Cómo prepararse para trabajar desde casa en un trabajo o negocio a distancia

En una variedad de industrias y empleos, más personas que nunca trabajan desde casa , y esta tendencia no muestra indicios de desaceleración.

En 2019, la Oficina del Censo de los Estados Unidos  publicó un análisis de los datos de 2005 a 2018 de su Encuesta anual de consumidores estadounidenses. Los datos muestran que el número de empleados que trabajan regularmente desde casa ha crecido un 173% desde 2005 y que 4,7 millones de empleados ahora trabajan desde casa al menos la mitad del tiempo. Y esa estadística ni siquiera incluye a los autónomos.

Los tipos de ocupaciones e industrias que permiten el teletrabajo abarcan desde la informática y las matemáticas hasta los negocios y las finanzas hasta lo legal. Y el análisis de la oficina muestra que el 50% de la fuerza laboral de EE. UU. Tiene un trabajo compatible con al menos acuerdos parciales de trabajo desde casa.

El análisis también mostró que las empresas ahorrarían un promedio de $ 11,000 por año por cada empleado al que permitieran trabajar desde casa al menos a tiempo parcial. Por lo tanto, es el momento adecuado para acercarse a su empleador para que agregue al menos trabajo remoto parcial como beneficio laboral. Pero no antes de que se arme con todo lo que necesita saber sobre el teletrabajo y cómo puede afectar su vida diaria y la de su empleador.

¿Qué es el teletrabajo?

El término “teletrabajo” significa que un empleado tiene un arreglo de trabajo flexible en el que no (siempre) viaja a un edificio de oficinas central, campus o lugar de trabajo. En cambio, trabajan desde una oficina en casa u otra ubicación remota. El teletrabajo también se denomina a menudo “trabajo remoto”.

Algunos trabajadores que trabajan a distancia lo hacen el 100% del tiempo y nunca viajan a una oficina centralizada. Otros simplemente trabajan de forma remota a tiempo parcial uno o más días a la semana o al mes. El teletrabajo no siempre significa que el empleado trabaja desde casa, aunque eso es común. Pueden trabajar desde cualquier parte del mundo siempre que sean productivos y tengan los recursos adecuados, como una computadora portátil y acceso a Internet de alta velocidad, para hacerlo.

De hecho, otro término ha saltado a la lengua vernácula convencional en la última década: “nómada digital”. Es alguien que usa la tecnología para trabajar y vivir de manera nómada. Los teletrabajadores suelen vivir cerca de su empleador o al menos tienen una dirección permanente. No viajan fuera de casa la mayor parte del tiempo. Sin embargo, los nómadas digitales cambian de ubicación con frecuencia y viajan por el mundo mientras trabajan.

En términos de necesidades laborales, los nómadas digitales tienen mucho en común con los teletrabajadores. Dicho esto, si vive o planea vivir en la carretera a tiempo completo, consulte también los recursos adicionales, como nuestra guía para vivir en una casa rodante a tiempo completo  y trabajos remotos que puede realizar desde cualquier parte  del mundo.

Por qué los empleadores permiten el teletrabajo

Un estudio de 2019 realizado por un profesor de la Escuela de Negocios de Harvard  establece lo que muchas empresas han sabido de manera anecdótica durante años: permitir que los empleados trabajen de forma remota al menos a tiempo parcial conduce a una mayor productividad en comparación con empresas similares que no permiten el trabajo remoto. En este estudio de empleados de la Oficina de Patentes de EE. UU., Los investigadores encontraron que la productividad entre los trabajadores remotos aumentó un 4,4%, una ganancia que podría agregar un estimado de $ 1.3 mil millones anuales a la economía de EE. UU.

Permitir que los empleados trabajen a distancia también aumenta la retención, según una investigación. Según los datos recopilados y mantenidos por Global Workplace Analytics , un enorme 95% de los empleadores encuestados cree que permitir el teletrabajo ha aumentado la retención de empleados, lo que tiene enormes implicaciones para el ahorro de costos. La publicación de beneficios para empleados Employee Benefits News  informa que, en promedio, a un empleador le cuesta el 33% del salario anual de un trabajador reemplazarlos. Para poner eso en perspectiva, son $ 15,000 para un empleado que gana un salario anual de $ 45,000. Además, los empleadores encuestados estimaron que el 75% de las causas de la rotación de empleados que consideran que se pueden prevenir.

