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6 Pasos para la Administración Efectiva de Gastos de Capital (CapEx)

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La decisión de una empresa de invertir fondos en nuevos equipos, propiedades o programas informáticos, también conocidos como gastos de capital o “inversiones de capital”, es una de las decisiones más importantes a las que se enfrentará.

Por un lado, hay un claro argumento a favor del capex: las empresas que invierten en mejores tecnologías y equipos tienden a operar de manera más eficiente. Además, si estas empresas están dispuestas a invertir en áreas que otras no están, pueden ganar una ventaja competitiva en su mercado.

Por otro lado, los gastos de capital también presentan un riesgo claro. Es posible que el capital comprado no dé los resultados esperados, y una economía lenta dificultará el reembolso del capital comprado con deuda. Además, los propietarios de negocios que no manejan adecuadamente su flujo de efectivo pueden encontrar que han gastado el dinero necesario para las operaciones de compras e inversiones a largo plazo.

Sin embargo, los dueños de negocios no tienen por qué rehuir las compras mayores. En cambio, necesitan un proceso riguroso para asegurar que los gastos de capital sean tanto efectivos como financieramente viables.

En este post, vamos a caminar a través de un proceso de gestión de 6 pasos que ayudará a su negocio a seguir siendo competitivo, al tiempo que se asegura de que tiene suficiente dinero en efectivo para mantenerse a flote.

1. Conocer la diferencia entre el capex y el opex

Los gastos de capital no son gastos operativos – asegúrese de recordar esto, ya que el capex se grava de manera diferente. Los dueños de negocios que confunden a los dos pueden encontrar una factura de impuestos mucho más grande de lo que esperaban. (Vea el Paso 6 para más detalles sobre impuestos.)

La diferencia entre el capex y el opex es:

  • Los gastos de capital son compras no recurrentes de activos que se espera que proporcionen beneficios durante un largo período de tiempo. Ejemplos de gastos de capital incluyen edificios, vehículos, software, maquinaria, mobiliario y equipo informático.
  • Los gastos operativos son gastos no relacionados con el mantenimiento de las operaciones diarias de una empresa. Ejemplos de gastos operativos incluyen alquiler, nómina, transporte, suministros de oficina, beneficios para empleados, gastos de marketing y reparación de equipos.

Si bien algunos gastos pueden parecer que se tambalean entre el capital y el capital, una buena regla empírica es determinar si un gasto es recurrente.

Por ejemplo, un gasto único para una revisión de software es una inversión de capital. Sin embargo, si usted compra los derechos de este software mensualmente (también conocido como Software as a Service, o SaaS), esto se considera como opex.

(Para una explicación más definitiva, asegúrese de consultar con su abogado o contador.)

2. Establecer objetivos a largo plazo para su negocio

Al establecer objetivos claros y a largo plazo, dispondrá de un marco que le ayudará a decidir si las solicitudes de fondos son dignas de aprobación. Si los proyectos de inversiones no promueven objetivos a largo plazo, la decisión es simple: no reciben financiación.

Al establecer sus objetivos a largo plazo, piense en la posición en la que le gustaría que estuviera su negocio dentro de cinco a diez años. Los planes a corto plazo siguen siendo necesarios para apoyar su visión a largo plazo, pero un capex efectivo le proporcionará una utilidad de una década.

Los objetivos a largo plazo deben ser S.M.A.R.T. – específicos, mensurables, alcanzables, relevantes y sujetos a plazos. Además, considere categorizar sus objetivos de acuerdo a este marco establecido por la experta en pequeñas empresas y profesora de la Universidad de Purdue, María Marshall1:

  • Beneficio: Objetivos relacionados con el aumento de las ganancias en un porcentaje específico
  • Crecimiento: Objetivos que se centran en la expansión del negocio, por ejemplo, a través de empleados o mercados adicionales
  • Servicio: Objetivos relacionados con la mejora de la satisfacción o retención de los clientes
  • Social: Metas que se centran en la responsabilidad social o en retribuir a la comunidad

Una vez que haya establecido sus metas a largo plazo, asegúrese de comunicarlas a todos los gerentes. Una comprensión clara de los objetivos de un negocio ayudará a su equipo a priorizar qué solicitudes de inversión de capital son apropiadas para su presentación.

