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Freshbooks vs. Quickbooks – ¿Qué software de contabilidad en línea es mejor?

QuickBooks y FreshBooks se encuentran entre los nombres más conocidos en software de contabilidad, ambos pilares que brindan herramientas de facturación y pago y mucho más para autónomos, proveedores de servicios autónomos y propietarios de pequeñas y medianas empresas.

QuickBooks, propiedad de Intuit, la compañía detrás de TurboTax y Mint , ha sido el software de contabilidad y teneduría de libros de referencia durante décadas. FreshBooks es una opción más nueva, que satisface las necesidades financieras de los propietarios de negocios y autónomos en línea y desde el hogar.

Los nombres de las empresas son tan similares que podrían confundirse fácilmente. Pero sus servicios difieren sustancialmente y sirven a tipos de empresas significativamente diferentes. Revise sus características y precios para determinar cuál se adapta mejor a sus necesidades comerciales.

Características clave

El servicio que mejor se adapta a su empresa depende de los tipos de funciones contables que esté buscando. FreshBooks y QuickBooks comparten varias características básicas, pero cada servicio atiende a un tipo diferente de propietario de negocio, por lo que sus características avanzadas difieren bastante.

Facturación

La característica clave para muchos propietarios de negocios que buscan software de contabilidad en línea es la capacidad de facturar a los clientes y recibir pagos. Esta característica básica es el núcleo de FreshBooks y QuickBooks, y lo que obtiene con cualquiera de los servicios es similar.

Facturación FreshBooks

Cree facturas rápidamente con un estilo profesional, incluido su logotipo, colores personalizados y un correo electrónico de agradecimiento personalizado para los pagos.

Cree facturas ingresando artículos de línea manualmente o utilizando el tiempo y los gastos registrados. O configure facturas recurrentes para clientes en curso o de suscripción, que pueden incluir un precio de retención establecido o incluir automáticamente el tiempo no facturado y los gastos registrados.

Puede optar por aceptar el pago en línea a través de estos métodos:

PayPal : Permita que los clientes paguen a través de su cuenta PayPal o tarjeta de crédito o débito. Usted paga las tarifas de transacción normales de PayPal, que varían según el país. Para pagos nacionales en los EE. UU. Y Canadá, la tarifa es del 2.9% + $ 0.30 por transacción.
Stripe : Acepte pagos con tarjeta de crédito o débito, así como depósito directo mediante transferencia ACH (EE. UU. Y Canadá) o débito directo a través de BACS o SEPA (Reino Unido y Europa). Stripe envía automáticamente un pago a su cuenta bancaria en un horario establecido. Las tarifas de Stripe son del 1% para transferencias bancarias y del 2.9% + $ 0.30 por transacción para pagos con tarjeta en EE. UU. Y Canadá.
Pagos de FreshBooks : Esta opción, impulsada por la pasarela de pagos WePay , permite a las empresas con sede en EE. UU. Recibir pagos en línea mediante transferencia ACH o pagos con tarjeta de crédito o débito. Los pagos de WePay se ingresarán automáticamente en su cuenta bancaria dentro de uno a tres días hábiles, tan pronto como el mismo día para los titulares de cuentas de Chase Bank. Las tarifas son 2.9% + $ 0.30 por transacción con tarjeta o 3.5% + $ 0.30 para pagos con American Express y 1% para transferencias bancarias.

Puede omitir las tarifas al optar por no recibir pagos en línea y solicitar el pago en efectivo, cheque o el método de transferencia bancaria interno de su cliente.

A través de una integración con el prestamista de pequeñas empresas Fundbox , puede obtener un anticipo de facturas impagas en FreshBooks para mejorar su flujo de caja. Esta opción está disponible para los usuarios de FreshBooks que califiquen en los EE. UU. Con un historial de facturación activo de tres a seis meses en el software. Su solicitud está sujeta a aprobación, pero Fundbox no realiza una verificación de crédito.

La tarifa de Fundbox se basa en el tamaño del préstamo y usted lo paga con el préstamo durante un período de 12 o 24 semanas.

Facturación QuickBooks

Cree facturas profesionales y hágalas suyas con su logotipo, colores de marca y correos electrónicos personalizados. Cree facturas manualmente o utilice el tiempo registrado para clientes y proyectos. Puede configurar una factura recurrente para facturar a los clientes en curso automáticamente.

