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8 tipos de registros que los autónomos deben mantener para los clientes y para los impuestos

Trabajar independientemente es una práctica antigua. El término “autónomo” se originó a principios del siglo XIX y se refería a los guerreros medievales que ofrecían sus servicios a sueldo, es decir, sus habilidades en el combate. Las lanzas eran un arma de elección popular durante este tiempo, por lo que cuando tu lanza estaba libre de un contrato y estabas disponible para contratar un nuevo cliente, se te consideraba un free lance.

El concepto de autónomo resistió la prueba del tiempo y ahora es una forma popular y reconocida de emprendimiento. Y ya no se limita a los caballeros y mercenarios. Los escritores, editores, desarrolladores de software, diseñadores, contables y muchos otros profesionales independientes ofrecen sus servicios por contrato en una economía de conciertos en constante expansión .

En el mundo moderno, los autónomos necesitan realizar un seguimiento de mucho más papeleo que sus contrapartes medievales. Desde cotizaciones y contratos hasta facturas y recibos, estos son los registros más importantes que debe administrar para garantizar que su pequeña empresa funcione sin problemas.

Mantenimiento de registros autónomo

Los registros de autónomos se pueden dividir en dos categorías principales: basados en clientes y financieros. Los registros basados en el cliente son documentos que describen su relación, comunicaciones o trabajo con un cliente, mientras que los registros financieros consisten en el papeleo que utiliza para completar sus impuestos y realizar un seguimiento de sus ingresos, como recibos y facturas.

Registros independientes basados en el cliente para mantener

Los registros de autónomos basados en el cliente se componen de materiales que definen su relación laboral con un cliente. No son necesariamente esenciales para fines fiscales, pero es útil tenerlos a mano en caso de que necesite consultarlos en caso de una disputa o falta de comunicación. Los registros importantes de autónomos basados en clientes incluyen:

1. Cotizaciones y propuestas

Las cotizaciones y propuestas son lo que envía a un cliente antes de decidir si firman un contrato juntos. Básicamente, es como poner un precio a los servicios que un cliente potencial ha solicitado. Debe incluir:

Un resumen de los servicios que ha solicitado un cliente.
El costo total, incluso si se basa en una tarifa única o en una tarifa por hora
Cuánto tiempo es válida la cotización

Mantener cotizaciones y propuestas es fundamental porque te ayudan a gestionar y mantener las relaciones con los clientes. Por ejemplo, si el cliente decide seguir adelante con un contrato pero luego solicita servicios que están fuera de su propuesta inicial, consultar la cotización original es una buena manera de mantener el proyecto dentro del alcance o negociar una tarifa mayor.

2. Contratos

Los contratos son una parte importante de los registros de cualquier profesional independiente. Se utilizan para establecer las responsabilidades legales y financieras tanto del contratista independiente como del cliente, así como los términos de su relación comercial. La mayoría de los contratos de autónomos incluyen:

Detalles del servicio
Tarifa de pago
Información del cliente y del contratista
Quién es responsable de pagar los impuestos
Cómo se manejarán los gastos comerciales

Debe mantener un registro de cualquier contrato que firme con un cliente para ayudarlo a aclarar y definir sus expectativas y obligaciones antes de emprender cualquier trabajo en conjunto. Los contratos se pueden utilizar en el futuro para resolver disputas, renegociar los términos y finalizar o renovar las relaciones laborales.

3. Copias de su trabajo independiente

Aunque un proyecto puede estar completo una vez que lo envía a un cliente, sigue siendo útil mantener su trabajo terminado. Ya sea para un cliente actual o pasado, parte de su trabajo se puede utilizar:

En su portafolio o en su sitio web
En sus cuentas profesionales de redes sociales, como LinkedIn
Para futuras actualizaciones, mejoras o remakes
Al solicitar un premio o reconocimiento relacionado con la industria
Como prueba de que completó y envió el trabajo a un cliente.

Mantener un registro del trabajo actual y pasado garantiza que, si alguna vez necesita realizar cambios, no tendrá que empezar de cero. Y también le brinda la oportunidad de reforzar su experiencia laboral sirviendo como un ejemplo que puede mostrar a futuros clientes y empleadores. Solo asegúrese de que no haya nada en la sección de derechos de autor de su contrato o cláusulas de no divulgación que le impidan usar o compartir su trabajo en el futuro.

4. Comunicaciones con el cliente

Los correos electrónicos, los mensajes de texto y los correos electrónicos de los clientes son todos registros útiles para mantener. Documentan los cambios en los alcances, las tasas y las expectativas del proyecto, creando un rastro de papel claro y consistente. Estos registros aseguran que usted y un cliente permanezcan en la misma página y puedan respaldarlo en caso de falta de pago o desacuerdo.

