Los muchos beneficios de un programa y una política de reembolso de la matrícula del empleador
Si bien es posible que no tengan una partida en el balance general, los empleados son el activo más importante de su empresa. Sus conocimientos, habilidades y experiencia afectan su capacidad para mantener a los clientes satisfechos y mejorar sus resultados.
Un programa de reembolso de matrículas es un beneficio para los empleados que muestra que estás comprometido con su éxito a largo plazo.
¿Qué es el reembolso de la matrícula?
Tal como suena, el reembolso de la matrícula en un programa o política de beneficios para empleados en el que el empleador les paga a los empleados los gastos de educación . Aunque las reglas del programa varían de un empleador a otro, la mayoría cubre el costo de la matrícula, así como los libros de texto y otros materiales obligatorios del curso.
Los empleados todavía tienen que pagar de su bolsillo los cursos que toman, pero cuando el curso termina, el empleado puede recuperar parte o la totalidad de sus gastos de matrícula. En algunas instituciones, los estudiantes con limitaciones financieras califican para diferir el pago hasta que se completen sus cursos.
Ventajas de un programa de reembolso de matrícula para empleadores
La encuesta de Beneficios para Empleados de la Sociedad para la Gestión de Recursos Humanos (SHRM) 2019 señala que más de la mitad de los empleadores (56%) ofrecen algún tipo de asistencia para el pago de matrículas o préstamos estudiantiles para los empleados, por lo que la educación es claramente una prioridad para las empresas.
1. Empleados más calificados
Como afirma la Organización Internacional del Trabajo (OIT), “Muchas de las habilidades de hoy no se equipararán con los trabajos de mañana, y las habilidades adquiridas hoy pueden volverse obsoletas rápidamente”. Por lo tanto, los trabajadores deben actualizar sus habilidades de forma continua.
Invertir en la educación de sus empleados puede ayudarlo a desarrollar de manera personalizada las habilidades, el talento y la experiencia que necesita para hacer crecer su negocio hoy y en el futuro.
2. Tasas de retención más altas
Los empleados que aprovechan el reembolso de la matrícula tienden a permanecer más tiempo en la empresa.
La Harvard Business Review señaló un poderoso ejemplo: cuando los automóviles Fiat Chrysler asociado con la Universidad Strayer para permitir a sus empleados del concesionario y sus familias para ganar un grado de carga libre, participando los concesionarios de sierra tasas de retención de los empleados aumentan en casi un 40%.
3. Menores costos de contratación
Las empresas pueden promover a los empleados formados a puestos de nivel superior, ahorrándoles tiempo y dinero en comparación con cubrir las vacantes con talento externo.
Según SHRM , el costo promedio de contratar a un nuevo empleado es de $ 4,425, o $ 14,936 por contratar a un ejecutivo. Eso incluye el costo de publicitar el puesto, la capacitación, la realización de entrevistas y la orientación de nuevas contrataciones. Además, el nuevo empleado puede tardar meses en adaptarse a la cultura de la empresa y volverse completamente productivo.
Por otro lado, promover a las personas desde adentro genera poco o ningún costo adicional para la empresa.
4. Desgravaciones fiscales
El IRS permite a los empleadores cancelar hasta $ 5,250 de reembolsos de matrícula por empleado por año. Estos reembolsos se consideran un beneficio adicional libre de impuestos , por lo que no están incluidos en los salarios de los empleados y el empleador no tiene que pagar impuestos de desempleo del Seguro Social, Medicare, federales o estatales sobre el reembolso.
Para calificar para este beneficio fiscal, el plan de reembolso de la matrícula debe estar por escrito y cumplir con otros requisitos, que incluyen:
- El programa no puede favorecer a los empleados altamente remunerados, generalmente definido como alguien que posee al menos el 5% del negocio o recibió más de $ 130,000 de compensación en el año anterior.
- El programa no proporciona más del 5% de sus beneficios a los accionistas, dueños de negocios o sus cónyuges o dependientes.
- El programa no permite que los empleados opten por recibir dinero en efectivo u otros beneficios en lugar de asistencia educativa.
- Todos los empleados elegibles deben recibir un aviso razonable del programa.
Puede encontrar más información sobre los requisitos del IRS para los beneficios de asistencia educativa en la Publicación 15-B del IRS .
Elegibilidad para reembolso
Los empleadores pueden determinar sus condiciones para el reembolso de la matrícula de los empleados. Algunas condiciones comunes incluyen:
Duración del servicio y desempeño
La primera condición que puede limitar la elegibilidad es la duración del servicio. Muchos empleadores ofrecen reembolso de matrícula solo a empleados de tiempo completo que hayan trabajado en la empresa durante al menos seis meses a un año. También requieren que el empleado siga trabajando en la empresa cuando complete el curso.
Los empleadores también pueden exigir que el empleado cumpla con todas las expectativas de desempeño para su puesto actual o exigir que el empleado no haya sido disciplinado formalmente durante los últimos seis a 18 meses. La definición de disciplina puede variar de una compañía a otra, pero generalmente incluye advertencias escritas, degradaciones o suspensiones.
Programa de estudios
La siguiente condición que puede dificultar la elegibilidad es el curso de estudio. Muchos empleadores exigen que los cursos o el programa de estudios se puedan aplicar dentro de la organización. Por ejemplo, una empresa consultora puede definir de manera amplia los temas relevantes; por otro lado, una pequeña empresa de TI solo puede reembolsar cursos específicos relacionados con la tecnología.
El programa también puede requerir que el empleado tome clases solo en una institución educativa previamente aprobada, como una universidad local o un colegio comunitario o un colegio en línea acreditado .
Costo
Otra condición potencial es el nivel de costo que la empresa está dispuesta a reembolsar. La mayoría de los programas de reembolso de matrículas tienen un límite anual de lo que cubren. Este límite varía mucho de una empresa a otra, pero la mayoría de los empleadores basan sus límites en los límites del IRS.
Como se mencionó anteriormente, el IRS permite a los empleadores deducir hasta $ 5,250 de costos de matrícula por empleado cada año. Los empleadores que pagan más de $ 5,250 por los beneficios educativos de un empleado durante el año deben incluirlo en el salario del empleado y pagar todos los impuestos sobre la nómina aplicables, negando así los beneficios fiscales del programa.
Los grados
Un empleador puede exigir que el empleado obtenga una calificación aprobatoria para calificar para el reembolso de la matrícula. Por ejemplo, la política puede requerir que el empleado apruebe el curso con una calificación de letra C o mejor.
Los empleadores también pueden tener requisitos de calificación escalonados. Por ejemplo, el plan de reembolso de matrícula del empleador puede especificar que una calificación A recibe un reembolso completo, una calificación B recibe un reembolso del 80%, una calificación C obtiene un reembolso del 60% y cualquier cosa por debajo de una C no es elegible.
Conclusiones finales
Un programa de reembolso de matrículas es un beneficio atractivo que puede ayudar a las empresas a encontrar, desarrollar y retener talentos calificados. La forma en que diseñe su programa depende de las necesidades de su empresa y sus empleados .
Si desea probarlo, considere comenzar reembolsando a los empleados por un curso relacionado con el trabajo por año, sujeto a la aprobación del gerente. Esto le dará una idea de la popularidad del programa entre sus empleados y podrá decidir si ampliarlo en el futuro.
