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Cómo ahorrar dinero en viajes de negocios: 21 ideas para reducir los costos de viaje

No importa si es un ejecutivo de una gran corporación o el propietario de una pequeña empresa . Es probable que a veces tengas que viajar por trabajo.

Los viajes de negocios también se están volviendo más comunes. Según Statista , el gasto en viajes de negocios en todo el mundo se ha más que duplicado desde el 2000. Si bien el gasto ha disminuido recientemente debido a la pandemia de COVID-19 , viajar por trabajo sigue siendo una realidad para algunos y debería eventualmente recuperarse.

Los viajes de negocios a menudo implican viajes internacionales o viajes nacionales importantes. Las ferias comerciales, conferencias, eventos de networking y conocer nuevos clientes pueden requerir que tome un vuelo para hacer negocios en una nueva ciudad o país. Con pasajes aéreos, costos de hotel, transporte y gastos generales de viaje, los costos aumentan rápidamente.

Si desea ahorrar dinero en viajes de negocios, está de suerte. Existen numerosas formas de reducir los gastos de viaje más allá de la reserva económica.

Ahorrar dinero en pasajes aéreos comerciales

De todos los gastos de viajes de negocios, el pasaje aéreo suele ser el más costoso. Reservar vuelos con anticipación y apegarse a la economía son las dos formas más sencillas de reducir los costos de viaje. Pero hay otras formas de encontrar vuelos baratos y reducir los costos de los pasajes aéreos.

1. Reserve vuelos baratos y con descuento

Si está tratando de ahorrar en viajes de negocios, reservar vuelos con anticipación es la mejor manera de encontrar ofertas. Los vuelos de última hora suelen ser caros y cuanto más tiempo tenga para comparar precios, mejor.

Pero ese no es el único truco que puede utilizar para encontrar opciones de vuelos baratos.

Reserve vuelos con escalas, siempre que los ahorros valgan el tiempo de viaje adicional.
Utilice motores de búsqueda de aerolíneas como Expedia , Travelocity y CheapOair para encontrar tarifas aéreas de bajo costo.
Pruebe con aeropuertos alternativos a su aeropuerto más cercano si tienen precios más bajos.
Reserve directamente a través de una aerolínea, ya que algunas aerolíneas no aparecen en los motores de búsqueda de aerolíneas.
Tome un vuelo de ojos rojos (nocturno).

También puede llevar la planificación de viajes un paso más allá y posiblemente obtener vuelos gratis o descuentos importantes. Una estrategia popular es comprar millas aéreas durante una promoción, que básicamente consiste en comprar un vuelo futuro con descuento. También puede ganar millas aéreas sin una tarjeta de crédito abriendo una cuenta de Bask Bank o incluso participando en grupos focales .

Siempre que busque ofertas en sitios de viajes y permanezca flexible, no hay ninguna razón por la que su próximo vuelo de negocios deba ser de precio completo.

2. Evite las tarifas de las aerolíneas

Encontrar billetes de avión baratos es una forma eficaz de reducir los costes de viaje. Sin embargo, si no tiene cuidado, las tarifas aéreas innecesarias pueden convertir un viaje que de otra manera sería frugal en un gasto comercial significativo.

La mejor manera de evitar las tarifas de las aerolíneas es leer atentamente la letra pequeña y ceñirse a la aerolínea adecuada. Algunas aerolíneas, como Southwest y United, generalmente son indulgentes con las tarifas de equipaje documentado y el equipaje de mano, y a veces puede evitar pagar por estas comodidades por completo.

Si su aerolínea cobra por el equipaje facturado, considere viajar con poco equipaje y solo traer un equipaje de mano. Si necesita una maleta para empacar ropa de negocios, use una báscula de equipaje para pesar su bolso en casa y evitar pagar por exceso de peso.

Por último, resista a pagar las tarifas de la aerolínea, como el embarque temprano o la elección de su asiento, si no es exigente con el asiento del pasillo o la ventana. Estos suenan como lujos, pero estos gastos se acumulan rápidamente y no necesariamente mejoran la calidad de su vuelo.

