11 costos de contratar un nuevo empleado para su empresa
Cuando incorporas a un nuevo empleado, debes considerar el costo total de la contratación, ya sea que seas un emprendedor que esté considerando contratar ayuda o que ya tengas un equipo de empleados pero necesites contratar más. El salario es solo un componente del costo de expandir su equipo. Antes de publicar esa oferta de trabajo, haga un presupuesto para estos gastos también.
Costos pasados por alto de contratar a un empleado
1. Reclutamiento
Si no ha revisado el mercado laboral en algunos años, es posible que se sorprenda de cuánta competencia existe para contratar a los mejores. Según el informe de empleo de octubre de 2018 de la Oficina de Estadísticas Laborales , el desempleo se mantiene en un mínimo de varias décadas del 3,7%. Además, el salario medio por hora de todos los empleados aumentó un 3,1% durante el año pasado, lo que significa que los empleadores deben pagar salarios más altos para atraer a los mejores candidatos.
En este entorno, simplemente encontrar a la persona adecuada puede resultar costoso. El Informe de evaluación comparativa de adquisición de talentos de 2017 de la Sociedad de Gestión de Recursos Humanos (SHRM) encontró que el costo promedio para contratar a un nuevo empleado es la friolera de $ 4,425. Eso incluye tarifas de agencias de terceros, verificación de antecedentes y costos publicitarios.
Por supuesto, sus costos reales pueden ser mayores o menores dependiendo de si ocupa el puesto usted mismo o contrata a un reclutador. Puede reducir costos publicitando en bolsas de trabajo gratuitas, revisando solicitudes, preseleccionando candidatos y verificando los currículums por su cuenta. Pero ese trabajo requiere un tiempo valioso que puede emplearse mejor en otro lugar de su negocio.
2. Evaluación previa al empleo
La selección de empleados potenciales es una parte crucial para tomar la decisión final de contratación. Una verificación de antecedentes exhaustiva lo ayuda a identificar talentos de calidad mientras señala problemas que podrían costarle dinero a su empresa o su reputación.
Por supuesto, la evaluación previa al empleo no es gratuita. La SHRM lo incluyó en su cifra de $ 4,425, pero si está manejando el reclutamiento usted mismo en lugar de contratar a una agencia, necesita saber cómo se acumulan estos costos por sí solos.
La empresa de evaluación de empleo Trusted Employees ofrece los siguientes rangos de precios para las verificaciones de antecedentes solicitadas comúnmente:
- Verificación de antecedentes penales : $ 5 – $ 20
- Verificación de registros de vehículos motorizados : $ 3 – $ 10
- Verificación de educación : $ 7 – $ 15
- Verificación de empleo : $ 7 – $ 15
- Verificaciones de licencia profesional : $ 7 – $ 15
- Informe de crédito : $ 5 – $ 12
3. Incorporación y formación
Cuando contrata a alguien nuevo, rara vez es completamente productivo en su primer día de trabajo. Un empleado nuevo puede tardar bastante en sentirse cómodo en su función y lograr la máxima productividad.
Un estudio de Mellon Financial Corp. descubrió que las nuevas contrataciones tardan un promedio de 8 a 20 semanas en alcanzar la máxima productividad. Y mientras trabaja en la incorporación y formación de un nuevo empleado, su productividad también se ve afectada. El mismo estudio estimó que la pérdida de productividad cuesta entre el 1% y el 2,5% de los ingresos totales.
Según el Informe de la industria de formación de 2017 de la revista Training , en promedio, las empresas gastan $ 1,075 y 47,6 horas por alumno al año en la formación de sus empleados.
4. Gastos de viaje y reubicación
¿Qué sucede cuando no puede encontrar a la persona que necesita contratar en su ubicación geográfica? Es posible que pueda desempeñar el cargo con un trabajador remoto, pero cuando la presencia física es esencial, debe expandir su búsqueda para incluir el talento que actualmente vive y trabaja en otro lugar, y eso es costoso.
La reubicación de un empleado puede incluir costos como:
- Gastos de viaje para entrevistas en persona y viajes de búsqueda de hogar
- Asistencia para vender una casa y encontrar una nueva
- Mudanza y transporte de enseres domésticos
- Alojamiento temporal
- Asistencia laboral para un cónyuge acompañante
La experta en recursos humanos Liz Ryan escribe en su columna de Forbes que el paquete de reubicación mínimo aceptable para los nuevos graduados universitarios es un bono único de $ 2,500. Al ocupar un puesto de nivel directivo superior, los costos pueden subir mucho más.