Las facturas de QuickBooks incluyen un botón de “pagar ahora” que los clientes usan para pagarle mediante QuickBooks Payments a través de estos métodos:

Transferencia ACH : Obtenga dinero directamente en su cuenta bancaria del cliente con depósito directo. Usted paga una tarifa del 1% (máximo $ 10) por transacción.
Tarjeta de crédito o débito : Acepte pagos con tarjeta de Mastercard, Visa, Discover Card, American Express y Apple Pay. Paga 2.9% + $ 0.25 por transacción.

También puede permitir que los clientes paguen fuera de línea en efectivo, cheque o su propio método de depósito directo, y usted no paga tarifas.

QuickBooks Payments también incluye opciones para pagos en persona, por lo que puede recibir pagos instantáneos de los clientes por productos o servicios que vende cara a cara. Utilice su lector de tarjetas móvil gratuito para deslizar las tarjetas de los clientes o ingresar la información de la tarjeta manualmente. Las tarifas son 2.4% + $ 0.25 para tarjetas deslizadas y 3.4% + $ 0.25 para tarjetas con llave.

A través de una integración con Fundbox o FundThrough Invoice Financing, puede aprovechar las facturas de QuickBooks impagas para obtener fondos por adelantado para su negocio.

Seguimiento de tiempo y seguimiento de gastos

Ya sea que sea un trabajador autónomo o dirija un negocio con sus propios contratistas, es posible que deba realizar un seguimiento de las horas de trabajo para administrar la productividad y facturar a los clientes con precisión. Tanto FreshBooks como QuickBooks ofrecen funciones de seguimiento del tiempo estándar de la industria.

Seguimiento de gastos y tiempo de FreshBooks

Realice un seguimiento de su tiempo, registrando el cliente, el proyecto, la tarea y las notas necesarias. FreshBooks le permite ver un desglose de cómo gasta su tiempo para que pueda ver cuánto tiempo les lleva completar los proyectos a usted y a los miembros de su equipo. También puede generar una factura que incluya automáticamente las horas facturables.

FreshBooks ofrece opciones para realizar un seguimiento del tiempo en cualquier forma y lugar que sea más conveniente para usted mientras trabaja, que incluyen:

Registrar manualmente el tiempo invertido . Ingrese cualquier cantidad de tiempo dedicado a proyectos y tareas.
Seguimiento del tiempo en la aplicación . Inicie un temporizador en la aplicación móvil FreshBooks o en su cuenta en línea, como marcar el reloj para realizar un seguimiento de sus horas de trabajo.
Rastreador de tiempo de Chrome . Instale la extensión gratuita FreshBooks Time Tracker Chrome para iniciar el temporizador desde su navegador, sin importar dónde se encuentre en línea.
Integraciones de aplicaciones de gestión de proyectos . Agregue integraciones de FreshBooks para realizar un seguimiento de su tiempo dentro de las aplicaciones que usa para la colaboración en equipo, incluidas Asana, Basecamp, Trello y Teamwork.

Puede realizar un seguimiento de los gastos y conectarlos a proyectos fácilmente a través de estos métodos:

Conectar cuentas financieras . Conecte su cuenta bancaria comercial y tarjetas de crédito a FreshBooks para importar transacciones automáticamente.
Seguimiento de recibos . Tome una foto de un recibo con la aplicación móvil para realizar un seguimiento de sus gastos sin una caja de zapatos llena de papel.
Seguimiento de kilometraje . Registre la conducción en la aplicación para rastrear millas para deducciones y gastos de impuestos. Usted elige permitir el seguimiento de kilometraje solo mientras está en la aplicación, lo que significa que debe abrir la aplicación para rastrear un viaje, o en cualquier momento para que la aplicación registre cualquier viaje que realice y pueda revisar y clasificar cada uno como personal o de negocios.
Gastos recurrentes . Ingrese un gasto y configúrelo como recurrente para realizar un seguimiento de los costos regulares con menos contabilidad.

