¿Qué es un poder notarial y cómo obtenerlo? Tipos

Un poder notarial, a menudo abreviado como POA, es un documento que permite a los adultos capaces nombrar a alguien para que actúe como su representante, o permitir que otros celebren acuerdos en su nombre. Debido a que el futuro nunca es seguro y una emergencia inesperada que le roba la capacidad de tomar decisiones puede suceder en cualquier momento, esta herramienta legal es algo que todos los adultos, sin importar la edad, las circunstancias o las necesidades, deben utilizar.

Como documentos legales, todos los poderes deben cumplir con los estándares legales específicos del estado para ser efectivos. Aunque estos estándares difieren levemente entre los estados, generalmente requieren que usted haga su poder notarial por escrito, nombre a quién desea que actúe como su representante, nombre los poderes que desea que tenga su representante y firme el documento.

De lo contrario, puede personalizar su POA para que se adapte a sus necesidades o deseos. Dicho esto, debe consultar a un abogado para asegurarse de cumplir con la ley estatal al crear un POA y que refleje con precisión sus deseos.

Comprensión de los poderes notariales

Habilidades de poder notarial

Debido a que son tan flexibles, los poderes notariales se encuentran entre los documentos legales más útiles que puede crear. ¿Está en el ejército y necesita asegurarse de que su cónyuge pueda administrar sus finanzas mientras está desplegado? ¿Quiere comprar o vender una propiedad pero no puede (o no desea) presentarse en persona para realizar la transacción? ¿Está preocupado por lo que podría sucederle a usted oa su familia si aterrizara en el hospital? ¿Es usted un padre que quiere tomarse unas vacaciones y dejar a sus hijos al cuidado de los abuelos mientras no está?

Puede usar poderes notariales para abordar todas estas inquietudes y más. A través de un poder notarial, usted (el mandante) puede otorgar a otros (sus agentes) la autoridad legal para tomar decisiones por usted o representar sus intereses.

El director

Las personas que crean un poder notarial se conocen como directores. Puede ser un director siempre que cumpla con dos requisitos básicos: usted es un adulto y está en su sano juicio.

El requisito de un adulto suele ser fácil de cumplir, pero el requisito de una mente sana puede ser problemático. Para estar en su sano juicio, debe poder comprender sus elecciones, así como también las consecuencias de tomar una decisión en particular. Muchos adultos están en su sano juicio durante la mayor parte de sus vidas y algunos nunca pierden la capacidad mental. Pero otros (como las personas con discapacidades cognitivas importantes o quienes padecen afecciones médicas que afectan sus capacidades cognitivas) nunca tienen la capacidad necesaria o la pierden.

Independientemente de la causa, si un tribunal de justicia determina que una persona no está en su sano juicio (incluso mucho después de la redacción original del documento), esa persona no puede convertirse en un mandante y no puede crear un documento de poder notarial (o el documento existente no es un POA válido).

El agente / apoderado

Los representantes que elige para tomar decisiones en su nombre se conocen como “agentes” o “apoderados”. Al igual que los directores, los agentes deben ser adultos capaces y estar dispuestos a asumir el papel de su representante. Un agente también puede ser una organización, como un bufete de abogados o un banco.

Agentes, apoderados y abogados

Uno de los aspectos más confusos de un poder es la terminología que lo rodea. Cuando muchas personas escuchan la frase “poder notarial”, naturalmente asumen que tiene algo que ver con los abogados. De manera similar, el término “apoderado” suena como si se tratara de un abogado, o tal vez requiera que contrate a un abogado para que actúe como su agente.

En general, cuando crea un poder, ni usted ni el agente elegido tienen que ser abogados o tener formación o experiencia legal. Un poder es un documento, nada más, y el término “abogado” en ese contexto simplemente significa “representante”.

