones de pago.
Por ejemplo, como trabajador autónomo en los EE. UU., Esperaría que le paguen en dólares estadounidenses, incluso si su cliente tiene su sede en Canadá. De lo contrario, podrías terminar perdiendo dinero al tener que cambiar moneda.
Asegúrese de incluir esta información de manera coherente en los contratos, cotizaciones y cada factura que envíe para evitar errores de comunicación.
6. Depósitos
Los depósitos son un término de pago importante para delinear. Si espera que un cliente pague una parte de una cotización o factura por adelantado, deberá comunicárselo con anticipación. Pero también debes decirles:
- A cuánto asciende el depósito
- Cuando vence el depósito
- Si se deducirá de su próxima factura.
- Si es reembolsable o no
Por otro lado, asegúrese de eliminar cualquier referencia a depósitos cuando no sean aplicables. Por ejemplo, la mayoría de las veces, solo se requieren depósitos de nuevos clientes antes de que se envíe su primera factura. Por lo general, no se requieren depósitos en facturas recurrentes.
Dónde incluir las condiciones de pago de los autónomos
Los términos de pago se pueden hacer referencia en tres de sus documentos independientes más importantes:
1. Introducir condiciones de pago en cotizaciones
Las cotizaciones son un excelente lugar para enumerar sus condiciones y pautas de pago. Sus cotizaciones les dicen a los clientes qué esperar antes de comenzar a trabajar juntos, estableciendo una visión clara de la relación de trabajo que tendrán juntos.
Entre comillas, no es necesario que especifique todos los detalles de los términos de pago, como las fechas de vencimiento exactas o los montos, pero puede cubrir aspectos básicos como:
- Tu ciclo de facturación
- Los métodos de pago y las monedas que acepta
- Si se requiere un depósito
- Cómo se manejan los pagos atrasados o los impagos
2. Incluya las condiciones de pago completas en los contratos
Su contrato es donde debe especificar sus condiciones de pago con más detalle. Si usó una plantilla en línea para crear su contrato, eche un vistazo a las condiciones de pago que incluye y ajústelas según sea necesario. Un abogado también puede ayudarlo a actualizar las cláusulas de sus contratos relacionadas con los pagos y la información financiera.
Es muy importante cubrir las condiciones de pago en sus contratos y que sus clientes las revisen y firmen. En el caso de un problema o disputa grave por falta de pago, las condiciones de pago en su contrato ayudarán a reforzar su caso si termina en una agencia de cobranza o en un tribunal.
3. Recuerde a los clientes las condiciones de pago de las facturas
Al igual que con las cotizaciones, sus facturas no necesitan incluir los detalles esenciales de sus condiciones de pago. Sin embargo, todas las facturas deben tener:
- El monto total adeudado
- Una fecha de vencimiento clara y específica
- La fecha de la factura y el número de factura.
- Formas de pago aceptadas
Es bastante simple agregar una línea a sus facturas detallando esta información sin complicarse demasiado. Por ejemplo:
Fecha de la factura: 31 de mayo. Realice un pago de $ 700,00 a través de PayPal en un plazo de 14 días.
La mayoría de las plataformas de software de facturación incluirán condiciones de pago básicas en sus plantillas de factura, lo que le facilitará completarlas.
Consejos para mejorar sus condiciones de pago
No todas las condiciones de pago son iguales. A continuación, se muestran algunas formas de asegurarse de que las condiciones de pago le funcionen.
Cumplir y hacer cumplir sus condiciones de pago
No tiene sentido tener condiciones de pago si no las respeta. Como propietario de un negocio, usted confía en los pagos puntuales que se realizan en su totalidad y utilizando los métodos que mejor funcionan para usted.
Cuando un cliente va en contra de sus condiciones de pago, como pagar tarde o usar un método de pago diferente que no prefiere, no tiene que ser agresivo o acusador. En su lugar, utilice sus condiciones de pago como referencia cuando necesite enviar un recordatorio amable para utilizar el método de pago correcto o realizar pagos dentro de un período de tiempo determinado.
Sus condiciones de pago están destinadas a ayudarlo a administrar un mejor negocio independiente, así que asegúrese de usarlas en su beneficio y hacerlas cumplir cuando sea necesario.
Enviar recordatorios
Si un cliente aún no ha pagado su factura el día antes de la fecha de vencimiento, envíele un recordatorio. Informarles antes de aplicar un cargo por pago atrasado o un cargo por intereses puede impulsarlos a pagar y ayudarlo a construir relaciones más sólidas con los clientes.
A nadie le gustan las tarifas sorpresa y los cargos en sus facturas, por lo que un simple correo electrónico o mensaje de texto de cortesía puede ser de gran ayuda.
Sé razonable
Al desarrollar sus condiciones de pago, recuerde ser razonable. Piense en quiénes son sus clientes típicos y qué funcionará para ellos, no solo para usted. Si sus condiciones de pago son demasiado específicas o complicadas, corre el riesgo de que sus clientes fracasen.
Por ejemplo, si normalmente trabaja con propietarios de pequeñas empresas, considere condiciones de pago que funcionen para ambos en lugar de solo para usted. Eso puede significar aceptar diferentes métodos de pago o extender sus fechas de vencimiento por una semana.
Alternativamente, si normalmente trabaja con clientes más grandes, puede optar por aceptar los métodos de pago que ya están configurados para usar, o decidir no ofrecer un descuento por pago anticipado.
Se consistente
Si espera que sus clientes sean oportunos y consistentes cuando se trata de realizar pagos, debe hacer lo mismo cuando se trata de su facturación.
Sus facturas deben enviarse de forma regular a intervalos predecibles. Por ejemplo, muchos autónomos facturan a todos sus clientes al final del mes.
La facturación constante permite a los clientes presupuestar sus servicios por adelantado y le ayuda a crear un calendario de pagos estructurado y confiable.
Utilice documentos profesionales
Los términos de pago no parecen tan importantes si están garabateados en una nota adhesiva o si se mencionan brevemente en un correo electrónico. Utilice facturas, presupuestos y contratos profesionales para agregar legitimidad y credibilidad a sus condiciones de pago, de modo que sea más probable que los clientes se adhieran a ellos.
Existe una variedad de plataformas que puede utilizar para crear documentos profesionales independientes, incluidos FreshBooks , Bonsai y QuickBooks .
Conclusiones finales
Ya sea que sea un escritor independiente, un diseñador de interiores o un contador, cómo y cuándo le pagan afecta directamente su capacidad para cubrir facturas y gastos , actualizar sus registros y planificar su futuro. Si no puede confiar en que sus clientes le paguen en su totalidad y a tiempo, es casi imposible tener libertad financiera.
Desarrollar y hacer cumplir los términos de pago es una excelente manera no solo de alentar a los clientes a seguir sus preferencias de pago, sino también de demostrar su profesionalismo y legitimidad como propietario de un negocio.
Mantenga sus condiciones de pago razonables, informe a los clientes cuáles son por adelantado e incluya pautas en sus contratos, cotizaciones y facturas para cosechar las recompensas de tener condiciones de pago independientes claras y coherentes.