Seguimiento de tiempo y gastos de QuickBooks

El seguimiento del tiempo de QuickBooks está configurado para la gestión de equipos. Permita que los empleados ingresen y salgan en línea, en un dispositivo móvil o mediante QuickBooks Time Kiosk, un programa que se ejecuta en cualquier computadora o tableta y reemplaza el tradicional reloj de perforación para el trabajo en persona.

Como propietario de una pequeña empresa, puede realizar un seguimiento de los horarios y las hojas de tiempo de los empleados desde la aplicación QuickBooks Time en dispositivos móviles o de escritorio.

La aplicación Time incluye la opción de rastreo por GPS, por lo que puede realizar un seguimiento y coordinarse con los empleados mientras están en el reloj. También incluye una opción de geofencing, que recuerda a los empleados que deben fichar su entrada o salida en las ubicaciones establecidas.

Para realizar un seguimiento de los gastos comerciales, puede conectar QuickBooks a sus cuentas bancarias, tarjetas de crédito, PayPal o Square para realizar un seguimiento y una categorización automáticos. También puede tomar una foto de los recibos cuando está en movimiento y guardarlos y registrarlos en la aplicación móvil.

Teneduría de libros

No más elaboración de hojas de cálculo de Excel para conquistar las finanzas de su empresa y vigilar los ingresos y la rentabilidad. Tanto FreshBooks como QuickBooks ofrecen funciones que rastrean los gastos e ingresos y los convierten en los informes que necesita para mantener su negocio en funcionamiento.

Contabilidad FreshBooks

La contabilidad de doble entrada de FreshBooks identifica y conecta los ingresos y los gastos para ayudarlo a realizar un seguimiento preciso de las ganancias y pérdidas de los proyectos. Puede invitar a su contador a ver los informes directamente en su cuenta de FreshBooks, por lo que es fácil compartir información en la época de los impuestos.

FreshBooks Accounts Payable le permite rastrear fácilmente sus facturas y pagos a proveedores durante todo el año, ejecutar informes de pérdidas y ganancias (P&L) y ver estados de flujo de efectivo para mantenerse al tanto de su contabilidad.

Contabilidad QuickBooks

Con su seguimiento de ingresos y gastos, QuickBooks incluye informes integrados para ayudarlo a realizar un seguimiento de las finanzas de su empresa durante todo el año y en la época de impuestos.

Obtenga información sobre el flujo de efectivo y descripciones generales de los costos del proyecto, obtenga informes de pérdidas y ganancias mensuales, genere balances y vea los gastos en categorías listas para la declaración de impuestos para el año. Permita que el contador acceda a compartir información fácilmente con su contador para obtener ayuda fiscal o información financiera durante todo el año.

Nómina de sueldos

Ya sea que trabaje con contratistas, tenga un solo empleado o emplee un equipo grande, el software de nómina lo ayuda a rastrear y administrar pagos, impuestos y trámites relacionados con el funcionamiento de su negocio.

Nómina FreshBooks

FreshBooks no ofrece administración de nómina nativa, pero se integra con Gusto para nómina, W-2, 1099 y depósito directo. Debe administrar la nómina a través de Gusto y la información se importa automáticamente a sus gastos de FreshBook.

Nómina de QuickBooks

QuickBooks incluye software de nómina incorporado para ayudarlo a manejar la nómina, los formularios W-2, 1099 y el depósito directo, así como beneficios que incluyen 401 (k) sy beneficios de salud.

La nómina de QuickBooks se puede ejecutar automáticamente según los salarios de los empleados o las hojas de tiempo, por lo que no tiene que gastar tiempo ni dinero en la entrada de datos. También calcula, archiva y paga los impuestos federales y estatales sobre la nómina automáticamente para proteger su negocio de una factura fiscal inesperada.

La gestión del inventario

Si tiene un negocio basado en productos, la capacidad de realizar un seguimiento del inventario e integrarlo con su software de contabilidad es una gran ventaja. Una nueva adición a QuickBooks ofrece esta opción, mientras que FreshBooks no la ofrece.

Gestión de inventario de FreshBooks

FreshBooks no ofrece una solución de gestión de inventario.