3. Evite el estacionamiento en el aeropuerto

Otro gasto común de viaje al aeropuerto es el estacionamiento. Si viaja durante una semana o más, el costo diario del estacionamiento en el aeropuerto se suma. Por ejemplo, en el Aeropuerto Internacional John F. Kennedy en Nueva York, 24 horas de estacionamiento cuestan $ 18 en el lote económico, lo que significa que siete días de estacionamiento son $ 126 adicionales.

Afortunadamente, puede evitar las tarifas de estacionamiento por completo. Un método es tomar un Uber o Lyft al aeropuerto. Alternativamente, hacer que un compañero de trabajo o un miembro de la familia lo deje es su siguiente mejor opción. El transporte público también vale la pena el tiempo extra si le ahorra las costosas tarifas diarias de estacionamiento.

4. Reserve a través de sitios web de recompensas

Reservar su vuelo y hotel a través de un sitio web de recompensas le ayuda a ahorrar dinero en vacaciones y viajes personales. Pero el sitio web adecuado también puede reducir los gastos de viajes de negocios.

Rakuten le permite ganar dinero en efectivo por comprar en miles de socios. Crear una cuenta es gratis y una vez que compra en un socio elegible, gana dinero en efectivo en su cuenta. Le pagan trimestralmente siempre que su cuenta tenga $ 5, lo cual es fácil de hacer si obtiene un reembolso en efectivo en un vuelo o una estadía en el hotel.

Rakuten tiene numerosos socios de viaje, que incluyen:

Travelocity
CheapOair
OneTravel
Cheapair
Orbitz
Priceline
Holiday Inn
Extended Stay America
Hoteles.com

Rakuten también tiene socios que no viajan y que puede utilizar para ahorrar aún más dinero. Por ejemplo, le permite ganar hasta un 5% de reembolso en efectivo en miles de restaurantes, lo que le ayuda a ahorrar si sale a comer o lleva a los clientes a comer. Además, Rakuten se asocia con empresas de suministros de oficina, imprentas y minoristas de electrónica, por lo que puede ahorrar en una variedad de gastos relacionados con el negocio.

Puede parecer extraño utilizar un sitio web de recompensas para gastos comerciales. Pero si está tratando de reducir costos, cada pequeño ahorro cuenta.

Lea nuestra revisión de Rakuten para obtener más información.

5. Utilice siempre una tarjeta de crédito Travel Rewards

Si es un viajero de negocios frecuente, necesita una tarjeta de crédito Travel Rewards . Por lo general, estas tarjetas le permiten ganar puntos para gastos relacionados con viajes, como vuelos y compras a bordo, junto con los gastos diarios.

A menudo, puede canjear puntos por vuelos con descuento e incluso tarifas aéreas gratuitas si acumula suficientes puntos. Además, muchas tarjetas de crédito con recompensas de viaje ofrecen beneficios adicionales como descuentos en hoteles, embarque prioritario y acceso a las salas de espera del aeropuerto.

Las tarjetas de crédito de recompensas de viaje populares incluyen:

Tarjeta de reserva Chase Sapphire : gane un bono de viaje de $ 750 por gastar $ 4,000 en sus primeros tres meses; Crédito de viaje anual de $ 300; puntos triples en viajes y comidas; beneficios como pérdida de equipaje y cobertura de cancelación de viaje; Cuota anual de $ 550
Tarjeta American Express Platinum : gane un bono de $ 750 por gastar $ 5,000 en sus primeros tres meses; Crédito de tarifa de aerolínea anual de $ 200; quintuplicar puntos en vuelos y hoteles prepago; $ 200 de ahorro anual en viajes de Uber y entrega de comida; varias mejoras y descuentos de hotel; Cuota anual de $ 550
Tarjeta preferida Chase Sapphire : gane 100,000 puntos Ultimate Reward por gastar $ 4,000 en sus primeros tres meses; puntos dobles en viajes y cenas; puntos quíntuples en viajes de Lyft; beneficios como pérdida de equipaje y cobertura de cancelación de viaje; Cuota anual de $ 95

Hay otras opciones de tarjetas de crédito para viajes, incluidas las lucrativas tarjetas de crédito con devolución de efectivo . Si es propietario de un negocio, también puede buscar tarjetas de crédito para pequeñas empresas como la tarjeta de crédito Chase Ink Business Preferred . Esta tarjeta tiene numerosos beneficios de viaje y un impresionante bono de apertura de cuenta de $ 1,250 si gasta al menos $ 15,000 dentro de los primeros tres meses de convertirse en titular de la tarjeta.

