Cómo configurar una oficina en casa con un presupuesto limitado: ideas y consejos para la organización

Lo has hecho: has convencido a tu jefe para que te deje trabajar desde casa . O quizás recientemente decidió ir solo y lanzar su propio negocio desde casa. No importa para quién trabaje o qué esté haciendo, necesitará un espacio cómodo y bien equipado para realizar su trabajo.

No tiene que gastar una fortuna para configurar su nueva oficina en casa. Tampoco necesita necesariamente una habitación completamente separada en su casa para hacer su trabajo, aunque esa es una forma útil de evitar algunos de los desafíos imprevistos de trabajar desde casa . Tiene sentido equipar su nuevo espacio de trabajo con un presupuesto limitado. Después de todo, es posible que decida que el trabajo remoto no es para usted y que desea volver a trabajar desde la comodidad de la oficina de su empleador.

Aquí le mostramos cómo planificar, presupuestar y ahorrar en todo lo que necesita para su oficina en casa, desde productos electrónicos hasta muebles y suministros.

Haga una lista de lo que necesita

Puede pasar horas en Pinterest desplazándose a través de hermosas fotos bien organizadas de las oficinas en casa de las personas. Pero las necesidades de su oficina en casa pueden ser muy diferentes de las que ve en las redes sociales.

¿Necesita un sofá de diseño en su oficina? Probablemente no, a menos que sea un terapeuta que va a ver a sus clientes en casa. ¿Necesita traer flores frescas a diario? Lo más probable es que no, a menos que seas un influencer de Instagram .

Algunas cosas esenciales que las personas necesitan para sus oficinas incluyen:

• Una superficie de trabajo . Necesitará un lugar para hacer su trabajo, como un escritorio o una mesa. El tamaño de la superficie de trabajo depende en gran parte de lo complicada que deba ser la instalación. Tengo un pequeño escritorio en la oficina de mi casa, pero lo único que necesito para trabajar es mi computadora portátil y un bloc de notas con la lista de tareas de la semana escrita en él. Tengo amigos que necesitan usar varios monitores grandes, por lo que sus superficies de trabajo son considerablemente más grandes que las mías.
• Una silla . Incluso si decide comprar un escritorio de pie , es bueno tener una silla para sentarse de vez en cuando. Su silla no tiene que ser elegante o estar llena de las últimas campanas y silbidos ergonómicos. Pero debe ser cómodo y tener la altura adecuada para su espacio de trabajo. Considere la funcionalidad sobre la forma al elegir su silla. Una silla diseñada para un comedor puede verse mejor que una silla de oficina, pero deseará tener la silla ergonómica fea después de sentarse durante unas horas.
• Equipo informático . Necesita una computadora portátil o de escritorio para la mayoría de los trabajos remotos. La complejidad de la configuración de su computadora depende de su trabajo. Algunos trabajadores también necesitan una impresora, fotocopiadora o escáner (o una máquina que haga los tres). Comience con la configuración más simple y actualice según sea necesario.
• Equipo especializado . Algunos tipos de trabajos requieren equipos más especializados, como iluminación para fotógrafos, microscopios y vasos de precipitados para científicos, y equipo de cocina para chefs personales o autores de libros de cocina.
• Suministros de oficina . Es fácil exagerar cuando se trata de suministros de oficina, especialmente cuando configura su oficina en casa por primera vez. Por lo general, lo mejor es un enfoque de menos es más. De esa manera, no terminará con una pila de notas adhesivas que nunca usa o un suministro de por vida de marcadores amarillos. Sea realista al elegir lo que necesita para los suministros. Si no se ve enviando documentos por correo con frecuencia, probablemente pueda esperar para comprar sobres hasta que necesite enviar algo por correo. Si su trabajo es puramente digital, probablemente no necesite el paquete de 100 bolígrafos o la pila de libretas.
• Un lugar seguro para documentos y archivos . Incluso si digitaliza principalmente sus documentos, podría tener algunos documentos importantes relacionados con el trabajo . Esos documentos necesitan un lugar para vivir e, idealmente, ese lugar no está en la esquina de su escritorio debajo de su taza de café. Es una buena decisión invertir en un archivador con cerradura  para archivos y documentos confidenciales. Si obtienes uno ignífugo, aún mejor. Junto con los archivadores, considere algún tipo de estantería o estantería para mantener las carpetas, los libros y otras cosas que pueda necesitar organizadas y a mano.
• Internet y teléfono . Necesitará una conexión a Internet de alta velocidad confiable  y tal vez una línea telefónica dedicada para su oficina en casa. Una opción es obtener una alternativa de línea fija , como Skype o Google Voice, para usar en llamadas telefónicas de negocios. De esa manera, su jefe o sus clientes no tendrán que llamar a su teléfono celular personal o al teléfono de su casa para comunicarse con usted.
• Decoración de oficina y hogar . Al igual que con los suministros de oficina , es fácil exagerar en la decoración. Pero desea que su oficina en casa se vea algo cálida y acogedora, ya que estará allí durante varias horas todos los días. Cuelgue algunas impresiones atractivas o coloque algunas chucherías en su escritorio para hacer de su oficina un lugar donde realmente quiera pasar el tiempo.