Gestión de inventario de QuickBooks

Con QuickBooks Commerce, puede crear listados, administrar y cumplir pedidos, rastrear el inventario y automatizar la contabilidad en múltiples plataformas de comercio electrónico, que incluyen:

Espacio cuadrado
WooCommerce
Amazonas
eBay
Shopify
Etsy

El software ayuda a las empresas basadas en productos a mantener los listados actualizados en todas las plataformas, para que no venda en exceso accidentalmente ni se pierda un cambio de precio.

Personalización e integraciones

Todo el software funciona mejor cuando funciona bien con otro software para que pueda configurar procesos que se adapten a sus necesidades comerciales específicas. Tanto FreshBooks como QuickBooks se integran con cientos de otros proveedores de software para ayudarlo a administrar su negocio sin problemas.

Personalizaciones e integraciones de FreshBooks

Personalice y amplíe la utilidad de su cuenta FreshBooks agregando integraciones con docenas de otras aplicaciones comerciales, que incluyen:

HubSpot . Conecta tu cuenta de HubSpot con FreshBooks para importar prospectos ganados como clientes en tu cuenta de FreshBooks y comparte información de pago con HubSpot para evaluar el retorno de la inversión de tus estrategias de marketing.
Zapier . Conecte más de 750 aplicaciones para automatizar todos sus procesos comerciales a través de la aplicación de integración Zapier . Los ejemplos incluyen notificaciones de pagos de Slack, importar clientes de FreshBooks como contactos a una herramienta de gestión de relaciones con clientes (CRM) como Salesforce e importar contactos de MailChimp como clientes de FreshBooks.
Gusto . Realice un seguimiento automático de la nómina como gastos en FreshBooks.
Caja de fondos . Obtenga un anticipo de facturas impagas.

FreshBooks se conecta con una variedad de otras aplicaciones, incluidas Bench, Expensify, Harvest, Mailform, Shopify, RightSignature, Square, Toggl y muchas otras.

Personalizaciones e integraciones de QuickBooks

QuickBooks se integra directamente con más de 650 herramientas comerciales populares que incluyen:

Pagos . Conecte Amazon, PayPal, Square, Shopify y otras plataformas de comercio electrónico para realizar un seguimiento automático de los ingresos de la venta de productos y servicios.
Contabilidad . Conéctese con aplicaciones populares para la gestión de inventario, seguimiento del tiempo e informes financieros.
Prospección de clientes . Integre CRM, incluido el método: CRM y Housecall Pro.
Gestión de proyectos . Utilice Buildertrend para un negocio de construcción y BigTime para empresas de consultoría para administrar proyectos en sus equipos.

QuickBooks también se integra con Zapier, lo que le brinda acceso a un conjunto aún mayor de aplicaciones para la automatización empresarial.

Atención al cliente

Ambas compañías brindan recursos en línea y soporte al cliente, pero FreshBooks es mucho más accesible.

Atención al cliente de FreshBooks

FreshBooks proporciona una sección de soporte de preguntas frecuentes en profundidad en su sitio web para responder casi cualquier pregunta que tenga sobre el uso del software. Para obtener más asistencia para las pequeñas empresas, puede consultar su Centro de recursos y seminarios web .

Para obtener asistencia personalizada, puede hacer una pregunta para obtener una respuesta en línea a través de un chatbot de FreshBooks o llamar al servicio de atención al cliente de lunes a viernes de 8 a. M. A 8 p. M., Hora del Este, al 866-303-6061.

Atención al cliente de QuickBooks

Como parte de una empresa más grande, QuickBooks proporciona amplios recursos de soporte, pero son complejos y difíciles de navegar por el conjunto de productos y servicios de la marca. Puede encontrar respuestas a las preguntas que los clientes han hecho, además de una pequeña selección de artículos de ayuda en su centro de soporte .

Puede obtener ayuda personalizada haciendo preguntas a la comunidad de expertos de QuickBooks en su foro de soporte o iniciando un chat en tiempo real entre las 6 a. M. Y las 6 p. M., Hora del Pacífico, de lunes a viernes. La empresa no proporciona un número de teléfono de servicio al cliente.

Para obtener ayuda con la contabilidad, puede trabajar virtualmente con un contable de QuickBooks en vivo. Ayudan con la configuración, luego brindan contabilidad e informes continuos para su negocio.

