Cómo aprovechar al máximo la asistencia a conferencias virtuales en línea

En los últimos años, las conferencias en línea han ganado terreno como alternativa o complemento a las conferencias profesionales en persona. Muchas organizaciones han lanzado conferencias en línea independientes a las que puede asistir desde cualquier lugar, y algunos eventos en persona han agregado componentes virtuales para permitir que más personas participen.

Con los esfuerzos para contener la pandemia de COVID-19 , muchas conferencias planificadas para 2020 se están adaptando rápidamente y se están moviendo completamente en línea.

¿Qué puede esperar si asiste a una conferencia en línea? No son exactamente como conferencias en persona, pero pueden ser igual de valiosas si sabes qué buscar y tomas los pasos correctos para aprovechar al máximo la experiencia.

¿Qué son las conferencias en línea?

Las conferencias en línea son como una mezcla entre conferencias profesionales en persona y seminarios web  o cursos en línea . Mientras que los dos últimos generalmente cubren un tema limitado, las conferencias en línea cubren una amplia gama de temas para una industria.

Al igual que las conferencias en persona, las conferencias virtuales ofrecen una combinación de oradores principales, paneles de discusión, sesiones educativas, talleres prácticos y socialización con colegas.

Las sesiones pueden cubrir una variedad de temas, pero generalmente se enfocan en una industria o grupo de personas, como blogueros, profesionales médicos o maestros. Algunas conferencias se enfocan simplemente en el aprendizaje y el desarrollo, y algunas ofrecen sesiones que cuentan para créditos de educación continua para profesionales que los necesitan para mantener certificaciones.

Hasta este punto, las conferencias en línea generalmente solo existían para profesionales en tecnología, blogs o marketing de contenido. Las empresas privadas o los particulares los organizaban para personas de la industria, pero los asistentes a menudo no estaban conectados fuera de la conferencia y los eventos sociales o de redes eran raros.

Ahora que los eventos en persona están en espera, muchas conferencias profesionales que abarcan industrias se han movido en línea. Por ejemplo, las conferencias para asociaciones profesionales se llevan a cabo en línea, lo que nos hace pensar de manera diferente sobre el tipo de comunidad que podemos crear a través de una conferencia virtual.

Aprovechar al máximo las sesiones de conferencias virtuales

Probablemente sepa cómo aprovechar al máximo su tiempo en una conferencia en persona. Existen muchos consejos para la creación de redes y el aprendizaje en esos eventos. Las conferencias virtuales son una experiencia bastante diferente, aunque las sesiones son similares en la superficie.

Siga estos pasos para ponerse en la mentalidad adecuada para concentrarse, participar y absorber información de las sesiones de la conferencia en línea a las que asiste.

Ponlo en tu calendario

Es mucho más probable que olvides que te registraste para un evento si asistes de forma gratuita y no tienes que viajar. Agregue una conferencia virtual a su calendario tan pronto como se registre y configure alertas con uno o dos días de anticipación.

A menudo tiene acceso a una sesión grabada después del evento. Pero solo puede hacer preguntas y establecer contactos con otros asistentes si está disponible y comprometido mientras se lleva a cabo el evento.

Comprar acceso completo

Muchas conferencias virtuales son gratuitas porque los asistentes todavía se están acostumbrando a ellas y, como ocurre con una gran cantidad de contenido en línea, aún no han evaluado su valor.

Pero si su conferencia ofrece un registro premium, obtendrá el máximo provecho de su experiencia yendo con todo y comprando un boleto. Eso podría significar acceso de por vida a las grabaciones de sesiones después de la conferencia, contenido adicional o grupos o sesiones de redes.

Si no se atreve a pagar una conferencia a la que asiste desde su sala de estar, sepa que probablemente el precio aún sea mucho más bajo que el costo de viajar a una conferencia en persona. Definitivamente pregúntele a su empleador si está dispuesto a cubrirlo, incluso si normalmente no pagan por conferencias.

Consultar su correo electrónico

Cuando se registra para una conferencia virtual, generalmente envían una confirmación por correo electrónico con la información que necesita para asistir. Si no lo ve de inmediato, revise su carpeta de correo no deseado o, en Gmail, la pestaña Promociones.

Muchas empresas y organizaciones utilizan herramientas de marketing por correo electrónico como MailChimp para enviar confirmaciones y actualizaciones, y su servicio de correo electrónico puede leerlas como promocionales.