Puede que le resulte más fácil comprar en línea, como en Amazon o Craigslist , las cosas que necesita para su oficina en casa. Para asegurarse de no obtener un escritorio, una silla o una impresora que sea demasiado grande o que simplemente no le convenga, hay varias cosas que debe verificar antes de comprar muebles o equipos.

• El tamaño . ¿Encajará el escritorio, la computadora o la silla en el espacio que tiene? ¿Podrá introducir muebles voluminosos por la puerta de entrada o por un pasillo estrecho? ¿Cuánto pesa? ¿Puedes levantarlo por tu cuenta?
• La Calidad . Busque reseñas en línea para ver lo que la gente tiene que decir al respecto. Las señales de alerta incluyen quejas no resueltas de equipos que llegaron rotos, se rompieron rápidamente o no fueron como se describieron cuando llegaron.
• Velocidad de envío . Más personas de lo habitual están comprando en línea en medio de la pandemia. Eso significa que los tiempos de envío se retrasan en muchas tiendas. Verifique los tiempos de envío para saber cuándo esperar la entrega.
• Política de devoluciones . Algunos minoristas han ampliado sus políticas de devolución como resultado de COVID-19. Confirma que puedes devolver lo que compres si no te funciona y cuánto tiempo tienes para realizar la devolución.

Elige un espacio

¿Dónde puedes trabajar en tu casa? Necesita un área que pueda acomodar todo su equipo a la vez que le brinda suficiente espacio para pensar y trabajar cómodamente. Si tiene un dormitorio adicional, un estudio o un sótano terminado que puede usar para su espacio de trabajo, eso es perfecto. Si no es así, es hora de ser creativo.

Para ayudarlo a encontrar la ubicación adecuada para su oficina :

• Concéntrese en la actividad . ¿Qué nivel de actividad tiene el área que está considerando usar para su oficina en casa? Si planeas trabajar desde casa mientras tus hijos están cerca , ¿juegan en la habitación después de la escuela o por la mañana? Si vive con compañeros de cuarto, ¿descansan o caminan por el espacio con regularidad? El objetivo es elegir el área de su hogar que recibe la menor cantidad de tráfico peatonal. Un rincón tranquilo en una cocina o sala de estar puede ser ideal si no tiene una habitación completamente separada para usar.
• Cuidado con la Luz . La paz y la tranquilidad son esenciales, pero también lo es tener suficiente luz en la oficina en casa. Si puede, elija un área que reciba luz natural, como una esquina junto a una ventana.
• Evite su dormitorio . Si es posible, evite usar su dormitorio, especialmente si tiene problemas para dormir. Como señala la National Sleep Foundation  , el uso de dispositivos electrónicos en su dormitorio puede mantenerlo alerta cuando quiera quedarse dormido. Un estudio de 2015 publicado en Proceedings of the National Academy of Sciences  mostró que el uso de dispositivos emisores de luz antes de acostarse afectaba negativamente el sueño. Desea evitar los dispositivos emisores de luz antes de acostarse tanto como sea posible, y eso es un desafío cuando su espacio de trabajo está directamente enfrente de su cama.
• Configure un divisor de habitación . Si no tiene una habitación separada para usar como área de trabajo, un separador de ambientes puede crear una sensación de separación. Especialmente si tiene que trabajar donde duerme, instale una pantalla u otro tipo de separador de ambientes para diferenciar el espacio de su oficina del resto de la habitación. En una sala de estar o estudio, puede colocar su escritorio en un lado de una estantería grande y tener el área de estar en el otro.
• Convertir un armario . Otra opción si el espacio es una prima es instalar un escritorio o una superficie de trabajo en un armario pequeño. Si todo lo que necesita para trabajar en casa es una computadora portátil, incluso los armarios más pequeños pueden proporcionar suficiente espacio. Cuando termine la jornada laboral, simplemente cierre su computadora portátil y cierre la puerta del armario.

Crea tu presupuesto

Puede ser fácil gastar de más cuando está configurando su oficina en casa, especialmente si no está seguro de cuáles son sus números o con qué tiene que trabajar. Antes de comenzar a comprar muebles y suministros, revise el presupuesto de su hogar  para ver si tiene dinero para gastar en una oficina. También puede usar el dinero que ha ahorrado en una cuenta de gastos del hogar o en una cuenta de ahorros que haya configurado para compras planificadas para pagar la configuración de su nueva oficina.

Si ya no viaja al trabajo, puede canalizar el dinero que normalmente se destinaría a su transporte y comidas hacia los gastos de la oficina en casa.

Decida cuánto puede gastar cómodamente en su nueva oficina, ya sean $ 100 o $ 1,000. Luego, comience a valorar el costo de las cosas que necesita. Haga una lista de gastos únicos y recurrentes.