Idealmente, su tarjeta de crédito debería ofrecer suficientes beneficios de viaje y otras recompensas para ayudarlo a ahorrar dinero incluso con la tarifa anual.

Ahorrar dinero en alojamiento

Encontrar un hotel o un alquiler agradables puede ayudar a fomentar un viaje de negocios exitoso. Idealmente, la ubicación está cerca de los clientes o de cualquier evento al que deba asistir y tenga un amplio acceso a los restaurantes para las reuniones de los clientes. En última instancia, desea lograr un equilibrio entre comodidad, conveniencia y asequibilidad.

Eso puede ser difícil de hacer bien. En el peor de los casos, el desempeño de los empleados se ve afectado por la ubicación o simplemente por ser demasiado barato al reservar. Por otro lado, quedarse siempre con las suites de lujo de 5 estrellas no es rentable.

Al igual que con los pasajes aéreos, hay varios consejos que puede utilizar para reducir cuánto gasta en alojamiento.

6. Negociar con hoteles

Como viajero independiente, llamar a un hotel y negociar los precios de las habitaciones no siempre es factible. Pero los viajeros de negocios tienen una ligera ventaja, especialmente cuando viajan en grupos más grandes.

Las cadenas de hoteles quieren incentivar las visitas de los viajeros de negocios porque es un negocio confiable y repetitivo. Si sale de la ciudad para asistir a una conferencia o reunión, tómese el tiempo para llamar a los hoteles cercanos para ver qué pueden ofrecer.

Si se trata de un viaje frecuente y planea regresar regularmente, avísele al hotel. Es posible que descubra que el gerente está dispuesto a reducir el precio de su habitación o al menos ofrecerle una actualización gratuita para mantenerlo feliz.

7. Prueba Dosh Travel

Dosh es una popular aplicación de recompensas de devolución de efectivo que le paga por comprar en cientos de socios. Una vez que vincula una tarjeta de crédito o débito a Dosh, automáticamente gana por comprar en minoristas elegibles. Eso es diferente de aplicaciones como Ibotta que requieren que preseleccione las ofertas antes de comprar.

Dosh trabaja con decenas de empresas, entre las que se incluyen:

Walmart
Pizza Hut
Sephora
Macy’s
Uber
Marina antigua

Actualmente, puede ganar con Dosh en más de 100,000 tiendas en los Estados Unidos. Sin embargo, Dosh también es una forma de ahorrar dinero en su próximo viaje de negocios.

Con Dosh Travel , puede ganar hasta un 40% de reembolso en efectivo por reservar un hotel a través de la aplicación. Dosh trabaja con más de 600.000 hoteles en todo el mundo, por lo que no hay escasez de opciones.

Necesita al menos $ 25 para retirar su saldo, pero una sola estadía en un hotel puede ganar fácilmente esta cantidad. Además, Dosh se asocia con restaurantes locales y Uber Eats, por lo que puede ahorrar dinero sacando clientes y alimentando a sus empleados. Con socios como Walmart y Office Depot, también puede ganar dinero en efectivo por comprar suministros de oficina, lo que puede ayudarlo a alcanzar los $ 25 más rápido.

Lea nuestra revisión de la aplicación Dosh para obtener más información.

8. Piense en Airbnb

Si su empresa viaja con varios empleados, es probable que todos necesiten su propia habitación. En última instancia, eso significa una factura de hotel sustancial, incluso si negocia precios o encuentra un trato.

Antes de gastar miles de dólares en varias habitaciones de hotel, busque los alojamientos de negocios de Airbnb . La plataforma ha crecido más allá de los alquileres vacacionales, y puede encontrar casas y hoteles boutique de primera categoría que también tienen espacios de trabajo colaborativos. Además, los listados de Airbnb también mencionan actividades y atracciones cercanas que puede utilizar para la formación de equipos.

Airbnb no siempre es más barato que los hoteles, pero es probable que los grupos grandes ahorren dinero. Incluso cuando se tienen en cuenta los gastos de limpieza y las tarifas de servicio, Airbnb tiene unos precios nocturnos notablemente bajos. Además, puede negociar con los anfitriones para obtener un precio más bajo, y sus comodidades probablemente sean mejores que una sola habitación de hotel.

