Cómo convertirse en asistente virtual: lo que necesita para ser contratado
Necesita un trabajo que le permita trabajar cuando y donde quiera sin requerir años de experiencia o un título especializado . Si a menudo es la persona a la que los amigos recurren cuando necesitan ayuda para organizarse, configurar su horario o encargarse de las tareas administrativas, una carrera como asistente virtual (VA) podría ser la opción adecuada para usted.
Los asistentes virtuales pueden trabajar desde casa o desde cualquier lugar que tengan una conexión a Internet, y muchos establecen sus propios horarios, trabajando tantas o pocas horas como deseen. Si está intrigado, obtenga más información sobre lo que hacen los VA y cómo puede comenzar su propia carrera profesional en VA, satisfactoria y económicamente gratificante.
¿Qué es un asistente virtual?
En muchos sentidos, un VA es similar a un asistente ejecutivo o administrativo. Brindan apoyo a gerentes, dueños de negocios y empresarios, lo que les permite concentrarse en las tareas más importantes y urgentes necesarias para administrar sus negocios. En términos generales, un VA es responsable de cosas como:
- Organizar el calendario de un cliente y programar citas y reuniones
- Leer y responder a los mensajes de correo electrónico de un cliente
- Enviar recordatorios a los clientes sobre próximas citas y reuniones.
- Reservar viajes y hacer arreglos
- Reservar citas (incluidas citas personales, como visitas al dentista o al médico)
- Entrada de datos y organización de archivos, a menudo mediante Dropbox o Google Drive
- Envío de facturas en nombre de clientes
- Pagar las facturas de los clientes
- Pedido de suministros y necesidades de los clientes
- Actualizar y mantener las cuentas de redes sociales de los clientes.
- Gestión de blogs o boletines de correo electrónico de los clientes
- Completar la nómina de los clientes
- Transcripción de documentos
Si bien puede trabajar con clientes en cualquier tipo de industria como VA, muchas personas optan por especializarse y trabajar en un campo en particular, como bienes raíces, educación, derecho o medicina. Algunas VA se centran específicamente en trabajar con emprendedores o empresas emergentes.
Puede ofrecer esos servicios a sus clientes además de las tareas básicas de VA si tiene habilidades adicionales como fotografía, marketing o diseño web.
Habilidades que necesita como asistente virtual
Aunque no necesita un título especializado o avanzado para convertirse en asistente virtual, no es necesariamente adecuado para todos. Los VA tienden a sobresalir en ciertas áreas y, a menudo, tienen habilidades innatas o aprendidas que les permiten prosperar en el trabajo. Algunas de las habilidades que debe tener o desarrollar para desempeñarse bien como VA incluyen:
- Habilidades de gestión del tiempo . Como asistente virtual, no solo es responsable de administrar su propio tiempo y horario, sino también el horario y el horario de sus clientes. Eso significa que debe priorizar sus tareas todos los días para ocuparse primero de los asuntos más urgentes. También debe ser capaz de hacer malabarismos con varios proyectos a la vez, bloqueando su agenda para completar todo antes de la fecha de vencimiento.
- Habilidades organizativas . A medida que comienza a crear su lista de clientes como asistente virtual, debe ocuparse de varias tareas, a menudo a la misma hora o durante el día. Debe tener la capacidad de crear un sistema para que todo se tenga en cuenta y nada se pierda. Si sus clientes lo contratan para administrar sus documentos, correos electrónicos y llamadas telefónicas, debe estar organizado para evitar que nada se pierda o termine en el archivo del cliente equivocado.
- Habilidades interpersonales . Es probable que se encuentre con una amplia gama de personas durante su tiempo como asistente virtual. Es posible que no te lleves bien de forma natural con todas las personas con las que trabajas o conoces, pero de todos modos es esencial que puedas interactuar con ellas de manera amistosa y profesional. Tener empatía por los demás es útil cuando se conecta con los clientes y se comunica con los socios y clientes de su cliente.
- Habilidades de comunicación . Las habilidades de comunicación van de la mano con las habilidades interpersonales. Necesita saber cómo comunicar eficazmente las necesidades de su cliente a las personas con las que se pone en contacto, ya sea que esté intentando concertar una reunión o realizar un pedido en su nombre. Tener un comportamiento telefónico profesional y saber cómo enviar correos electrónicos efectivos puede ayudarlo a llegar lejos, no solo en el papel diario de un asistente virtual, sino también en la expansión de su base de clientes.
- Habilidades tecnológicas . El papel de un asistente virtual no existiría si no fuera por la tecnología. Es útil tener conocimientos informáticos básicos, como conocimientos de software de oficina e Internet. Si conoce las redes sociales y herramientas como WordPress, eso es aún mejor. Tener algunos conocimientos básicos de codificación también puede ayudarlo a convertirse en un asistente virtual en demanda, ya que luego puede ayudar a sus clientes con proyectos de marketing y sitios web.