Incluso si su cliente prefiere revisar los detalles del proyecto por teléfono, tome notas y envíe un correo electrónico o envíe un mensaje de texto con un resumen después de colgar. Tener un registro de las comunicaciones con los clientes mantiene los proyectos en marcha y soluciona cualquier problema potencial desde el principio para que no tenga que navegar por una falta de comunicación después de haber hecho el trabajo.

Además, si alguna vez se encuentra en medio de una disputa legal, tener un registro completo en papel le proporcionará documentación a la que recurrir.

Registros financieros independientes para mantener

Los registros financieros entran en juego cuando llega la temporada de impuestos, pero también son útiles para evaluar cuestiones como los precios, la carga de trabajo y la viabilidad de su negocio independiente. Estos son algunos de los registros financieros más importantes que debe mantener como propietario independiente de una pequeña empresa.

5. Hojas de seguimiento de tiempo y trabajo

Ya sea que sus clientes lo soliciten o no, el seguimiento del tiempo lo ayuda a determinar cuánto trabajo está invirtiendo en un proyecto en comparación con cuánto le pagan. Como autónomo, esta información le ayuda a gestionar sus tarifas y las expectativas de sus clientes, mejorando la precisión de las cotizaciones y facturas que proporciona.

Dependiendo de cómo facture a sus clientes, puede realizar un seguimiento de su tiempo hasta el minuto, o simplemente puede cobrar una cierta cantidad por entrega. Pero saber cuánto tiempo dedicó a una tarea en comparación con cuánto le pagaron es una excelente manera de mantenerse al tanto de su rentabilidad y asegurarse de que no se está socavando.

También puede informar cualquier hoja de precios que haga en el futuro. Por ejemplo, la primera vez que asume una tarea, es posible que no sepa cuánto tiempo le llevará completar o cuánto cotizar. Pero después de haberlo hecho varias veces, tendrá una mejor idea de cuál es su precio. Puede crear una hoja de precios simple basada en los servicios más comunes que brinda y su precio por hora o por proyecto.

La próxima vez que un cliente le solicite el mismo servicio, puede consultar su hoja de precios para determinar un costo base y personalizarlo para el cliente.

6. Facturas de clientes

Las facturas son uno de los documentos independientes más importantes que utiliza. Detallan el trabajo completado, les dicen a los clientes cuánto pagar y, cuando se suman, le dan su salario. Son útiles para calcular los impuestos sobre el trabajo por cuenta propia y presentar su declaración de impuestos con el IRS también porque gran parte de la información que necesitará para completar sus impuestos se puede encontrar en sus facturas.

Generalmente, las facturas deben incluir:

Una lista detallada de servicios
El monto total adeudado
Cómo realizar un pago
Una fecha de vencimiento del pago

Registrar todas las facturas que envía a los clientes es una de las tareas contables más importantes de las pequeñas empresas que debe controlar. Las facturas son esenciales para documentar los ingresos dentro de un año fiscal y le ayudan a rastrear a los clientes que no cumplen con los plazos de pago o que no pagan en absoluto. Cuando utiliza un software de facturación de una empresa como Freshbooks , todo es digital, lo que hace que todo el proceso sea mucho más simple.

Mantener las facturas también demuestra su crecimiento mes tras mes y año tras año, lo que muestra qué tan bien le está yendo a su negocio en general. Esta información es útil cuando se trata de decidir si contratar nuevos clientes, aumentar sus tarifas o cuándo convertir su actividad secundaria en un trabajo de tiempo completo.

7. Recibos de pago

Cada vez que un cliente le paga, debe documentar cómo y cuándo se realizó el pago, así como el monto en dólares. Los recibos de pago le permiten rastrear quién le ha pagado y quién está atrasado, mostrándole cuándo enviar un recordatorio de pago o cuándo emprender acciones legales.

Como trabajador autónomo, debe estar al tanto de los pagos para asegurarse de tener suficientes ingresos para pagar sus facturas y mantenerse a flote. Si no lo hace, podría terminar trabajando accidentalmente de forma gratuita.

Saber cuántos ingresos imponibles obtuvo en un año también es necesario al completar sus impuestos. La facturación solo le dirá cuánto debería haber ganado en función de los servicios que brindó, no cuánto le pagaron realmente sus clientes.