Como documento legal, un poder está sujeto a leyes, requisitos e interpretaciones legales específicas. Por lo tanto, para crear un poder notarial efectivo, es posible que deba consultar a un abogado con experiencia para asegurarse de que cumpla con las leyes y satisfaga sus necesidades. Si bien no tiene la obligación legal de contratar a un abogado para crear su POA, un documento mal redactado puede ser ignorado, creando más problemas de los que resuelve.

Uso y registro del poder notarial

En general, no es necesario que se registre o presente un poder notarial en una oficina gubernamental para que sea efectivo. Por ejemplo, si crea un poder notarial limitado para darle a su agente la capacidad de pagar sus facturas mientras está de vacaciones, no es necesario que entregue el documento en un tribunal local u otra instalación gubernamental. El documento de POA es efectivo siempre que cumpla con las leyes estatales pertinentes.

Una excepción clave a este requisito es cuando autoriza a su agente a comprar o vender bienes raíces en su nombre. Los estados generalmente requieren que usted registre cualquier poder que autorice a un agente a transferir bienes inmuebles y, por lo general, debe hacerlo en la oficina del gobierno del condado (como una oficina de registro del condado o registro de escrituras) donde se encuentra la propiedad que se transfiere.

Tipos de poder notarial

Cuando crea un poder, elige entre una variedad de tipos y opciones. Los diferentes tipos de POA son más adecuados para algunos propósitos que para otros, y es común usar varios POA, cada uno para un propósito diferente.

Hay varias formas de diferenciar los diferentes tipos de poderes, como el alcance del poder otorgado, qué tipo de poderes tiene un agente, cuándo entran en vigencia y cuándo terminan.

¿Cuánta autoridad le está dando a su agente?

El poder notarial que crea le otorga a su agente derechos específicos de toma de decisiones. Hay dos tipos básicos de poderes que puede asignar:

• General . Un poder general es el tipo más amplio disponible. Cuando crea un poder general, le otorga a su agente la capacidad de tomar todas las decisiones que usted pueda tomar. Los poderes generales se utilizan mejor en situaciones en las que necesita que otra persona se encargue de todos sus asuntos por usted, como cuando está de viaje y necesita que sus asuntos financieros y personales se gestionen en casa, o en caso de que quede incapacitado y necesite alguien que proteja sus intereses cuando usted no pueda.
• Limitado . Cualquier poder notarial que no le otorgue poderes generales a su agente es un poder notarial limitado. Un poder notarial limitado, también llamado “POA especial”, puede limitarse a un solo tipo de decisión (como otorgarle a un agente de bienes raíces el derecho a vender su casa), o puede incluir numerosos poderes específicos. Los POA limitados también pueden limitar cuándo su agente puede tomar decisiones. Como director, puede limitar la capacidad de toma de decisiones de su agente tanto o tan poco como desee.

¿Puede actuar su agente después de haber sido incapacitado?

Más allá de los POA limitados y generales, también puede diferenciar los POA en función de si su agente puede continuar actuando en su nombre después de que pierda la capacidad mental.

• Durable . Un POA duradero significa que su agente puede continuar representándolo si queda incapacitado o pierde la capacidad de tomar sus propias decisiones. No puede revocar un POA duradero mientras esté incapacitado.
• No duradero . Los poderes no duraderos terminan una vez que pierdes capacidad. Por ejemplo, si le da a su agente de bienes raíces el derecho de vender su casa a través de un poder notarial no duradero, su agente saldrá y tratará de encontrar un comprador. Sin embargo, si se ve involucrado en un accidente automovilístico y entra en coma, la capacidad de su agente para vender su casa se cancela.

¿Cuándo entra en vigor el POA?

¿Qué tan pronto puede su agente comenzar a actuar en su nombre cuando crea un POA? Independientemente de si el POA es limitado, general o duradero, el documento debe indicar cuándo entra en vigencia la autoridad del agente.