3. Crear un proceso para aprobar solicitudes de gastos

Ya sea que usted sea dueño de una pequeña empresa o líder de un equipo de 5,000 personas, cada solicitud de inversión debe pasar por un proceso de evaluación. Una evaluación completa le ayudará a determinar si el retorno de la inversión – sopesado tanto contra los costos como contra los riesgos – justifica seguir adelante con el gasto de capital.

Su proceso debe incluir:

  • Análisis coste-beneficio (ACB): Se trata de un enfoque estándar y sistemático para la toma de decisiones empresariales. Al realizar su CBA:

    • Identifique claramente la decisión: Ya sea que esté evaluando el capex o el opex, la pregunta debe ser simple y clara. ¿Deberíamos comprar un nuevo software? ¿Es factible contratar a otro empleado? ¿Deberíamos añadir más vehículos a nuestra flota?

      Si su pregunta no puede ser respondida con un simple sí o no, vuelva a la mesa de dibujo y empiece de nuevo.

    • Lluvia de ideas sobre todos los costes y beneficios: El costo de un gasto de capital es mucho mayor que el precio de compra por sí solo. Hay que considerar los costos directos, los costos indirectos y los costos de oportunidad.

      Por ejemplo, si compra una actualización importante de software, ¿cuál será el costo de capacitar a los empleados? ¿Contratará a un equipo de TI para que esté de guardia para responder a las preguntas? ¿Cuánto perderá en productividad de los trabajadores a medida que realice la transición a una nueva plataforma?

      Luego, trate los beneficios con el mismo vigor. ¿Este cabo producirá más ingresos? ¿Permitirá a sus empleados ahorrar tiempo y esfuerzo? ¿Causará que sus clientes le traigan más referencias? Tome todo esto en consideración.

    • Asignar valores monetarios: Aunque puede ser difícil predecir el valor de la satisfacción del cliente o las horas necesarias para capacitar a los empleados en un nuevo sistema, asignar valores monetarios es vital para sopesar sus beneficios y costos.

      No tenga miedo de consultar a los expertos de la industria y a otras partes interesadas de la empresa a medida que determina los valores monetarios apropiados.

    • Comparar los beneficios y los costes: En otras palabras, ¿los beneficios superan los costos? Si es así, ¿cuánto tiempo tardará la inversión en pagarse por sí misma?

      Calcule los costos iniciales, luego sume los beneficios continuos y reste los costos continuos. Por ejemplo: una impresora 3-D para la oficina puede costar $3,000 por adelantado, pero quizás el ahorro neto sea de $500 al año.

    • Análisis de riesgos: Todo gasto de capital tiene sus riesgos. ¿Esta capa le obligará a contratar empleados adicionales? ¿Una economía lenta hará que sea difícil de pagar? Aproveche este tiempo para considerar todas las posibilidades viables mientras presenta soluciones para su gestión.
    • Soluciones alternativas: Normalmente hay múltiples soluciones a un problema. Tómese el tiempo para hacer una lluvia de ideas sobre todas las alternativas y presentar las consecuencias de perseguirlas. Por ejemplo, una alternativa podría ser continuar “tal cual” – ¿cuáles serían los costos incurridos al hacerlo?
    • Métricas para el éxito: Su trabajo como gerente de inversiones no se hace una vez que se ha comprado el capital. Su equipo necesitará monitorear la efectividad del capital para asegurarse de que está entregando los beneficios descritos en el análisis de costo-beneficio. Utilice este tiempo para delinear estas métricas y establecer un proceso para determinar si el capital está alcanzando sus metas.

Una vez que haya delineado el proceso de evaluación del capital, pida a todos los gerentes que presenten una solicitud formal de capital antes del nuevo año fiscal.

