Deducciones y gastos fiscales del Anexo C del IRS para propietarios de pequeñas empresas

Dirigir una pequeña empresa exige mucho tiempo, energía, creatividad y talento. Saber dónde se encuentra financieramente es un componente fundamental. Ya sea que sea un trabajador autónomo, un contratista independiente o tenga un negocio paralelo, probablemente tenga una buena idea de cómo es el flujo de ingresos de su negocio.

Sin embargo, el destino del dinero suele ser un poco más confuso. Y cómo esos gastos comerciales encajan en su panorama fiscal puede ser aún más misterioso. Hacer un seguimiento adecuado de los gastos de su empresa es muy importante en la época de los impuestos, especialmente si desea aprovechar al máximo sus declaraciones de impuestos.

Eche un vistazo a la siguiente guía de deducciones del Anexo C, y es posible que se esté perdiendo algunas deducciones de impuestos clave para autónomos y propietarios de pequeñas empresas .

Consejo profesional : para localizar fácilmente y realizar un seguimiento de los gastos de su empresa, puede utilizar Keeper Tax . Analizarán todas sus compras comerciales pasadas en busca de cancelaciones disponibles y luego controlarán todas las compras futuras. En el momento de la declaración de impuestos, ellos se encargarán de presentar sus impuestos por usted.

Publicidad

Los gastos de todas las formas de publicidad pueden colocar debajo de la línea 8 en la Parte II (Gastos) del Anexo C . Esto esencialmente incluye todo lo que hizo para obtener nuevos negocios o aumentar las ventas a clientes anteriores que no se pueden clasificar en otro lugar.

Algunos ejemplos de gastos publicitarios deducibles de impuestos incluyen:

1. Listas de correo electrónico compradas para ventas a través de marketing por correo directo
2. Gastos de fabricación de artículos promocionales, como bolígrafos, calculadoras, calendarios y blocs de notas.
3. Costos de impresión de pancartas y tarjetas de presentación.
4. Costos de publicidad en línea o del sitio web

Vehículos y maquinaria

A menudo se requiere el uso de varios vehículos y maquinaria para administrar un negocio. Asegúrese de vigilar cuánto gasta en estas áreas durante el año para poder hacer deducciones más adelante:

• Automóviles y Camiones . La línea 9 se puede usar para deducir los gastos reales de operar su automóvil o camión (como gasolina y aceite, reparaciones, licencia, registro, seguro y llantas) o la tasa de millaje estándar, que para el año fiscal 2020 es de 57,5 ​​centavos por año. milla. Para un vehículo determinado, puede reclamar los gastos reales o la tarifa estándar por millaje.si tomó la tarifa estándar por millaje el primer año que se puso en servicio el automóvil. Tenga en cuenta que si el vehículo es para uso personal y comercial, solo puede deducir las millas que se condujeron con fines comerciales. El IRS considera que los gastos de desplazamiento entre su hogar y el lugar de trabajo son millas personales. Debe mantener un registro de kilometraje escrito para documentar las millas comerciales conducidas durante el año. No puede utilizar la tarifa estándar por millaje si utiliza su coche de alquiler (por ejemplo, para un servicio de viaje compartido); solo puede asumir los gastos reales. Lo mismo se aplica si está utilizando cinco o más coches a la vez. Ya sea que tome los gastos reales o la deducción de millas, aún puede deducir tarifas de estacionamiento y peajes.
• Alquiler o arrendamiento de vehículos, maquinaria y equipo . Si arrendó algún equipo o vehículo, puede deducir el costo en la línea 20. Si arrendó un automóvil por 30 días o más con fines comerciales, consulte la sección sobre el arrendamiento de un automóvil en la  Publicación 463 para obtener orientación. Esta es también un área en la que es posible que desee involucrar a un contador.

Salarios, comisiones y tarifas

Si tiene una pequeña empresa, es posible que deba contratar personas para diversas tareas. Algunos de ellos pueden ser empleados regulares a tiempo completo; otros pueden ser trabajadores contratados o consultores. Lo bueno es que puedes reclamar el dinero que gastas pagando a estas personas:

• Salarios . Puede deducir todo el dinero que pagó a los empleados como salario utilizando la línea 26. Sin embargo, no puede deducir el dinero que se pagó a sí mismo ni el dinero deducido en otra parte de su declaración. También debe restar los montos que recibió como crédito del Crédito por Oportunidad Laboral , el Crédito por Renovación de la Zona de Empoderamiento y el Empleo Comunitario de Renovación , el Crédito por Empleo Indígena o el Crédito por Costos de Inicio del Plan de Pensión para Pequeños Empleadores . Asegúrese de que cualquier persona cuyo salario esté incluido en esta línea también reciba un W-2 de usted.
• Contratistas independientes . Los pagos a contratistas, trabajadores independientes u otras personas de pequeñas empresas pueden ir a la línea 11. Debe enviar el Formulario 1099-NEC a aquellos a quienes paga $ 600 o más. Antes de 2020, habría informado esos pagos en el Formulario 1099-MISC. Se deben enviar al IRS copias del 1099-NEC y el Formulario 1096 (Resumen anual y transmisión de declaraciones de información de EE. UU.).
• Servicios legales, contables o profesionales . Si utilizó los servicios de un abogado, contador, CPA, preparador de impuestos, médico u otro profesional, sus honorarios se pueden deducir en la línea 17. Esto se refiere a las compañías que brindaron un servicio (como Quickbooks, que podrían manejar su contabilidad mensual o Quickbooks Payroll que hace los pagos de su negocio), así como empresas que producen un producto físico (como un nuevo manual para empleados). Si tiene un contador, los honorarios que le cobraron por la preparación de impuestos se pueden dividir y los que le cobraron por preparar su Anexo C se pueden deducir aquí. El costo de preparar el resto de su declaración personal no es deducible.
• Comisiones y tarifas . La línea 10 es una especie de categoría general para el dinero que pagó a otras empresas o personas por servicios. Un ejemplo podrían ser las comisiones que pagó a los vendedores.

Depreciación y deducción de gastos de la Sección 179

La línea 13 es el lugar para ingresar la depreciación. “Depreciación” se refiere a deducir el costo de una gran compra en porciones a lo largo de su vida útil, en lugar de en una sola suma en un solo año. Debe comenzar a depreciar el costo del artículo en el año en que lo compró o en el año en que comenzó a usarlo.

El Aviso del IRS 2015-82 aumentó la cantidad de refugio para registrar como gastos, en lugar de depreciar, la propiedad tangible de $ 500 a $ 2,500. Puede continuar depreciando artículos durante su vida útil si lo desea, pero puede gastar artículos hasta $ 2,500 sin que esto afecte el límite anual de la Sección 179 para el límite de gastos.

La deducción de gastos de la Sección 179 le permite deducir el valor total de la mayoría de los elementos tangibles en un solo año en lugar de distribuirlo. Si está depreciando algún artículo, consulte la Publicación 946 para obtener más información.

Programas de beneficios para empleados

Como trabaja por cuenta propia, puede deducir sus propias primas de seguro médico, dental o de atención a largo plazo en la línea 16 del Anexo 1 adjunto a su Formulario 1040. Esto también puede incluir las primas para su cónyuge e hijos (menores de 27 años). al final del año, incluso si no es un dependiente). El beneficio neto de su negocio debe ser igual o superior a las primas. Esta deducción en su declaración de impuestos personal se llama “Seguro médico para autónomos”.

También puede deducir las primas que pagó por los empleados en la línea 14 de su Anexo C. Esto incluye cosas como seguro médico, seguro de vida colectivo a término, seguro contra accidentes o programas de asistencia para el cuidado de niños.

Las contribuciones que hizo en nombre de sus empleados a planes de pensión o jubilación se pueden deducir en la línea 19. Estos pueden incluir planes SEP, SARSEP, SIMPLE o 401k. Consulte la Publicación 560 del IRS para obtener más información sobre estos planes. Existe un crédito comercial disponible para establecer un plan de jubilación para los empleados. Consulte el Formulario 8881 , con sus instrucciones, para obtener información adicional. El crédito está limitado a $ 500 por año hasta por tres años.

El cumplimiento de las regulaciones del Departamento de Trabajo puede convertirse en parte de su vida comercial si establece planes de beneficios. Por lo tanto, al menos podría considerar usar un tercero para asegurarse de que está coloreando dentro de las líneas reglamentarias. Por lo general, presentará el Formulario 5550 ante el Departamento de Trabajo.

Seguro (que no sea de salud)

Puede deducir el costo de cualquier seguro que tenga estrictamente para proteger el negocio (como el seguro comercial de responsabilidad general o el seguro de errores y omisiones) en la línea 15. Si tiene una oficina en el hogar y paga un seguro para inquilinos o un seguro para propietarios de viviendas , no lo haga. deducirlo aquí; en su lugar, deducirlo como parte de la deducción de su oficina en casa .