Después de analizar su presupuesto y compararlo con el costo de sus necesidades, es posible que se dé cuenta de que los números no coinciden. Si la cantidad que puede gastar es menor que el costo de lo que necesita, es útil establecer prioridades.

Por ejemplo, si necesita un escritorio, puede comprar uno en Ikea en lugar de West Elm . Si necesita una computadora portátil nueva, puede elegir una Chromebook en lugar de una MacBook Pro . El lugar donde pueda permitirse el lujo de recortar depende de lo que haga para ganarse la vida. Si eres un fotógrafo profesional, probablemente necesites la MacBook, pero si eres un escritor independiente, una Chromebook debería ser suficiente. Si se sienta en un escritorio todo el día, puede beneficiarse de gastar más en una silla ergonómica.

Otra cosa a considerar es su conexión a Internet. Si su trabajo necesita Internet en cualquier forma, vale la pena gastar más en esta categoría que en cualquier otro, actualizándose a la conexión más rápida y confiable que pueda pagar. Busca los mejores precios de proveedores como AT&T o Xfinity .

También es recomendable obtener un plan de datos móviles ilimitado de un operador como Verizon que le permite usar su teléfono como un punto de acceso. De esa manera, si se interrumpe el servicio de Internet de su hogar, puede usar su teléfono para acceder a Internet de emergencia hasta que su proveedor de servicios de Internet restablezca la conexión.

Cómo obtener lo que necesita por menos

Una vez que haya identificado sus categorías de grandes gastos, busque ofertas para todo lo demás. Hay algunas formas de equipar el espacio de su oficina en casa sin gastar mucho dinero:

• Compre usado (o gratis) . Un escritorio o una silla de oficina usados ​​pueden ser tan resistentes como uno nuevo. En algunos casos, los muebles antiguos son de mejor calidad que los que se fabrican hoy. Puede encontrar muebles usados ​​en sitios web como Amazon y eBay. También puede encontrar algunos muebles gratuitos de alta calidad a través de su grupo local Buy Nothing  en Facebook o opciones económicas de vendedores privados en aplicaciones como OfferUp . Solo recuerde practicar el distanciamiento social al organizar la recogida o la entrega.
• Pregunte a su alrededor . Sus amigos o familiares pueden ser una buena fuente de muebles o equipos de oficina baratos o gratuitos. Pregúnteles si tienen algo en su lista de lo que quieran separarse, luego organice una manera de llevarlo a su casa mientras tenga en cuenta las pautas de distanciamiento social.
• Elija productos energéticamente eficientes . Compre teniendo en cuenta la eficiencia energética, tanto para ahorrar dinero en el precio de compra como para ahorrar dinero durante la vida útil del producto. Una computadora portátil más pequeña usa menos energía y cuesta menos que una computadora de escritorio de alta resistencia, por ejemplo.
• Ignore el canto de sirena de los suministros de oficina de diseño . Un bolígrafo Bic económico escribe con la misma eficacia que un bolígrafo de diseño de fantasía. Un simple bloc de papel amarillo te permite tomar notas tan detalladas como las de un lindo bloc de notas impreso.
• Espere las ventas . Si no necesita algo para su oficina de inmediato, espere a que salga a la venta. Además, podría resultar que no lo necesite en absoluto.
• Haga que su empleador contribuya . Si es un empleado que trabaja desde casa, pregunte qué puede aportar su empresa en términos de equipos y suministros. A menudo, no es necesario que pague su propio equipo, ya que su empleador puede darle una computadora portátil u otro equipo para usar. Si su empresa no ha dicho nada sobre el equipo, no está de más preguntar qué quiere su jefe que haga.
• Negocie su teléfono o servicio de Internet . A veces puede obtener un trato en su teléfono o conexión a Internet, especialmente si está cambiando de proveedor o está agrupando dos servicios en uno. Incluso si ha estado con su proveedor actual por un tiempo, llame y pregunte acerca de las ofertas u ofertas actuales que tenga disponibles para usted.
• Reutilice cuando sea posible . Es posible que tenga muebles más viejos colgando en su ático o sótano, esperando obtener una segunda oportunidad de vida. Esa pequeña y vieja mesa de cocina podría tener el tamaño perfecto para convertirla en un escritorio en una pequeña oficina en casa . Con un poco de bricolaje y una capa de pintura, la estantería vieja de sus hijos puede convertirse en una estantería de oficina .

Conclusiones finales

Ya sea que sea un emprendedor o se esté preparando para trabajar a distancia  por primera vez, tener un espacio de trabajo dedicado en casa marca una gran diferencia en lo que respecta a su productividad general. Si bien probablemente tenga que gastar algo de dinero para crear ese espacio, no tiene que endeudarse o arruinar su presupuesto para hacerlo.

Hacer un presupuesto y ceñirse a él puede ayudarlo a controlar sus gastos mientras crea su oficina en casa. Concéntrese en las cosas que necesita y las cosas que pueden ayudarlo a hacer su trabajo de la mejor manera en lugar de lo que hará que su oficina parezca lista para Pinterest.