Hay dos formas de designar cuándo entra en vigor el POA:

• Inmediato / De Pie . A veces, desea que su agente comience a actuar en su nombre lo antes posible. Los poderes notariales inmediatos, también conocidos como poderes permanentes, entran en vigor tan pronto como los crea.
• Saltando . Un poder notarial emergente solo entra en vigencia si se cumplen ciertas condiciones. Por ejemplo, puede crear un poder notarial duradero para las finanzas que solo entra en vigencia si queda incapacitado. Mientras siga siendo capaz, su agente no tiene poder para tomar decisiones financieras por usted o administrar sus asuntos financieros. Pero, si pierde capacidad, el poder notarial le da a su agente la capacidad de intervenir y hacerse cargo de la gestión de sus asuntos financieros.

¿Qué tipo de decisiones puede tomar su agente?

Su POA establece los tipos específicos de decisiones que su agente puede tomar por usted. Aunque tiene discreción para determinar qué poderes otorga, los POA generalmente vienen en uno de varios tipos de clave:

• Financiero . Un POA para finanzas le da a su agente la capacidad de administrar algunos o todos sus asuntos financieros. Por ejemplo, los POA para las finanzas pueden otorgarle a un agente el derecho a usar el dinero en su cuenta corriente, comprar y vender acciones en su nombre o presentar o pagar sus impuestos.
• Cuidado de la salud . Un POA para atención médica, también conocido como poder de atención médica o directiva anticipada , le da a su agente el derecho de tomar decisiones médicas por usted. Los poderes notariales para el cuidado de la salud suelen ser poderes duraderos, ya que están diseñados para permitir que su agente hable con sus médicos y tome decisiones médicas por usted cuando esté incapacitado.
• Cuidado de niños . Un POA para el cuidado de niños le da a su agente el derecho a tomar decisiones sobre los padres o la tutela en su nombre. Por ejemplo, si se va de vacaciones y desea dejar a sus hijos al cuidado de sus abuelos, puede utilizar un POA para el cuidado de los niños para darles a los abuelos el derecho a tomar decisiones sobre la crianza de los hijos, como decisiones educativas o médicas de emergencia, mientras usted se fueron.

Riesgos del poder notarial

A pesar de que los poderes son herramientas legales útiles, flexibles y poderosas, muchas personas se resisten a crearlos. Después de todo, si le da a un agente la capacidad de tomar decisiones por usted o usar su propiedad y dinero, le está dando a esa persona una gran cantidad de control e influencia sobre su vida.

¿Y si algo sale mal? ¿Qué pasa si su agente no tiene escrúpulos? Estas preocupaciones no son insignificantes y debe conocer los riesgos potenciales y las protecciones contra esos riesgos antes de crear un POA.

La relación principal-agente

Una de las mayores preocupaciones que tienen las personas cuando piensan en crear un POA es la posibilidad de que sus agentes se aprovechen de ellos. Después de todo, si su agente hace un mal uso de su autoridad (o simplemente no actúa de manera apropiada), sus intereses podrían sufrir un daño grave. Aunque hay ocasiones en las que los agentes bajo un POA abusan de su posición, son menos comunes de lo que la mayoría de la gente cree, y la preocupación de que pueda sucederle tal abuso de autoridad no debería impedirle crear su propio poder.

Cuando crea un poder y elige un agente, crea una relación principal-agente que impone al agente una obligación legal mayor, conocida como deber fiduciario. Bajo el deber fiduciario, su agente tiene la responsabilidad de actuar para proteger sus intereses. Por ejemplo, si le otorga a su agente la capacidad de administrar sus finanzas, pagar sus facturas o cuidar su propiedad mientras usted está incapacitado, el agente no puede simplemente comenzar a usar su propiedad de la forma que desee; el agente debe actuar responsablemente para protegerte.

Si nombra a un agente que a su vez viola el deber fiduciario, él o ella pueden ser considerados personalmente responsables por los daños o perjuicios que resulten, es decir, puede demandar al agente (y en situaciones extremas, el estado puede acusar al agente de un delito). ).