Pago interesado

¿Tiene una propiedad para uso comercial garantizada por una hipoteca? Si es así, el interés hipotecario anotado en el  Formulario 1098 que recibió es deducible en la línea 16a. Si usó dinero de un préstamo garantizado por una hipoteca de vivienda para uso comercial, también puede deducir una parte de ese interés aquí. Debe consultar la Publicación 535 del IRS , “Gastos comerciales”, Capítulo 4, para obtener ayuda para calcular la asignación de intereses que se puede deducir aquí. Recuerde también que si alguien más ayudó a pagar el préstamo, debe dividir la deducción con esa persona.

Los intereses pagados por otros préstamos comerciales , así como por tarjetas de crédito para pequeñas empresas , se pueden deducir a través de la línea 16b.

Gastos de propiedad

Los costos de mantenimiento de la propiedad donde se encuentra su negocio pueden acumularse durante todo el año. Afortunadamente, puede deducir estos costos:

• Alquiler o arrendamiento de otra propiedad comercial . Este es bastante sencillo. En la línea 20b, puede deducir cualquier cantidad que pagó por el alquiler o arrendamiento de espacio de oficina, almacén u otros bienes inmuebles. El alquiler de vehículos, maquinaria o equipo se realiza en la línea 20a. Sin embargo, consulte la Publicación 463 del IRS si alquiló un vehículo por más de 30 días. Es posible que deba restar una “cantidad de inclusión” de su deducción para contabilizar la depreciación.
• Reparaciones y Mantenimiento . La línea 21 cubre los costos incurridos en la reparación o el mantenimiento de su maquinaria, propiedad o edificios que en realidad no aumentan su valor. Si agrega valor, o está restaurando algo inutilizable a un estado utilizable, o está reemplazando algo, no puede deducir esos costos aquí. Es posible que estos gastos deban capitalizarse y depreciarse. La reparación incluiría gastos como pagarle a un plomero para que arregle el baño en su tienda de delicatessen, no pagarle a un plomero para que instale un lavabo adicional en el baño.
• Utilidades . La línea 25 cubre cualquier pago de servicios públicos que realice su empresa (aparte de los que pueden estar incluidos en su alquiler o arrendamiento), como electricidad o gas. El servicio telefónico también se considera una utilidad. Si toma la deducción de la oficina en casa, puede incluir el servicio telefónico aquí o allá, pero no en ambos. Pero tenga cuidado, el primer teléfono fijo a la casa no es deducible, aunque los costos de larga distancia para fines comerciales en esa línea sí lo son.

Gastos de oficina

Los gastos incurridos por la compra de suministros de oficina, como franqueo postal, papel, sobres y bolígrafos, se pueden reclamar en la línea 18. Otros suministros diversos que consume la empresa se pueden reclamar en la línea 22. Ejemplos de estos pueden ser papel higiénico, artículos de limpieza, café para empleados y clientes, pequeñas herramientas de mano o botiquines de primeros auxilios.

Los artículos como manuales técnicos o equipos pequeños que deberán reemplazarse cada dos años también se pueden deducir aquí. Esta línea es una especie de catchall y, por lo tanto, debe hacer un esfuerzo para asegurarse de que nada demasiado caro termine en esta categoría.

Impuestos y licencias

En la línea 23, ingrese los impuestos sobre las ventas que pagó como vendedor de bienes o servicios. Sin embargo, si cobró estos impuestos directamente del comprador, esas cantidades deben incluirse en los ingresos brutos en la línea 1.

Otras deducciones que caen aquí incluyen:

1. Licencias o tarifas regulatorias (es posible que las licencias de licor deban amortizarse debido al costo y la duración)
2. Impuesto federal al desempleo
3. Impuestos del Seguro Social y Medicare pagados por sus empleados
4. Impuestos sobre bienes inmuebles y propiedad personal sobre los activos de su empresa
5. No puede deducir impuestos federales sobre la renta aquí, aunque puede deducir la mitad de su impuesto sobre el trabajo por cuenta propia en la línea 14 del Anexo 1. Tampoco puede deducir impuestos sobre sucesiones o donaciones  o impuestos de tasación para mejoras a su propiedad. Generalmente, los impuestos de tasación se suman a su base en la propiedad y no son deducibles. Tenga en cuenta que los impuestos sobre las ventas que paga por los artículos para usar en su negocio deben incluirse en el costo de esos artículos.