Si desea ahorrar dinero y aumentar su comodidad, sin duda vale la pena utilizar Airbnb para su próximo viaje de negocios.

Ahorrar dinero en alimentos

Es una práctica estándar que los empleadores paguen las comidas de los empleados durante los viajes de negocios. Y llevar a los clientes y clientes potenciales a comer y beber es común durante los viajes de negocios. Pero los gastos como las cenas de los clientes y el catering para su equipo se acumulan rápidamente a menos que implemente algunos consejos para ahorrar dinero en los costos de los alimentos.

9. Programar reuniones para el desayuno y el almuerzo

La práctica de beber y cenar existe por una buena razón. Para las relaciones existentes, sacar a los clientes les demuestra que aprecias su negocio. Del mismo modo, llevar a un cliente potencial a comer y beber ayuda a establecer una relación más personal y le permite hablar de negocios en un entorno menos formal.

Sin embargo, la cena es casi siempre más cara que el desayuno o el almuerzo. Si invitas a un cliente a una cena agradable con un plato principal y bebidas, fácilmente podrías gastar $ 100 o más por la comida, dependiendo de a dónde vayas y cuántos comensales tengas.

Por ejemplo, en Scarpetta , un popular restaurante italiano en la ciudad de Nueva York, la mayoría de los platos principales para la cena oscilan entre $ 30 y $ 45. Si agrega dos bebidas y un aperitivo, son otros $ 50 aproximadamente para su factura. Con una propina del 18%, está pagando alrededor de $ 140 por la cena solo para usted y un cliente. Cuando multiplica eso por varias cenas durante un viaje de negocios, los gastos se acumulan rápidamente.

Para ahorrar dinero en las comidas de los clientes, programe reuniones para el desayuno o el almuerzo. El menú de brunch en Scarpetta, que se extiende hasta las 3 pm, es notablemente más barato que el menú de la cena, y la mayoría de los platos principales cuestan $ 18. Incluso con bebidas, brunch o cenas a la hora del almuerzo, es probable que su factura baje a alrededor de $ 80, lo que le permite ahorrar más del 40% en su comida con un cliente.

Para el desayuno, también puede encontrar restaurantes y cafés de moda adecuados para reuniones con clientes, como La Parisienne , donde una reunión de desayuno para dos cuesta entre $ 40 y $ 50.

No tiene que ir a restaurantes de comida rápida para ahorrar dinero en llevar a los clientes. En su lugar, busque varios restaurantes con menús de desayuno y almuerzo asequibles en la ciudad a la que viaja para tener algunas opciones.

10. Utilice los servicios corporativos de entrega de comidas

También es posible que deba alimentar a su equipo en viajes de negocios. Para eso, puede ahorrar aún más utilizando servicios corporativos de entrega de alimentos en lugar de empresas de catering, reembolsos que consumen mucho tiempo o asignaciones diarias en efectivo.

Por ejemplo, si está organizando un evento de equipo, intente usar DoorDash for Work para pedir la comida de todos. Las ventajas de DoorDash for Work incluyen:

Sin gastos de envío
Tarifas de servicio más bajas
Pedidos grupales fáciles de crear
Límites de gasto y opciones de reembolso para permitir que los empleados gasten sus comidas

Uber Eats también tiene una opción corporativa que permite a los miembros del equipo realizar pedidos grupales. Como empleador, puede crear reglas como estipendios y horas durante las cuales cubre los gastos de los empleados.

11. Busque por delante uniones de comida baratas

A menudo, si reserva alojamiento en el distrito comercial del centro de una ciudad, se encontrará rodeado de restaurantes y bares caros. Pero si se encuentra a una milla o más del centro de la ciudad, probablemente pueda encontrar restaurantes más baratos que aún sean adecuados para reuniones de clientes y cenas de empleados.

Al reservar alojamiento, explore el área en busca de restaurantes asequibles y supermercados cercanos. También debe buscar restaurantes rápidos y baratos o incluso camiones de comida que estén cerca. Eso es especialmente útil si asiste a ferias comerciales o eventos y solo tiene tiempo para un bocado rápido durante una pausa del día.