Precios

Tanto FreshBooks como QuickBooks ofrecen precios escalonados que le permiten elegir el nivel de servicio que necesita para su negocio. Los niveles de QuickBooks se basan principalmente en las funciones que necesita, mientras que FreshBooks se centra en la cantidad de clientes facturables.

Precios de FreshBooks

FreshBook ofrece planes para personas individuales y pequeñas y medianas empresas.

Los planes de FreshBooks incluyen:

Plan Lite : $ 6 por mes o $ 108 por año. Obtenga hasta cinco clientes facturables con facturas y gastos ilimitados. Los correos electrónicos de los clientes incluirán la marca FreshBooks.
Plan Plus : $ 10 por mes o $ 180 por año, más $ 10 por mes por miembro del equipo. Obtenga hasta 50 clientes facturables con facturas, gastos y propuestas ilimitados. Obtenga acceso a facturas recurrentes, seguimiento automático de gastos, informes contables, conciliación bancaria y uso compartido de contadores en su cuenta de FreshBooks.
Plan Premium : $ 20 por mes o $ 360 por año, más $ 10 por mes por usuario. Obtenga hasta 500 clientes facturables con todo incluido en Plus, así como correos electrónicos personalizados y automatizados y cuentas por pagar.
Plan Select : una cuenta empresarial con precios personalizados, un administrador de cuenta dedicado y tarifas de transacción de tarjeta de crédito más bajas.

Precios de QuickBooks

El conjunto de productos QuickBooks también viene con estructuras de tarifas y precios para una variedad de necesidades comerciales.

Los planes de QuickBooks Online incluyen:

Plan para autónomos : $ 15 por mes. Para los autónomos, este plan le permite realizar un seguimiento de los ingresos y gastos, facturar y recibir pagos, estimar impuestos trimestrales y ejecutar informes básicos.
Plan de inicio simple : $ 25 por mes. Las nuevas pequeñas empresas pueden realizar un seguimiento de los ingresos y gastos, facturar y recibir pagos, gestionar el flujo de caja, enviar estimaciones, realizar un seguimiento de las ventas y los impuestos sobre las ventas y gestionar a los contratistas que no son empleados .
Plan Plus : $ 70 por mes. Las empresas con equipos pequeños pueden hacer todo lo que incluye Simple Start, además de administrar y pagar facturas, seguimiento del tiempo de los empleados y seguimiento del inventario. El plan incluye acceso para hasta cinco gerentes.
Plan avanzado : $ 150 por mes. Las pequeñas y medianas empresas obtienen soporte personalizado para las cuentas, además de análisis comerciales avanzados, flujos de trabajo automatizados y hasta 25 usuarios.

Todos los planes, excepto los de autónomos, incluyen la opción de agregar una sesión de configuración con un contable en vivo por una tarifa única de $ 50.

Cuando se registra, tiene la opción de agregar Nómina a su plan por una tarifa mensual adicional, o puede comprar y usar Nómina independientemente del software de contabilidad QuickBooks:

Nómina básica : $ 45 + $ 4 por empleado por mes. Acceda a la gestión de beneficios y nómina de servicio completo para empleados y contratistas.
Prima de nómina : $ 75 + $ 8 por empleado por mes. Acceda a funciones adicionales que incluyen depósito directo el mismo día, administración de compensación de trabajadores y seguimiento de tiempo móvil con GPS y geofencing.
Nómina Elite : $ 125 + $ 12 por empleado por mes. Obtenga soporte personalizado de productos expertos y un asesor personal de recursos humanos junto con sus funciones de nómina.

QuickBooks Commerce también viene con su propia tarifa mensual: $ 150 por mes, aunque los nuevos clientes pueden pagar solo $ 20 por mes durante los primeros 12 meses. Debe comprar un plan de QuickBooks Online de contabilidad para usar QuickBooks Commerce.

El veredicto: ¿Debería elegir FreshBooks o QuickBooks?

En la superficie, FreshBooks y QuickBooks parecen ofrecer servicios similares: contabilidad para pequeñas empresas. Aunque muchas de sus características son similares, cada una atrae a un tipo diferente de propietario de negocio.