8. Recibos de gastos

Los autónomos deben realizar un seguimiento de sus gastos comerciales para poder contabilizarlos en sus declaraciones de impuestos sobre la renta. Muchos califican como deducciones de impuestos , lo que los hace aún más importantes de registrar y rastrear. Por ejemplo, si trabaja por cuenta propia, guarde los recibos de:

Viajes y kilometraje relacionados con el trabajo
Gastos de desarrollo profesional
Software de contabilidad y teneduría de libros
Software, programas y plataformas relacionados con el trabajo
Hardware, como una computadora portátil o un teléfono
Seguro de salud
Seguro de negocio
Publicidad
Alojamiento de sitios web y su cliente de correo electrónico
Muebles de oficina
Extractos bancarios y de tarjetas de crédito
Alquiler de oficina

Si aún no tiene una, considere abrir una cuenta bancaria para su negocio . Uno de nuestros favoritos es de Bluevine . De esa manera, puede realizar un seguimiento de sus ingresos y gastos en un solo lugar sin tener que separarlos de las compras personales o los ingresos del hogar.

Los autónomos que trabajan desde casa también pueden ahorrar facturas por los servicios que le ayudan a mantener y administrar su negocio desde casa, como los servicios públicos, Internet y el servicio telefónico.

Cómo realizar un seguimiento de los registros de autónomos

Algunos autónomos eligen realizar un seguimiento de todos estos registros comerciales por su cuenta mediante el uso de una combinación de diferentes métodos, mientras que otros usan software para hacer el trabajo pesado por ellos. De cualquier manera, se recomienda encarecidamente que mantenga registros electrónicos en lugar de registros en papel siempre que sea posible, y considere usar una copia de seguridad como un servicio en la nube o un disco duro externo.

Hacer un seguimiento de los registros de autónomos usted mismo

Si decide administrar sus propios registros de autónomos, aún necesitará usar algunas herramientas para hacerlo. Por ejemplo, según lo que ofrezca y lo que rastree, puede usar:

Microsoft Word y Excel
Google Docs , Sheets y Drive
Un cliente de correo electrónico como Outlook o Gmail
OneDrive , Google Cloud o Dropbox

Puede utilizar estas herramientas para crear contratos y facturas, realizar un seguimiento manual del tiempo y los gastos y documentar las comunicaciones con los clientes. Tanto Microsoft como Google ofrecen plantillas gratuitas que puede utilizar para crear presupuestos y facturas, así como algunos otros documentos de respaldo.

Software para mantenimiento de registros autónomos

Si no tiene el tiempo o no desea administrar sus propios registros, existe una variedad de plataformas de software entre las que puede elegir. A continuación, se muestran algunos sistemas de mantenimiento de registros populares que puede examinar.

Wave Financial

Wave ofrece seguimiento de contabilidad, facturación, pagos y recibos para autónomos y propietarios de pequeñas empresas. La contabilidad básica, las facturas y los recibos están disponibles para su uso de forma gratuita, mientras que los servicios adicionales se facturan por uso o mensualmente.

Quickbooks

Quickbooks ofrece una suscripción independiente que proporciona seguimiento de ingresos y gastos, facturación, pagos y más. Es una opción popular que se integra con una variedad de otras plataformas para ayudarlo a administrar sin problemas su negocio independiente. Los precios comienzan en $ 15 por mes.

Freshbooks

Freshbooks ofrece a los autónomos una plataforma intuitiva para administrar facturas, estimaciones, seguimiento del tiempo y gastos, e incluye una variedad de otras características para ayudar con el mantenimiento de registros. Freshbooks proporciona un enfoque todo en uno que permite a los autónomos aceptar pagos con tarjeta de crédito y realizar un seguimiento del kilometraje, así como administrar clientes y completar la contabilidad básica. El precio comienza en $ 4.50 por mes para el plan Lite.

Bonsai

Bonsai es una excelente opción para cualquier persona que necesite un paquete de productos para administrar todo, desde contratos y facturas hasta contabilidad y pagos. También ofrece seguimiento del tiempo, seguimiento de tareas, estimación de pago de impuestos y una variedad de plantillas que puede utilizar para contratos, cotizaciones y propuestas. Los precios comienzan en $ 19 por mes.

Conclusiones finales

Se necesita mucho trabajo para tener éxito como autónomo , pero muchos creen que la libertad creativa, el equilibrio entre la vida laboral y personal y la autonomía hacen que valga la pena perseguirlo. Es importante que mantenga buenos registros, organice los documentos de sus clientes y se mantenga al tanto de su papeleo. Después de todo, parte de hacer negocios como autónomo significa asumir tareas y deberes administrativos que de otro modo quedarían inconclusos.

Mantenga sus registros actualizados y en buen estado por su cuenta o usando software para asegurarse de que su negocio independiente funcione sin problemas.