4. Priorizar, priorizar, priorizar, priorizar

Debido a que la mayoría de los negocios tienen un fondo común finito de fondos, es poco probable que usted apruebe todas las solicitudes de fondos de inversión que cruzan su escritorio. Con esto en mente, es importante que usted establezca un sistema objetivo de priorización.

Un proceso sencillo es el marco de puntuación de la CIE. ICE es un acrónimo de:

  • Impacto: ¿Cuánto impacto espera que tenga este capital?
  • Confianza: ¿Qué tan confiado está de que este capital cumplirá con sus metas de éxito?
  • Facilidad: ¿Cuánto tiempo, esfuerzo y dinero se gastará para que este capital funcione?

Use su mejor criterio para calificar todos los criterios en una escala del 1 al 10 para cada solicitud de capa. (10 es la mejor puntuación posible, mientras que 1 es la peor).

Luego, presente el puntaje del ICE como un promedio de todos los números. Por ejemplo, si una flota de vehículos propuesta tiene una puntuación de Impacto de 5, una puntuación de Confianza de 9 y una puntuación de Facilidad de 8, la puntuación del ICE es 7.33.

Finalmente, clasifique sus solicitudes de fondos de acuerdo a los puntajes y priorice de acuerdo a lo que su presupuesto le permita.

5. Presupuestar sin piedad

Un presupuesto adecuado asegurará que usted tenga los fondos necesarios para seguir adelante con los proyectos de inversión de capital y al mismo tiempo mantener suficiente dinero en efectivo para apoyar las operaciones. Al establecer su presupuesto para el año siguiente, tendrá que decidir si desea asignar los fondos actuales para comprar capital o añadir deuda a su balance general.

Use este tiempo para determinar cómo su capa afectará la opexación. Por ejemplo, si está comprando una nueva flota de vehículos, esté preparado para gastar también dinero en gasolina y mantenimiento. (Estos costos continuos de opex ya deben estar descritos en su análisis de costo-beneficio).

También querrá determinar si es financieramente factible continuar con el capex o, en su lugar, cambiar a opex. A medida que las herramientas de producción siguen evolucionando rápidamente, puede tener sentido alquilar equipos o programas informáticos en lugar de comprarlos directamente.

Finalmente, no tenga miedo de negociar los precios. Permita que los proveedores ofrezcan ofertas para competir por su negocio, siempre pida descuentos y revise regularmente a sus proveedores para asegurarse de que está obteniendo la mejor oferta.

6. No se olvide de los impuestos

A diferencia de los gastos operativos, no podrá cancelar inmediatamente su inversión. En cambio, el IRS permite una asignación anual para la depreciación, o el desgaste regular o la obsolescencia del capital comprado.

La mayoría de los negocios calculan la depreciación usando el Sistema Modificado de Recuperación Acelerada de Costos (MACRS, por sus siglas en inglés), que permite a los negocios deducir más depreciación dentro de las primeras etapas de la vida del capital. La Sección 179 del Código de Rentas Internas de los Estados Unidos también permite que ciertos tipos de capital sean deducidos como gastos.

Antes de seguir adelante con la ejecución de los gastos de capital, asegúrese de consultar con su CPA para determinar si las implicaciones fiscales son factibles.

Piense en el futuro

A pesar de que hay un montón de trabajo pesado involucrado con respecto a la evaluación de los gastos de capital, el pago final valdrá la pena su esfuerzo. Al hacer su debida diligencia, usted permitirá que su negocio se mantenga a flote mientras espera nuevas oportunidades de crecimiento.

Recuerda Рsiempre tienes ayuda a tu lado . Nunca dude en consultar a su contador p̼blico, a las partes interesadas de su empresa y a otros expertos de la industria mientras contin̼a evaluando los proyectos.

No importa el tamaño de su negocio, o hacia dónde se dirija, nuestros productos de banca de negocios ofrecen soluciones para ayudarlo a llegar allí. Explore sus opciones en nuestro sitio Web de Banca para Pequeñas Empresas.

Notas a pie de página

1. Vanden Bos, Peter, “How to Set Business Goals”, Inc. 29 de junio de 2010, https://www.inc.com/guides/2010/06/setting-business-goals.html.

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