Por estas razones, cada vez más empleadores permiten que sus empleados trabajen de forma remota o trabajen a distancia, al menos parte del tiempo.

Lo que los empleados deben saber sobre el teletrabajo: pros y contras

Trabajar desde casa o en la cafetería local parece un sueño hecho realidad. Sin embargo, al igual que con el trabajo en una oficina, existen ventajas y desventajas.

Ventajas del teletrabajo

Las ventajas del trabajo remoto son predecibles pero importantes. Incluyen:

• Sin distracciones de los compañeros de trabajo . Probablemente esté familiarizado con esos compañeros de trabajo que tienden a pasar por su oficina para charlar justo cuando está entrando en un ritmo de trabajo. Incluso puede tener un lugar de trabajo tóxico que combatir. Ya sea que su colega tenga buenas intenciones o sea grosero, sigue siendo una distracción. El teletrabajo le permite escapar del estruendo de la oficina y concentrarse en el trabajo que tiene entre manos, lo que aumenta su productividad y probablemente le genera menos dolores de cabeza.
• No hay viajes diarios . Los  datos de la Oficina del Censo de la Encuesta sobre la Comunidad Estadounidense de 2018 muestran que los estadounidenses pasan un promedio de 27,1 minutos en viajes diarios en cada sentido todos los días, para un total de más de 200 horas, casi nueve días en total cada año que se pasan viajando. A algunas personas les gusta viajar al trabajo, o al menos saben cómo maximizar el tiempo de viaje , pero no hay duda de que el trabajo a distancia le ahorra mucho tiempo, dinero en gasolina y desgaste de su automóvil.
• Flexibilidad . Quizás le guste hacer ejercicio durante la hora del almuerzo en lugar de antes o después del trabajo. Tal vez desee poder tirar una carga de ropa en la secadora o descargar el lavaplatos mientras escucha una conferencia telefónica. No hay duda de que el teletrabajo le brinda la flexibilidad para realizar todo, desde recados personales rápidos hasta tareas semanales de limpieza del hogar en los breves descansos que suelen ocurrir durante el día.

Contras del teletrabajo

No todos los inconvenientes del teletrabajo son un problema para todos. Sin embargo, vale la pena saber a qué podría enfrentarse mientras se prepara para la transición al trabajo remoto o busca una oportunidad de teletrabajo.

• Aislamiento y Soledad . Si bien trabajar en una oficina a veces puede brindar demasiadas oportunidades de distracción, la otra cara es que trabajar desde casa puede ofrecer muy poca interacción social. Según el informe Estado del trabajo remoto de 2018 de Buffer , la mayor lucha que identificaron los trabajadores remotos fue la soledad.
• Comunicación . A pesar de la proliferación de formas de mantenerse conectado con la tecnología, la comunicación con compañeros de trabajo y supervisores aún puede ser un desafío para los teletrabajadores. Si no está en la oficina con gente, puede ser difícil tener el tipo de interacciones casuales que construyen relaciones comerciales . La lluvia de ideas mediante conferencias telefónicas y la celebración de reuniones de equipo a través de video también puede llevar un tiempo acostumbrarse, especialmente si no está familiarizado con la tecnología disponible. Colaborar y comunicarse de forma remota fue el segundo problema más informado entre los encuestados del informe Buffer.
• Oportunidades perdidas . Además de sentirse solo y tener que trabajar más duro para mantenerse en contacto con sus colegas, algunas personas que trabajan a distancia son víctimas de un problema de “fuera de la vista, fuera de la mente” cuando se trata de promociones, oportunidades de trabajar en proyectos de ciruela y desarrollo profesional de los empleados. Incluso si las personas que toman estas decisiones no tienen la intención de aislar y congelar a los teletrabajadores, aún puede suceder.
• Demasiada autonomía . La mayoría de nosotros necesitamos cierta autonomía para hacer bien nuestro trabajo. Sin embargo, el trabajo remoto puede implicar demasiado. Cuando no hay un jefe o una oficina a la que acudir, usted es el responsable de mantenerlo motivado y es fácil caer en la trampa de trabajar durante el tiempo familiar (o realizar tareas personales durante el tiempo laboral). Obtener el apoyo de otros departamentos, como TI o servicios de limpieza, también se vuelve más difícil o incluso imposible.