Si su confirmación termina en spam, agregue la dirección de correo electrónico a sus contactos en la lista blanca para asegurarse de que los correos electrónicos futuros lleguen a su bandeja de entrada. Si está en Promociones en Gmail, muévalo a su bandeja de entrada principal y Gmail aprenderá que es donde prefiere recibir correos electrónicos de ese remitente en el futuro.

Durante la semana de la conferencia, esté atento a los correos electrónicos de recordatorio, incluso si cree que tiene lo que necesita para asistir. Si no ve nada, vuelva a verificar su carpeta de correo no deseado, en caso de que la información provenga de diferentes correos electrónicos. Los anfitriones de conferencias a veces envían información sobre sesiones recién agregadas, oportunidades para establecer contactos o actualizaciones cruciales más cercanas a la fecha del evento.

Haga de la asistencia una prioridad

Si se registra para una sesión de conferencia virtual, tómese el evento en serio y participe. Bloquee el tiempo en su calendario para aparecer en la sesión en vivo si está disponible, y no reserve nada sobre él. Si se está registrando para tener acceso a una grabación después, programe un tiempo para verla.

Informe a su familia u otros compañeros de casa cuándo estará ocupado con la conferencia para que lo dejen en paz. Reclame una habitación o un área de su casa y pídales que no lo molesten mientras está allí.

Del mismo modo, programe el tiempo libre del trabajo como lo haría para viajar a una conferencia. Planee entregar el trabajo urgente a otra persona e informe a sus compañeros de trabajo y clientes los días u horas en que no estará disponible.

Apaga las distracciones

La tentación de reaccionar a las notificaciones en su teléfono o computadora mientras trabaja desde casa  es mucho más fuerte que cuando está en una habitación llena de gente. Elimine esas distracciones  para mantenerse concentrado durante las sesiones de conferencias en línea.

• Configure “No molestar” o “Asistente de enfoque” en su computadora . Las notificaciones automáticas (las que aparecen en la esquina de su pantalla) son probablemente la peor distracción mientras asiste a una conferencia a través de su computadora. Apáguelos durante la hora o el día para evitar distracciones durante las sesiones de la conferencia.
• Encienda un Autorespondedor de correo electrónico . Establezca una “respuesta de vacaciones” por correo electrónico como lo haría si estuviera viajando fuera de la oficina. Le permite ignorar cómodamente su bandeja de entrada y concentrarse en la conferencia.
• Limite las notificaciones en su teléfono . Permita excepciones a la configuración de “No molestar” en sus dispositivos Android e iOS para que pueda configurarlo en no molestar pero aún así recibir una llamada de su pareja o hijos en caso de una emergencia. O simplemente limite las notificaciones para aplicaciones como correo electrónico, Slack, noticias y redes sociales.

Usar funciones interactivas

Algunos servicios de conferencias incluyen funciones interactivas, como “levantar la mano”, chat, sesiones de preguntas y respuestas y encuestas. Aprovéchelos para interactuar con los anfitriones y otros asistentes y mantenerse comprometido con la sesión.

La interacción hace que la sesión sea mejor para todos, incluido el anfitrión, que necesita un momento para respirar de vez en cuando para mantener la sesión.

La interacción virtual puede ayudarlo a destacarse de la misma manera que lo hace en una sesión de conferencia en persona. Haga preguntas reflexivas o comparta respuestas perspicaces a las preguntas de los anfitriones para que otros asistentes vean quién es usted.

Tomar notas y revisarlas

Cuando asisto a una conferencia, utilizo las tardes después de un día de sesiones para descomprimirme y dejar que todo lo que aprendí se empape. Seis u ocho horas de talleres y conferencias en línea es mucho para asimilar.

Después de una sesión de conferencia virtual, es fácil volver a su vida: revisar correos electrónicos, lavar platos, preparar la cena, mirar televisión. En su lugar, dese el mismo tiempo a solas para reflexionar que hubiera tenido en el hotel esa noche si hubiera viajado para asistir a la conferencia.

Trabajo en red en una conferencia virtual

Uno de los inconvenientes más importantes de las conferencias virtuales es la falta de situaciones sociales naturales. No está en salas con otros asistentes, dando la mano a los oradores, compartiendo bebidas con colegas o poniéndose al día con una comida.

Pero los eventos virtuales también pueden incluir  oportunidades para establecer contactos . Busque información sobre ellos en correos electrónicos o publicaciones de marketing en redes sociales de los organizadores de la conferencia, y solicite que alguien los configure si aún no lo ha hecho.