Si no puede demandar al agente, otra persona, como un amigo o pariente, puede acudir a la corte para solicitar que se despoje al agente de su autoridad para que se pueda nombrar a otro agente para protegerlo. Esa persona puede incluso demandar al agente en su nombre. No solo eso, sino que en algunas situaciones extremas en las que un agente abusa de la autoridad y viola el deber fiduciario, el estado puede acusar al agente de un delito.

POA y sus derechos

Otra preocupación común que muchas personas tienen sobre los poderes notariales es la idea de perder o transferir sus derechos de toma de decisiones. Si crea un poder y le otorga a su agente autoridad para tomar decisiones, no le quita el derecho a tomar sus propias decisiones; siempre que sea una persona mentalmente capaz, conserva sus derechos de toma de decisiones, incluso si crear un POA. Puede cambiar de opinión, despedir al agente o instruir al agente sobre cómo actuar siempre que siga siendo mentalmente competente.

Si bien puede delegar sus habilidades de toma de decisiones a su agente, delegar no es lo mismo que relegar o renunciar. Solo un tribunal puede quitarle su capacidad para tomar decisiones. Para hacerlo, el tribunal debe determinar que usted ya no puede tomar decisiones por su cuenta. Si la corte toma esa determinación, designará a otra persona (un tutor, curador o ambos) para que tome decisiones por usted. Después de eso, si desea recuperar sus derechos de toma de decisiones, tendrá que pedirle a la corte que determine que nuevamente es capaz.

Limitaciones del poder notarial

Generalmente, puede darle a su agente la capacidad de tomar cualquier decisión que pueda tomar. Sin embargo, hay algunas decisiones que su agente nunca está autorizado a tomar, incluso si crea un poder general que le da a su agente tanta autoridad para tomar decisiones como sea legalmente posible.

Matrimonio y divorcio

Su agente no puede elegir un cónyuge por usted, ni el agente puede anular su matrimonio o solicitar su divorcio. Sin embargo, en algunas situaciones, su agente puede actuar en su lugar si desea casarse pero no puede estar presente físicamente en la ceremonia. Estos tipos de matrimonios se conocen como “bodas por poder” o “matrimonio por poder”.

Los matrimonios por poder solo se permiten en una pequeña cantidad de estados, incluidos California, Colorado, Texas y Wyoming, y pueden tener restricciones importantes. Por ejemplo, California solo permite los matrimonios por poder cuando uno de los cónyuges es miembro de las fuerzas armadas, está destinado en el extranjero durante un tiempo de conflicto o guerra y no puede asistir físicamente a la ceremonia de matrimonio debido al despliegue. En tal caso, el posible cónyuge puede usar un poder notarial para casarse, y el agente nombrado en el POA puede actuar como suplente y aceptar contraer matrimonio en nombre del mandante.

Elecciones

Cuando crea un poder notarial, no puede delegar sus derechos de voto a su agente. Incluso si le da a su agente todas sus habilidades para tomar decisiones, su agente no puede votar por usted en ninguna elección política en la que sea elegible para votar. Sin embargo, si usted es un accionista corporativo o posee acciones en una empresa, puede autorizar a su agente a votar en cualquier elección de accionistas o corporativos en su nombre.

Testamentos

Sus agentes no pueden crear, modificar, revocar o enmendar su última voluntad y testamento. Sin embargo, si no es físicamente capaz de hacer un testamento , pero conserva sus capacidades cognitivas, puede pedirle a un agente que redacte un testamento según sus instrucciones, e incluso puede hacer que el agente firme físicamente el documento en su nombre.

Poderes calientes

En algunos estados, los agentes no pueden tomar decisiones específicas a menos que el documento de poder legal les permita hacerlo explícitamente. Estos a veces se conocen como poderes “calientes” y deben tratarse específicamente en el poder notarial.