Cosas que hacer para prepararse para el teletrabajo

Una vez que haya superado todos los beneficios e inconvenientes y haya considerado cómo puede equilibrar el trabajo de forma remota, también hay cuestiones logísticas a considerar. Desde su espacio de trabajo físico hasta la administración de su flujo de trabajo, hay algunas cosas que debe hacer arreglos antes de dejar la oficina.

Necesidades físicas

Muchos de nosotros tenemos experiencia trabajando con computadoras portátiles y podemos conectarnos a puntos de acceso móviles o Wi-Fi desde cualquier lugar con facilidad. Sin embargo, todavía es necesario pensar en todas las necesidades físicas del teletrabajo. Planificar con anticipación puede ayudar a minimizar el estrés de sus nuevas circunstancias y reducir la cantidad de distracciones y crisis innecesarias.

1. Espacio

Trabajar desde casa requiere un espacio dedicado que esté separado del resto de las actividades que realiza en casa, como cocinar, pasar el rato con su familia y relajarse. Incluso si no tiene los pies cuadrados para dedicar una habitación completa a una oficina en casa, descubra cómo crear un espacio que se comunique con usted, y el resto de su familia, que mientras está allí, está en trabaja. Puede ser cualquier cosa, desde un armario transformado hasta un rincón de su sala de estar que tenga un escritorio, una silla y un monitor de computadora. Sea lo que sea, dejar espacio a un lado ayuda a evitar que borre las líneas entre el trabajo y la vida y a mantener un buen equilibrio entre el trabajo y la vida.

No gaste demasiado tratando de crear una gran oficina que se parezca a la del trabajo. Hay muchas formas de equipar su oficina en casa con un presupuesto limitado .

Si trabajar desde su oficina en casa a tiempo completo no es lo adecuado para usted, muchas empresas ofrecen espacios de trabajo flexibles para autónomos, trabajadores remotos y empresas emergentes para alquilar un escritorio, cubículo o espacio de oficina en general en un edificio más grande. A menudo llamados espacios de coworking, son ideales para aquellos que buscan escapar del aislamiento del trabajo desde casa o que necesitan más recursos de los que puede proporcionar una cafetería.

Según Coworking Resources , las mayores cadenas de coworking en los EE. UU. A principios de 2020 incluían WeWork , ImpactHub y Serendipity Labs . Y de acuerdo con el mercado de coworking Upsuite , si bien los costos varían según su ubicación y sus necesidades, el costo mensual promedio de los espacios de coworking en los 15 principales mercados de EE. UU. Estaba entre $ 335 (Houston) y $ 675 (Nueva York) al principio. de 2020.

2. Acceso a Internet de alta velocidad

No hay forma de evitarlo. Necesita acceso a Internet de alta velocidad para trabajar a distancia. Si aún no tiene una conexión de alta velocidad en casa, es hora de actualizar. Robar el Wi-Fi de su vecino o confiar en un punto de acceso móvil a través de su teléfono celular no es suficiente. Siga estos trucos para ahorrar dinero en Internet de alta velocidad .

Dado que una conexión a Internet es una necesidad para los teletrabajadores, es posible que pueda deducir parte del costo de su factura mensual en sus impuestos si detalla y solo reclama la parte de su factura que es proporcional a su uso relacionado con el trabajo. Un profesional de impuestos puede ayudarlo a calcular esa cantidad.

3. Tecnología

Asegúrese de tener toda la tecnología que necesita para trabajar a distancia con éxito. Además de una computadora, es posible que también necesite un teléfono celular (consulte Xfinity Mobile ), un monitor de computadora externo, parlantes de alta calidad y un micrófono o un auricular para conferencias y videollamadas, y un protector de pantalla para reducir la fatiga visual (consulte este protector de pantalla anti luz azul de Ocushield ).

Si su empleador planea proporcionar una computadora, trabaje con su departamento de TI para configurar todo y solucionar cualquier problema antes de salir de la oficina. Una vez que esté trabajando de forma remota, no puede simplemente llamar a TI para que se acerque a usted cuando algo salga mal. Por lo tanto, asegúrese de tener un protocolo para obtener soporte técnico una vez que esté trabajando de forma remota.

El departamento de TI también puede guiarlo a través de los procedimientos para realizar copias de seguridad de sus archivos o trabajar en un servidor externo y configurar medidas de seguridad como la autenticación de dos factores. Si hay sitios web o software que requieren un inicio de sesión seguro si está fuera del sitio, asegúrese de tenerlos configurados con anticipación también.