Únase a Social Media Chatter

Puede hojear los hashtags de la conferencia en Twitter para descubrir pepitas de sabiduría de personas en otras sesiones en conferencias a las que asiste virtualmente o en persona. Es una forma divertida de absorber más de una conferencia que solo las sesiones que puede realizar. También es útil compartir los aspectos más destacados de las sesiones en las que se encuentra. Extraer fragmentos de sonido e ideas de una sesión le ayuda a extraer la información más importante que haya aprendido.

Además, es una oportunidad para establecer contactos. Especialmente en una conferencia en línea, participar activamente en línea le permite conectarse con otros asistentes para compartir sus experiencias y lecciones.

Comparta sus ideas, haga preguntas y vuelva a compartir las publicaciones de otros para interactuar con otros asistentes. Probablemente dejará estas conversaciones con algunos amigos adicionales de Facebook y seguidores de Twitter.

Participar en eventos en vivo

Las oportunidades de networking son un aspecto crítico de las conferencias, incluso más importante que los oradores y las sesiones educativas para algunos asistentes. Puede ser más difícil conseguirlos en conferencias virtuales, pero aprovéchelos si están disponibles.

Los eventos de networking virtual pueden ser incluso mejores que el networking en persona si eres tímido o introvertido . Puede ser una mosca en la pared más fácilmente, por lo que puede asistir, observar y conocer gente sin ser tan sociable o atrevido como debe ser en los eventos en persona.

Si una conferencia a la que desea asistir no incluye eventos de networking, solicite a los anfitriones que los agreguen o que se conecten con otros asistentes para configurarlos usted mismo. Considere eventos como:

• Happy Hours virtuales . Invite a sus colegas a traer sus propios cócteles o cafés y socialice a través de una aplicación de chat de video como Zoom , Google Meet o Houseparty .
• Chats de Twitter . Estas conversaciones programadas en Twitter , organizadas en torno a un hashtag, pueden ser formales y educativas o informales y sociales.
• Trivia virtual o noche de juegos . Utilice las salas  de reuniones de Zoom para permitir que los asistentes formen equipos y compitan en trivia o juegos virtuales.
• Eventos de Facebook . Configure un evento de Facebook, invite a los asistentes e interactúe a través de publicaciones y comentarios dentro del evento.
• Yoga virtual o entrenamiento . Reclute a un instructor para que dirija una sesión de entrenamiento a la que cualquiera pueda asistir desde casa a través de un chat de video.

Viste la parte

Causas una impresión en una videollamada como lo harías en persona. Si programa una llamada con un compañero asistente o se une a una hora feliz virtual o un evento de networking, vístase como lo haría para la realidad  (al menos en la parte superior).

Independientemente de cómo te vean los demás, ponerte la ropa que consideres apropiada para un evento con colegas también te ayuda a ponerte en la mentalidad adecuada. Scientific American  informó sobre cinco estudios entre 2010 y 2015 que demostraron que lo que usa puede afectar su capacidad para resolver problemas, negociar y concentrarse.

Loungewear es lo que usualmente te pones para relajarte y mirar televisión. Llevarlo a un evento profesional podría dificultarle mantenerse comprometido y aprovechar al máximo una conferencia virtual.

Busque asistentes particularmente comprometidos

Las preguntas que haga o las ideas que comparta en una sesión de conferencia pueden ser el material perfecto para las conversaciones posteriores. En una conferencia en persona, eso generalmente significa detener a alguien cuando sale por la puerta para agradecerle su comentario u ofrecer información en respuesta a su pregunta.

Tienes que hacer un poco más de trabajo preliminar para dar seguimiento a esas discusiones en una conferencia virtual.

Preste atención a quién hace preguntas y comparte comentarios interesantes en un chat grupal o en las redes sociales. Búscalos y conéctate en Twitter y LinkedIn después de la conferencia. Inicie una conversación mencionando la sesión en la que ambos estaban.

Seguimiento con correo electrónico

Los anfitriones de conferencias o sesiones a menudo comparten su información de contacto en diapositivas u otros materiales. ¡Úsalo!

Haga un seguimiento después de una conferencia o sesión que haya disfrutado para agradecer al anfitrión y hacerles saber lo que aprendió. Como mínimo, es amable mostrar su gratitud por su esfuerzo (a menudo no remunerado). En el mejor de los casos, puede ayudarlo a establecer una nueva conexión con alguien que sea muy respetado en su industria.

¿Deberían ser más comunes las conferencias en línea?

Mucha gente está celebrando el cambio forzoso a las conferencias virtuales porque pueden asistir a eventos este año que siempre han tenido que perderse en el pasado.