Por ejemplo, en Colorado, su agente en virtud de un poder no puede revocar, modificar o crear un fideicomiso en su nombre a menos que usted proporcione explícitamente este poder. Otros poderes calientes pueden incluir el derecho a hacer donaciones de su propiedad, el derecho a seleccionar un beneficiario para cualquier activo transferido en caso de muerte y la capacidad de delegar la autoridad del agente bajo el POA a otro agente.

Otros poderes

Cuando se trata de lo que los agentes no pueden hacer, algunas cuestiones son menos claras que otras. Por ejemplo, los tribunales federales de quiebras están divididos en cuanto a si permiten que los agentes presenten peticiones de quiebra para sus directores. Si alguna vez tiene una pregunta sobre lo que su agente puede o no puede hacer, hable con un abogado.

Cuando terminan los poderes notariales

Todos los poderes llegan a su fin, pero pueden hacerlo de diferentes formas. La terminación de la autoridad de un agente en virtud de un poder notarial a veces ocurre por elección y, a veces, debido a circunstancias específicas.

Terminación por elección del director

Cuando crea un poder, conserva la capacidad de rescindir la autoridad de su agente en cualquier momento, siempre y cuando siga siendo mentalmente capaz. Los términos en el documento de poder notarial detallan lo que debe hacer para despedir a su agente, pero es común comunicar su decisión por escrito. A menudo, también es adecuado despedir verbalmente a un agente, siempre y cuando realice un seguimiento con una notificación por escrito.

Además, muchas relaciones principal-agente, como las que existen entre un comprador de vivienda y un agente de bienes raíces, se basan en acuerdos contractuales. Por lo general, dichos contratos imponen límites a su capacidad para rescindir la autoridad del agente.

Terminación por elección del agente

Los agentes también pueden terminar la relación de poder notarial, pero generalmente no tienen la libertad de hacerlo como los directores. Cuando un agente decide retirarse o renunciar, el agente tiene el deber de hacerlo de una manera que no perjudique los intereses del principal, porque el agente sigue siendo un fiduciario.

Por lo tanto, si es un agente, debe notificar a las personas adecuadas cuando decida retirarse. Por lo general, esto requiere que notifique al principal de su intención de retirarse, y también puede requerir que notifique a cualquier agente sucesor de su retiro para que el sucesor pueda hacerse cargo de sus funciones. Si el director está incapacitado y tiene un tutor o cuidador, tendrá que notificar a esa persona también sobre cualquier agente sucesor.

Terminación por tiempo

Algunos poderes tienen un límite de tiempo. Por ejemplo, si contrata a un agente de bienes raíces para que le encuentre una casa, acepta permitir que el agente sea su único representante durante un período de tiempo; seis meses es lo común. Si pasan los seis meses y el agente no encuentra la vivienda, la autoridad del agente para representarlo termina automáticamente.

Terminación por logro

Un poder notarial puede rescindirse porque se ha cumplido el propósito de su existencia. Usando el ejemplo del agente de bienes raíces, si su agente encuentra una casa para usted un mes después de que usted celebre el contrato, los poderes del agente terminan porque ha cumplido con el propósito del contrato.

Terminación por incapacidad del director

Cuando un mandante nombra a un agente bajo un poder notarial no duradero, la incapacitación del mandante resulta en la terminación de la autoridad del mandatario.

Por lo general, se permite que un agente continúe actuando en su nombre en un acuerdo no duradero hasta que se entere de su incapacitación. Después de enterarse de que está incapacitado, el agente ya no puede tomar decisiones por usted. Sin embargo, si creó un poder notarial duradero, su agente puede continuar representándolo.