4. Suministros diversos

Más allá del hardware y el software, puede haber otros suministros necesarios para trabajar desde casa. Por ejemplo, si necesita enviar algo por correo o enviar productos o materiales a un cliente, ¿cómo va a manejar ese recado y ese gasto? ¿Tiene un alijo de suministros de oficina y papel de impresora? Piense si necesita una impresora, un escáner y una fotocopiadora o si puede dejar de usar papel . ¿Quién es responsable de pagar estos gastos: usted o su empresa? ¿Te reembolsarán o tienes una tarjeta de empresa?

Asegurarse de tener un plan por escrito para varios imprevistos ayuda a que la transición al trabajo remoto sea mucho más sencilla.

Consideraciones emocionales

Una vez que haya configurado su espacio de trabajo físico, es hora de centrar su atención en las consideraciones emocionales del teletrabajo. Si bien muchos solo piensan en los aspectos positivos de trabajar de forma remota, como saltarse un largo viaje a favor de escribir correos electrónicos desde su sofá, es vital que no ignore las diferencias psicológicas y emocionales.

5. Soledad

Los sentimientos de aislamiento y soledad son los problemas más comunes que tienen las personas con el trabajo a distancia. Tenga un plan para combatirlos.

Incluso si le gusta sentarse en su oficina en el trabajo tranquilamente trabajando en un proyecto, probablemente esté acostumbrado a escuchar a otras personas cercanas y a ver a sus compañeros de trabajo cuando se aleja de su escritorio. Sabiendo que no tendrá estos encuentros casuales en casa, piense en cómo puede incorporarlos a su rutina diaria.

Para algunos, eso es tan simple como hacer planes para el almuerzo unos días a la semana o trabajar en una cafetería o en la biblioteca pública en lugar de en casa. Incluso puede hacer mandados a la hora del almuerzo para salir de la casa y ver a otras personas durante el día.

6. Establecer límites

Otra queja común de los trabajadores remotos es la lucha por imponer límites separados entre el trabajo y el hogar. Puede ser difícil apagar el cerebro al final del día y dejar de trabajar. Hay varias formas de combatir este problema, como:

• Dejar de trabajar a una hora específica todos los días como lo haría cuando trabaja en una oficina
• Apagar físicamente su computadora o cerrar la puerta de su oficina en casa
• Decirse a sí mismo en voz alta: “Es hora de dejar de fumar” o “Terminé con el trabajo del día”, para ayudar a tener esa separación mental.
• Ponerse ropa de trabajo todas las mañanas y luego ponerse un traje de ocio cuando termina la jornada laboral.

Y si eres padre, trabajar desde casa cuando tienes hijos  requiere algunas tácticas adicionales. Averigüe qué funciona para usted y cúmplalo.

7. Distracciones

Al igual que hay distracciones en un entorno de oficina, existen distracciones cuando se trabaja en casa . Probablemente solo serán diferentes tipos de distracciones: su refrigerador, un niño necesitado o la tentación de hacer algunas tareas domésticas cuando debería estar trabajando. Asegúrese de no ser víctima de todas las distracciones que conlleva trabajar desde casa. Una barrera física como la puerta de una oficina que puede cerrar o la partición de una habitación puede ayudar a indicar que está trabajando en lugar de estar listo para jugar o hacer mandados.

8. Motivación

Para teletrabajar con éxito, es esencial tener una reserva de automotivación. Debes tener el disco interno para trabajar, incluso cuando prefieres dormir una siesta o mirar televisión.

Para mantenerse motivado, identifique lo que lo impulsa y concéntrese en eso cuando sienta la necesidad de relajarse. Si su familia depende de su cheque de pago, coloque una foto de ellos en un marco en algún lugar donde pueda verlo como una forma de recordarse a sí mismo para qué está metido. Si se apresura a pagar sus préstamos estudiantiles , pegue una nota adhesiva con su saldo pendiente en el monitor de su computadora. Independientemente de lo que lo motive, mantenga esos recordatorios al frente y al centro para ayudarlo a concentrarse en la tarea.