Debería utilizar FreshBooks si …

FreshBooks encaja mejor si:

Eres autónomo . Los precios de FreshBooks son mucho más amigables para los propietarios de negocios individuales , contratistas independientes y negocios desde el hogar que los de QuickBooks, y el software más simple les brinda a los autónomos justo lo que necesitan sin complicaciones innecesarias.
Ejecuta una empresa basada en servicios en línea . Los precios y las características de FreshBooks se adaptan bien a los proveedores de servicios individuales o las agencias pequeñas que trabajan con los contratistas de manera virtual para brindar servicios de creación de contenido o de consultoría.
Rara vez trabaja con empleados . FreshBooks no ofrece una solución de nómina nativa, por lo que administrar la nómina y los beneficios con el software requiere una integración que podría resultar costosa o complicada. Sin embargo, puede admitir pagos simples y contabilidad para contratistas.
Su negocio es nuevo y pequeño . Para las nuevas pequeñas empresas sin nóminas complicadas o necesidades de inventario, FreshBooks es una solución de contabilidad sencilla y asequible.

Debería utilizar QuickBooks si …

QuickBooks se adapta mejor si:

Dirige un negocio basado en productos . QuickBooks Commerce lo ayuda a administrar listados e inventario para el comercio electrónico, y sus opciones de pago en persona le facilitan el pago cuando vende productos en persona dondequiera que se encuentre.
Dirige un negocio en persona con los empleados . Ya sea que se encuentre en el comercio minorista, la construcción o la terapia de masajes, las soluciones de seguimiento del tiempo de QuickBooks lo ayudan a administrar a los empleados en la tienda o en el campo.
Eres una empresa mediana o en crecimiento . QuickBooks ofrece el nivel de soporte que necesitan las pequeñas y medianas empresas establecidas desde hace mucho tiempo, con más funciones escalables y de personalización.

Ambos son geniales si …

Tanto FreshBooks como QuickBooks son excelentes opciones si …

Quiere ahorrar tiempo en la contabilidad . El uso de software de contabilidad y teneduría de libros en línea automatiza e integra la facturación, los pagos, el seguimiento de ingresos, el seguimiento de gastos, las hojas de asistencia y los informes financieros, para que pueda dedicar más tiempo y recursos a la gestión de su negocio.
Quiere que le sea más fácil que le paguen . Con una variedad de opciones de pago en línea integradas, tanto FreshBooks como QuickBooks facilitan el cobro de pagos de clientes y clientes sin problemas para ellos o para usted.
Quiere tomar decisiones basadas en datos sobre su negocio . Sin un contador dedicado, hacer cara o cruz con el dinero que entra y sale de su negocio puede ser complicado y podría dejar dinero sobre la mesa. FreshBooks y QuickBooks incluyen informes integrados que le muestran los ingresos, los gastos y la rentabilidad, para que pueda tomar mejores decisiones.

Conclusiones finales

Para satisfacer una amplia gama de estilos y necesidades comerciales, el software de contabilidad viene con una amplia variedad de características y precios. Lo que es mejor para su negocio depende del tipo de trabajo que haga, dónde trabaje, con quién trabaje y qué tan grande sea su negocio.

QuickBooks es un sombrero viejo en el mundo de la contabilidad. El software ha existido desde la década de 1980, cuando solo estaba disponible como software de escritorio. Ha crecido y evolucionado durante casi cuatro décadas para adaptarse a las necesidades emergentes de los negocios en línea. Pero sigue siendo el mejor software disponible para las pequeñas empresas tradicionales y locales que lo usaban antes de que surgieran las empresas en línea: vendedores de productos, tiendas minoristas, construcción y consultoría.

FreshBooks es un actor más nuevo en el espacio, se lanzó en 2004 y responde a la necesidad de una solución de contabilidad más simple y asequible para el creciente grupo de trabajadores autónomos y microempresas que venden servicios en línea. Elimina la grasa que sirve a las tiendas físicas y proporciona una forma simple y fácil de usar para que estas pequeñas empresas e individuos administren profesionalmente sus finanzas sin atascarse en hojas de cálculo.

Ambas son las mejores opciones con sus respectivas audiencias objetivo, pero sus audiencias son significativamente diferentes. Considere las necesidades de su negocio y revise las características y costos de cada uno para determinar cuál es el mejor para usted.