12. Reserva alojamiento apto para cocinar

No necesita un hotel con cocina completa para viajes de negocios. Pero tener un microondas y una estufa pequeña significa que usted y sus empleados pueden cocinar algunas comidas en lugar de depender de los servicios de alimentos del hotel y comer fuera de casa constantemente (una bendición para aquellos con dietas especiales o con alergias o restricciones alimentarias).

Los ahorros pueden acumularse rápidamente. Por ejemplo, si reserva una habitación con estufa, puede preparar un desayuno rápido con huevos y tostadas en lugar de salir a comer todas las mañanas. Eso significa que está gastando de $ 1 a $ 2 como máximo para el desayuno en lugar de $ 10 a $ 20 para salir. Sin embargo, si el costo de la habitación es significativamente más caro que el de una habitación sin cocina, es probable que los ahorros no valgan la pena, así que considere el impacto potencial de los ahorros en alimentos al reservar alojamiento.

Para viajes de negocios prolongados, compañías como Extended Stay America tienen habitaciones con cocina completa y le permiten ahorrar hasta un 31% en las tarifas por noche si reserva por 30 noches o más. Reservar un Airbnb también es ideal para ahorrar en comida, ya que normalmente tienes acceso a una cocina completa.

Ahorrar dinero en transporte

Si bien el transporte generalmente no cuesta tanto como el pasaje aéreo o el alojamiento, moverse por una nueva ciudad aún puede ser un gasto significativo en viajes de negocios. Si desea reducir costos, hay varios trucos que puede probar.

13. Utilice aplicaciones de viajes compartidos

Como viajero de negocios, su primer instinto podría ser utilizar un servicio de alquiler de coches en el aeropuerto o incluso una empresa de alquiler de gama alta como Silvercar . Sin embargo, cuando considera las ventas adicionales de alquiler de automóviles y varias tarifas ocultas, puede ser un desafío encontrar una opción de alquiler de automóviles baratos.

Además, si su viaje consiste en reuniones y conferencias, no pasará mucho tiempo al volante, lo que hará que su auto de alquiler sea un desperdicio. En ese caso, es mejor que uses aplicaciones de viajes compartidos como Uber y Lyft para viajar.

Uber y Lyft también simplifican el presupuesto de viajes corporativos. Por ejemplo, las empresas pueden establecer estipendios de viaje y realizar un seguimiento del historial de viajes para asegurarse de que los empleados solo carguen viajes de negocios en lugar de personales.

Si es responsable de aprobar las solicitudes de reembolso, puede verificar rápidamente la hora, el lugar de recogida y entrega de cada viaje que gasta un empleado. Si parece que un viaje no fue para fines comerciales, solicite una aclaración para que su empresa no pague accidentalmente o intente tomar una deducción de impuestos por gastos personales de los empleados.

14. Reserve alojamiento en el lugar correcto

En un mundo ideal, puede omitir el alquiler de un automóvil o el uso de aplicaciones de viaje compartido por completo reservando alojamiento a poca distancia a donde necesite ir para su viaje de negocios.

Si asiste a una feria comercial o conferencia, verifique si tienen arreglos con hoteles cercanos para ofrecer precios especiales para los asistentes. Alternativamente, reserve su propio alojamiento a poca distancia. Incluso si paga un poco más por noche, los ahorros en un automóvil de alquiler o aplicaciones de viaje compartido probablemente valgan la pena.

15. Ahorre dinero en gasolina

Para algunos viajes de negocios, alquilar un automóvil o conducir su propio vehículo es más económico que tomar un vuelo o usar aplicaciones de viaje compartido. Pero si está conduciendo, cualquier cosa que pueda hacer para ahorrar dinero en gasolina le ayudará a que su viaje sea más económico.

Para empezar, use una tarjeta de crédito para gasolina para ganar recompensas por repostar. Las tarjetas de crédito de gas más populares incluyen:

CitiBusiness AAdvantage Platinum Select Mastercard : Gane 65,000 millas de bonificación por gastar $ 4,000 en sus primeros cuatro meses; gane 2 millas AAdvantage por cada $ 1 que gaste en gasolineras y empresas de alquiler de coches; gane 1 milla ilimitada por cada $ 1 que gaste en otras categorías; Tarifa anual de $ 99 que no se aplica durante el primer año
Tarjeta Costco Anywhere Visa de Citi : gane un 4% de reembolso en efectivo en gasolina por los primeros $ 7,000 por año y luego el 1% a partir de entonces; 3% de reembolso en efectivo en restaurantes y compras de viajes; 2% de reembolso en efectivo en compras de Costco y Costco.com; 1 reembolso en efectivo en cualquier otro lugar; sin cuota anual
Tarjeta Wells Fargo Propel American Express : gane un bono de $ 200 por gastar $ 1,000 en sus primeros tres meses; obtenga un reembolso ilimitado del 3% en efectivo en gasolina, restaurantes, viajes compartidos, tránsito, vuelos, hoteles y alquiler de automóviles; gane 1% de reembolso en efectivo en cualquier otro lugar; sin cuota anual

Para complementar su tarjeta de crédito para gasolina, use aplicaciones que le ayuden a encontrar gasolineras baratas , como GasBuddy . Con GasBuddy, también puede obtener hasta $ 0.25 de descuento por galón registrándose en Pay With GasBuddy , una tarjeta de recompensas de combustible gratuita que usa como una tarjeta de débito para pagar en el surtidor y ahorrar.

Finalmente, al conducir, use una aplicación como Waze para evitar el tráfico y encontrar la ruta más eficiente posible. Eso es especialmente importante en una ciudad desconocida donde no conoce muy bien el camino. Conducir de forma más eficiente ayuda a reducir el consumo de combustible y, en última instancia, a ahorrar más dinero.

Es esencial realizar un análisis de costo-beneficio de conducir versus volar y usar aplicaciones de viaje compartido o un auto de alquiler. Pero si los ahorros apuntan a conducir, no hay razón para pagar el precio completo en el surtidor.

Otros consejos para ahorrar en viajes de negocios

Si puede reducir los costos de pasajes aéreos, alojamiento y transporte, ya está en camino de hacer que los viajes de negocios sean más asequibles. Pero hay otros consejos que puede utilizar para ahorrar dinero y simplificar la planificación de viajes.

16. Tener un proceso de aprobación de viaje

Si desea reducir los costos comerciales , debe comprender sus gastos anuales para identificar las áreas de gasto inútil. Por lo tanto, cada presupuesto comercial debe tener una porción designada para gastos de viajes de negocios y un proceso de aprobación para viajes.

No necesita una política de viajes corporativa extensa para llevar a un cliente a almorzar o conducir por la ciudad para una reunión. Pero para viajes fuera de la ciudad, vale la pena involucrar a la gerencia. Idealmente, los empleados deben enviar un resumen del viaje que incluya:

El propósito y la duración de un viaje.
Los empleados que asisten
Una estimación aproximada del costo

Luego, el resumen debe pasar a los recursos humanos o la gerencia para su aprobación.

Si bien esto puede parecer redundante, este proceso es útil para rastrear los costos y si los viajes resultan en un desarrollo comercial. Además, como propietario de un negocio, es posible que descubra que puede omitir ciertos viajes o involucrar a menos empleados después de revisar los detalles más de cerca.

17. Cree un estipendio de viaje

Un proceso de aprobación de viaje ayuda a una organización a presupuestar los gastos de viajes de negocios y obliga a los equipos a pensar más en la decisión de viajar en primer lugar.

Pero su política de viajes de negocios también debe incluir un estipendio diario para los empleados.

La creación de un estipendio de viaje para viajes de negocios beneficia a todos. Para los empleadores, un estipendio de viaje simplifica el presupuesto. Para los empleados, un estipendio ayuda a aclarar los límites y garantiza que no haya conversaciones incómodas después del viaje sobre las pestañas caras de restaurantes o bares.

También debe decidir un método de reembolso. Una opción es abrir una tarjeta de crédito comercial para empleados que viajan. Por ejemplo, Ramp le permite crear tarjetas virtuales y físicas ilimitadas para los empleados y paga 1.5% de reembolso en efectivo. Además, no hay tarifa anual y Ramp también recopila y almacena los recibos automáticamente para ayudar a realizar un seguimiento de los gastos.

Alternativamente, puede dejar que sus empleados gasten con sus propias tarjetas y enviar los gastos para su reembolso. Sin embargo, asegúrese de que sus empleados sepan que deben proporcionar recibos.