5. Impuestos sobre la nómina
Después del salario, uno de los costos más importantes de contratar a un nuevo empleado son los impuestos sobre la nómina.
El impuesto sobre la nómina federal de EE. UU., También conocido como FICA, incluye los impuestos al Seguro Social y al Medicare que pagan los empleadores. Actualmente, la tasa de impuestos FICA para empleadores es 6.2% de los salarios para el Seguro Social y 1.45% para Medicare.
La porción del Seguro Social de FICA tiene un tope de $ 132,900 en salarios para 2019, en comparación con $ 128,400 en 2018. Esta es la base salarial del Seguro Social y se ajusta anualmente por inflación. No hay un tope en los salarios sujetos a la porción de Medicare de FICA.
Además de FICA, los empleadores son responsables de pagar los impuestos de desempleo federales y estatales. La tasa actual del impuesto federal para el desempleo (FUTA) es el 6% de los primeros $ 7,000 de salario que se paga a un empleado. Sin embargo, los empleadores reciben un crédito máximo de 5.4% cuando presentan su declaración federal de impuestos por desempleo en el Formulario 940. Con un crédito máximo, la tasa de impuesto FUTA es solo 0.6%, o $ 42 por empleado, por año.
Las tasas del impuesto estatal al desempleo (SUTA) varían según el estado; ADP mantiene una base de datos de las tasas de impuestos sobre la nómina por estado, donde puede encontrar tasas detalladas y otra información para su área.
6. Beneficios
¿Ofrecerá beneficios a su nuevo empleado? Algunas pequeñas empresas no pueden darse el lujo de ofrecer beneficios, pero si no lo hace, podría estar perdiendo a los mejores talentos. Según Glassdoor , casi el 57% de los candidatos a puestos de trabajo en EE. UU. Informan que los beneficios y las ventajas se encuentran entre sus principales consideraciones al aceptar una oferta de trabajo. Entre los 54 beneficios enumerados en la encuesta de Glassdoor, los tres empleados que más valoran son el seguro médico, las vacaciones o el tiempo libre pagado y las opciones de planificación de la jubilación como 401k y pensiones.
El costo de ofrecer beneficios a los empleados varía ampliamente según los tipos de beneficios ofrecidos y el nivel de contribución del empleador a cosas como primas de seguro médico y cuentas de jubilación. La empresa de servicios de recursos humanos y nómina Paycor estima que el costo de los beneficios para los empleados representa hasta el 30% de los costos laborales generales.
7. Compensación laboral
La compensación para trabajadores es un sistema de seguro regulado por el estado que paga las facturas médicas y los salarios perdidos a los empleados que se lesionan en el trabajo o desarrollan enfermedades y enfermedades relacionadas con el trabajo. Casi todos los estados de Estados Unidos requieren que los empleadores con uno o más empleados tengan un seguro de compensación para trabajadores. Si omite esta cobertura y un empleado se enferma o se lesiona en el trabajo, podría enfrentar cargos criminales e incluso encarcelamiento.
Las tarifas varían según la industria y la ubicación. Según la agencia de seguros en línea Insureon , los promedios de costos de compensación para trabajadores oscilan entre $ 0,75 en Texas y $ 2,74 en Alaska por cada $ 100 en salarios de los empleados. Pero esas cifras incluyen todo tipo de roles. Los trabajos que ponen a los empleados en mayor riesgo de lesiones o enfermedades, como la construcción o la minería, reciben tasas más altas que las profesiones de riesgo relativamente bajo, como el trabajo de oficina.
8. Procesamiento de nómina
Cuando contrata a su primer empleado, debe comenzar a calcular, retener y remitir impuestos sobre la nómina y emitir cheques de pago. Es un proceso complicado y que requiere mucho tiempo, razón por la cual muchos propietarios de pequeñas empresas optan por subcontratar este trabajo a un servicio de nómina.
Según la empresa de nómina en línea SurePayroll , el costo real de subcontratar la nómina depende de varios factores, que incluyen:
- Con qué frecuencia se les paga a los empleados
- El número total de empleados
- Si el empleador requiere o no depósito directo
- ¿Cuántos empleados residen en más de un estado?
- La necesidad de servicios adicionales de presentación de impuestos.
Calculan que el costo de subcontratar los servicios de nómina varía entre $ 20 y $ 100 por mes, más $ 1,50 a $ 5 adicionales por ejecución de nómina para cada empleado.