- Habilidades de liderazgo . Mucha gente piensa que un asistente no necesita habilidades de liderazgo. Pero ser capaz de gestionar a otros puede resultar útil cuando necesite organizar reuniones o conectar a su cliente con una persona famosa por ser difícil de contactar.
- Habilidades emprendedoras . Como asistente virtual que trabaja desde casa , debe aprovechar su lado empresarial con frecuencia. Eso significa ser creativo y pensar fuera de la caja cuando se trata de encontrar nuevos clientes. También significa perseverar y perseverar, incluso durante los períodos lentos o cuando parece que el trabajo es demasiado (o insuficiente).
- Habilidades empresariales . Muchos VA son autónomos que poseen sus propios negocios. Como propietario de una pequeña empresa, necesita saber cómo facturar a las personas, establecer sus tarifas, presentar impuestos para pequeñas empresas o contratar un CPA , y si un cliente es adecuado para su conjunto de habilidades.
Lo que necesita para convertirse en asistente virtual
En comparación con otros negocios de trabajo desde casa, el camino para convertirse en un VA exitoso es corto y, en general, sin obstáculos. Si nunca ha trabajado como asistente administrativo o ejecutivo en un entorno de oficina, familiarícese con lo que normalmente implican esos roles. También necesita algunos equipos y tecnología básicos para facilitar su nueva vida como VA.
Programas de formación de VA
Aunque no necesita obtener un título para convertirse en VA, el puesto requiere algunos conocimientos y habilidades que no todos tienen desde el principio. Dependiendo de las industrias en las que espere enfocarse, es posible que deba saber cómo usar programas de software específicos o comprender cierta jerga.
Una forma de familiarizarse con el mundo de VA y aprender más sobre las habilidades y responsabilidades requeridas es inscribirse en un programa de capacitación. $ 10K VA es un ejemplo de un programa que brinda educación a aspirantes a VA.
Un VA autónomo exitoso que trabaja desde casa creó la empresa. Ella diseñó el curso para mostrar a otros cómo comenzó su negocio y finalmente comenzó a ganar $ 10,000 por mes. Aunque el curso no puede garantizar que puedas ganar tanto, promete mostrarte lo siguiente:
- Cómo decidir qué servicios ofrecer
- Cómo lanzar clientes y conseguir trabajos
- Cómo establecer tarifas y métodos que se utilizarán para establecer sus tarifas (como por hora o por proyecto)
- Cómo gestionar clientes
- Cómo establecer su horario y manejar las tareas diarias
- Cómo aumentar la productividad o hacer crecer su negocio
Herramientas que necesita como asistente virtual
Muchas de las herramientas que necesita para prosperar en una carrera como asistente virtual están disponibles en línea. Aunque algunos requieren una suscripción paga, muchos recursos para autónomos son gratuitos. El hecho de que termine usando una versión paga o gratuita de un programa depende de cuánto lo use y de las funciones que necesite.
Algunos recursos que pueden ser útiles al comenzar su carrera en VA incluyen:
- Software de facturación . Puede crear facturas utilizando un programa de hoja de cálculo como Excel, pero es mucho más fácil realizar un seguimiento de lo adeudado y qué clientes (si los hay) están atrasados en sus pagos si utiliza un software de facturación. Si ofrece facturación como un servicio a sus clientes, el software es imprescindible. FreshBooks y QuickBooks son dos programas diseñados para pequeñas empresas.
- Software de seguimiento del tiempo . Si bien algunos VA prefieren cobrar por proyecto en lugar de por hora, si cobra en función del tiempo que dedica a un proyecto, debe tener alguna forma de realizar un seguimiento de su tiempo y tal vez mostrarle a su cliente que estaba trabajando activamente. Hubstaff es un programa de seguimiento del tiempo que también captura capturas de pantalla y realiza un seguimiento de su nivel de productividad . La aplicación también tiene funciones complementarias, como permitirle enviar facturas.
- Alojamiento de sitios web y gestión de contenidos . Ya sea que ofrezca servicios de diseño web o administración de sitios web a sus clientes o no, debe tener un sitio web para publicitar su negocio y permitir que los clientes lo encuentren. Su sitio web es el lugar donde proporciona una lista de sus servicios y su experiencia. A medida que construye su lista de clientes, también puede incluir testimonios y reseñas de clientes satisfechos. Hay muchas empresas de alojamiento, como BlueHost .
- Alojamiento de archivos . Como asistente virtual, no tiene que preocuparse por manejar o clasificar los archivos en papel de su cliente. Pero a veces te piden que gestiones sus archivos digitales. Para hacerlo de manera efectiva, necesita acceso a algún tipo de programa de alojamiento de archivos, como Dropbox , que le permite cargar y compartir archivos. Puede crear un sistema de organización para los archivos de su cliente, clasificando cada documento en carpetas.
