¿Como mantenerse al día con la facturación de sus clientes?

Como propietario de un negocio, su principal responsabilidad es construir relaciones con sus clientes. Esto implica comunicar lo que su negocio les aporta, así como descubrir sus necesidades y trabajar para satisfacerlas. Su objetivo es crear una experiencia de trabajo tan agradable que ellos volverán a usted cada vez que necesiten un trabajo realizado.

Por otro lado, es tu responsabilidad asegurarte de que te paguen por tu trabajo. Las buenas relaciones con los clientes no pagarán las facturas y, con el tiempo, los pagos atrasados matarán el flujo de caja de su empresa. Acercarse a los clientes para que le paguen puede ser incómodo, lo que lo pone en una posición extraña. Para mantenerse en buena posición con sus clientes, lo mejor que puede hacer es transferir sus asuntos de dinero a otra persona, lo que lo sacará de estas conversaciones incómodas por completo. Aquí hay algunas fuentes que pueden manejar la facturación de los clientes para quitarte la presión.

Automatización

Si usted es una operación de una sola persona o una pequeña puesta en marcha, es probable que tenga pocas opciones cuando se trata de delegar tareas. La automatización puede manejar esto por usted. Cuando las facturas provienen de un sistema y no de usted personalmente, sus clientes no lo ven como una comunicación directa. Usted puede enviar notificaciones tardías a través de su sistema automatizado, evitando que tenga que levantar el teléfono o enviar un incómodo correo electrónico.

Lo mejor de todo es que cuando automatiza, puede rastrear más fácilmente qué clientes están pagando y cuáles no. Por muy difícil que sea, es importante que te des cuenta de cuándo te estás metiendo de lleno con un cliente que no paga. Cuanto antes lo reconozcas, más rápido podrás abstenerte de hacer trabajos adicionales por los que no te pagarán.

Personal administrativo

No tiene que pagar una fortuna para que un administrador se encargue de tareas complicadas como contactar con sus clientes sobre el pago. Incluso puede contratar a un asistente virtual, pagando por la tarea en lugar de comprometerse con un salario a tiempo completo. El simple hecho de que un asistente virtual envíe el correo electrónico le permitirá mantener una relación separada de las charlas sobre dinero.

Su equipo administrativo también puede manejar discusiones sobre situaciones delicadas, tales como aumentos de tarifas. Ocasionalmente tendrá que aumentar la cantidad que está cobrando y un asistente puede comunicar esos cambios en un tono neutral y profesional. Puede que quieras tener una discusión individual con tus clientes más valiosos sobre estos temas, pero un asistente puede encargarse de la gran mayoría de ellos.

Miembros del equipo de ventas

Como miembros de su organización que están orientados hacia el cliente, los miembros de su personal de ventas a menudo se ocuparán de la conversación sobre el dinero más que usted. Una vez que tenga gente que traiga nuevos clientes y que trabaje para retener los existentes, a menudo pueden manejar la parte del dinero de la conversación. Incluso puede hacer que su equipo de ventas envíe las facturas iniciales, introduciéndolas en el sistema con fines de seguimiento. Una vez que el cliente esté trabajando regularmente con su negocio, la facturación puede ser generada por usted mismo o por su personal de contabilidad.

Antes de poner a sus profesionales de ventas en la tarea de recaudar dinero, tenga en cuenta que ellos también necesitan proporcionar un buen servicio de atención al cliente a sus clientes. Por esa razón, puede que no sean las mejores personas para tener conversaciones complicadas sobre los pagos atrasados. Sin embargo, a menudo se les asignará la tarea de negociar los precios, por lo que son una opción natural para las tareas iniciales de facturación.

Contadores y Contables

Cuando considere la posibilidad de agregar personas a su equipo, un contador o tenedor de libros debe ser una opción de primera línea. Con tantas herramientas disponibles para manejar esto por usted, no es necesario tener un equipo de contabilidad a tiempo completo en el sitio. Sin embargo, el hecho de que un experto revise sus libros con cierta regularidad puede ser muy beneficioso, tanto por motivos fiscales como por sus propias finanzas.

Un contador o tenedor de libros es una persona ideal para manejar su facturación y cobro. Cuando sus clientes reciben información sobre los fondos adeudados por parte de un profesional capacitado, esa información se toma mucho más en serio que si fuera de alguien sin conocimientos financieros expertos. Los profesionales de la contabilidad también están al tanto de los estándares de la industria cuando se trata de asuntos tales como los cargos por atraso y las opciones de recurso por falta de pago. Cuando usted necesita este tipo de asesoramiento, es útil tener a alguien que sepa exactamente qué hacer.

Personal legal

Aunque los profesionales del derecho no se encargan de tareas administrativas como la facturación electrónica, pueden ser muy útiles si tiene problemas de pago. Por lo menos debería tener un abogado disponible para ayudarle a escribir cartas a los clientes que no pagan. Una carta de un abogado tiene mucho más peso que una carta estándar con el membrete de su empresa.

Si no puede permitirse contratar a un abogado, considere una opción como RocketLawyer. La sección de cobranza de deudas del sitio puede guiarlo a través del proceso de creación de una carta de cobro o conectarlo con un abogado real. Pagará por cada incidente a una tarifa más asequible de lo que un abogado local probablemente cobraría por el mismo servicio.

El proceso de facturación y recaudación de fondos puede ser agotador para los propietarios de pequeñas empresas. Al delegar el proceso a otra persona, usted podrá liberar su propio tiempo para ocuparse de otras tareas. También le permitirá mantener buenas relaciones con sus clientes, ya que puede decir que su personal está simplemente haciendo su trabajo de recolectar los pagos adeudados.

 

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