El costo, los viajes, la familia, el trabajo y las necesidades especiales impiden que las personas asistan a conferencias y aprovechen las oportunidades educativas y sociales que disfrutamos muchos de nosotros. Las conferencias virtuales podrían nivelar el campo de juego.

Pero conectarse a Internet tiene sus inconvenientes. La experiencia no imita exactamente a su contraparte en persona, y muchos asistentes pierden la oportunidad de charlas, talleres y networking en persona.

Si tiene la opción de asistir (u organizar) una conferencia en persona o en línea en el futuro, considere estas ventajas y desventajas de conectarse en línea.

Ventajas

• Ahorros . Los eventos en persona generalmente requieren viajes, alojamiento en hotel y costos de comida, todos los cuales pueden sumar cientos o miles de dólares, sin incluir el costo de registro. Las conferencias en línea le permiten evitar gastos superfluos y pagar solo la tarifa de la conferencia, a veces nada en absoluto. Los ahorros son útiles si paga a su manera, pero también pueden ayudarlo a convencer a su empresa de que pague la factura.
• Conveniencia y Accesibilidad . Las conferencias pueden ser divertidas, pero no son una opción para todos. Las barreras de costo y accesibilidad de los viajes, las obligaciones familiares y el trabajo impiden que las personas asistan. Puede unirse a una conferencia en línea desde cualquier lugar que tenga una conexión a Internet, y la facilidad de grabación significa que las sesiones pueden estar disponibles para ver en cualquier momento.
• Acceso de por vida . El registro para una conferencia en línea generalmente viene con acceso a grabaciones o una página o sitio de membresía que le permite acceder al contenido indefinidamente después del evento. Eso significa que puede volver a visitar sesiones útiles años después.
• Capacidad para asistir a todas las sesiones . ¿Alguna vez ha ido a una conferencia y se ha sentido decepcionado al saber que dos sesiones a las que le encantaría asistir están sucediendo al mismo tiempo? Por lo general, registran todas las sesiones en conferencias en línea, por lo que puede programar un tiempo más tarde para ver las sesiones que perdió.
• Confort . Definitivamente vístase para el éxito en los eventos de networking, donde aparecerá en video, pero los eventos de conferencias estilo seminario web generalmente solo ponen al anfitrión frente a la cámara. Ponte un par de jeans y sáltate el cuello, pero no te pongas tan cómodo como para quedarte dormido.

Desventajas

• Desafíos de la red . No importa cuántas horas felices virtuales o noches de juegos asista, conocer gente en línea desde el pecho para arriba nunca es la misma conexión que estar en la misma habitación y, digamos, experimentar una nueva ciudad juntos. También te pierdes reuniones casuales: conversar con alguien mientras esperas en una sala a que comience una sesión, ver a un viejo colega en el pasillo o deambular a la hora del cóctel.
• Oportunidades sociales limitadas . Por lo general, las conferencias virtuales no han incluido tantos eventos sociales como las conferencias en persona, pero eso podría cambiar ya que muchas conferencias se mueven en línea inesperadamente. Si los asistentes valoran socializar durante la conferencia, los organizadores pueden dar prioridad a facilitarla, así que no tema preguntar.
• Menos responsabilidad . Si paga y viaja a una conferencia, es probable que se presente a las sesiones para evitar perder dinero y tiempo. Las conferencias en línea, al igual que otras oportunidades de aprendizaje en línea, requieren más motivación para llevarlas a cabo, especialmente si son gratuitas. Con menos obligaciones y muchas más oportunidades de distracción, a muchas personas les resulta más difícil prestar atención a un seminario web de conferencia o aprovechar las oportunidades de establecer contactos.

Conclusiones finales

Muchas personas que nunca antes hubieran considerado las conferencias en línea no tienen otra opción este año. Convertir a los asistentes en conferencias virtuales es otra forma en que el COVID-19 probablemente cambiará la sociedad y la economía  para siempre.

Con los pedidos para quedarse en casa que nos impiden reunirnos, nos perderemos las conferencias anuales o descubriremos cómo aprovechar al máximo la asistencia virtual.

Aproveche al máximo lo que ofrece la conferencia al dedicar tiempo para asistir, participar en discusiones, unirse a eventos sociales y conectarse activamente con otros asistentes después de la conferencia.

Tómese una conferencia virtual tan en serio como los eventos en persona, especialmente cuando es su única opción. Si está concentrado, comprometido y motivado, puede obtener tanto de asistir a una conferencia desde su sala de estar como de volar por todo el país.

¿Ha asistido a una conferencia en línea? ¿Qué hizo que la experiencia fuera valiosa para ti?