- Software de oficina . Ya sea que necesite escribir notas, transcribir documentos, crear presentaciones o actualizar hojas de cálculo, necesita un paquete de software de oficina. Office 365 y Google Suite son dos programas populares basados en la nube disponibles para su uso prácticamente en cualquier lugar.
- Herramientas de calendario y programación . Lo más probable es que necesite programar citas y reuniones para sus clientes. Una aplicación de calendario, como Google Calendar, puede ayudarlo a usted y a sus clientes a permanecer en la misma página. La aplicación puede enviar automáticamente notificaciones y recordatorios a sus clientes cuando tengan citas próximas. Si a menudo tiene que programar reuniones con varias personas y necesita encontrar horarios que funcionen para todos, programas como Doodle y otros tipos de software de sondeo pueden ayudarlo a determinar los mejores horarios para las reuniones.
Cómo encontrar trabajo como asistente virtual
Comenzar es la parte más difícil de iniciar una nueva carrera. Cuando es completamente nuevo en el mundo de VA y no conoce a nadie, ¿dónde puede comenzar a encontrar trabajo?
Si ha realizado un programa de capacitación, como $ 10K VA, es probable que obtenga clientes potenciales y consejos para conectarse con sus primeros clientes. Una vez que obtenga uno o dos clientes y comience a construir una reputación de confiabilidad y eficiencia, es probable que descubra que su negocio se construye por sí mismo.
Cuando empiece a buscar a sus primeros clientes, consulte estos recursos:
- Eventos de networking en persona . Si su horario lo permite y está interesado en trabajar en un área en particular, como bienes raíces, nuevas empresas o pequeñas empresas, imprima algunas tarjetas de presentación y asista a eventos de networking. Cuando conozca a posibles clientes, concéntrese en sus necesidades e inquietudes antes de promover sus servicios y en cómo trabajar con un VA puede resolver sus problemas.
- Sitios web independientes o de publicación de empleo . Una de las mejores cosas de trabajar desde casa como VA es que le permite trabajar con clientes de todas partes. Puede conectarse con clientes potenciales registrándose en un sitio web de publicación de trabajos independiente o flexible, como Fiverr , Upwork o FlexJobs . Cada publicación no es necesariamente una pista de oro macizo. Lea las reseñas de otras personas en los sitios antes de decidirse a seguir adelante con los trabajos ofrecidos.
- Sitios de trabajo de VA . Incluso si le gusta la flexibilidad que ofrece una carrera de VA, eso no significa que desee iniciar su propio negocio o administrar clientes. Si ese es el caso, puede intentar mojarse los pies trabajando con una empresa como Belay , una empresa de personal virtual que une a los asistentes virtuales y los contables virtuales con empresas.
- Redes sociales . Como asistente virtual, puede utilizar sus habilidades en las redes sociales para ayudar a sus clientes. Ahora tienes la oportunidad de usarlos para ayudarte a encontrar clientes. Configure perfiles de redes sociales profesionales para resaltar sus habilidades y promocionarse. También puede conectarse con clientes potenciales como empresarios y propietarios de pequeñas empresas en sus sitios de redes sociales preferidos.
Sueldos de asistente virtual
Cuánto puede esperar ganar como VA depende de cuánto trabaje y qué servicios brinde. La Oficina de Estadísticas Laborales informa que el salario medio anual para secretarias y asistentes administrativos fue de $ 39,850 en 2019. Pero esa estadística incluye todo tipo de asistentes, desde los que trabajan en oficinas o en el lugar hasta los que trabajan de forma remota.
Según PayScale , el pago por hora típico de los VA oscila entre $ 10,18 y $ 28,78. Si ofrece servicios especializados como diseño de sitios web o marketing en redes sociales además de los servicios básicos de VA, generalmente puede cobrar más que la tarifa promedio.
Si trabaja de manera rápida y eficiente, a menudo vale la pena cobrar por proyecto en lugar de por hora. Por ejemplo, si un cliente quiere que actualice su sitio web, puede cobrar $ 100 por el proyecto. Si solo le toma dos horas hacerlo, ha ganado $ 50 por hora. Pero si cobra una tarifa por hora, como $ 15 por hora, y completa el proyecto en dos horas, ganará solo $ 30.
Conclusiones finales
Si está organizado y desea un horario flexible, busque una carrera como asistente virtual.
Encontrar una manera de diferenciarse, como ofrecer servicios adicionales o enfocarse en una industria en particular, puede ayudarlo a destacarse entre la multitud y facilitar la búsqueda de clientes. Si las personas no lo reservan de inmediato, recuerde que puede llevar tiempo poner la pelota en marcha. Manténgase positivo y continúe promocionándose a través de su sitio web, sitios de conciertos independientes y redes sociales hasta que lleguen los trabajos.
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