Consejo profesional : muchas empresas de nómina incluyen funciones que es posible que muchas empresas no necesiten. Quickbooks Payroll tiene tres niveles de servicio diferentes, por lo que solo paga por lo que su empresa necesita. También ofrecen un 50% de descuento en el costo durante los primeros tres meses. Regístrese en Quickbooks Payroll .
9. Espacio y equipo de oficina
¿Dónde trabajará su nuevo empleado? Dependiendo del tipo de trabajo que realizarán, es posible que deba proporcionarles espacio de oficina para que lo hagan.
Estos costos son difíciles de estimar ya que el costo del alquiler de la oficina puede variar ampliamente según la ubicación, el tamaño de la oficina y las comodidades. Según un informe de investigación de mercado de CBRE Group, Inc. , en un área de alto costo como San Francisco, el alquiler de un espacio de oficina cuesta, en promedio, $ 73,39 por pie cuadrado. En una ciudad de menor costo como Albuquerque, el espacio para oficinas tiene un promedio de $ 15.59 por pie cuadrado.
También debe equipar la oficina con un escritorio, una silla, una computadora, un teléfono y otros equipos y suministros. Nuevamente, el costo final depende del tamaño del espacio que necesita llenar y la calidad de los muebles que compra. El empresario David Cummings estima el costo de equipar una oficina en aproximadamente $ 4,200 por persona para muebles de gama media a alta, incluido un espacio de trabajo abierto, silla Herman Miller y MacBook Air. Por supuesto, los dueños de negocios que cuidan su presupuesto probablemente puedan reducir sus costos significativamente comprando muebles de oficina usados y equipos reacondicionados .
Una cosa más: no crea que puede evitar estos costos por completo haciendo que su empleado trabaje desde una oficina en casa. Si bien puede evitar los costos generales, como el alquiler de la oficina y los servicios públicos, hoy en día más empleadores reembolsan a los empleados algunos de los gastos de la oficina en casa. En algunos estados, es obligatorio. Por ejemplo, en California, los empleadores deben proporcionar a los empleados remotos las herramientas necesarias para realizar su trabajo o reembolsarles por estas herramientas.
10. Licencias de software
¿Alguno de los programas que utiliza en su negocio tiene una licencia de pago por usuario o de pago por dispositivo? Si su nuevo empleado necesita usar ese software, deberá contabilizar el costo de agregar un nuevo usuario o dispositivo a su licencia.
Muchos propietarios de empresas no consideran el cumplimiento de las licencias de software hasta que es demasiado tarde. En la actualidad, algunos proveedores de software obtienen una parte sustancial de sus ingresos de las sanciones y las ventas resultantes de las auditorías de cumplimiento de licencias. El costo de agregar una nueva licencia variará según los programas que use y su acuerdo de licencia, así que revise sus contratos o hable con sus proveedores de soluciones para obtener una estimación de cuánto le costará esto.
11. Otras ventajas
Google es famoso por brindar beneficios extraordinarios para los empleados, que incluyen un gimnasio en el lugar y clases de ejercicios gratuitas, masajes gratuitos y transporte desde y hacia el trabajo todos los días.
Es posible que el presupuesto de su pequeña empresa no le permita derrochar en bonificaciones considerables, almuerzos cubiertos o membresías en gimnasios, pero no pase por alto los pequeños beneficios como café y bocadillos gratis, eventos de formación de equipos o una tarjeta de regalo ocasional para agradecer a alguien. Un trabajo bien hecho. Estos beneficios pueden no costar mucho individualmente, pero pueden acumularse con el tiempo.
Conclusiones finales
Como puede ver, el costo real de contratar a un empleado es difícil de calcular. Elaborar un presupuesto y negociar un salario es fácil; son los costos no salariales los que a menudo son esquivos.
Pero no permita que estos números lo disuadan de expandir su equipo cuando sea el momento adecuado. Hay pocas horas en el día. Para hacer crecer su negocio, en algún momento, debe tener el equipo adecuado y comenzar a delegar tareas.
La inversión en la contratación de un nuevo empleado es significativa, pero si contrata a alguien que se convierte en un miembro valioso de su equipo y ayuda a su empresa a alcanzar nuevos niveles de éxito , el retorno potencial hace que la inversión valga la pena.
¿Ha contratado a un empleado? ¿Qué gastos de ampliar su equipo lo tomaron desprevenido?