Viajes, comidas y entretenimiento

• Viajes de negocios . Si realiza un viaje de negocios , su hotel, boleto de avión, tarifas de taxi, estacionamiento y propinas para el botones son deducibles usando la línea 24a. Debe guardar sus recibos de todos estos artículos, ya que esta es un área que el IRS audita con frecuencia. No se permitirán los gastos de viaje que sean “extravagantes o lujosos”. En cuanto a los viajes fuera de América del Norte para una convención de negocios u otra reunión, es deducible si la convención está directamente relacionada con su negocio y hay una buena razón para que se realice fuera del continente. Puede encontrar información más detallada sobre esto en la Publicación 463 del IRS , “Gastos de viaje, obsequios y automóviles”.
• Comidas de negocios . Dado que, presumiblemente, necesitaría comer en cualquier caso, puede deducir solo el 50% del costo de las comidas consumidas con fines comerciales en la línea 24b. Esto incluye comidas con sus clientes. Las comidas “lujosas o extravagantes” no son deducibles, aunque el IRS no especifica exactamente qué tan grande puede ser el bistec. Usted o un empleado deben estar presentes en la comida; no puede simplemente enviar a un cliente a cenar y facturarlo en su habitación y deducir el costo. La documentación es importante. Debe mantener un registro de la fecha, el lugar, los asistentes, el propósito comercial y el costo.

Otros gastos

La línea 27 es la verdadera trampa. En la segunda página del Anexo C, puede enumerar “otros gastos”. Aún debe colocarlos en categorías, pero puede colocar elementos aquí si no está seguro de que encajen en una de las líneas provistas. Por ejemplo, puede incluir los gastos de envío aquí, ya que no hay una partida separada para eso (aunque podría incluirla en “gastos de oficina”). Su teléfono celular o gastos de Internet también pueden aparecer aquí.

Aún debe asegurarse de que los gastos que enumere sean razonables y necesarios para su negocio. Si realmente no puede incluir algunos gastos en ninguna otra categoría, el IRS le brinda un lugar para crear algunos de los suyos.

Conclusiones finales

Hay varias otras cosas que debe tener en cuenta al preparar su declaración:

• ¿Qué se incluye en “otros ingresos” en la línea 6? La línea para “otros ingresos” es para ingresos que podrían considerarse ingresos “no relacionados con ventas”. Esto incluye deudas incobrables que canceló en años anteriores pero que recuperó este año, premios en metálico que ganó su negocio, cualquier interés que se le haya pagado (por ejemplo, en cuentas vencidas) o cualquier reembolso de impuestos o créditos fiscales relacionados con el uso de combustibles renovables. Este es también el lugar para ingresar la depreciación recuperada en los equipos listados (como computadoras), cuyo uso comercial se redujo a menos del 50%.
• Si pagó algún impuesto sobre las ventas sobre los artículos que compró para el negocio , el impuesto sobre las ventas se considera parte del costo del artículo. Por lo tanto, lo deduce siempre que esté deduciendo el costo del artículo. El impuesto a las ventas sobre los artículos comprados no se trata por separado y se ingresa en la línea de “Impuestos y licencias”.
• Usted, como propietario de la empresa, recibe un trato diferente al resto de empleados (incluso si trabaja por cuenta propia). Si bien hay líneas dedicadas en el Anexo C para los salarios, el seguro médico y los planes de jubilación de sus empleados, sus propios costos en estas categorías no están incluidos. Su costo de atención médica se puede deducir en el Anexo 1. De manera similar, sus contribuciones al plan de Pensión para Trabajadores Independientes o SIMPLE se deducen en el Anexo 1, línea 15. Para conocer las deducciones y los límites, consulte la Publicación 560 del IRS , “Planes de jubilación para pequeñas empresas”.
• La mejor manera de asegurarse de obtener su deducción por millas es llevar un registro . Debe anotar la lectura de su odómetro al principio y al final del viaje, así como la fecha y lo que estaba haciendo. Los agentes del IRS se impresionan fácilmente si tiene páginas y páginas de este material. Hay varias aplicaciones, como MileIQ , para rastrear el kilometraje que usan el GPS de su teléfono. Algunas de las aplicaciones son gratuitas, mientras que otras ofrecen planes premium con funciones adicionales.

Si tiene en cuenta estas cosas y hace un seguimiento de sus gastos necesarios con cuidado, estará en buena forma para aprovechar realmente sus deducciones.