Cómo crear un sistema de archivo en el hogar para el mantenimiento de registros
Cada año, la prueba de reunir la información necesaria para completar y presentar su declaración de impuestos parece cada vez más difícil, ¿no es así? Este problema puede aliviarse implementando un sistema de archivo doméstico eficiente.
Pero completar sus impuestos anuales no es la única razón para tener un buen sistema de presentación. Es fundamental conservar los recibos para mostrar cuánto pagó por la propiedad y las inversiones, así como para probar cuándo se realizaron las compras. Es casi imposible obtener un préstamo sin revelar registros de sus ingresos y gastos.
Hacer un seguimiento del papeleo es una necesidad y puede causar problemas a quienes no estén preparados y desorganizados. Sin embargo, crear un sistema de archivo en el hogar que tenga sentido puede ser bastante simple.
Configuración de un sistema de archivo
Si aún no se ha convertido a un sistema sin papel para almacenar documentos, aún puede administrar fácilmente un sistema para realizar un seguimiento de todos sus registros.
1. Compre los suministros necesarios
Visita tu tienda de suministros de oficina favorita y realiza las siguientes compras:
- Un archivo de bolsillo del tamaño de una carta que se expande a tres pulgadas y media (aproximadamente $ 3)
- Varias carpetas de archivos (menos de $ 1 cada una)
- Etiquetas para sus carpetas de archivos (aproximadamente $ 3 por un paquete de 250 etiquetas)
2. Crea etiquetas
Etiquete la carpeta desplegable para el año. Luego, cree una etiqueta para cada carpeta de archivos de la siguiente manera:
- Gastos personales, como ropa, libros, comestibles y entretenimiento.
- Médico / dental
- Recibos de servicios públicos
- Grandes compras y mejoras en el hogar
- Estados de cuenta bancarios
- Inversiones
- Extractos y recibos de tarjetas de crédito
- Talones de pago
- Registros de impuestos
3. Organice sus documentos y archivos
Una vez que haya etiquetado sus carpetas, comience a organizar su sistema de archivo. A medida que avanza el año, puede agregar más carpetas para guardar los recibos de las nuevas categorías de las que necesita realizar un seguimiento, como los gastos de educación, mascotas o viajes.
Coloque sus carpetas de archivos dentro de la carpeta en expansión y mantenga su sistema de archivo guardado de forma segura en un cajón o archivador. Siempre que realice una compra o el pago de una factura, conviértase en un hábito de colocar inmediatamente su recibo en la carpeta correspondiente.
Para ayudar a estar al tanto de los pagos de facturas, cree una carpeta con la etiqueta “Facturas a pagar”. Mantenga esta carpeta en un lugar muy visible para recordarle que debe revisarla con regularidad para pagar sus facturas pendientes. Después de pagar cada factura, coloque el registro en la carpeta correspondiente en su sistema de archivo.
También debe crear una carpeta con la etiqueta “Necesita atención”. Por ejemplo, si necesita hacer una consulta sobre un cargo sospechoso en su tarjeta de crédito, o si necesita comunicarse con un proveedor que no le otorgó crédito por haber pagado su factura más reciente, debe mantener un registro o recordatorio en esta carpeta.
Método de archivo diario
Al implementar este sistema, puede reducir el tiempo que dedica a buscar en papeles dispersos organizando sus archivos en archivos organizados y debidamente etiquetados. Cree una rutina diaria para mantener sus archivos de manera consistente y adecuada:
- Recoja el correo y revíselo en su escritorio o en la mesa de la cocina.
- Abra cada pieza de correo y reserve el correo basura y los sobres para reciclarlos.
- Coloque las facturas en su carpeta “Facturas para pagar”.
- Coloque los recibos en su carpeta correspondiente. Por ejemplo, los resúmenes de servicios médicos deben colocarse en su carpeta “Médico / Dental”.
- Todo lo que necesite atención inmediata debe ir a la carpeta “Necesita atención” para que pueda solucionarlo rápidamente.
Qué conservar y por cuánto tiempo
En la mayoría de los casos, debe mantener registros durante al menos tres años, ya que el IRS generalmente busca tres años en su historial durante una auditoría fiscal . Sin embargo, el IRS puede optar por buscar tres años adicionales en su historial, por lo que es aconsejable guardar los registros durante seis años.
A continuación, se muestran algunos registros que debe conservar durante seis años:
- Recibos de las deducciones que enumeró en su declaración de impuestos
- Declaraciones de corretaje para transacciones reportadas en su declaración de impuestos
- Registros relacionados con la venta de una casa u otra propiedad informada en su declaración de impuestos
- Registros de ingresos y gastos declarados para su pequeña empresa en su declaración de impuestos
Cada hoja de papel que respalde la información declarada en su declaración de impuestos debe guardarse durante los seis años siguientes a la fecha de presentación.
Sin embargo, hay algunos registros que querrá conservar para siempre:
- Declaraciones de impuestos
- Contratos
- Escrituras de propiedad y declaraciones de cierre
- Registros de sus contribuciones a sus planes de jubilación
- Pólizas de seguro de vida
- Documentos de planificación patrimonial, como un poder notarial o acuerdos de fideicomiso
Papeleo para descartar
Una vez que haya completado su declaración de impuestos del año, hay algunos documentos que pueden descartarse. A menos que se relacione con su declaración de impuestos, debería poder deshacerse de los siguientes elementos:
- Recibos de depósito bancario y recibos de cajeros automáticos
- Talones de cheque de pago
- Recibos de facturas de cable de servicios públicos
Conclusiones finales
No hay mejor momento que el presente para empezar a organizar su papeleo. Cuanto antes configure un sistema de archivo organizado, antes podrá cosechar las recompensas de una casa u oficina ordenada . También puede resultarle mucho más fácil acceder a cualquier documentación o registro en cualquier momento que lo necesite.
¿Utiliza un sistema de archivo en casa? ¿Qué estrategias te han funcionado bien?