Pero sopese los pros y los contras de dejarlo en manos de sus empleados. Hacer que los empleados paguen los gastos significa que tienen que afrontar costos significativos como hoteles y vuelos. Eso podría poner a los empleados que tienen problemas financieros en una situación difícil que preferirían no discutir con su empleador. Y también significa que pueden aprovechar las recompensas de sus propias tarjetas de crédito que de otro modo habrían ido al negocio.

18. Busque una agencia de viajes corporativa

Si está reservando un viaje de negocios simple, probablemente no valga la pena trabajar con una agencia de viajes. Los agentes de viajes solían ser increíblemente útiles porque podían encontrar ofertas exclusivas y reservar su viaje por usted. En estos días, reservar planes de viaje en línea es sencillo y puede encontrar ofertas de viaje con unas pocas búsquedas.

Pero si está planeando un viaje de negocios complicado con varios empleados y reservas de hotel, una agencia de viajes corporativa podría valer la pena. Las agencias cobran una tarifa para garantizar un viaje sin problemas, pero podría pagarse por sí misma si evita que uno de sus empleados se tome un tiempo de su día para planificar un viaje completo.

19. Conserve siempre los recibos

Otra forma sencilla de ahorrar en viajes de negocios es guardar los recibos para la temporada de impuestos. Existen numerosas deducciones fiscales para los autónomos y los propietarios de pequeñas empresas , pero es necesario realizar un seguimiento de los gastos para reclamarlos con precisión.

Los gastos de viaje de negocios también son deducibles. Ejemplos de gastos deducibles incluyen:

Viaje en tren, avión, autobús o automóvil entre su hogar y el destino comercial
Envío de equipaje o productos comerciales a otros lugares de trabajo
Usar su automóvil para fines comerciales
Alojamiento y comidas relacionadas con la empresa
Peajes, tarifas de estacionamiento y uso de vehículos de alquiler con fines comerciales
Limpieza en seco
Servicios de taxis y lanzaderas

Conservar los recibos en papel es una forma de realizar un seguimiento de sus gastos. Alternativamente, las aplicaciones de finanzas personales como MoneyPatrol le permiten guardar los recibos en su teléfono inteligente para asegurarse de que esté listo para la temporada de impuestos.

20. Planifique con anticipación

Si deja la planificación del viaje para el último minuto, es casi imposible encontrar precios bajos u ofertas. Eso significa pagar más por vuelos, hoteles y transporte. Además, sentirse apurado es una forma segura de tener un viaje peor y potencialmente olvidar una parte crítica de la planificación.

Dele a su organización más tiempo para planificar viajes siempre que sea posible. Idealmente, su empresa debería tener un calendario de próximos viajes durante todo el año para ayudar a presupuestar y planificar los viajes de negocios.

Esa responsabilidad puede recaer en los jefes de departamento o los empleados relevantes, pero debe priorizarse si los empleados viajan regularmente por trabajo.

21. Dar prioridad a los ahorros impactantes

Una de las peores formas de reducir el gasto en viajes de negocios es ahorrar dinero de una manera que dañe la imagen de su empresa. Por ejemplo, si lleva a un cliente a almorzar, elija un restaurante decente en lugar de un restaurante de comida rápida y cubra la cuenta.

Del mismo modo, no tiene mucho sentido reducir el níquel y reducir su camino hacia un presupuesto de viaje más barato. Si pasa horas agonizando por los precios de los autos de alquiler para ahorrar $ 15, no vale la pena su tiempo como empleado.

En última instancia, debe concentrarse en la planificación de viajes eficiente y abordar los gastos importantes. Encuentre tarifas aéreas y alojamiento económicos, considere enviar menos empleados a los viajes y siempre maximice las recompensas con la tarjeta de crédito comercial adecuada.

Conclusiones finales

Los viajes de negocios pueden suponer un gasto importante. Pero siempre que planifique y haga un presupuesto acorde, no hay razón para que los viajes de negocios perjudiquen sus resultados. De hecho, los viajes de negocios son una excelente manera de aumentar los ingresos comerciales si crean nuevas oportunidades.

Solo recuerde tener en cuenta los próximos viajes en su presupuesto anual y crear un proceso de aprobación de viaje y un estipendio de viaje. También puede realizar una revisión comercial anual para revisar si los costos de los viajes de negocios se han pagado por sí mismos con nuevas oportunidades.

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