9. Responsabilidad

No quiere que sus compañeros de trabajo y su jefe piensen que está holgazaneando solo porque no pueden verlo. Una de las mejores formas de contrarrestar este problema de manera proactiva es establecer un sistema de rendición de cuentas. Las aplicaciones de administración de tareas como Airtable  permiten a su jefe y compañeros de trabajo realizar un seguimiento de su progreso en los proyectos, y una aplicación de seguimiento del tiempo como Toggl  puede ayudarlo a ver exactamente en qué está gastando su tiempo y priorizar sus tareas.

Si prefiere seguir la ruta de la baja tecnología, simplemente enviar un correo electrónico a su equipo con algunas viñetas que describan lo que ha hecho cada semana podría ser el truco. Cualquiera que sea la estrategia que elija, una buena comunicación  es fundamental para la responsabilidad.

10. Colaboración

Estar fuera de la vista ya no significa que tenga que estar fuera de la mente de las personas con las que trabaja y con las que colabora con regularidad.

Si desea una forma fácil de comunicarse casualmente con sus compañeros de trabajo, puede usar una aplicación gratuita como Slack  o Flowdock . Si está buscando un chat de video, Zoom  puede ayudarlo. Si solo necesita mantener a todos en la misma página virtualmente, Trello  es una buena opción. Mire todo el software de colaboración gratuito que existe y descubra qué funciona mejor para usted y sus colegas.

11. Impuestos

Es posible que sus impuestos se vuelvan más complicados una vez que esté trabajando a distancia, pero algunos trabajadores remotos califican para una deducción de impuestos de oficina en el hogar .

Desafortunadamente, actualmente solo los trabajadores autónomos a distancia pueden reclamar la deducción por oficina en casa. Las Leyes de Empleos y Reducción de Impuestos de 2017 eliminaron la mayoría de las deducciones detalladas misceláneas, que es donde los empleados pueden tomar la deducción de la oficina en casa. Si es propietario de una pequeña empresa o trabaja como contratista independiente o trabajador autónomo, asegúrese de comprender cómo funciona la deducción de la oficina en el hogar para cumplir con las regulaciones del IRS.

Tenga en cuenta que si está trabajando de forma remota porque se mudó y ahora se encuentra en una ciudad o estado diferente al de su empleador, aclare sus asignaciones de retención antes de que llegue el 15 de abril. Si su nuevo estado de residencia tiene un nivel de impuesto sobre la renta estatal más alto o más bajo, es posible que deba ajustar la retención de impuestos sobre la renta estatal para reflejarlo.

Además, este es un buen momento para consultar a un profesional de impuestos certificado para obtener asesoramiento sobre cómo sus nuevas circunstancias afectan sus impuestos.

Otra Logística

Además de los preparativos físicos y emocionales para trabajar desde casa, hay algunas cosas más en las que pensar antes de dar el paso.

12. Oportunidades de desarrollo profesional y networking

Incluso cuando trabaje de forma remota, es vital para sus perspectivas profesionales que aproveche las oportunidades de desarrollo profesional y networking. Sin embargo, a veces es más difícil encontrar estas oportunidades cuando no está en la oficina para escuchar sobre conferencias o happy hours para establecer contactos.

Para mantenerse informado, sea proactivo. Regístrese para recibir listas de correo y boletines, y ponga recordatorios en su calendario para comunicarse con sus colegas y no perder estas oportunidades cuando aparezcan.

13. Establecimiento de registros regulares

Mientras desarrolla su plan de trabajo remoto, recuerde realizar controles regulares con su empleador, ya sea una llamada telefónica semanal con su jefe, un almuerzo mensual con sus compañeros de trabajo, una visita trimestral a la oficina central durante un día de trabajo. reuniones, o las tres.

No dejes estos con final abierto. Hágalos regulares, programados y medibles. Tenerlos en el calendario de todos ayuda a gestionar las expectativas y garantizar que todos estén en sintonía. Si descubre que ha programado más de lo que necesita, puede hacer ajustes.

Conclusiones finales

El teletrabajo está lleno de beneficios tanto para empleadores como para empleados. Puede evitar los costosos costos de transporte, hacer más cosas y pasar más tiempo con su familia. Una vez que haya sopesado las ventajas y desventajas del teletrabajo y esté preparado física y mentalmente, puede dar el paso con confianza y trabajar desde casa.

¿Su empleador ofrece el teletrabajo como opción? ¿Qué harías con el tiempo y el dinero extra?