Terminación por muerte del director

Cuando el principal muere, la autoridad del agente para representar al principal termina automáticamente. Al igual que con la incapacitación en el caso de un poder notarial no duradero, los agentes aún pueden representarlo hasta que se enteren de su muerte. Si desea que alguien administre las finanzas de su patrimonio después de su muerte, debe hacer una última voluntad y testamento que nombre a un albacea , o crear un fideicomiso en vida revocable que nombre a un fideicomisario sucesor.

Otros problemas de POA

Más allá de las preguntas de elegir un agente, decidir qué poderes otorgarle a su agente y asegurarse de que su POA cumpla con las leyes estatales, hay otras cuestiones que debe conocer (nuevamente, hablar con un abogado es esencial).

Agentes sucesores y co-agentes

Los poderes notariales comúnmente incluyen el nombre de una o más personas como agentes sucesores, y menos comúnmente como co-agentes. Si bien estos términos pueden parecer similares, existen diferencias significativas entre los dos tipos.

• Agentes sucesores . Un agente sucesor es alguien que asume el cargo de agente si y cuando el agente actual deja de prestar servicio o ya no es capaz de hacerlo. Por ejemplo, supongamos que crea un poder notarial duradero para el cuidado de la salud y nombra a su cónyuge como su agente, con su hermano como su agente sucesor. Usted y su esposa están involucrados en un accidente automovilístico y ambos pierden capacidad. En esta situación, su hermano se convertiría en su agente porque su esposa no puede servir. De manera similar, si su esposa se hubiera convertido en su agente pero decidiera que ya no quería servir, su hermano se haría cargo de las responsabilidades de agente.
• Co-agentes . Los co-agentes son dos o más personas que actúan como agentes simultáneamente. Los co-agentes generalmente tienen que actuar juntos y deben estar de acuerdo con cualquier acción que se tome en nombre del principal. Por ejemplo, si nombró a su cónyuge y a su hermano como sus co-agentes en su poder notarial de atención médica, ambos tendrían que ponerse de acuerdo sobre cualquier tratamiento médico antes de que sus médicos puedan proporcionarlo.

Terceros y POA

Muchas situaciones de POA requieren que su agente actúe en su nombre cuando se trata de un tercero. En muchas de estas situaciones, el tercero puede requerir que el POA cumpla con los estándares que no impone la ley estatal.

Por ejemplo, si crea un POA que le permite a su hermano administrar sus finanzas si usted queda incapacitado, es posible que tenga que hablar con un tercero, como su banco o acreedores, en su nombre. El banco puede exigir que cualquier poder no tenga más de uno o dos años. Si es más antiguo, el banco podría negarse a reconocer la autoridad de su agente, aunque el documento cumpla con todas las leyes estatales pertinentes.

En tales situaciones, su agente puede pedirle a un tribunal que obligue a un tercero a reconocer la autoridad del POA. Sin embargo, a menudo es más fácil tomar medidas de antemano, por ejemplo, preguntando a terceros si tienen políticas sobre el uso de POA y redactando POA que cumplan.

Más allá de POA

Los poderes son útiles y flexibles, pero no son todos los dispositivos que satisfacen todas sus necesidades o protegen todos sus intereses. Por ejemplo, un poder notarial no puede controlar lo que sucede con su patrimonio después de su muerte. Además, su agente bajo un POA no puede administrar su patrimonio porque la autoridad del agente termina con su muerte.

Para abordar estas preocupaciones, debe crear un plan de sucesión que incluya una última voluntad y testamento.

Conclusiones finales

Los poderes le brindan la capacidad de controlar su vida y proteger sus intereses como pocos otros documentos. Sin embargo, también plantean riesgos y requieren que considere una serie de preguntas vitales. Los poderes notariales pueden ser redes de seguridad esenciales que lo protegen a usted y a su familia en caso de que algo le suceda, o pueden ser herramientas convenientes que le permiten sentirse seguro al saber que ha delegado sus habilidades de toma de decisiones a personas que pueden ayudarlo. usted.

¿Tiene un poder notarial? ¿Cuáles son tus mayores preocupaciones?